ID cards जिन्हें कोई भी जाँच सके। एक बार design, class-wise print, QR से verify।
भारतीय स्कूलों के लिए student और staff ID card software, design से लेकर उस दिन तक जब कोई card खो जाए। Drag-and-drop studio में एक बार design कीजिए, जो records आप पहले से रखते हैं उन्हीं से पूरी class छापिए, और हर card पर ऐसा QR code दीजिए जिसे कोई भी scan करके जाँच सके। खोए cards एक click में block होते हैं, और Aadhaar कभी card तक नहीं पहुँचता।
School ID card software: वह हफ़्ता जिसकी कोई तैयारी नहीं करता
किसी head clerk से पूछिए कि school ने school ID card software ढूँढना क्यों शुरू किया, तो कहानी अक्सर April से शुरू होती है, Fees की भीड़ से भी पहले। Kanpur के एक CBSE school में class teachers पंद्रह दिन से WhatsApp पर passport photos जमा कर रहे हैं, जिनमें से कुछ टेढ़ी आई हैं। Office assistant नाम, class, roll number और blood group एक Excel sheet में type करके local card vendor को भेजता है, और तीन दिन बाद proof आता है जिसमें एक ही surname तीन तरह से लिखा है और एक माँ का number किसी दूसरे बच्चे के card पर छपा है। जब तक सुधरे हुए cards May में पहुँचते हैं, April की late admissions छूट चुकी होती हैं, एक section का नाम बदल चुका होता है, और Class 3 की एक बच्ची के card पर B+ लिखा है जबकि उसके record में O+ है।
फिर cards खोने लगते हैं। July में कोई parent card खोने की बात बताते हैं, office उसे register में लिख लेता है, और नया card तब तक रुका रहता है जब तक इतनी requests न जमा हो जाएँ कि vendor के पास जाना वसूल हो। इस बीच खोया हुआ card, जिस पर school का नाम, बच्चे की photo और एक phone number छपा है, उठाने वाले किसी के भी हाथ में अच्छा-खासा pass लगता है। Gate पर खड़ा guard इस साल और पिछले साल के card में फ़र्क नहीं कर सकता, न असली card और रंगीन photocopy में। सबसे बड़ी कीमत यही है, और इसे कोई कहीं दर्ज नहीं करता: ऐसा card जो official दिखता है पर कुछ साबित नहीं करता।
अगर यह आपका April लगता है, तो दिक्कत vendor की नहीं है। आपके records की copy से छपा card उसी दिन से उनसे अलग होने लगता है, और उस पर कुछ भी जाँचा नहीं जा सकता। Inkwelly ID Cards हर card उन्हीं student और staff records से छापता है जो आप पहले से रखते हैं, और हर card पर QR code होता है जिसे कोई भी scan करके देख सकता है कि card अभी valid है या नहीं।
Inkwelly ID Cards असल में किसकी जगह लेता है
ID Cards में school identity card की पूरी ज़िंदगी आती है: design, उसे भरने वाला data, print file, वह दिन जब card हाथ में दिया जाता है और वह दिन जब उसके खोने की ख़बर आती है। यह vendor की Excel sheet, spelling की गलतियों वाले proof, खोए cards की requests वाले register और gate पर guard के अंदाज़े की जगह लेता है। हर card को अपना number मिलता है, जैसे STU-202627-00042, एक QR code और एक status जिसे office बदल सकता है।
यह जानबूझकर अपना बहुत कम data रखता है। नाम, class, roll number, blood group, photos और parents की details Student Information से आती हैं, और staff की details Employee Information से, ठीक उस पल जब card बनता है। Student record में spelling सुधारिए, तो अगला card सही छपता है, क्योंकि मिलाकर रखने के लिए कोई दूसरी list है ही नहीं। Exam के admit cards अलग document हैं, जो Examinations से जारी होते हैं। ID Cards के पास सिर्फ़ design, जारी हुआ card और उसके बाद उसके साथ होने वाला सब कुछ है।
School office को अब क्या नहीं करना पड़ता
- Card vendor के लिए नाम, class और blood group एक अलग Excel sheet में type करना
- Vendor के लिए photos का अलग folder रखना, हर student के record वाली photos से अलग
- Vendor का proof line-by-line जाँचना कि कहीं नाम गलत या phone numbers अदल-बदल तो नहीं
- पूरी class दोबारा छपवाना क्योंकि दो बच्चे देर से आए या किसी section का नाम बदल गया
- खोए cards का काग़ज़ी register रखना, जब तक batch मँगवाने लायक requests न हो जाएँ
- School से बाहर जा चुके खोए card को रद्द करने का कोई तरीका न होना
- Guard का card को उसके रंगों से परखना, जिन्हें रंगीन photocopy हूबहू उतार लेती है
- Tick list पर गिनते रहना कि किन बच्चों ने अपने cards ले लिए हैं
- Staff cards अलग file में, अलग look के साथ, अलग list से design करना
- Aadhaar number छापना, सिर्फ़ इसलिए कि पुराने template में उसका box बना हुआ था
आपके office के लिए student ID card maker
यह किसी student list पर चिपकाया गया mail-merge template नहीं है। यह school office के अंदर एक छोटा print room है: एक design studio, एक print wizard, हर जारी हुए card का register, और एक public page जो scan करने वाले हर व्यक्ति को बताता है कि "यह card असली है या नहीं?"। Web screens English और Hindi में चलती हैं, और हर व्यक्ति को सिर्फ़ वही दिखता है जिसकी उसके role में अनुमति है। सही access वाला staff Inkwelly staff app से भी print runs शुरू कर सकता है, जारी cards संभाल सकता है और cards scan करके जाँच सकता है।
ID card desk का पूरा काम इन्हीं से चलता है
ID cards dashboard
Session की एक screen: कितने designs हैं और कितने published, कितने cards जारी हुए, students और staff का बँटवारा, blocked cards और हाल के print runs, साथ में draft पड़े किसी design को पूरा करने का shortcut।
Ready-made design library
Classic, modern, minimal, portrait lanyard, playful, elegant और formal board style में students और staff के ready-made designs। Front और back का preview देखिए, फिर किसी एक को draft के रूप में अपने school में copy करके edit कीजिए।
Drag-and-drop designer
