हर teacher, हर leave type, हर session। एक बार allocated, हमेशा balanced।
Session start पर हर staff member को CL, SL, EL और statutory leaves bulk allocate करने का एक page। Credit frequency पिक करिए — monthly accrual, quarterly, half-yearly या yearly। Inkwelly हर teacher, हर leave type, हर session के लिए allocated, used, pending, encashed और carry-forward balances live track करता है — अगली application और अगले salary run के लिए हमेशा ready।
आज ज़्यादातर Indian schools session start पर leave कैसे allocate करते हैं
April का पहला हफ्ता। Trust ने एक circular से leave policy revise की। Head clerk Excel sheet open करती हैं, सारे 64 staff members के names type करती हैं, CL के नीचे '15', SL के नीचे '10', EL के नीचे '21', Maternity के नीचे 4 eligible female teachers के लिए '180', Paternity के नीचे male teachers के लिए '7' type करती हैं। Friday तक spreadsheet ready हो जाती है। Principal sign करते हैं। File में जाती है।
June तक spreadsheet irrelevant हो जाती है। Hindi PGT May में join हुई — किसी ने उनकी allocation update नहीं की। Chemistry TGT July में exit कर गई — किसी ने उनकी remove नहीं की। August में join किए bus driver का zero leave है record पर क्योंकि allocation sheet one-time exercise थी। जब वोही staff October में leave apply करती हैं, office को joining date, trust accrual rule और पिछली applications से manually balance compute करना पड़ता है। एक application के लिए 3 घंटे का काम, और answer फिर भी wrong हो सकता है।
ज़्यादातर school ERPs allocation को year start पर single bulk import की तरह treat करते हैं। वो year में accrual handle नहीं करते, mid-session joiners/exits handle नहीं करते, EL को session boundary पर forward roll नहीं करते, और teacher को phone पर Leaves form open करने पर live balance जरूर नहीं दिखाते। System जो source of truth होना चाहिए वो stale snapshot बन जाता है जिस पर कोई trust नहीं करता।
Inkwelly Leave Allocation कैसे काम करता है — हर employee, हर leave type, हर session
Employee Attendance → Leave Allocation open करिए और current academic session का staff list मिलता है। Department से filter करिए — Teaching, Transport, Support, Administration। Teacher की row click करिए और उनके per-employee allocation page तक पहुंच जाते हैं जहां Leave Types catalogue की हर active leave type list होती है: CL, SL, EL, Maternity (female होने पर), Paternity (male होने पर), On-Duty, Comp-Off, और specials।
हर leave type के लिए 3 चीज़ें set करते हैं। totalLeavesPerYear — appointment-letter का number, typically CL 15, SL 10, EL 21, Maternity 182। maxLeavesPerMonth — trust enforce करे तो per-month cap। creditFrequency — सबसे important: MONTHLY, QUARTERLY, HALF_YEARLY, YEARLY, BI_MONTHLY या AUTO। MONTHLY annual allowance को 12 monthly credits में divide करता है — EL के लिए उपयोगी जहां teachers 1.75 days/month earn करती हैं। YEARLY April में पूरा balance up-front credit करता है — CL और SL का typical pattern। AUTO catalogue की accrual rule follow करता है।
EmployeeLeaveBalance record live computed है: totalAllocated (अब तक issued credits), totalUsed (approved applications), totalPending (pending applications जो approval पर deduct होंगी), carryForwarded (पिछले session से rolled), encashed (paid out), और available — phone पर teacher जो headline number देखती है, formula totalAllocated + carryForwarded − totalUsed − totalPending − encashed। Leaves form से leave application submit करते ही available ऊपर नीचे drop हो जाता है — कोई spreadsheet round-trip नहीं।
Session boundary पर, Inkwelly catalogue की carry-forward rule run करता है। EL जिसमें isCarryForward = true और maxCarryForward = 30 है, unused balance up to 30 days carryForwarded की तरह next session में roll होती है। पिछले session का record close और archive, new session का record carryForwarded populate और fresh totalAllocated के साथ open। Manual कुछ नहीं, भूल कुछ नहीं।
New joiners के लिए primary department assign होते ही automatic allocation row create हो जाती है। totalAllocated joining date के against pro-rated — 15 October joiner को October से onwards months credit, ना कि पूरा annual allowance। Exits non-encashable leaves कि unused balance zero करते हैं और Earned Leave के लिए F&F पर encashment computation trigger करते हैं।
