एक Staff Record. Joining day से Exit Interview तक।
हर teacher की qualifications, documents, salary structure, joining date, promotions, leave history और exit paperwork — एक searchable, board-inspection-ready profile में। CBSE visit से पहले रात 2 बजे almirah में file ढूंढना बंद कीजिए।
आज ज़्यादातर भारतीय स्कूल staff कैसे manage करते हैं
आपका senior accountant एक salary register रखता है। आपका principal एक 'joining file' रखता है जिसमें photocopied Aadhaar और qualification certificates हैं। आपका HR coordinator Excel sheet maintain करता है जिसका latest version किसी के पास नहीं है। PT teacher की police verification — किसी के WhatsApp पर last seen हुई थी।
फिर CBSE inspection notice आता है। या EPFO 14B notice भेजता है। या teacher mid-session resign करती है और उसकी experience letter request आपके inbox में आ जाती है। अचानक 4 लोग 4 systems में एक truth ढूंढ रहे होते हैं।
Cost wo time नहीं है जो waste होता है। Cost वो affiliation है जो delay होती है। वो increment जो apply नहीं होता। वो teacher जो आपके school की बुरी memory लेकर जाती है।
हमने इसके बजाय क्या बनाया
Inkwelly का Employee Information module एक structured record per staff member है — सही permissions के साथ सही लोगों को accessible, जो हर academic session, हर promotion, हर transfer, और हर system migration को survive करता है।
एक profile per teacher। एक profile per accountant, librarian, bus driver, security guard। एक source of truth — principal, accountant, HR coordinator, teacher, और आपके gate पर खड़े inspector के लिए।
अगर आपका HR data teacher के leave करने को survive नहीं कर सकता, तो वो HR data नहीं है।
यह Student Information और Employee Payroll से directly tied है — staff में update करें, payroll में reflect होता है।
Highlights
- **Centralized directory** teaching, non-teaching, admin और support staff के लिए — 200 ms में searchable।
- **11-tab profile** जो qualifications, certifications, documents, bank, address, emergency contacts, previous employment और teaching experience cover करता है।
- **Compliance dashboard** PAN, Aadhaar, PF, ESI, POCSO training और police verification के लिए — expiry alerts के साथ।
- **Department और hierarchy structure** HOD, role grades और pay matrix के साथ — CBSE, ICSE, IB और हर State Board के लिए support।
- **Service history** academic sessions के across preserved — promotions, transfers, role changes, salary changes, exits।
- Custom fields, custom report templates, soft-delete with 90-day restore, और per-record audit log।
Product देखें
11-tab staff profile, end to end
ज़्यादातर ERPs आपको name, phone, और joining date देते हैं। हमने हर वो tab बनाया जो भारतीय schools onboarding, academic year, board inspections, salary disputes, और exit के दौरान actually use करते हैं। Teacher के बारे में कुछ भी दो बार enter नहीं होता।
Overview
Photo, नाम, employee code, designation, department, joining date, status, primary contact — हर profile का front page।
Employment Information
Role (PRT / TGT / PGT / HOD / Principal / Non-teaching), employment type (permanent / contract / probation / visiting), reporting manager, working hours, salary grade।
Qualifications
B.A., B.Ed., M.A., M.Phil., Ph.D., D.El.Ed. — institution, year, percentage या CGPA, subject, certificate upload।
Certifications
CTET, TET, NET, Microsoft Educator, ISTQB, CBSE coaching certificates — issuing body, valid-from / valid-until, certificate scan।
Documents
Aadhaar, PAN, Passport, Driving License, cancelled cheque, appointment letter, police verification, POCSO training certificate। हर expiry track होती है।
Bank Details
Account number, IFSC, branch, UPI, salary mode (NEFT / cheque / cash) — payroll runs में wired।
Addresses