Front और back पर text, data fields, photo, आपका logo, principal के signature, QR code, barcode, shapes और lines रखिए। Snap guides, layers, undo और zoom से layout millimetre तक साफ़-सुथरा रहता है।
अपने आप भरने वाली fields
नाम, class, section, roll number, admission number, blood group, जन्म तिथि, guardian का नाम और mobile, पता, bus route और stop, और आपकी अपनी custom fields, card बनते समय हर record से भरती हैं।
Profile से आई photos
Card वही photo इस्तेमाल करता है जो हर student या staff record में saved है। जिसकी photo नहीं है, उसका card आपके चुने placeholder के साथ छपता है, silhouette, initials या खाली box, ताकि एक photo की कमी पूरी class न रोके।
Readiness check
कुछ भी छपने से पहले Inkwelly गिनता है कि class या staff list में कौन तैयार है और photo के बिना हर व्यक्ति का नाम बताता है, ताकि class teacher को आम reminder की जगह सटीक list मिले।
Class, staff या नाम से print
कोई published design चुनिए, फिर पूरी class, सारा staff, या नाम या number से ढूँढे गए खास लोग। जिसके पास इस session का live card पहले से है, वह छोड़ दिया जाता है, ताकि दोबारा चलाने पर duplicate न छपें।
तीन तरह की print files
Card printer के लिए हर card को सही card size में रखने वाली एक PDF, print shop के लिए हर card की अलग PDF वाला ZIP, या crop marks वाली A4 sheets, जिनके हर page पर आठ या नौ standard cards आते हैं।
हर card पर QR code
हर card पर school portal के random link वाला QR code होता है। किसी भी phone से scan करने पर पता चलता है कि card valid है या नहीं, और अगर नहीं तो block हुआ या बदला गया, साथ में नाम, class और card number।
Block, reissue, collect
Cards को एक-एक करके या एक साथ collected mark कीजिए। खोए card को कारण के साथ block कीजिए और उसका QR तुरंत not valid दिखाने लगता है। Reissue नए number के साथ नया card उसी भाषा में छापता है।
Families को messages
Student का card बनते ही family को card number और validity तारीख वाला WhatsApp message जा सकता है, जिसमें card लेने को कहा जाता है। Card block होने पर भी एक message जाता है, कारण के साथ।
Staff app से verify
Access वाला staff Inkwelly staff app से cards बना सकता है, जारी cards संभाल सकता है और designs publish कर सकता है, और app की Verify screen phone camera को ऐसा card scanner बना देती है जो valid या not valid दिखाता है।
ID card design software जो वही छापता है जो आप देखते हैं
ज़्यादातर ID card design software में card एक जगह बनता है और छपता कहीं और से है, और दोनों कभी पूरी तरह मेल नहीं खाते: screen पर fit हुआ नाम PDF में दूसरी line पर चला जाता है, logo दो millimetre खिसक जाता है, Hindi नाम खाली boxes बनकर आता है। Inkwelly preview, proof और आख़िरी print, तीनों एक ही layout से बनाता है, जो millimetres में नपा है, इसलिए office screen पर जो approve करता है वही printer से निकलता है। Designs किसी एक session के नहीं, school के होते हैं: एक बार बनाइए, सालों इस्तेमाल कीजिए, और junior wing को अपने रंग चाहिए तो duplicate कर लीजिए। Print wizard में सिर्फ़ published designs दिखते हैं।
Ready-made design से शुरुआत कीजिए
Library students और staff के ready-made designs की gallery है, जो classic, modern, minimal, vertical lanyard, playful, elegant, corporate और board-style looks में बँटी है। हर design का front और back sample details के साथ preview होता है, और "Use this template" उसे layout, fonts और रंगों समेत draft के रूप में आपके school में copy कर देता है। उसके बाद वह पूरी तरह आपका है: school का logo लगाइए, रंग uniform से मिलाइए, photo खिसकाइए, bus stop जोड़िए। Library के designs में उनकी field labels, जैसे Class और Roll No, के Hindi रूप भी होते हैं। कोई school अपना design review के लिए भेज भी सकता है, और Inkwelly की मंज़ूरी के बाद दूसरे schools उससे शुरुआत कर सकते हैं।
या अपना design, एक-एक element से
Start from scratch चुनिए और designer standard size का एक सरल starter card खोलता है, जिसमें आप elements जोड़, खिसका या हटा सकते हैं: labels और headings के लिए fixed text, data fields, card holder की photo, आपकी media library से school logo या principal के scan किए signature जैसी images, QR code, barcode, rectangles, circles और lines। हर element को खिसकाया, छोटा-बड़ा, घुमाया, हल्का, layers में ऊपर-नीचे और lock किया जा सकता है, और heading और body fonts वाली एक colour theme card को एक-सा रखती है। 27 fonts हैं, जिनमें सात Devanagari हैं, और हर font पीछे से एक Devanagari typeface पर लौटता है, इसलिए Hindi नाम कभी खाली boxes में नहीं छपता।
अपने आप भरने वाली fields
Data field वह box है जिसे पता है कि क्या छापना है। "Roll number" चुनिए, तो batch के हर card पर उस बच्चे का इस session का roll number आता है। "Bus stop" चुनिए, तो Transport में बच्चे की assignment से उसका pickup stop आता है। Field के साथ "Roll" जैसा छोटा label, prefix या suffix, और record खाली होने पर दिखने वाला fallback text रखा जा सकता है। आपके school की अपनी custom fields भी उनकी key से छपती हैं, तो profile पर पहले से रखी कोई detail, जैसे emergency contact, बिना दोबारा type किए card पर आ सकती है। हर field card बनने के पल भरती है, उसी session से जिसमें आप काम कर रहे हैं।
- Student का नाम, चाहें तो title के साथ, पूरा या first, middle और last name अलग-अलग
- Session की class, section और roll number, साथ में admission number और student ID
- Blood group, जन्म तिथि, gender, और जन्म तिथि से निकाली गई सालों में उम्र