पहले दिन से Inkwelly Leave Allocation जो guarantee करता है
- Per (employee, leave type, session) एक row — database constraint से unique, duplicates impossible
- 6 credit frequencies — MONTHLY, BI_MONTHLY, QUARTERLY, HALF_YEARLY, YEARLY, AUTO — हर Indian trust accrual pattern cover करता है
totalAllocated,totalUsed,totalPending,carryForwarded,encashed,available— हर balance dimension visibleavailableहर approval, rejection, cancellation पर live recompute — stale balance कहीं नहीं- Mid-session joiners के लिए pro-rated allocation — 15 October joiner 6 monthly credits, 12 नहीं
- Session boundary पर carry-forward — हर leave type की
maxCarryForwardcap automatically - Leave type
applicableGenderrespect करता है — female staff पर Maternity rows ही; male पर Paternity ही applicableAfterMonthsrespect — probation year में staff से EL allocation hidden- Department-scoped — staff के primary department की leaves ही उसकी allocation page पर
- Department से bulk allocation — 'standard 15-CL / 10-SL / 21-EL set Teaching staff को' one click में
- Per-employee override — senior PGT 30 EL, new TGT 21 EL — दोनों valid records
- Audit log — हर allocation change actor, timestamp, IP, before/after से captured
Walkthrough — April के पहले हफ्ते में school को leaves allocate करने के 4 screens
6 credit frequencies, एक model
Indian schools कम से कम 4 leave-accrual patterns follow करते हैं: yearly up-front (ज़्यादातर CL/SL), monthly accrual (ज़्यादातर EL), quarterly accrual (trust-specific specials), और yearly with probation cliff (ज़्यादातर EL on probation)। Inkwelly का creditFrequency field EmployeeLeaveAllocation पर चारों को एक enum से cover करता है: MONTHLY, BI_MONTHLY, QUARTERLY, HALF_YEARLY, YEARLY, AUTO। Accrual scheduler nightly run होता है — हर accrual period के 1st पर next instalment totalAllocated पर credit होता है। Teacher का available balance अगली morning ग्रो होता है बिना office को yaad rakhne की।
6 balance dimensions — math जो head clerk hand से करती थीं
Teacher जो single number कि 'kitne CL bache hai' care करती हैं, वो 5 intermediate quantities छिपाती है। totalAllocated — सब कुछ जो इस session में अब तक credit हुआ। totalUsed — approved applications का sum। totalPending — buffer जो in-flight application के approve होने पर deduct होगा। carryForwarded — पिछले session से जो roll हुआ। encashed — year-end पर paid out। available — पाँचों का result। Inkwelly हर state change पर available recompute करता है — application submitted, approved, rejected, cancelled, encashed। Teacher सच देखती हैं, head clerk सच देखती हैं, F&F सच देखता है।
Mid-session joiners और pro-rated allocation
New TGT 15 October को join होती हैं। Appointment letter 21 EL annual, monthly accrual grant करता है। Pre-Inkwelly answer 'हम year-end पर work करेंगे' था — practically इसका मतलब उनकी पहली leave application reject क्योंकि office balance compute नहीं कर पाता। Inkwelly उनकी EmployeeLeaveAllocation row primary department assignment save होते ही create कर देता है। totalAllocated October से March तक के months के against pro-rated — 1.75 days के 6 monthly credits, total 10.5 days। वो 5 November को EL apply करती हैं और form correctly 1.75 days available दिखाता है, अगला 1.75 1 December को credit होगा।
Session boundary पर carry-forward — rule, automatically applied
31 March की रात, Inkwelly का session-boundary job हर active leave allocation पर run होता है। हर leave type जिसमें isCarryForward = true है, unused balance compute होती है और up to maxCarryForward days next session में forward roll होती है। 26 unused EL और maxCarryForward = 30 वाली teacher 26 सारे forward carry; 34 unused वाली 30 (cap) carry, बाकी 4 lapse। पिछले session की row close, new session की row carryForwarded और fresh totalAllocated के साथ open। Auditor का question 'April में 26 days कहाँ से आए' का one-screen answer है।
“Pehle April mein ek Excel sheet banata tha aur saal bhar wo galat rehta tha. Ab joining ke time hi allocation ban jata hai, leave apply hote hi balance update ho jata hai. Ek calculation pure school ke liye automatic.”
