School Staff Management System: पूरा staff, एक जगह।
हर teacher और staff member की details, IDs, qualifications, documents और service history — एक profile में। Staff Inkwelly app से इसे ख़ुद update रखते हैं — और office के approve करने तक कुछ नहीं बदलता।
3 change requestsReview का इंतज़ार6 staff का UAN भराएक ही sheet मेंBank update approvedNeha Kapoor · 4 fields
School staff management system क्या है?
हर staff member की एक file।
School staff management system में हर teacher और staff member का एक record रहता है — personal details, सरकारी IDs, qualifications, bank account और documents — साथ में उनका department, joining date और service history। Inkwelly में staff अपनी details ख़ुद app से update रखते हैं, और हर बदलाव office approve करता है।
इसे staff records software, employee information system, school HR software या staff database भी कहते हैं।
- सरकारी IDsAadhaar, PAN, UAN, PF
- QualificationsM.Sc Physics · B.Ed · CTET
- Salary accountHDFC Bank ••7731
- Documents5 जमा · 4 verified
- Service historyJul 2019 से · 8 sessions
- Profile95% पूरी
Inkwelly Staff Records में क्या-क्या है
- हर staff member की एक profile: personal details, सरकारी IDs, contact, addresses और emergency contacts
- Education, B.Ed और CTET जैसे certifications, teaching experience और पिछले employers
- IFSC जाँच के साथ salary bank accounts
- Required types और verification के साथ documents
- Work history: joining, department के बदलाव, status के बदलाव और leaving date
- हर व्यक्ति की profile कितनी पूरी है, उसका score
- Inkwelly app से staff self-service, हर field पर approval
- Request review होने पर WhatsApp, SMS, email या app पर message
- Dashboard: headcount, joinings और exits, missing IDs, expire होते certificates और birthdays
- Bulk update: कई staff records एक sheet में edit
- All-in-one Excel import और नए session में staff आगे लाना
- Staff reports, custom fields, trash और restore, और English या हिंदी में Inkwelly AI
अपडेट किया गया
Schools staff files को register से staff records software पर क्यों लाते हैं
Register, files, chats। या एक profile।
Paper पर एक teacher की details चार जगह होती हैं और कहीं भी पूरी सही नहीं। Inkwelly में एक profile — और जिसकी profile है, वही उसे सही रखने में मदद करता है।
आज ज़्यादातर schools ऐसे करते हैं
एक register, हर teacher की एक file, और बदलाव chat पर।
- हाथ से भरा staff register, जो लिखने के हफ़्ते भर में पुराना हो जाता है
- Certificates और ID की copies principal की अलमारी की file में
- Staff बदलाव chat पर भेजते हैं, और किसी को याद रखना पड़ता है
- Salary से पहले कोई PAN और UAN numbers के पीछे भागता है
- किसके papers बाकी हैं — हर file खोले बिना कोई नहीं बता सकता
Inkwelly के साथ
Employee profileNeha KapoorSenior Secondary · Jul 2019 से95%एक profile। हमेशा up to date। Office की जाँच के साथ।
- हर व्यक्ति की एक profile — teachers और support staff, सबके लिए एक जैसी
- Certificates और IDs profile में upload, हर एक verified
- Staff बदलाव app से भेजते हैं; office हर field approve करता है
- PAN, UAN, PF और bank account payroll के लिए पहले से मौजूद
- Dashboard बताता है पूरे school में क्या बाकी है — IDs, documents, contacts
Staff self-service: app से profile update, office से approval
Staff update करें। आप approve करें।
एक teacher Inkwelly app में अपना bank account बदलती है। Office को ठीक-ठीक दिखता है कि क्या बदला, ज़रूरत हो तो typo सुधारता है और approve करता है — और teacher को WhatsApp पर ख़बर मिल जाती है।
- 1Teacher app में बदलती है
- 2Office हर field जाँचता है
- 3Approved — और ख़बर मिल गई
Sample school। Messages उन्हीं channels पर जाते हैं जो आपका school चालू करे — WhatsApp, SMS, email या app।
Employee profile: IDs, qualifications, documents और service history
एक profile। हर काग़ज़ उसमें।
Personal details, सरकारी IDs, degrees और certificates, bank account, documents और नौकरी का हर बदलाव — tabs में, जैसे आपका office पहले से सोचता है।
Missing IDs के alerts वाला staff records dashboard, और bulk update
क्या बाकी है, देखें। एक sheet में भरें।