- Primary guardian का नाम, रिश्ता और mobile, या पिता और माता के नाम और mobile
- Student के primary पते से address line, शहर, राज्य और PIN code
- बच्चे की transport assignment से bus route, pickup stop और seat number
- School का नाम, academic session, और session के आख़िरी दिन से मेल खाती valid-until तारीख
Size, orientation और दोनों sides
Cards standard CR80 size से शुरू होते हैं, 85.6 गुणा 54 millimetre, वही credit-card format जिसकी ज़्यादातर card printers और lanyard pouches को उम्मीद होती है, portrait या landscape में। CR79, 70 mm का square और 102 गुणा 76 mm का wide badge एक click दूर हैं, और 20 mm से ऊपर का कोई भी custom size type किया जा सकता है। Corner radius और dashed safe zone हर design में तय होते हैं, ताकि कोई ज़रूरी चीज़ वहाँ न रहे जहाँ cutter काट सकता है। Front और back अलग-अलग design होते हैं, हर एक का अपना background रंग या image, और सबसे छोटी लिखावट जाँचने के लिए आप zoom कर सकते हैं।
अधूरे record वाले बच्चे के लिए नियम
असली records में कमियाँ होती हैं, और card design को उनके साथ चलना होता है। किसी भी element को ऐसे set किया जा सकता है कि वह सिर्फ़ तब दिखे जब किसी field में value हो, जब कोई field किसी खास value के बराबर हो, या जब कोई custom field भरी हो। इसलिए जिस बच्चे का blood group दर्ज नहीं है, उसके card से "Blood group" वाली line बस गायब हो जाती है। लंबा text shrink to fit हो सकता है, दूसरी line पर जा सकता है, तीन बिंदुओं के साथ कट सकता है या clip हो सकता है, और PDF बनते समय shrink-to-fit फिर से चलता है, ताकि screen पर fit हुआ लंबा नाम काग़ज़ पर भी fit हो। Photo box तय करता है कि photo न होने पर क्या दिखे: grey silhouette, बच्चे के initials या कुछ नहीं।
एक भी card छपने से पहले photo readiness
ID card का season अक्सर photos पर अटकता है, इसलिए Inkwelly एक सीधा नियम रखता है: photo student या staff record की होती है, और ID card उसे सिर्फ़ पढ़ता है। Cards के लिए कोई अलग photo folder नहीं है जो records से अलग पड़ जाए। Profile में photo जोड़िए या बदलिए, जैसा हमारी student और parent photos upload करने की guide बताती है, और उसके बाद बनने वाला हर card वही photo इस्तेमाल करता है। Print wizard छापने से पहले जाँचता है। Class या staff list चुनते ही Inkwelly गिनता है कि कौन तैयार है और photo के बिना हर व्यक्ति का नाम बताता है, ताकि class teacher को आम reminder की जगह सटीक list मिले।
Print shop पर हैरानी नहीं, नामों वाली list
Readiness step दो numbers दिखाता है, तैयार और ध्यान देने लायक, और उनके नीचे हर वह व्यक्ति जिसके record में कमी है, "Missing photo" के साथ या, अगर record में नाम ही नहीं है, "Missing data" के साथ। सुधार वहीं होता है जहाँ data रहता है, student या staff profile में, और Re-check button फिर से गिनती करता है। Staff lists भी ऐसे ही चलती हैं, और यह जितना लगता है उससे ज़्यादा काम का है: June में join करने वाले नए teachers ही वे लोग हैं जिनकी photo अभी तक किसी ने नहीं ली। पूरी class की जगह खास लोग चुनते समय picker साथ-साथ बताता है कि किसकी photo नहीं है।
जानबूझकर, फिर भी print
Readiness एक चेतावनी है, ताला नहीं। अगर annual function शनिवार को है और Class 2 के तीन बच्चों की photo अब भी नहीं है, तो class अभी छापिए और photos आने पर उन तीन cards को reissue कर दीजिए। उनके cards पर टूटी image की जगह आपके design का placeholder आता है, silhouette, initials या खाली box। Card बनते समय photo उसकी PDF में जुड़ जाती है, इसलिए बाद में जोड़ी गई photo पहले छपे card को नहीं बदलती; reissue उसे ले लेता है। अधूरे design से भी गलती से कुछ नहीं छपता, क्योंकि print wizard सिर्फ़ published designs दिखाता है।
एक बार में पूरी class के student ID cards छापिए
Cards बनाना पाँच steps का wizard है: published design चुनिए, चुनिए कि cards किसके लिए हैं, readiness जाँचिए, print file और print की भाषा चुनिए, और generate कीजिए। Cards पीछे चलते हुए बनते हैं, इसलिए बड़ी class से office का computer नहीं अटकता, और run पूरा होने पर page दिखाता है कि कितने cards बने, कितने छोड़े गए और कितने fail हुए, साथ में download के लिए file तैयार। हर run अपनी print file के साथ रखा जाता है, इसलिए "Class 5 B फिर से छाप दीजिए" एक download है, नया काम नहीं।
Cards किसके लिए हैं
Students के लिए पूरी class चुनिए, जिसका मतलब Inkwelly में एक class और section है, जैसे 6 A, या नाम और admission number से ढूँढकर खास students चुनिए, लंबी lists के लिए class filter और Select all के साथ। Staff के लिए सारा staff चुनिए या नाम या employee ID से लोग चुनिए। जिसके पास इस session का live card पहले से है, वह दोबारा छपने की जगह छोड़ दिया जाता है, और batch बताता है कि कितने छोड़े गए। इससे late admissions आसान हो जाती हैं: May में वही class फिर चलाइए और सिर्फ़ बिना card वाले बच्चों को card मिलता है। किसी के पास पहले से मौजूद card बदलना हो, तो जारी cards की list से उसे reissue कीजिए।
- Student या staff का कोई published design चुनिए, जो live thumbnail में दिखता है
- कोई class, सारा staff, या नाम या number से खास लोग चुनिए
- Readiness जाँचिए और छूटी हुई photos profiles में ठीक कीजिए
- Print file चुनिए और, अगर school कई भाषाएँ इस्तेमाल करता है, तो print की भाषा
- Generate कीजिए, फिर file download कीजिए या जारी cards खोलिए
Card printer के लिए: सही size की PDFs
