हर punch, हर department, 1st को payroll-ready. 1st को payroll-ready.
Department-wise time settings, biometric और RFID punching, week-offs, late-coming, half-day, on-duty, leave pipeline और WfH compliance — daily punches को भारतीय स्कूलों के लिए payroll-ready monthly attendance में बदलना।
आज भारतीय स्कूल staff attendance कैसे track करते हैं
7:50 a.m. पर senior PRT teacher gate पर register sign करती है. PT teacher 7:52 पर sign करता है. Mathematics PGT 7:56 पर sign करता है. 8:00 तक register पर 38 signatures होते हैं; बाक़ी 64-strong staff अभी रास्ते में हैं. Peon late-comers के सामने red ink से 'L' लिखता है — सिवाय head clerk की पत्नी के, जो 19 साल से school में हैं. Office की biometric machine Holi से खराब है; school वापस paper register पर है. Month-end पर head clerk register को Excel sheet में transcribe करता है — working days, present days, leaves, late-comings — और accountant को payroll के लिए email कर देता है.
Accountant हर महीने 5वीं तारीख़ को salary run करता है. 3री को discrepancies flag करता है. Principal का PA 4थी को staff से corrections chase करता है. Peon register के पास वापस जाता है — जो अब head clerk के घर पर है — और ले आता है. वो TGT teacher जो दूसरे हफ्ते चार दिन EL पर थीं calculation dispute करती है — उनकी LTC chit head clerk तक पहुँची ही नहीं थी. PT teacher जो तीन दिन inter-school cricket के लिए on-duty थे उन्हें absent mark पाते हैं. 7वीं तक salary pay हो जाती है, तीन corrections अभी भी pending. पूरा महीना, हर महीने.
Cost चार दिन का payroll dispute नहीं है. Cost वो EPFO 14B notice है जब working-days computation आपके ECR से match नहीं करती. वो ESIC inspection जो September की attendance माँगती है और head clerk register नहीं ढूँढ पाते. वो senior PGT जो जाते वक्त चार और teachers को बताते हैं कि 'यह school सही salary भी नहीं देता'. Leave dispute के बाद teacher's union meeting. CBSE renewal जो delayed हो जाती है क्योंकि pupil-teacher ratio एक current attendance register के साथ substantiate नहीं हो पाती. Staff attendance paperwork नहीं है — यह payroll, statutory compliance, teacher trust, और board recognition का foundation है.
हमने इसके बजाय क्या बनाया
Inkwelly का Employee Attendance module department-wise time policy + biometric / RFID punching + leave pipeline + WfH compliance + payroll-ready monthly attendance है — हर working day, हर staff member, हर department, हर status, full audit और payroll को one-click handoff के साथ.
यह समझता है कि भारतीय school एक department नहीं होता. Teaching department 7:45 पर आती है और 2:30 पर जाती है. Office department 9:00 से 5:00 होती है. Transport department 6:00 से 9:00 और 1:00 से 4:00 — split shift. Cleaning staff 6:00 से 10:00. Security तीन shifts में round-the-clock. हर एक का अलग in-time, late-coming threshold, half-day windows, week-off rule, overtime rule, grace period है. हमने यह सब department time settings के रूप में model किया — एक बार configured, हर दिन applied.
यह समझता है कि biometric truth है, पर biometric पूरी truth नहीं है. Fingerprint device staff member के आने पर punch capture करती है. वो यह capture नहीं करती कि PGT teacher inter-school debate पर on-duty थी. वो यह capture नहीं करती कि TGT approved sick leave पर है. वो यह capture नहीं करती कि head clerk ने doctor visit के लिए दो periods short-leave ली. हम हर status capture करते हैं — Present, Absent, Late, Half-day, Leave, Short Leave, On-Duty, Week Off, Holiday — biometric punches को चार sources (manual, biometric, portal, admin) में एक मानकर, audit trail के साथ reconcile करते हुए.
यह समझता है कि destination payroll है. हर महीने की 1st तारीख़ को, payroll module पिछले महीने के working days, present days, paid leaves, unpaid leaves, late-coming counts, half-day counts, overtime hours pull करता है, और salary, EPF, ESI, TDS, professional tax, और EPFO के लिए ECR file compute करता है. Attendance और payroll के बीच bridge एक click है — head-clerk Excel transcription नहीं जो हर cycle में 3 errors introduce करती है.
Highlights
- **Department-wise time settings** — Teaching, Office, Transport, Cleaning, Security — हर एक का अपना in-time, out-time, late-coming threshold, half-day windows, grace period, overtime rule.