Dashboard गिनता है कितने staff का Aadhaar, PAN, UAN, bank account या emergency contact बाकी है। Bulk update कई लोगों का एक साथ भर देता है — save से पहले पूरी review के साथ।
- 1क्या बाकी है, देखें
- 2एक sheet में भरें
- 3Review करके save करें
Sample school। Bulk update में एक बार में 100 तक staff load होते हैं।
Joining के दिन से leaving के दिन तक — employee की service history
पूरा career, एक record पर।
हर session, department का हर बदलाव और teacher का भेजा हर update उनकी profile पर रहता है। Office इसे work history में देखता है; teacher app में।
- 1 Jul 2019Joined · Secondary
Enroll हुईं
एक form: उनकी details, सरकारी IDs, department और joining date। Employee ID अपने आप बन सकता है।
कैसे काम करता है — Enroll हुईं - July 20193 degrees · 5 documents
File भरती गई
Degrees, पिछले schools, bank account और documents — हर एक अपने tab में, office ने जोड़े या teacher ने app से भेजे।
कैसे काम करता है — File भरती गई - हर अप्रैल2026-27 · आगे लाए
हर नया session
Staff पिछले session से नए में आते हैं, department समेत — और तुरंत undo भी हो सकता है।
- 1 Apr 2024Secondary → Senior Secondary
Department बदला
Work history में तारीख़, वजह और बदलाव किसने किया — सब के साथ save।
- शुक्र, शाम 4:12Bank details · approved
Bank बदला
App से भेजा, हर field जाँची गई, office के approve करते ही save।
- आज · शुक्र 16 Oct
- कभी भीResigned · leaving date set
Leaving का दिन
Status effective date के साथ बदलता है और leaving date भर जाती है। Record और history बने रहते हैं।
भारतीय schools के लिए Aadhaar, PAN, UAN, B.Ed और CTET records
भारतीय schools के लिए बना। और उनकी staff files के लिए।
भारतीय schools जिन numbers, certificates और departments के साथ काम करते हैं — सब पहले से मौजूद।
Aadhaar, PAN, UAN, PF और ESI
हर number की profile पर अपनी जगह। किसी दूसरे staff member का Aadhaar या PAN दोबारा डालें, तो save से पहले ही पकड़ा जाता है।
B.Ed, CTET और TET
Certificates issue और expiry date के साथ, या lifetime। जिन teachers के पास B.Ed, M.Ed, CTET या TET नहीं, dashboard पर दिखते हैं।
School के तैयार departments
Pre-Primary से Senior Secondary, Examination Cell, Transport, Hostel और भी — 21 departments एक click में।
IFSC जाँचे salary accounts
Office account जोड़े तो IFSC का format जाँचा जाता है और number दो बार लिखा जाता है — salary सही जगह जाए।
English और हिंदी में नाम
Staff के नाम English और हिंदी दोनों में रहते हैं, और portal दोनों भाषाओं में चलता है।
Retirement पर नज़र
Retirement की उम्र पार कर चुके staff दिखते हैं, और age profile बताता है अगले दो साल में कौन retire होगा।
Office, principal, teachers और accountant के लिए staff records
एक record। सब जुड़े हुए।
हर व्यक्ति वही देखता है जो उसका role allow करे — उससे ज़्यादा नहीं।
Office और HR
नए staff enroll करता है, हर file पूरी रखता है, change requests approve करता है और Bulk update में कई records एक साथ सुधारता है।
Principal
Headcount, joinings और exits, missing IDs और expire होते certificates — एक dashboard पर, और किसी की भी file सेकंडों में।
Teachers और staff
Inkwelly app में अपनी details, documents और history देखते हैं, और सुधार office को approve करने के लिए भेजते हैं।
Accountant
Bank accounts, PAN, UAN और PF numbers payroll के लिए तैयार — salary से पहले किसी के पीछे भागना नहीं।
अपने staff के बारे में Inkwelly AI से पूछें, English या हिंदी में
Staff के बारे में पूछें। नाम और numbers पाएँ।
English, हिंदी या Hinglish में पूछें। Inkwelly AI आपके staff records पढ़ता है — department की lists, missing IDs, किसी की भी service history — नाम और numbers के साथ जवाब देता है, और आपके approve करने पर details update करता है।
जवाब देता है। काग़ज़ी काम भी करता है।
- काम
एक message में staff records update।
Save से पहले हर बदलाव दिखाता है — पुराना और नया। आप Approve दबाएँ, तभी कुछ बदलता है।
- Reports
Excel या PDF, सेकंडों में।
कोई भी staff list या summary माँगें और file के रूप में download करें।
- Cards
किसी की भी file, chat में।
Department, joining date और क्या बाकी है — पूरी profile के button के साथ।
- Letters
Experience letter, आपके letterhead पर।
Service record से letter draft करता है। आप जाँचें, फिर serial number के साथ PDF issue करता है।
- कैसे करें
“पिछले साल का staff कैसे लाएँ?”