जो schools PVC cards खुद छापते हैं, उनके पास आमतौर पर card printer होता है, और card printer को हर card के लिए card के सही size का एक page चाहिए। Single-PDF option ठीक यही देता है: run का हर card, पहले front फिर back, हर page card के अपने माप का, एक ही file में। ZIP option वही cards card number के नाम वाली अलग-अलग PDFs में देता है, उस school के लिए जो कुछ cards एक साथ छापता है या उस print shop के लिए जिसे अलग files चाहिए। हर जारी card अपनी PDF भी रखता है, इसलिए एक खराब card दोबारा छापना एक download है, नया run नहीं।
A4 sheets के लिए: crop marks के साथ
जिन schools के पास card printer नहीं है, वे A4 पर छाप सकते हैं, pre-perforated PVC sheets पर या lamination के लिए card stock पर। A4 option cards के front को grid में लगाता है, हर कोने पर crop marks और 10 mm margin के साथ, जिससे हर page पर आठ standard landscape cards या नौ portrait cards आते हैं। Back A4 sheet का हिस्सा नहीं है, इसलिए अगर आपके design में back है, तो उसे single-PDF file से छापिए। आप जो भी file चुनें, वह अपने print run के साथ saved रहती है, और office उसे बाद में फिर से download कर सकता है, एक भी card दोबारा बनाए बिना।
एक असली class को design से QR scan तक छपते देखिए
अपना मौजूदा ID card, एक class list और कुछ photos लेकर आइए। Live demo में हम card design करेंगे, readiness जाँचेंगे, class generate करेंगे, एक card block करेंगे और उसका QR scan करेंगे, screen पर, आपके सामने।
QR code ID cards जिन्हें कोई भी जाँच सके
जब हर रंगीन printer photo और school logo दोनों उतार लेता है, तो ये दोनों बहुत कम साबित करते हैं। जिसकी copier नकल नहीं कर सकता, वह है live record। हर Inkwelly ID card पर QR code होता है जो school portal, app.inkwelly.com, के verification page पर ले जाता है, और उसके link में बच्चे की details नहीं, एक लंबा random code होता है। Gate पर guard, bus attendant, excursion पर गई teacher या hospital की front desk, कोई भी साधारण phone camera से, बिना app और बिना login के, इसे scan करके तुरंत देख सकता है कि card असली है और अभी valid है या नहीं।
Scan करने वाले को क्या दिखता है
Valid card हरे रंग का page खोलता है जिस पर "ID card verified" लिखा होता है, साथ में card number, card holder का नाम, student के लिए class, valid-until तारीख और status। जो card block हुआ हो, नए card से बदला गया हो या जिसकी validity निकल चुकी हो, वह लाल page खोलता है जिस पर "This ID card is not valid" लिखा होता है, और blocked card के लिए school का लिखा कारण भी, जैसे "Reported lost"। जो QR code किसी Inkwelly card का नहीं है, वह बताता है कि उसे verify नहीं किया जा सका। हर scan live record जाँचता है, इसलिए 10:05 पर block हुआ card 10:06 पर not valid दिखाता है।
जो वह कभी नहीं दिखाता
Verification page एक सवाल का जवाब देता है, record नहीं खोलता। वह कभी photo, जन्म तिथि, blood group, पता, phone numbers या parents के नाम नहीं दिखाता, और उसमें कोई search box नहीं है, इसलिए कोई एक card से दूसरे card तक नहीं घूम सकता। Block करने का कारण card scan करने वाले हर व्यक्ति को दिखता है, इसलिए उसे ऐसे लिखिए जैसे gate पर किसी अजनबी से कहेंगे, घर की कोई बात नहीं, बल्कि "Reported lost"। यह page search engines से भी बाहर रखा गया है, इसलिए किसी बच्चे का card कभी Google result में नहीं आता। Inkwelly staff app से scan करने वाले staff को भी यही छोटा जवाब दिखता है।
खोए, blocked और reissue हुए cards
800 बच्चों वाला school पूरे साल थोड़े-थोड़े cards बदलता रहता है: bus में खोया, washing machine में धुल गया, lanyard में टूट गया। पहले हर replacement का मतलब था register में entry, vendor को order और एक खोया card जो चलता रहता था। Inkwelly में जारी cards की list में session का हर card उसके status के साथ रहता है, generated, collected, blocked या replaced, और actions उसी row पर होते हैं: download, collected mark करना, block, reissue या delete। Collected mark करना, block करना और delete करना एक साथ 500 cards तक पर भी चलता है।
Block: खोया card काम करना बंद करता है
Block करते समय 255 characters तक का कारण पूछा जाता है, और यह दर्ज होता है कि card किसने और कब block किया। उसी पल से card का QR not valid दिखाता है, और वह live cards की गिनती से बाहर हो जाता है। Student के card के लिए, WhatsApp set up होने पर, family को message जाता है कि card block हो गया है, कारण के साथ, और पुराना card अब इस्तेमाल नहीं हो सकता। पूरा set भी एक साथ block हो सकता है, उस दिन के लिए जब छपे cards का पूरा बंडल office से गायब हो जाए। Blocked card record में रहता है; चुपचाप कुछ नहीं मिटता।
Reissue: नया card, उसी भाषा में
Reissue पुराने card को replaced mark करता है और उसी व्यक्ति के लिए उसी design से नया card छापता है, नए card number, नए QR code और profile की ताज़ा details के साथ, बीच में जोड़ी गई नई photo समेत। इसमें "Damaged" जैसा कारण लिखना वैकल्पिक है, और list बताती है कि card कितनी बार reissue हुआ। Hindi में छपा card Hindi में ही वापस आता है, क्योंकि reissue उसी print run की भाषा लेता है जिसने original छापा था। Inkwelly reissue पर कोई replacement charge नहीं जोड़ता; यह फ़ैसला आपके school का रहता है।
जो छपा, वह record में रहता है
हर जारी card उस पल की copy रखता है जब वह बना था: नाम, class, section, roll number और admission number या employee ID, साथ में PDF भी। अगर बाद में student का record बदलता है, promotion से, सुधरी spelling से या नए section से, तो बच्चे की जेब में रखा card और उसका verification page फिर भी आपस में मेल खाते हैं। जहाँ फ़र्क मायने रखता हो, card reissue कीजिए और नया card मौजूदा record से छपता है। Cards उस academic session के आख़िरी दिन तक valid रहते हैं जिसमें वे जारी हुए, इसीलिए April में हर नया session नए cards से शुरू होता है।