- **7+2-status attendance model** — Present, Absent, Late, Half-day, Leave, Short Leave, On-Duty, Week Off, Holiday — भारतीय school staff के हर working-day reality को cover करता है.
- **Biometric और RFID punch ingestion** — Realtime, eSSL, ZKTeco, Matrix, Mantra device adapters; punches हर 5–10 minutes में stream; punch integrity checks missing-out-punch और duplicate-in-punch flag करते हैं.
- **Today ribbon और 30-day ribbon** — आज का department status एक नज़र में और 30-day rolling attendance ribbon जो principal को seconds में patterns दिखाता है.
- **Punch integrity card** — missing in, missing out, duplicate, anomaly counts per department per day; office reconciliation के लिए surface.
- **Late-coming analysis** — हर department का late-coming count, average late minutes, repeat offenders, HR action के लिए configurable threshold.
- **Working-hours card** — actual hours vs expected hours per employee; overtime auto-computed; full-day / half-day के लिए minimum hours enforced.
- **Week-off configuration** — per department या per employee; first/second/third/fourth/last Saturday models support; auto-applied, no manual entry.
- **Leave pipeline** — हर leave application request से approval से attendance impact तक; CL, EL, ML, LWP, RH, paternity, maternity — हर leave type जो भारतीय schools offer करते हैं.
- **WfH compliance** — work-from-home policy enforcement, daily WfH check-ins, productivity flag, in-school presence से separate.
- **Self-requests** — missed-punch correction, leave application, WfH request के लिए staff portal self-service — audit और approval workflow के साथ.
- **Governance panel** — हर policy violation, attendance exception, audit alert एक principal-readable panel में daily review के लिए.
- **Payroll-ready monthly export** — working days, present days, paid/unpaid leaves, late count, half-day count, overtime hours — उस format में जो [Inkwelly Payroll](/modules/employee-payroll) चाहता है.
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Department time settings — फ़ाउंडेशन
School एक schedule पर चलने वाली एक department नहीं होता. Teaching staff 7:45 पर आती है क्योंकि assembly 7:55 पर है और first period 8:00 पर. Office staff 9:00 पर आती है क्योंकि parents 9:30 से walk-in करना शुरू करते हैं. Transport department के drivers और conductors 6:00 पर आते हैं क्योंकि buses 6:30 तक चली जाती हैं. हर एक का late, half-day, punch-allowed window, grace period का अलग definition है.
हमने department time settings को first-class concept के रूप में model किया जो सब downstream govern करता है. हर department का अपना in-time (official start), late-coming time (जिसके बाद Late status apply), out-time (official end), half-day windows (जब arrival या early departure half-day बनता है), punch-not-allowed-before / after (तो 5 a.m. पर punch करने वाला teacher reject होता है), full-day-absent-after (कट-ऑफ़ जिस पर unmarked employee auto-Absent), grace period (late tolerance से पहले minutes), overtime start, overtime cap, minimum-hours-for-full-day और minimum-hours-for-half-day है. हर value configurable है, change पर audited है, और उस department के हर employee पर applied — कोई per-employee retyping नहीं.
In-time / Out-time
Department का official start और end. Teaching 7:45/2:30 हो सकता है; Office 9:00/5:00; Transport split-shift 6:00–9:00 + 1:00–4:00. हर downstream calc drive करता है.
Late-coming time
इसके बाद Late status apply. Per department configurable; teaching के लिए typically 8:00, office के लिए 9:15. Repeat-offender threshold HR action drive करता है.
Half-day windows
Half-day-enter-after (e.g., 10:30) और half-day-leave-before (e.g., 12:30) automatic half-day status trigger करते हैं अगर punch इन windows में fall करे.
Punch not allowed
5 a.m. या 11 p.m. पर punch करने का कोशिश करता teacher reject होता है; accidental double-punch और biometric error windows से protect करता है.
Full-day absent after
अगर 10:30 तक punch नहीं, तो employee auto-Absent mark. Principal को absence surface करता है; teacher admin override के बिना retro-mark नहीं कर सकती.
Grace period
Late count increment से पहले late tolerance के minutes. Typically 5–10 minutes; कुछ schools 15. 'एक मिनट late late नहीं है' culture को honour करता है, audit के साथ.
Overtime rule
Overtime एक threshold के बाद start (e.g., out-time के 30 minutes बाद); per day capped; honorarium calculation के लिए [payroll](/modules/employee-payroll) में flow करता है.