Real-world allocation scenarios जो Inkwelly handle करता है
1. Teaching strength के लिए April allocation। April का पहला हफ्ता, head clerk Allocation dashboard open करती हैं, Department = Teaching filter करती हैं, 'Bulk Allocate' hit करती हैं। Standard set — CL 15, SL 10, EL 21 monthly accrual, On-Duty unlimited — select करती हैं और Inkwelly सारे 41 teaching staff पर one click में apply कर देता है। Maternity rows 18 female teachers के लिए auto-create; Paternity rows 23 male के लिए। Total time: 5 minutes से कम।
2. Mid-session new joiner। Hindi PGT 22 August को join होती हैं। Primary department 'Hindi (Teaching)' enrollment पर set होता है। Inkwelly उसी minute allocation rows automatically create करता है — CL pro-rated 10 days (Aug-Mar 8 months @ 1.25), SL 6.7 days, EL 14 days monthly accrual। 5 September को वो 2 CL apply करती हैं और system 8 days remaining दिखाता है बिना किसी का spreadsheet touch किए।
3. Mid-session exit। Chemistry TGT 31 October को exit होती हैं। Exit-formalities flow allocation rows check करता है। EL isEncashable = true है और 12 unused days; system 12-day encashment line item F&F पर surface करता है। CL और SL non-encashable; unused balance exit date पर lapse। Encashment calculation final salary में flow होती है।
4. Trust EL allowance 21 से 24 mid-session change। Trust 12 December को circular भेजता है 5+ years service वालों के EL 21 से 24 करने का। Head clerk bulk allocation tool open करती हैं, 'Service Years ≥ 5' filter करती हैं, totalLeavesPerYear 21 से 24 update करती हैं। Inkwelly remaining session के monthly accruals proportionally recompute करता है — अगले month का credit 0.25 days ज़्यादा। Historical balances preserved; change forward-effective और audit-logged।
5. Department transfer। PE teacher 'Sports (Teaching)' से 'Coordinator (Administration)' में 1 January को transfer होती हैं। Primary department change; Field Visit Leave (Sports only scoped) उनकी allocation पर automatically deactivate। CL, SL, EL और admin-specific leaves remain। Transition एक department-assignment edit का; allocation rows उसी second update।
Common Leave Allocation operations जो Inkwelly cover करता है
- April week में standard CL/SL/EL set हर Teaching staff को one click में bulk allocate
- New joiners के enroll होते ही allocation rows auto-create — joining month के against pro-rated
- Exiting staff के allocation rows auto-deactivate —
isEncashable = trueपर F&F में encashment trigger - Session boundary पर unused EL roll forward,
maxCarryForwardhonour — कोई manual sheet नहीं - Per-employee override — senior PGT 30 EL, new TGT 21 EL, दोनों valid
- Trust policy change के लिए mid-session allocation update — forward-effective, historical preserved
- हर leave application approval/rejection/cancellation पर live recompute — stale balance कहीं नहीं
- Department से filter, employee name search, status sort — 64 staff एक screen पर
- हर allocation edit audit log — actor, timestamp, IP, before/after — trust review ready
- Multi-language column headers — Hindi-medium school की head clerk 'अवकाश' देखती है
School के actual roster के साथ Leave Allocation live देखिए
अपना latest staff roster (CSV या PDF), appointment-letter leave clauses, और trust circular 25-minute demo में लाइए। हम आपकी पूरी teaching strength को leave allocate करके sample [leave application](/features/leaves) में balances flow करते दिखाएंगे।
Limits, safety और small print
Per (employee, leave type, session) एक allocation row। Database level की unique constraint duplicates रोकती है। Same teacher same session में EL 2 बार allocate करने की कोशिश system explicit error से reject करता है। Allocation change करने के लिए, existing row edit करिए — forward-effective।
Pro-rating calendar months use करता है, joining day नहीं। 1 October joiner और 28 October joiner दोनों MONTHLY accrual model में October-March window के लिए 6 monthly credits receive करती हैं। Day-of-month pro-rating request पर available है (typically large international schools); default calendar-month pro-rating Indian payroll convention match करता है।
Non-primary departments के लिए allocation create नहीं होती। Staff की EmployeeLeaveAllocation rows primary department के ही scope में हैं। Same teacher secondary teaching role hold करती हो (e.g., Hindi PGT जो Cricket coach भी है), secondary department की leave types separate allocation rows generate नहीं करतीं।
Carry-forward 31 March मीड पर run होता है। Session-boundary job 23:55 IST पर academic session के last day scheduled है। अगर trust non-April-to-March session calendar पर run करता है, boundary date school per academic sessions settings से configurable है।
Encashment F&F पर compute होतe है, year-end पर नहीं। isEncashable = true leave types (typically EL only) के लिए, unused balance session में allocation row में hold होती है और exit पर paid out — jab तक trust school-level toggle से year-end encashment enable नहीं करता।
Permission gating. Allocation editing के लिए iam:school:manage-leave-allocations चाहिए। Default principal और head clerk को grant। Accountant typically allocation balances पर read access चाहिए payroll के लिए, write access नहीं। Audit log हर edit capture करता है।
किस मॉड्यूल का हिस्सा
1 moduleअक्सर पूछे गए सवाल
7 सवाल64 staff वाले school के लिए April allocation में कितना time लगता है?