Collected, या गलती से delete
Cards बाँटने के दिन class की rows चुनिए और एक step में सबको collected mark कीजिए; हर card दर्ज करता है कि किसने और कब mark किया। उसके बाद "अब तक किसने card नहीं लिया?" बस एक filter है: class चुनिए और वे cards दिखाइए जो generated हैं पर अभी collected नहीं। Delete असली गलतियों के लिए रखा गया है, जैसे गलत design से बना card, और confirmation के बाद यह card और उसकी PDF हमेशा के लिए हटा देता है। खोए या खराब card के लिए उसकी जगह block या reissue कीजिए, ताकि इतिहास बना रहे और पुराना QR code सच बताता रहे।
Vendor की Excel और laminated cards बनाम Inkwelly ID Cards
Teachers और office staff के लिए staff ID cards
Staff cards उसी studio में design और print होते हैं जिसमें student cards, पर अपने अलग designs के साथ, ताकि teachers, accounts office और support staff ऐसा card पहनें जो school के look से मेल खाए। Staff card, Employee Information के staff record से पढ़ता है: नाम, employee ID, department, blood group, जन्म तिथि और photo, और student card जैसा ही QR check। June में join करने वाला नया PGT या October में रखा गया lab assistant, record और photo आते ही card पा सकता है, vendor के अगले batch का इंतज़ार किए बिना।
Staff card पर क्या आता है
Staff designs, student designs से अलग होते हैं, इसलिए staff card पर उसकी अपनी colour band या "Staff" tag हो सकता है, और student fields उस पर गलती से नहीं आतीं। इनमें staff fields मिलती हैं: first, middle और last name, employee ID, department, blood group और जन्म तिथि, साथ में school का नाम, session और valid-until तारीख। PGT Physics, TGT English या Head Clerk जैसे सटीक पद staff profile की custom field से card पर आते हैं, जिसे design पर किसी भी दूसरी field की तरह रखा जाता है, बगल में अपने छोटे label के साथ।
सारा staff एक साथ, या एक नया सदस्य
Staff के लिए print wizard एक run में सारा active staff देता है, या नाम या employee ID से चुने गए खास लोग। Readiness बिल्कुल students जैसी चलती है, छापने से पहले बिना photo वाले हर व्यक्ति का नाम बताती है। Staff cards किसी को message नहीं भेजते, क्योंकि बताने के लिए कोई family नहीं है, और वे उसी public page पर verify होते हैं: किसी teacher का QR scan करने पर नाम, card number, valid-until तारीख और card valid है या नहीं, यह दिखता है। जब कोई साल के बीच में school छोड़ता है, तो उसका card "Left the school" जैसे कारण के साथ block कीजिए, ताकि वह gate पर चलना बंद हो जाए, चाहे असली card कभी वापस न आए।
Hindi और आपके school की दूसरी भाषाओं में ID cards
Varanasi का कोई Hindi-medium school या Bhopal का कोई bilingual CBSE school चाहता है कि card पर बच्चे का नाम वैसे ही छपे जैसे family लिखती है। जब आपका school Inkwelly में एक से ज़्यादा भाषाएँ इस्तेमाल करता है, तो print wizard पूछता है कि किस भाषा में छापना है, और default English ही रहती है, ताकि कोई गलती से cards की लिपि न बदल दे। Students, parents और staff के नाम चुनी हुई भाषा में वहाँ छपते हैं जहाँ record पर अनुवाद saved है, साथ में school का नाम, classes के नाम, पता, bus route और stop, और तारीखें। जिसका अनुवाद saved नहीं है, वह English में छपता है, इसलिए card मिला-जुला हो सकता है, पर खाली कभी नहीं।
Print की भाषा से क्या बदलता है
Hindi के साथ उन values के लिए built-in शब्द आते हैं जो card एक तय list से छापता है: gender, श्री और कुमारी जैसे title, guardian का रिश्ता, और custom fields के हाँ या नहीं वाले जवाब। तारीखें Hindi महीनों के नाम के साथ पर Latin अंकों में छपती हैं, क्योंकि ID cards बैंक, थाने और exam boards भी पढ़ते हैं। Designer के fonts में सात Devanagari typefaces हैं, और हर दूसरा font पीछे से Devanagari पर लौटता है। आपके school में चालू दूसरी भाषाएँ भी चुनी जा सकती हैं; उनमें नाम और जगहें saved अनुवाद से छपती हैं और तय list वाली values English में रहती हैं।
क्या जैसा है वैसा रहता है
कुछ चीज़ें जानबूझकर नहीं बदलतीं। Section के नाम और session का label, जैसे 2026-27, वैसे ही छपते हैं जैसे दर्ज हैं, क्योंकि Inkwelly इनका कोई अनुवादित रूप नहीं रखता। Blood group अंतरराष्ट्रीय notation में रहते हैं, A+ या O-, जैसे किसी भी भारतीय medical form पर, और PIN code, phone numbers और card numbers हर भाषा में Latin अंकों में रहते हैं। Design पर आप जो labels type करते हैं, जैसे "Roll No.", वे बिल्कुल वैसे ही छपते हैं, इसलिए bilingual card बस ऐसा design है जिस पर दोनों शब्द हों, जैसे "Roll No. / अनुक्रमांक"। Print की भाषा web पर चुनी जाती है; staff app से शुरू हुए cards English में छपते हैं।
Card तैयार या block होने पर WhatsApp messages
जब किसी student का card बनता है, तो Inkwelly family को WhatsApp पर बता सकता है: बच्चे के नाम, card number और valid-until तारीख वाला छोटा message, जिसमें school office से card लेने को कहा जाता है। जब card block होता है, तो family को card number और कारण के साथ दूसरा message जाता है, कि पुराना card अब इस्तेमाल नहीं हो सकता और नए card के लिए office से संपर्क करें। दोनों messages English और Hindi में हैं और student के record पर दर्ज mobile number पर जाते हैं। Staff cards पर कोई message नहीं जाता।