Min hours for full-day / half-day
अगर actual hours < min-full-day, status half-day पर drop; अगर < min-half-day, absent पर drop. 'आया और 30 minutes में चला गया' edge cases से safeguard करता है.
Biometric और RFID — truth, with caveats
ज़्यादातर भारतीय schools में staff entrance पर biometric या RFID device होता है. Realtime, eSSL, ZKTeco, Matrix, Mantra popular brands हैं. Staff member के fingerprint या RFID card recognise होने पर वो punch capture करते हैं. Cheap setup में data device में रहता है जब तक head clerk महीने में एक बार download नहीं करता. Better setup में device हर कुछ minutes में server पर punches push करता है.
हम किसी भी इन devices से punches published adapters के through ingest करते हैं. Punches हर 5–10 minutes में stream होते हैं (या हर घंटे batch, configurable). हर punch सही department की policy को assigned होता है. Late, half-day, full-day derive होते हैं. Missing punches — punched in but not out, या out but not in — office reconciliation के लिए punch integrity card पर flag होते हैं. Duplicate punches — दो in-punches without out — audit trail के साथ merge. Anomalies — different geofence से punch (multi-campus schools के लिए relevant) — flag होते हैं. Biometric truth है; हम इसे सही truth बनाते हैं.
Today ribbon — principal का morning view
9:00 a.m. पर principal Employee Attendance dashboard खोलती हैं. Today ribbon हर department दिखाता है — Teaching 56/64 punched, Office 9/12, Transport 8/8, Cleaning 6/6, Security 3/3 — colour-coded green/amber/red. वो देखती हैं कि 8 teaching staff ने अभी punch नहीं किया; एक click list में drill करती हैं — Mrs. Sharma (TGT, EL approved पर), Mr. Khan (PRT, no record), Mrs. Verma (PGT, by tradition late), 5 और.
वो अपनी PA को Mr. Khan को call करने को कहती हैं. 9:15 तक वो reply करता है — vehicle breakdown, 10 तक आ जाएँगे. PA उनकी ओर से self-request record करती है; system principal approval pending missed-punch entry create करता है. 9:20 तक, हर staff member accounted है, principal के पास actionable information है, और दिन की attendance clean होने के रास्ते पर है.
30-day ribbon — principal patterns seconds में देखती हैं
एक दिन एक data point है. 30 दिन एक pattern है. 30-day attendance ribbon last month के हर working day को per department एक coloured cell के रूप में दिखाता है; teaching department की row, फिर office, फिर transport, नीचे तक. Teaching में red cells का एक हफ्ता systemic late-coming बताता है; principal action लेती है. Transport में half-day cells की streak बताती है कि bus driver shifts incorrectly split कर रहा है; वो investigate करती है.
Patterns जो principal register में कभी नहीं देख पाती वो अचानक obvious हो जाते हैं. ज़्यादातर schools अपने पहले महीने में एक या दो systemic issues ढूँढ निकालते हैं — पहला महीना ही system की cost pay कर देता है. हम ऊपर anomaly detection add करते हैं: department में अचानक 30% drop alert flag, एक employee की 5 दिन cross करती late-coming streak HR review flag करती है.
Punch integrity — missing, duplicate, anomaly
Biometric data shaadiyak में saf-suthri नहीं होती. Teacher 7:42 पर punch in करती है पर punch out भूल जाती है और घर वापस चली जाती है. Substitute teacher ग़लती से principal का card use करती है. Power cut के बाद biometric device की clock 4 minutes drift करती है. Wet day पर RFID gate misread करता है और duplicate punch create हो जाता है.
Inkwelly का punch integrity card हर issue surface करता है: missing-out-punches, missing-in-punches, 2-minute window के अंदर duplicate punches, out-of-window punches. Office daily count देखता है; एक click में offending records में drill. Resolutions audit-logged — 'auto-closed at out-time', 'merged duplicate', 'no out-punch, marked half-day'. ज़्यादातर schools surprised होते हैं कि Inkwelly के साथ एक महीने बाद उनका data vendor-managed devices के सालों से cleaner होता है.
Late-coming analysis — वो conversation जो HR avoid कर रही थी
हर school में कुछ teachers हैं जो 7:45 in-time के against हर दिन 8:05 पर आती हैं. Head clerk जानता है. Principal कभी-कभी जानती हैं. Discussion uncomfortable है. ज़्यादातर schools वो discussion कभी नहीं करते.