Current, permanent और emergency addresses — state, district, PIN के साथ। Local-language documents और HR mailings के लिए use।
Emergency Contacts
Spouse, parent, sibling — relationship, phone, address। Incident के case में profile पर surface होता है।
Previous Employment
पिछले schools, designations, joining और exit dates, last drawn salary, reason for leaving, experience letter upload।
Teaching Experience
Subjects taught × class range × board × number of years। CBSE और ICSE affiliation files इसी format को demand करती हैं।
Academic Records
School और college transcripts qualifications से आगे — senior science teachers और lab in-charges के लिए useful।
Custom Fields
आपका trust, society या board जो भी field चाहे — Trust ID, Aided/Unaided, Subject Specialization, Trade Union Member, etc। Unlimited।
यह San Francisco में नहीं बना
Indian school HR के अपने rules हैं — POCSO, RTE, EPFO, ESIC, Aadhaar masking, board affiliation annexures, TET और CTET checks, state board के hisaab से pay matrix। Generic HR tools और global ERPs यह भाषा नहीं जानते। हम जानते हैं — default से, बिना किसी add-on के।
POCSO compliance built-in
हर staff profile पर POCSO awareness training certificate, expiry और renewal alerts track करें। POCSO Act 2012 के तहत हर भारतीय school के लिए mandatory — हम इसे first-class field के तौर पर track करते हैं, expiry से पहले proactive alerts के साथ। Competitors इसे free-text note के तौर पर छोड़ देते हैं, अगर record भी करते हैं तो।
Affiliation file, एक click में ready
CBSE, ICSE या आपके State Board affiliation या renewal के लिए staff annexure generate करें — qualifications, designations, PAN, Aadhaar, salary, joining date, service length — board के exact template में formatted। हर inspection से पहले का 2-week scramble 30 seconds के download में बदल जाता है।
EPFO & ESIC, jis tarah audit करते हैं
UAN, PF account, ESI number, eligibility flags — staff member per captured, EPFO जो format actually accept करता है उसी में exported। जब 14B notice आता है, आप hours में respond करते हैं, weeks में नहीं।
Aadhaar masked। Always.
हर role के लिए default last-4-digit view। Full Aadhaar सिर्फ designated KYC role को visible, और हर full-view event audit-logged — user, timestamp और IP के साथ — DPDP Act 2023 और UIDAI handling rules को satisfy करने के लिए designed — बिना किसी checklist या training के।
“पहले हमारे HR file room में 80+ folders थे। अब CBSE inspector हर PRT की qualifications माँगे, मैं 30 seconds में list pull कर देत हूं।”
Inkwelly vs आज schools staff कैसे manage करते हैं
अलग-अलग लोग, एक ही record
Staff record आपके school में अलग-अलग लोगों के लिए अलग चीज़ें मतलब रखता है। हमने एक data चारों को serve करने के लिए बनाया — जो जिसका access हो वोही देखे।
Principal
Board meeting में walk करें — real-time staff count, qualification breakdown, vacancy report, attrition trend, document compliance status के साथ। 'मैं अगले हफ्ते बताता हूं' नहीं।
HR Coordinator / Office Manager
नए teacher को 6 minutes में onboard करें। Template से appointment letter generate। POCSO training schedule। Probation track। Resigned staff के लिए experience letters issue करें — वह chiz जो 3 और जगहों पर already exist करती है उसे दोबारा type किए बिना।
Accountant / Salary Officer
Salary run के लिए bank details, PAN और UAN pull करें। Joining date से increment eligibility verify करें। Form 16 input data generate करें। Pay days से attendance match करें। Payroll को जो datapoint चाहिए, वो वहीं है जहाँ HR ने already enter किया।
Teacher (employee portal)
/e/<id> पर login करें, अपनी profile देखें, correction request करें, appointment letter download करें, leave balance देखें, monthly attendance देखें — office register चेक किए बिना, 'मैडम, please चेक करिए' कहे बिना।