End-to-end करीब 6 minutes का office time। Head clerk Allocation dashboard open करती हैं, Department = Teaching filter करती हैं, Bulk Allocate hit करती हैं, standard set (CL 15, SL 10, EL 21 monthly, On-Duty unlimited) pick करती हैं, save। Maternity / Paternity rows gender के हिसाब से auto-create। यही non-Teaching departments के लिए respective sets के साथ repeat। जो exercise पहले एक हफ्ता Excel work था अब एक mid-morning sitting में खत्म।
October में new teacher join हो — क्या हमें manually allocate करना पड़ेगा?
नहीं — enrollment पर primary department assignment save होते ही allocation rows auto-create होती हैं। `totalAllocated` joining month के against pro-rated: 1 October joiner monthly EL accrual @ 1.75 days/month के साथ 6 monthly credits, total 10.5 days Oct-Mar window के लिए। वो पहले day से leave apply कर सकती हैं और form live correct balance दिखाता है — head-clerk intervention नहीं।
Earned Leave की carry-forward session end पर कैसे काम करती है?
31 March की रात, Inkwelly का session-boundary job हर active EL allocation पर run होता है। `isCarryForward = true` और `maxCarryForward = 30` वाली हर row पर, unused balance compute होती है और up to 30 days `carryForwarded` की तरह next session में forward roll होती है। 30 से ऊपर unused lapse होता है। Fully automatic, कोई manual carry-forward sheet नहीं।
Same teacher का EL allocation colleagues से different हो सकता है?
हाँ — allocation per (employee, leave type, session) है। 20 saal service wali senior PGT का 30 EL, new TGT का 21 EL — दोनों valid, independent records। Bulk allocation department के हिसाब से default set देता है; per-employee override individual rows adjust करने देता है trust-recognised seniority, mid-session policy revisions या specific contractual exceptions के लिए। हर override actor, IP, timestamp के साथ audit-logged।
Teacher leave-application form open करती है तो actually क्या देखती है?
Gender और department जिन leave types के लिए qualify करते हैं उनका `available` balance। अगर 21 EL allocated, 6 used, 2 pending applications, 4 carried forward, 0 encashed है, form '17 EL available' दिखाता है — `21 + 4 − 6 − 2 − 0` का result। Leave type pick, dates pick, system available balance exceed करने पर application block करता है, और submit पर `totalPending` tick up करता है जबकि `available` tick down होता है।
Teacher exit पर unused leave balance का क्या होता है?
Non-encashable leaves (typically CL, SL, On-Duty) के लिए, unused balance exit date पर lapse। `isEncashable = true` leaves (typically EL only) के लिए, unused balance exit-formalities flow पर encashment line item की तरह surface होती है। Encashment days * daily-gross rate [Employee Payroll](/modules/employee-payroll) के final salary computation में flow होता है। Historical allocation row preserved — उनके past balances अगले employer के verification request के लिए queryable।
Trust mid-session policy update करे तो leave allocation rules change कर सकते हैं?
हाँ — mid-session changes forward-effective हैं। Trust 12 December को EL 21 से 24 raise करे, allocation rows update करिए और Inkwelly remaining monthly accruals proportionally recompute करता है। Historical balances और approved applications अपने rules पर process हो चुके preserved। Change actor, IP, before/after values के साथ audit-logged।
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