हर काम के साफ़ steps, सही page के button के साथ।
- पूरी तरह सुरक्षित
आपका data, आपके नियम।
हर बदलाव आप approve करते हैंहर व्यक्ति के role के हिसाब सेहर सवाल और काम का logAI training में कभी इस्तेमाल नहीं - AI Connect
Claude और ChatGPT में भी।
Claude या ChatGPT के अंदर ही अपने staff के बारे में पूछें — वही permissions।
Inkwelly AI क्या-क्या कर सकता है, देखें
Inkwelly AI और AI Connect Premium plan में आते हैं। AI bank accounts कभी नहीं बदलता, और सरकारी IDs के सिर्फ़ आख़िरी 4 अंक देखता है। ऊपर के जवाब एक sample school के हैं।
Attendance, payroll, ID cards और timetable से जुड़े staff records
एक बार भरें। हर जगह काम आए।
Inkwelly में staff से जुड़ा हर हिस्सा इसी profile से शुरू होता है — यहाँ का बदलाव हर जगह का बदलाव है।
Staff record
हर व्यक्ति की एक profile — attendance, payroll, ID cards और उनके app login के पीछे यही।
Staff attendance
हर व्यक्ति के department से उसकी timings और week-offs।Payroll
Salary record वाले bank account में — PAN, UAN और PF के साथ।Roles
हर व्यक्ति portal और app में क्या खोल सकता है।ID Cards
Staff cards record से छपते हैं: photo, ID, department, blood group।Academics
Teaching profiles: हर teacher के subjects और batches।Exams
हर teacher के भरने वाले marks, invigilation duties और results।Communications
Staff को WhatsApp, SMS, email या app पर ख़बर।AI Connect
Claude या ChatGPT में अपने staff के बारे में पूछें।Staff records के features
हर feature, विस्तार से।
Staff Records के हर हिस्से का अपना page है — screens और steps के साथ।
New enrollment
नए staff के लिए एक form: details, IDs, department और joining date।और पढ़ेंStaff documents
Profile में हर document, verified — और क्या बाकी है।और पढ़ेंExcel से import
पूरे staff की एक sheet, save से पहले हर row की जाँच।और पढ़ेंStaff reports
Lists या counts, templates में save, CSV में download।और पढ़ेंTrash और restore
Delete हुए staff Trash में जाते हैं और वापस लाए जा सकते हैं।और पढ़ें
Excel या दूसरे school ERP से switch करना
हर file लाएँ। सिर्फ़ नाम नहीं।
एक sheet से हर व्यक्ति पूरा आता है — profile, department, address, emergency contact और salary account। Shift हम करते हैं।
Extract
आपकी staff list — मौजूदा software के export या Excel sheets से।
हम करते हैंSheet भरना
Inkwelly की एक staff sheet: हर व्यक्ति की एक row, department, gender, category वगैरह के dropdowns के साथ।
हम करते हैंDry run
Validate only कुछ भी save होने से पहले हर row जाँचता है — दोहराया Aadhaar या PAN, ग़लत तारीख़, अनजान department।
हम करते हैंतारीख़ चुनें
आप approve करें और दिन चुनें। Go-live अगले working day हो सकता है।
आप करते हैं
- ₹0
Shift का खर्च
₹0 migration, ₹0 training, ₹0 setup। आपके मौजूदा system से data निकालना — या vendor साथ न दे तो Excel से — हमारी ज़िम्मेदारी।
- अगले दिन
Go-live
Go-live अगले working day हो सकता है। तारीख़ आप चुनें; महीनों तक दो systems साथ चलाने की ज़रूरत नहीं।
- 90 दिन
Pilot
आपके असली data पर 90 दिन का paid pilot। 90वें दिन बात न बने, तो pro-rata refund और आपका data standard formats में वापस।
- भारत
आपका data
आपका data भारत में रहता है, रोज़ database backup और हर screen पर role के हिसाब से access के साथ।
दूसरे school software से तुलना करेंSwitch कैसे होता हैPricing देखें
Staff management system: schools के सवाल।
School staff management system में हर teacher और staff member का एक record रहता है — personal details, सरकारी IDs, qualifications, bank account और documents — साथ में उनका department, joining date और service history। Inkwelly में staff अपनी details ख़ुद app से update रखते हैं, और हर बदलाव office approve करता है।
Personal details; Aadhaar, PAN, UAN, PF और ESI numbers; contact, addresses और emergency contacts; education, B.Ed और CTET जैसे certifications, teaching experience और पिछले employers; bank accounts; documents; इस session का employment record और पूरी work history — और आपके school के custom fields भी।