Inkwelly vs generic school ERPs
एक staff record 9 दूसरे modules को power करता है
Employee Information silo नहीं है। यह master record है जिससे हर दूसरा Inkwelly module pull करता है — तो यहाँ single edit हर जगह update करती है। Teacher का department यहाँ update करें — उसकी timetable, attendance, payroll group, और access permissions हर जगह automatically update हो जाते हैं।
HR data student data से ज़्यादा safer होना चाहिए
Teacher का Aadhaar, PAN और bank account DPDP Act 2023 के तहत regulated personal data है। हम इसे accordingly treat करते हैं — afterthought नहीं, upsell नहीं।
- **At rest, in transit encrypted** — PostgreSQL पर AES-256, हर endpoint पर TLS 1.3।
- **Role-based access** — Principals सब देखते हैं, HR ज़्यादातर, accountants bank+salary देखते हैं, teachers सिर्फ अपनी profile।
- **Aadhaar masking** — Default last-4-digits view; full view designated KYC role को chahiye और audit-logged action।
- **Per-record audit log** — किसने कौनसा staff record देखा, कब, कौनसे IP से। HR audits और inspections के लिए downloadable।
- **Soft-delete with restore** — deleted staff record 90 दिन Trash में रहता है। कोई accidental loss नहीं।
- **Multi-tenant isolation** — आपके school का data database level पर fully isolated। कभी co-mingled नहीं। Ever।
- **India में hosted** (Mumbai)। No cross-border transfer।
- **DPDP Act 2023 ready** — consent capture, purpose limitation, deletion-on-request, breach notification flow।
Migration — अकेले nahi karenge
ज़्यादातर schools हमारे पास already किसी और ERP पर pay करते हुए, या कई साल की Excel sheets के साथ आते हैं। Migration wo हिस्सा है जिससे schools डरते हैं — इसलिए हम उसे own करते हैं। आपके पहले 50 staff के लिए free, on us।
Excel से
Apna sheet upload करें, हम columns को fields पर map करते हैं, validate करते हैं, import करते हैं। Same day। ज़्यादातर schools 24 hours के अंदर सारे staff के साथ live होते हैं।
किसी और ERP से
हमने Educomp, Campus Care, MyClassCampus, Vidyalaya और Teachmint से schools migrate किए हैं। Unka export भेजें — messy ones भी — हमारी migration team mapping, cleaning और import handle करती है। आप result review करते हैं; हम बाकी ship करते हैं।
अपने school का HR data 30 minutes में organized देखें
Apna existing Excel sheet demo पर लाइए। हम दिखाएँगे कि आपके real teachers, real departments, real documents के साथ system कैसा दिखेगा।
“हर school कहता है उनके पास HR system है। कुछ ही 1 minute में teacher की qualification certificate produce कर पाते हैं। हमने उन कुछ के लिए बनाया जो difference की परवाह करते हैं।”
Joining से exit तक, workflows के तौर पर modelled
हमने 'कौन से fields HR data में होते हैं' नहीं पूछा। हमने पूछा — 'school teacher के career पर actually क्या करता है?' — और जो lifecycle follow होता है वो बनाया।
Onboarding flow
Exit flow
India के लिए बना — feature parity check
Employee Information के साथ क्या-क्या included है
- Unlimited staff records, teaching और non-teaching।
- 11 structured profile tabs plus unlimited custom fields।
- Compliance dashboard (POCSO, KYC, document expiry, PTR)।
- Department और hierarchy structure HOD logic के साथ।
- हर staff member के लिए /e/<id> पर employee portal access।
- HR report templates जिसमें affiliation annexures shamil।
- Migration support — Excel, ERP-to-ERP, paper-to-digital।
- Audit log, soft-delete with 90-day restore, role-based access।
- Hindi और regional script support।
- India में hosted, DPDP Act 2023 compliant।
देखने के लिए तैयार हैं कि 'एक staff record' actually कैसा दिखता है?
30 minutes। कोई commitment नहीं। अपना Excel लाइए — हम structure लाएँगे। Call के end तक, आप Inkwelly के अंदर अपना real staff data देखेंगे।
अक्सर पूछे गए सवाल
12 सवालक्या हम अपने existing Excel sheets से staff import कर सकते हैं?