Inkwelly data surface करता है. Department-wise, employee-wise, week-wise late-coming count. Average late minutes. Repeat offenders — staff जो एक महीने में 4 बार से ज़्यादा late रहे हैं, या school की tolerance threshold cross की है. Principal screen के साथ conversation में जाती हैं, anecdote के साथ नहीं. 'Mrs. Verma, October में आप 22 working days में से 12 पर late थीं, average 14 minutes. चलिए reason समझते हैं.' ज़्यादातर repeat offenders एक महीने में correct हो जाते हैं. कुछ salary deduction policy accept करते हैं. Conversation finally हो जाती है — data के साथ, bias के साथ नहीं.
Working hours — actual vs expected
School day हर एक के लिए 7:45 से 2:30 नहीं होता. Teaching department 6 periods teach करती है; lab assistant science practical के लिए prepare करता है; librarian senior school के free period के लिए एक extra hour रहती है. हर department के expected hours हैं; हर employee के punches से actual hours हैं. Working hours card difference surface करता है.
Overtime department के overtime rule के hisaab से auto-computed — typically out-time के 30 minutes बाद, per day 2 hours पर capped. Overtime का honorarium payroll तक flow करता है. Minimum-hours-for-full-day enforce करता है कि 90 minutes में आया और चला गया employee salary के लिए full day count नहीं होता. Minimum-hours-for-half-day half-day के लिए similar floor enforce करता है. Edge cases जो payroll disputes start करते थे अब उनका deterministic answer है.
Week-offs — Saturday rule, encoded once
Sundays off हैं. Saturdays… complicated हैं. कुछ schools में सारे Saturdays off होते हैं. कई schools में second और fourth Saturdays off. कुछ में first और third Saturdays half-day, second और fourth full off. State-board schools अक्सर state government का holiday calendar follow करती हैं. हर department का अपना rule हो सकता है — office staff सारे Saturdays काम करती है वहीं teaching के alternates off होते हैं.
Inkwelly week-off rule per department या per employee encode करता है. Day-of-week और day-type (ALL, FIRST, SECOND, THIRD, FOURTH, LAST) auto-application drive करते हैं — teaching के लिए second और fourth Saturday, सबके लिए सारे Sundays, office के लिए first और third. Effective-from / effective-to dates mid-year policy changes support करते हैं. Class teacher configure नहीं करती; system हर दिन apply करता है. Working days actual scheduled days के against compute होते हैं, calendar के नहीं.
Leave pipeline — CL, EL, ML, LWP, RH, paternity, maternity
भारतीय school staff leave types वो नहीं हैं जो global HR tools assume करते हैं. Casual Leave (CL) — typically साल में 12. Earned Leave (EL) — typically 15, encashable. Medical Leave (ML) — 3 days से ऊपर medical certificate के साथ. Leave Without Pay (LWP) — unpaid, approval के साथ. Restricted Holiday (RH) — 12 optional festivals की list जिसमें से employee 2 pick करता है. Paternity, maternity, compassionate. हर एक का अपना entitlement, accrual, carry-forward, lapse rule है.
Inkwelly का leave pipeline हर leave type support करता है जो भारतीय schools offer करते हैं. Employee self-service portal से request submit करता है; head of department या principal approve करता है; approval पर attendance status सही dates पर सही type tag के साथ Leave पर auto-flip हो जाता है. EL leave balance से reduce; CL similarly; LWP dates payroll computation के लिए unpaid mark. Year-end accrual, carry-forward और encashment rules एक बार encoded.
Work-from-home compliance — pandemic के बाद, यहाँ रहने के लिए
कई schools ने pandemic में non-teaching staff के लिए WfH introduce किया था और office, accounts, IT, और curriculum-development roles के लिए रखा. Policy को governance चाहिए — daily check-ins, productivity flags, leave system से integration ताकि WfH day पर sick day sick रहे.
Inkwelly का WfH compliance card surface करता है कि आज WfH पर कौन है, उनका check-in time, दिन के लिए confirmed work assignment, और end of day productivity flag. School की WfH policy — frequency cap (जैसे per week 2 days), advance approval required, role-eligibility (teaching staff typically excluded) — एक बार encoded और enforced. Head of department को अपनी team की WfH usage का daily summary मिलता है; principal को school-level usage trend.
Self-service portal — staff अपनी attendance खुद fix करते हैं
/e/<id> पर staff missed-punch correction ("मैं कल 2:30 पर punch out करना भूल गई"), leave application, WfH request, on-duty declaration submit कर सकती है. Form relevant evidence capture करता है — photo, doctor's note, school invitation. Head of department या office को notification, reason के साथ approve या reject, attendance update.