हाँ। Teachers, office staff, accountants, librarians, lab assistants, drivers, guards और housekeeping — सबकी एक जैसी profile, आपके बनाए departments में।
हाँ, Inkwelly app से: personal details, address, emergency contacts, bank account, qualifications, certifications और dependents। हर बदलाव office के पास request बनकर जाता है, और approve होने तक profile पर कुछ नहीं बदलता। नाम, employee ID, department और salary school के हाथ में रहते हैं।
Employees › Change requests में हर request दिखती है — हर field की मौजूदा और नई value के साथ। हर field approve या reject करें, या सब एक साथ approve करें — approve से पहले typo सुधारा जा सकता है। फिर staff member को WhatsApp, SMS, email या app पर ख़बर जाती है।
हर profile में Documents tab है। Document types और कौन-से ज़रूरी हैं, आपकी organisation तय करती है। Staff app से upload कर सकते हैं; office हर document verify करता है या वजह के साथ reject, और staff member को ख़बर मिलती है।
हाँ। हर profile पर दिखता है वो कितनी पूरी है और क्या बाकी है। Dashboard पूरे school की कमियाँ दिखाता है — missing Aadhaar, PAN, UAN, bank account, emergency contact या photo, और बिना B.Ed, CTET या TET वाले teachers।
हाँ। Certifications issuing body और issue व expiry dates के साथ रखे जाते हैं, या lifetime mark होते हैं। Dashboard B.Ed / M.Ed और CTET / TET teachers गिनता है और अगले 90 दिनों में expire होने वाले certificates दिखाता है।
Staff departments में बँटे होते हैं — Primary, Secondary, Senior Secondary वगैरह — और हर व्यक्ति का role, जैसे Teacher या Accountant, Roles से आता है। अलग designation list अभी Staff Records का हिस्सा नहीं है; कई schools इसे custom field के रूप में जोड़ते हैं।
All employees पर Import staff पिछले session के सबको नए session में उनके department के साथ ले आता है, और तुरंत undo भी हो सकता है। चाहें तो लोगों को चुनकर Bulk re-enroll भी कर सकते हैं।
हाँ। Bulk update आपके staff को sheet की तरह खोलता है: fields चुनें — जैसे UAN, PAN, department या bank account — cells भरें, हर बदलाव review करें और save करें। अगर कोई mobile number बदल रहा है, जो login भी है, तो पहले ही बता देता है।
उनका status तारीख़ के साथ Resigned, Retired या Terminated करें। Leaving date भर जाती है, बदलाव work history में जाता है, और उनका पूरा record आगे के लिए बना रहता है।
Delete हुए staff Trash में जाते हैं और एक note के साथ restore हो सकते हैं। जिनके payroll records हैं, उनका हमेशा के लिए delete होना रुका रहता है।
हाँ। List (हर व्यक्ति की एक row, आपके चुने columns के साथ) या summary (department, gender, category वगैरह के हिसाब से गिनती) बनाएँ, template में save करें और CSV में download करें।
हाँ। एक sheet से हर व्यक्ति पूरा आता है: profile, department, permanent address, emergency contact और salary bank account। Validate only पहले हर row जाँचता है। या अपनी sheet हमें भेजें — हम कर देंगे, बिना किसी खर्च के।
हर व्यक्ति वही देखता है जो उसका role allow करे, और app में staff सिर्फ़ अपनी profile देखते हैं। आपका data भारत में रहता है, रोज़ database backup और हर screen पर role के हिसाब से access के साथ। Bank accounts Inkwelly AI से कभी नहीं बदले जा सकते।
हाँ, Inkwelly AI वाले plans में। “Senior Secondary ke teachers ki list do”, “kis ka UAN missing hai?” या “Neha kab join hui thi?” English, हिंदी या Hinglish में पूछें। Preview approve करने पर staff details update भी करता है — bank accounts कभी नहीं।
हाँ। Portal English और हिंदी में चलता है, staff के नाम दोनों में रखे जा सकते हैं, और staff को messages English या हिंदी में मिलते हैं।
Staff Records हर plan में है — Lite से, ₹49 प्रति student प्रति साल (GST अलग)। Plans ₹49–₹199 प्रति student प्रति साल हैं, और migration, training और setup ₹0।
अपना staff देखें Inkwelly में।
असली product पर 30 मिनट का free demo। जो भी पूछना हो पूछें — हम live दिखाएँगे।