Yes। अपना CSV या XLSX upload करें, हमारी team आपके columns को Inkwelly fields पर map करती है, data validate करती है, और same day import करती है। ज़्यादातर schools 24 hours के अंदर सारे staff के साथ live होते हैं — पहले 50 records के लिए free of cost।
क्या यह teaching और non-teaching staff दोनों support करता है?
Yes। Teaching (PRT, TGT, PGT, HOD, Principal), non-teaching (accountant, librarian, lab assistant), admin और support staff (security, housekeeping, drivers, conductors) — सब एक ही structured profile use करते हैं, जहाँ ज़रूरी हो वहाँ role-specific fields के साथ।
क्या teachers अपनी profile देख और edit कर सकते हैं?
Yes। हर staff member को /e/<their-id> पर employee portal access है। वहाँ वो अपनी profile देख सकते हैं, appointment letter download कर सकते हैं, correction request कर सकते हैं (HR approval के लिए), leave balance check कर सकते हैं, और attendance देख सकते हैं।
अगर staff leave करके बाद में re-join करते हैं तो?
जब teacher वापस आती है, हम Aadhaar, PAN या registered email से match करते हैं और original profile surface करते हैं। उनकी पुरानी qualifications, certifications, previous employment — सब preserved हैं। आप उन्हें नए academic session में fresh role और salary के साथ enroll करते हैं।
क्या यह CBSE / ICSE / State Board affiliation files के लिए staff annexure generate करता है?
Yes। Inkwelly HR report templates ship करता है जो हर major Indian board द्वारा affiliation और renewal के दौरान माँगे जाने वाले staff annexure format से match करते हैं — qualifications, designations, PAN, Aadhaar, salary, joining date, service length — एक click में generate।
क्या यह POCSO awareness training और police verification track करता है?
Yes। POCSO training certificate, expiry date और renewal alerts हर profile पर first-class fields हैं — POCSO Act 2012 के तहत हर भारतीय school के लिए mandatory। Police verification भी similarly tracked, expiry से पहले alerts के साथ।
क्या हम Aadhaar numbers mask कर सकते हैं? Full Aadhaar कौन देख सकता है?
Aadhaar default पर last-4-digits तक masked है हर role के लिए। Full Aadhaar view सिर्फ designated KYC role के लिए restricted है और हर full-view event audit-logged है user, timestamp और IP के साथ — DPDP Act 2023 और UIDAI handling rules satisfy करने के लिए designed।
जब teacher leave करती है तो उसका record का क्या होता है?
Status Resigned हो जाता है, record read-only हो जाता है, पर full service history permanently retained। सालों बाद भी आप उसकी experience letter, salary history और qualifications pull कर सकते हैं — verification calls, gratuity claims या reference checks के लिए।
यह payroll और attendance से कैसे connect होता है?
Staff profile के bank details, PAN, UAN और salary structure directly [Employee Payroll](/modules/employee-payroll) module में flow करते हैं। Working hours और leave entitlements Employee Attendance और Leave Management को feed करते हैं। यहाँ एक edit — हर downstream module update — कोई double entry नहीं।
क्या हम इसे Hindi में run कर सकते हैं?
Yes। पूरा interface English और Hindi में available है। Staff names, addresses, qualifications और custom fields English plus Hindi (Devanagari) plus आपकी regional script में store हो सकते हैं — state board paperwork और Hindi-medium schools के लिए useful।
क्या हमारा HR data India में stored है?
Yes। सारा staff और student data Indian regions (Mumbai) में hosted है। Normal operation में कोई cross-border transfer नहीं होता। हम DPDP Act 2023 compliant हैं — consent, purpose limitation, deletion-on-request और breach notification flows built in हैं।
अगर हमारे एक trust के तहत multiple branches हैं तो?
Inkwelly multi-school organisations natively support करता है। एक trust, multiple schools, shared या independent staff lists — आपका choice। Trust-level reports branches के across roll up करते हैं; school-level access fully isolated है।
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