ये messages Inkwelly Communications से जाते हैं, जहाँ school के templates, channels और भेजे गए messages एक जगह रहते हैं। दोनों default रूप से चालू हैं और वहीं किसी भी दूसरे automatic message की तरह बंद किए जा सकते हैं, उस school के लिए जो बिना घोषणा के class में ही cards बाँट देता है।
अपने ID cards के बारे में ChatGPT या Claude से पूछिए
Premium plan वाले schools AI Connect के ज़रिए ChatGPT या Claude को Inkwelly से जोड़कर ID cards के बारे में सीधी भाषा में पूछ सकते हैं: "Class 6 के किन students के पास अभी card नहीं है?", "Class 9 के कितने cards अभी तक नहीं लिए गए?", "क्या card STU-202627-00042 valid है?" या "कल का print run fail क्यों हुआ?"। जवाब live records से, आठ read-only ID card tools के ज़रिए आते हैं, जो जारी cards, एक व्यक्ति के card का इतिहास, class और design के हिसाब से numbers, photo readiness, print runs, designs और card verification संभालते हैं।
Assistant कुछ भी generate, block या reissue नहीं कर सकता; ये काम ID card screens में ही रहते हैं। हर connection एक key से चलता है जिसे school admin किसी एक staff सदस्य को देता है, वह सिर्फ़ वही पढ़ता है जिसकी school अनुमति देता है, और ये tools कभी photos, phone numbers या QR के अंदर के codes नहीं देते।
Card संभालने वाले हर व्यक्ति के लिए बना
ID card अपने आकार से कहीं ज़्यादा हाथों से गुज़रता है। Principal design मंज़ूर करते हैं, office assistant छापता और बाँटता है, class teacher photos के पीछे लगी रहती हैं, transport in-charge उस पर bus stop चाहते हैं, और guard हर सुबह उसे देखता है। Inkwelly हर एक को उसका हिस्सा देता है, और school तय करता है कि कौन सिर्फ़ देख सकता है, कौन design कर सकता है, कौन छाप और बाँट सकता है, और कौन block, reissue या delete कर सकता है, चार अलग permissions के रूप में, जो Identity & Access Management से तय होती हैं।
Principal और owner के लिए
ID cards dashboard दिखाता है कि कितने designs हैं और कितने published, इस session में कितने cards जारी हुए, students और staff में बँटे हुए, blocked cards और हाल के print runs। क्योंकि किसी design से छापने से पहले उसका publish होना ज़रूरी है, draft को live होने से पहले screen पर और proof PDF के रूप में देखा जा सकता है। Block, reissue और delete उन्हीं लोगों के पास रहते हैं जिन पर आप भरोसा करते हैं, हर छापने वाले के पास नहीं, और हर blocked card दर्ज करता है कि उसे किसने और क्यों block किया। Premium plan पर यही numbers ChatGPT या Claude से भी पूछे जा सकते हैं।
Office assistant और head clerk के लिए
Office पूरा season तीन जगहों से चलाता है: print wizard, जारी cards की list और dashboard पर हाल के print runs। Class छापना कुछ choices का काम है, late admissions उसी class को फिर चलाना है, और खोया card उसी row से block और reissue है। जारी cards की list student या staff, class और status से filter होती है और card उसके number से मिल जाता है। किसी एक बच्चे का card दोबारा छापना उसकी row से एक download है, और जब counter पर कोई parent पूछें कि नया card तैयार है या नहीं, तो जवाब एक screen पर होता है।
Guard, bus attendant और class teacher के लिए
Cards जाँचने वालों को कुछ install नहीं करना पड़ता। कोई भी phone camera QR से verification page खोल देता है, और जवाब हरी या लाल screen है जिसे पढ़ने के लिए किसी training की ज़रूरत नहीं, पिछले session के बचे card के लिए भी, जो not valid दिखाता है। Class teacher को office से बिना photo वाले बच्चों की readiness list मिलती है और वह उन्हें student profile में ठीक करती है, जहाँ उसके role में अनुमति हो। Transport के लिए bus route, pickup stop और seat number card पर छप सकते हैं, ताकि attendant एक नज़र में जान ले कि छोटा बच्चा किस bus का है।
चलते-फिरते staff के लिए
ID card access वाला staff अपने phone पर Inkwelly staff app से काम कर सकता है: किसी class या सारे staff के लिए print run शुरू करना, readiness जाँचना, तैयार files download करना, cards collected mark करना, cards block और reissue करना, और तैयार design को publish या duplicate करना। App की Verify screen phone camera को scanner बना देती है जो वहीं valid या not valid दिखाता है, gate पर या school trip पर काम का। Card design करना, library, designs का import और export और print की भाषा चुनना web पर रहते हैं, जहाँ बड़ी screen मदद करती है।
Inkwelly ID Cards बनाम standalone ID card maker
Privacy, Aadhaar और कौन क्या देखता है
ID card बच्चे के निजी data का वह हिस्सा है जो हर दिन school से बाहर जाता है, और Digital Personal Data Protection Act, 2023 schools से बच्चों के data को सावधानी से संभालने की उम्मीद करता है। Inkwelly का पहला नियम Aadhaar को लेकर है। भारत का Aadhaar कानून Aadhaar numbers को सार्वजनिक रूप से दिखाने की अनुमति नहीं देता, और lanyard पर लटका card जितना सार्वजनिक हो सकता है उतना है, इसलिए Aadhaar को ID cards से तीन अलग तरीकों से दूर रखा गया है। Designer में चुनने के लिए कोई Aadhaar field नहीं है, Aadhaar या UID नाम की custom field छापने की कोशिश करने वाला design save करते समय ही मना हो जाता है, और custom fields में Aadhaar number जैसी दिखने वाली कोई भी 12 अंकों की value card बनने से पहले हटा दी जाती है। Number student के record में रह सकता है; card तक कभी नहीं पहुँचता।
School के अंदर access roles से तय होता है, इसलिए किसी role को cards देखने और readiness जाँचने की अनुमति हो सकती है, पर block करने की नहीं। Parents के phone numbers तभी छपते हैं जब आप उन्हें design पर रखें, और verification page उनमें से कोई नहीं दिखाता।