Alternative — staff हर दूसरे दिन head clerk के पास walk करके Excel correction माँगना — खत्म हो जाता है. Office staff attendance bookkeepers नहीं रहते. Teachers अपने punches खुद fix करती हैं. Trust improve होता है. Audit improve होता है — हर change के पास reason, approver, timestamp, device है. 5वीं तारीख़ की payroll dispute conversation में 80% kam material बचता है argue करने को.
Governance panel — हर policy violation एक जगह पर
Full-day-absent threshold breached. WfH cap exceeded. 5 days cross करती late-coming streak. Unresolved duplicate punch. 24 hours से ज़्यादा pending leave application. Governance panel हर policy violation और attendance exception एक principal-readable list में surface करता है, severity से sorted, dated, responsible department और recommended action के साथ.
ज़्यादातर schools के पास policy violations का visibility कभी नहीं था — वो होते थे, accumulate होते थे, disputes के रूप में surface होते थे. Inkwelly daily 5-minute governance review को measurable habit बना देता है. Principal Friday को staff meeting में concrete numbers के साथ जाती हैं — 'इस हफ्ते हमारे 12 missed-out punches हुए, 7 teaching department में; 3 WfH cap breaches; 1 leave dispute 4 दिन से carried over'. Conversation data-led होती है.
“Pehle har 5 tareekh ko salary dispute hota tha. 4 teachers complain karte the. Inkwelly aane ke baad attendance 1 tareekh ko payroll mein chala jata hai. October 2025 se zero dispute. School ka mahaul hi badal gaya hai.”
Inkwelly Employee Attendance से पहले और बाद
Inkwelly vs generic school ERPs
अलग-अलग लोग, वही एक register
Staff attendance principal, head of department, head clerk, और staff member के लिए अलग-अलग चीज़ें मतलब रखती है. हमने वही data चारों के लिए build किया — हर एक के लिए सही view के साथ.
Principal
Live school-wide attendance. Department-by-department breakdown. Today ribbon — हर department का status. 30-day ribbon — patterns. Punch integrity — daily exceptions. Late-coming analysis — repeat offenders. Leave pipeline — pending approvals. WfH compliance — cap usage. Governance panel — हर policy violation. Trends — 90-day, year-on-year. Pupil-Teacher Ratio (PTR) live, Student Information के against calculated. हर signal जो principal माँगती हैं, screen पर.
Head of department / Coordinator
उनकी team only. आज का status — किसने punch किया, कौन leave पर है, कौन on-duty है. इस हफ्ते की उनकी team की late-coming. Team से pending leave approvals. Team में WfH usage — cap के अंदर या बाहर. Team की punch integrity exceptions. Missed-punch और leave requests पर direct approval/rejection. Team की monthly attendance, HR review के लिए exportable. HOD के पास finally manage करने का data है — सिर्फ़ title नहीं.
Head clerk / Office staff
Heaviest user. Adjustments queue — missed-punch corrections, leave applications, on-duty declarations — daily process के लिए. Punch integrity reconciliation — missing-out punches close out, duplicates merge. Department-wise monthly attendance preparation — payroll का bridge. Biometric device health — last sync, missing logs, anomaly count. Year-end leave allocation reset. हर action audit-logged, हर record reversible, कोई data loss नहीं.
Staff member self-service
/e/<id> पर, teacher अपनी attendance summary देखती है — month-to-date, working days, present, late count, type के हिसाब से leave balance (CL, EL, ML, LWP, RH). Evidence के साथ missed-punch correction submit. Supporting documents के साथ leave के लिए apply. अगले Tuesday के लिए WfH request. Saturday की inter-school cricket के लिए on-duty declare. हर request approval से flow होता है; वो status live देखती है. 5वीं तारीख़ की payroll dispute conversation कभी start नहीं होती.
Inkwelly vs imported global HRMS tools
एक register चार दूसरे modules को power देता है
Employee Attendance वो daily heartbeat है जिससे school के बाक़ी systems पढ़ते हैं. यहाँ एक change — EL approved, missed-punch corrected, on-duty declared, department in-time changed — instantly हर जगह flow करता है, audit-logged, no drift.
Staff attendance data sensitive है — movement, biometric, salary basis
Biometric data fingerprints capture करता है. Attendance daily movement patterns reveal करती है. Working-days salary, EPF, ESI drive करते हैं. Wrong handling का DPDP Act 2023 exposure, employment-law exposure, और trust exposure है. हम इसे accordingly treat करते हैं — afterthought नहीं.