Vendor, Excel या मौजूदा software से switch करना
इसे पढ़ने वाले ज़्यादातर schools किसी न किसी तरह cards बनवाते ही हैं: Excel sheet से काम करने वाला local vendor, office computer पर कोई design program, या किसी दूसरे ERP की ID card screen। Switch करने के लिए card-by-card migration की ज़रूरत नहीं, क्योंकि Inkwelly के cards import नहीं होते, आपके records से बनते हैं। जब आपके students और staff, profiles में photos के साथ, Inkwelly में आ जाएँ, तो अपने मौजूदा card का look designer में दोबारा बनाइए या library के design से शुरू कीजिए, और design publish होते ही पहली class छापिए। Design को file के रूप में export करके किसी दूसरे school के account में import किया जा सकता है, इसलिए कई branches वाला group एक बार design करता है।
Migration, training और setup ₹0 हैं, और मौजूदा system से, या vendor साथ न दे तो Excel से, data निकालना हमारी ज़िम्मेदारी है। Go-live अगले working day हो सकता है, और पुराने records अपनी अलग track पर बाद में आते हैं। Go-live पर हम पूरे एक दिन की on-site training देते हैं और पहले महीने भर WhatsApp पर साथ रहते हैं, जहाँ जवाब product पर काम करने वाला व्यक्ति देता है, कोई ticket queue नहीं। Pricing page देखिए, या demo book कीजिए और अपना मौजूदा card साथ लाइए।
“जिस ID card को कोई जाँच न सके, वह बस एक laminated photo है।”
ID Cards में क्या-क्या शामिल है
- Students और staff के ready-made designs की library, अपने school में copy करके edit करने के लिए
- Data fields, photo, logo, signature, QR code, barcode और shapes वाला drag-and-drop designer
- CR80, CR79, square, wide-badge या custom sizes, portrait या landscape, front और back
- अधूरे records के लिए show-when नियम, shrink-to-fit text और photo placeholders
- कुछ भी छपने से पहले किसी असली student या staff सदस्य के साथ proof PDF
- Class छपने से पहले बिना photo वाले हर व्यक्ति का नाम बताने वाला readiness check
- Class और section, सारे staff या चुने लोगों के लिए print, पहले से card वालों को छोड़कर
- एक सही size वाली PDF, card PDFs का ZIP, या crop marks वाली A4 sheets
- हर card पर QR code जो live valid या not-valid page खोलता है
- Collected mark, कारण के साथ block, नए number के साथ reissue, 500 cards तक एक साथ
- आपके school की भाषाओं में print, built-in Hindi values और Latin अंकों के साथ
- Student का card तैयार या block होने पर families को English या Hindi में WhatsApp messages
ऐसे cards छापना बंद कीजिए जिन्हें कोई जाँच न सके
अपना मौजूदा ID card, एक class list और April का अपना सबसे व्यस्त हफ़्ता लेकर आइए। आपकी अपनी classes पर live demo में हम card design करेंगे, एक class छापेंगे, एक card block करेंगे और उसका QR scan करेंगे, ताकि फ़ैसले से पहले आप हर step देख सकें।
अक्सर पूछे गए सवाल
14 सवालID Cards किस Inkwelly plan में है, और इसकी कीमत क्या है?
ID Cards, Lite plan का हिस्सा है, ₹49 per student per year पर, और Standard में ₹99 पर और Premium में ₹199 per student per year पर भी शामिल है। Inkwelly के plans ₹49 से ₹199 per student per year तक हैं, किसी भी school size पर flat, बिना enrolment slabs और बिना per-module upsell के, और हर plan में उससे नीचे वाले plan का सब कुछ शामिल है। AI Connect के ज़रिए ChatGPT या Claude से अपने cards के बारे में पूछना Premium के साथ आता है। Inkwelly print के लिए तैयार files देता है; खाली cards, lanyards और printer या print shop आपके अपने होते हैं।
हम local vendor से Excel sheet देकर ID cards बनवाते हैं। Switch करना कितना मुश्किल है?
मुश्किल नहीं, क्योंकि card-by-card कुछ import नहीं करना है। Inkwelly आपके student और staff records से cards छापता है, इसलिए जैसे ही ये records और उनकी photos आ जाती हैं, किसी भी class को published design से छापा जा सकता है। अपने मौजूदा card का look designer में दोबारा बनाइए या library के design से शुरू कीजिए। Migration, training और setup ₹0 हैं, और मौजूदा system से, या vendor साथ न दे तो Excel से, data निकालना हमारी ज़िम्मेदारी है। Go-live अगले working day हो सकता है, और पुराने records अपनी अलग track पर बाद में आते हैं। आप अपने असली data पर 90 दिन के paid pilot से भी शुरू कर सकते हैं; अगर 90वें दिन बात नहीं बनती, तो pro-rata refund मिलता है और आपका data standard formats में वापस।
क्या ID cards के लिए कोई खास printer चाहिए?
कोई खास printer नहीं। PVC card printer single-PDF file इस्तेमाल करता है, जिसमें हर card, card के सही size का अपना page है, पहले front फिर back। Card printer न हो तो A4 option cards के front को crop marks के साथ grid में लगाता है, हर page पर आठ landscape या नौ portrait standard cards, pre-perforated PVC sheets या laminate होने वाले card stock के लिए; back single PDF से छपता है। ZIP option हर card की अलग PDF देता है, उस print shop के लिए जिसे अलग files चाहिए।
Student ka ID card kho jaye to kya kare?
Office जारी cards की list या staff app से card block करता है और "Reported lost" जैसा कारण लिखता है। उसी पल से card का QR scan करने वाले हर व्यक्ति के लिए लाल "not valid" page खुलता है, और आपके school के लिए WhatsApp set up होने पर family को message जाता है कि card block हो गया है। Reissue नए card number और QR code के साथ, original वाली भाषा में ही, नया card छापता है। Inkwelly reissue पर कोई replacement charge नहीं जोड़ता।
ID card ka QR code scan karne par kya dikhta hai?