- **Biometric template encryption** — fingerprints सिर्फ़ templates के रूप में stored, AES-256 encrypted, कभी images के रूप में नहीं. Templates को fingerprints में reverse-engineer नहीं किया जा सकता.
- **AES-256 encryption** PostgreSQL पर at rest; हर endpoint पर TLS 1.3 in transit.
- **Role-based access** — principal सब देखती हैं, HOD अपनी team, head clerk जो process करती है वो, employees सिर्फ़ अपना.
- **Per-record audit log** — किसने mark किया, कब, किस device से, edits के साथ. Inspectors और subject access requests पर visible.
- **DPDP Act 2023 ready** — onboarding पर biometric processing के लिए explicit consent; renewable, revocable; deletion-on-request honoured.
- **Soft-delete with 90-day restore** — accidentally deleted attendance वापस आ जाती है; salary loss नहीं, panicked support tickets नहीं.
- **Multi-tenant isolation** database level पर. आपके school का staff data किसी और tenant से fully isolated. हमेशा.
- **Hosted in India** (Mumbai region). Normal operation के लिए कोई cross-border PII transfer नहीं; biometric templates India के बाहर कभी नहीं जाते.
- **EPFO / ESIC inspection-ready** — monthly attendance, leave balances, और working-days base ECR file के साथ audit trail के साथ reconcilable.
Migration — अपना existing register ले आइए
ज़्यादातर schools paper register, biometric machine + monthly Excel transcription, या किसी और HRMS पर already चलते हुए आते हैं. Migration वो हिस्सा है जिसका schools सबसे ज़्यादा डर है, इसलिए हम उसकी ज़िम्मेदारी लेते हैं. पहले session की attendance के लिए free, हमारी तरफ़ से.
Paper register + Excel से
ज़्यादातर mid-tier भारतीय schools में gate पर hardbound register और head clerk के पास master Excel होता है. हम Excel as-is accept करते हैं. हमारी migration team आपके columns को Inkwelly fields से map करती है, employee master के against validate करती है, school के HR documents से department-wise time policy reconstruct करती है, और chosen start date तक daily attendance import करती है. Paper-only schools registers की OCR scanning का opt कर सकते हैं — paid service, optional.
Spine HR, Keka, GreytHR, Saral PaySoft, Talisma, Educomp से
हम major भारतीय HRMS और school ERPs से attendance histories migrate कर चुके हैं. Standard formats में staff attendance, leave balances, leave applications history, biometric raw logs export करें — हम हर status को Inkwelly के nine-status model से map करते हैं, department time policy reconstruct करते हैं, और हर cell import करते हैं. ज़्यादातर schools एक हफ्ते से कम में live हो जाते हैं. Previous system के against parallel-run validation 14 दिन चलता है. Cutover के बाद, आप दो systems के लिए pay करना बंद कर देते हैं.
Biometric / RFID से — अपना existing device रखें
अगर आपके school में gate पर Realtime, eSSL, ZKTeco, Matrix या Mantra device है, आपको replace नहीं करना. Inkwelly के adapters device के standard protocol से connect करते हैं; punches हर 5–10 minutes में stream होते हैं; device-vendor का software अब ज़रूरी नहीं. Schools vendor software का AMC bachate हैं (typically ₹15,000–40,000/year) Inkwelly के ingestion पर switch करके. Multi-device support — gate device और office device वाला school — native.
30 minutes में अपने school की staff attendance देखें
अपना existing register, biometric export या HR Excel demo में लाइए. हम आपके departments set up करेंगे, 30 days के punches ingest करेंगे, real monthly attendance run करेंगे, और एक teacher के लिए payroll project करेंगे — call के दौरान. Call के end तक आप अपने real staff Inkwelly के अंदर देखेंगे.
“हर school staff attendance mark करता है. कुछ ही 1स्ट तारीख़ को zero disputes के साथ payroll-ready monthly attendance hand off कर सकते हैं. हमने इसे उन कुछ के लिए बनाया जो इस फर्क की परवाह करते हैं.”
Dashboard signals जो आपकी principal actually चाहती हैं
Staff attendance module का काम punches log करना नहीं है. इसका काम principal को — हर Friday सुबह — exactly बताना है कि school की staff health कैसी है, policy violations कहाँ हैं, और Monday से पहले HR को किस conversation की ज़रूरत है. हमने उसी conversation के लिए dashboard बनाया.
Dashboard पर आप क्या देखते हैं
- **Hero KPIs** — आज की school-wide attendance %, staff present, staff absent, on leave, on-duty, late count, average attendance rate.
- **Today ribbon** — हर department का status punched count और unpunched names के साथ; one-click drill-down.
- **30-day attendance ribbon** — हर department के last 30 days coloured cells के रूप में; pattern anomalies flagged.
- **Status distribution** — present, absent, late, half-day, leave, short-leave, on-duty, week-off, holiday stacked bar के रूप में.
- **Department breakdown** — teaching, office, transport, cleaning, security — attendance averages, late-coming counts, WfH counts.
- **Punch integrity card** — missing in, missing out, duplicate, anomaly counts; one-click resolution.
- **Late-coming analysis** — department से, employee से, week से; HR review के लिए repeat offenders flagged.
- **Working hours card** — expected vs actual, overtime hours, shortfall flags.
- **Leave pipeline card** — type से (CL, EL, ML, LWP, RH), department से pending leave.
- **WfH compliance card** — आज का WfH count, employee के हिसाब से cap usage, productivity flags.
- **Self-requests card** — missed-punch corrections, leave applications, decision pending WfH requests.
- **Governance panel** — policy violations, exceptions, audit alerts — principal-readable daily list.
- **Trends card** — 30-day, 90-day, year-on-year attendance trends; departments के across benchmarked.
- **Employee list card** — attendance summary, late count, leave balance, last punch के साथ master employee list.
Employee Attendance के साथ क्या-क्या मिलता है
- Unlimited employees, departments, working-day rules.
- 9-status attendance model (Present, Absent, Late, Half-day, Leave, Short Leave, On-Duty, Week Off, Holiday).
- Department-wise time settings — in/out, late, half-day, grace, overtime, min hours.
- Biometric / RFID device adapters (Realtime, eSSL, ZKTeco, Matrix, Mantra).
- Today ribbon, 30-day ribbon, punch integrity card, late-coming analysis.
- Working-hours, week-off, leave pipeline (CL, EL, ML, LWP, RH, paternity, maternity).
- WfH compliance, /e/<id> पर self-service portal, governance panel.
- Adjustments queue, monthly attendance preparation, payroll-ready export.
- Salary, EPF, ESI, ECR के लिए [Inkwelly Payroll](/modules/employee-payroll) को one-click handoff.
- Per-record audit log, 90-day restore के साथ soft-delete, role-based access.
- India में hosted (Mumbai), DPDP Act 2023 compliant, employee consent verified.
- Multi-language support — staff messages के लिए English, Hindi, regional script.
देखें कि 'हर punch, 1स्ट को payroll-ready' actually कैसा दिखता है
30 minutes. कोई commitment नहीं. अपना biometric export, register, या HR Excel लाइए — हम structure लाएंगे. Call के end तक आप अपने real departments, real teachers, real biometric punches, और payroll को handed off एक real monthly attendance देखेंगे — Inkwelly के अंदर.
अक्सर पूछे गए सवाल
13 सवालक्या हम अपना existing biometric या RFID gate device use कर सकते हैं?
हाँ. हमारे पास Realtime, eSSL, ZKTeco, Matrix और Mantra के लिए published adapters हैं — वो devices जो भारतीय schools में सबसे common installed हैं. Punches device के standard push protocol या scheduled pull के through हर 5–10 minutes में stream होते हैं. आपको hardware replace नहीं करना; device-vendor के proprietary software का AMC pay करना बंद कर सकते हैं.
Different departments — teaching, office, transport, cleaning — कैसे handle होते हैं?
हर department की अपनी time policy है: in-time, out-time, late-coming threshold, half-day windows, grace period, overtime rule, full-day / half-day के लिए minimum hours. Teaching 7:45/2:30 हो सकती है; office 9:00/5:00; transport split-shift 6:00–9:00 + 1:00–4:00. Per department एक बार configured; उस department के हर member पर applied. Change पर audit-logged.
Leave types — CL, EL, ML, LWP, RH — के बारे में?
हर leave type जो भारतीय schools offer करते हैं वो supported है — Casual Leave, Earned Leave, Medical Leave, Leave Without Pay, Restricted Holiday, paternity, maternity, compassionate. हर एक का अपना entitlement, accrual rule, carry-forward, lapse rule. Leave pipeline request → approval → attendance impact चलती है; approval पर attendance status सही dates पर सही type tag के साथ auto-flip होता है.
Saturday rule (second / fourth Saturday off) कैसे काम करता है?