School portal का एक page, जो बताता है कि card valid है या नहीं, साथ में card number, card holder का नाम, student के लिए class, valid-until तारीख और, blocked card के लिए, school का लिखा कारण। यह कभी photo, जन्म तिथि, पता, phone numbers या parents के नाम नहीं दिखाता, इसके लिए न app चाहिए न login, और यह search engines से बाहर रखा गया है। QR में बच्चे की details नहीं, एक random code होता है।
क्या हम ID card पर Aadhaar number छाप सकते हैं?
नहीं। भारत का Aadhaar कानून Aadhaar numbers को सार्वजनिक रूप से दिखाने की अनुमति नहीं देता, इसलिए Inkwelly उन्हें ID cards से दूर रखता है। Designer में कोई Aadhaar field नहीं है, Aadhaar या UID नाम की custom field छापने की कोशिश करने वाला design मना हो जाता है, और Aadhaar number जैसी दिखने वाली 12 अंकों की values card बनने से पहले custom fields से हटा दी जाती हैं। Aadhaar number फिर भी student या staff record में रह सकता है।
कुछ students की photos अभी नहीं आई हैं। क्या हम फिर भी उनकी class छाप सकते हैं?
हाँ। Readiness step बिना photo वाले हर व्यक्ति का नाम बताता है ताकि class teacher photos जमा कर सकें, पर यह आपको रोकता नहीं। बिना photo वाले cards आपके design के placeholder के साथ छपते हैं: silhouette, बच्चे के initials या खाली box। Student की profile में photo जुड़ते ही उस card को reissue कीजिए और नए card पर photo आ जाती है। Photos हमेशा profile से आती हैं, इसलिए ID cards के लिए कोई अलग photo folder नहीं संभालना पड़ता।
School में ID cards कौन design, print या block कर सकता है?
यह roles से तय होता है। Designs और cards देखना, design करना, छापना और बाँटना, और block, reissue या delete करना, ये चार अलग permissions हैं, इसलिए principal office को छापने दे सकते हैं और block और reissue कुछ ही लोगों के पास रख सकते हैं। सिर्फ़ published designs छापे जा सकते हैं, और publish करना design permission का हिस्सा है। Students और parents को ये screens दिखती ही नहीं।
क्या हम teachers और दूसरे staff के लिए भी ID cards बना सकते हैं?
हाँ। Staff cards उसी studio के अपने designs इस्तेमाल करते हैं और staff record से पढ़ते हैं: नाम, employee ID, department, blood group, जन्म तिथि और photo, साथ में staff profile की कोई भी custom field, जिससे schools PGT Physics जैसे सटीक पद छापते हैं। सारे active staff के लिए एक साथ छापिए, या नाम या employee ID से लोग चुनिए। Staff cards उसी QR page पर verify होते हैं और किसी को message नहीं भेजते।
ID card Hindi me print ho sakta hai kya?
हाँ। जब आपका school Inkwelly में Hindi इस्तेमाल करता है, तो print wizard किसी run के लिए Hindi चुनने देता है। नाम, school का नाम, classes के नाम, पता, bus route और stop, और तारीखें वहाँ Hindi में छपती हैं जहाँ record पर अनुवाद saved है, जबकि gender, title और रिश्ते Inkwelly के built-in Hindi शब्दों से आते हैं। Section के नाम, session का label और blood group जैसे दर्ज हैं वैसे ही रहते हैं, अंक Latin रहते हैं, और जिसका अनुवाद नहीं है वह English में छपता है। आपके school की दूसरी भाषाएँ भी चुनी जा सकती हैं, जिनमें तय list वाली values English में रहती हैं।
क्या ID cards के लिए mobile app है?
Staff के लिए, हाँ। ID card access वाला staff Inkwelly staff app से print run शुरू कर सकता है, readiness जाँच सकता है, files download कर सकता है, cards collected mark कर सकता है, cards block और reissue कर सकता है, तैयार design publish कर सकता है और card का QR scan करके जाँच सकता है। Designer, library, designs का import और export और print की भाषा चुनना web पर हैं। बाकी कोई भी साधारण phone camera से card जाँच सकता है, app की ज़रूरत नहीं। Students और parents के app में ID card की कोई screen नहीं है; families को card की ख़बर WhatsApp पर मिलती है।
क्या ID card तैयार होने पर parents को बताया जाएगा?
हाँ, WhatsApp पर, जब Communications में आपके school के लिए WhatsApp set up हो जाए। Student का card बनते ही family को बच्चे के नाम, card number और valid-until तारीख वाला message जाता है, जिसमें office से card लेने को कहा जाता है, English या Hindi में। Card block होने पर कारण के साथ दूसरा message जाता है। दोनों Communications में बंद किए जा सकते हैं, और staff cards पर कुछ नहीं जाता।
क्या हर session में नए ID cards छापने होंगे?
हाँ। हर card उस academic session के आख़िरी दिन तक valid रहता है जिसमें वह जारी हुआ, एक दिन की छूट के साथ, और उसके बाद उसका QR not valid दिखाता है। आपके designs साल-दर-साल चलते रहते हैं, इसलिए नए session की शुरुआत में, आमतौर पर April में, आपको बस classes फिर से छापनी होती हैं। पिछले sessions के cards, उन पर जो छपा था उसके साथ, record में रहते हैं।
हमारे school group की कई branches हैं। क्या वे एक ही ID card design इस्तेमाल कर सकती हैं?
हाँ। हर school अपने designs और cards अलग रखता है, और किसी design को file के रूप में export किया जा सकता है, logo और signature images के साथ या बिना, फिर दूसरी branch में import किया जा सकता है, जहाँ वह draft के रूप में आता है जिसे ठीक करके publish किया जाता है। हर branch अपने records से छापती है और अपने block और reissue खुद संभालती है।
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6 लेखInkwelly आपके स्कूल पर — खुद देखें
30 मिनट का डेमो। आपके मौजूदा ERP को आपके साथ खोलकर, कॉल पर ही आपका डेटा Inkwelly में लोड करते हैं। कॉल ख़त्म होते-होते एक तय तारीख़ का गो-लाइव प्लान आपके हाथ में।