Week-off per department या per employee day-of-week (MON–SUN) और day-type (ALL, FIRST, SECOND, THIRD, FOURTH, LAST) के साथ configured होता है. Teaching second-and-fourth-Saturday-off प्लस all-Sunday-off एक two-rule configuration है. Office staff all-Sunday-off only एक rule है. System हर दिन apply करता है; working days actual scheduled days के against compute होते हैं.
क्या staff अपने leave applications और missed-punch corrections खुद submit कर सकते हैं?
हाँ. हर employee का self-service portal /e/<id> पर है. Missed-punch correction (evidence के साथ), leave application (supporting document के साथ), WfH request, on-duty declaration — सब portal से submit. हर request HOD या principal approval से flow होती है; status employee को live visible है. Office staff attendance bookkeepers नहीं रहते.
Work-from-home (WfH) compliance कैसे काम करती है?
WfH policy — frequency cap (जैसे per week 2 days), advance approval requirement, role-eligibility (teaching typically excluded) — एक बार encoded. Employees WfH request करते हैं; HOD approve करती हैं; WfH day पर daily check-in ज़रूरी; end of day productivity flag. Dashboard आज का WfH count, per-employee cap usage, और policy violations surface करता है.
Monthly attendance payroll तक कैसे hand off होती है?
हर महीने की 1स्ट तारीख़ को, [Employee Payroll](/modules/employee-payroll) module पिछले महीने के working days, present days, paid leaves (CL, EL, ML), unpaid leaves (LWP), late-coming counts, half-day counts, overtime hours pull करता है — payroll के ज़रूरी format में. One-click handoff. EPF, ESI, TDS, professional tax इस base पर flow करते हैं; ECR file generation उसी attendance numbers से reconcile करता है.
अगर biometric device की clock drift हो जाए या power cut हो?
Inkwelly का punch integrity card हर clock-drift, missing punch, duplicate punch, और anomaly surface करता है. Office daily reconcile करता है — 70-staff school के लिए typically 15 minutes का काम. Resolutions audit-logged हैं. ज़्यादातर schools पाते हैं कि Inkwelly के साथ एक महीने बाद उनका data vendor-managed devices के सालों से cleaner है.
क्या हम late-coming track कर सकते हैं और salary deduction policy रख सकते हैं?
हाँ. Late-coming analysis per-employee per-week counts और average late minutes surface करता है. Repeat-offender threshold (जैसे एक महीने में 4 से ज़्यादा late) HR review के लिए employee flag करता है. School की deduction policy — जैसे 3 late-comings पर 1 day's salary, या per actual late-minute — encoded; payroll attendance data के hisaab से automatically apply करता है. Audit trail हर deduction back करता है.
क्या biometric data securely stored है और DPDP Act 2023 compliant है?
हाँ. Fingerprints सिर्फ़ templates (mathematical hashes) के रूप में stored हैं — कभी images के रूप में नहीं — AES-256 encrypted at rest. Templates को fingerprints में reverse-engineer नहीं किया जा सकता. Onboarding पर biometric processing के लिए explicit employee consent capture, renewable, revocable. सारा data Mumbai में hosted; biometric templates India के बाहर कभी नहीं जाते. Subject access requests statutory timelines के अंदर honoured.
क्या हम इसे Hindi या अपनी regional language में चला सकते हैं?
हाँ. HOD का view, head clerk का view, employee self-service portal, और notifications English plus Hindi (Devanagari) plus regional script (Bengali, Tamil, Telugu, Kannada, Marathi, Gujarati, Punjabi) support करते हैं. Latin digits (0–9) only — Devanagari numerals कभी नहीं — Inkwelly के बाक़ी हिस्से के साथ consistency के लिए.
On-duty (school cricket, debate, NCC) कैसे काम करता है?
On-Duty nine first-class statuses में से एक है. HOD या office roster record करती है ("ये 5 PT teachers + 12 students inter-school cricket पर इन dates पर"). System staff को उन dates के लिए On-Duty mark करता है; on-duty window में biometric absences auto-reconcile होती हैं. Attendance percentage उस दिन 100% पर रहती है; payroll इसे present count करता है; achievement [employee profile](/modules/employee-information) पर logged होता है.
अगर हमारे trust के अंदर कई branches हों?
Inkwelly multi-school trusts natively support करता है. हर branch के अपने departments, अपना staff, अपने biometric devices, अपनी time policy — fully isolated. Trust-level dashboards schools across attendance KPIs roll up करते हैं. Payroll handoff per branch होता है; consolidated EPF / ESI filings supported. एक platform, हर branch, default fully isolated.
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