हर department, अपनी clock। अपनी clock।

भारतीय स्कूलों में आज staff attendance कैसे track होती है

Principal सुबह 7:55 पर office में आते हैं। तीन teachers अभी भी gate register sign कर रहे हैं। Mathematics PGT 8:02 पर पहुंचे — इस month की पंद्रहवीं बार। PT teacher तो 7:30 से ही school में हैं क्योंकि morning assembly setup करनी थी। Accountant 9:05 पर आईं, जो उनके department के हिसाब से on time है। Chemistry lab assistant की shift 9:00–6:00 की है, लेकिन register में in-time का सिर्फ एक column है। सब एक ही line पर sign करते हैं।

अगले महीने की 5 तारीख तक head clerk अपनी चौथी Excel sheet पर है। उसने हाथ से staff को तीन groups में बांटा — Teaching, Admin, Support — और हर group के late-comings को अलग colour-code कर रहा है। Accountant ने दो timesheets reject कर दीं क्योंकि PT teacher की early arrival half-day जैसी दिख रही थी। Vice-Principal, जो senior staff का Saturday rotation manage करते हैं, यह confirm नहीं कर पा रहे कि second-half schedule में कौन से Saturday working हैं। पिछले महीने का salary register 4 दिन देर से बंद हुआ। दो parents को पता चला, complaint आ गई।

School को department problem नहीं है — rules problem है। Teaching staff को 9:15 grace, week-off Sunday और 2nd Saturday चाहिए। Admin staff को 9:00 in-time, no grace, week-off सिर्फ Sunday। Support staff (drivers, peons, security) 8:00 बजे शुरू करते हैं, 12:30 के बाद half-day मिलता है, और ज़्यादातर Saturdays काम करते हैं। एक register तीनों rules को enforce नहीं कर सकता। Inkwelly की attendance departments हर group को उसका अपना rulebook देती हैं — और Employee Attendance हर punch के लिए correct verdict compute करता है।

Attendance departments कैसे काम करती हैं

पहले department बनाते हैं। Code पहले — TEACH, ADMIN, SUPP, SECURITY, KITCHEN, TRANSPORT। 2 से 20 characters, uppercase letters और digits, school के अंदर unique। Code permanent है — एक बार choose कर लिया, फिर हर audit, payroll mapping और integration उसी से होगी। फिर name (3–255 characters), short name जैसे Admin या Support, optional description, display colour और display order। Department तुरंत live हो जाता है — कोई save-and-wait नहीं।

हर department अपनी settings carry करता है। Time settings पर ज़्यादातर schools सबसे ज़्यादा time spend करते हैं: in-time (9:00), late-coming threshold (9:15), out-time (17:00), half-day-enter-after (11:00), half-day-leave-before (14:00), full-day-absent-after (12:00), grace minutes (0–60), overtime tracking after threshold और full या half day के लिए minimum working hours। System हर punch को automatically grade करता है — present, late, half-day, on-leave या absent। Week-offs हर day-of-week के लिए configure होती हैं, dayType के साथ जो हर Sunday plus 2nd & 4th Saturday को cleanly handle करता है — code नहीं लिखना, बस boxes tick करनी हैं। Short-leave settings define करती हैं कि short leave कब auto-recognise हो (e.g., 9:30 के बाद entry या 4:30 से पहले exit), monthly cap, half-day और full-day conversion, और approval requirement। WFH settings decide करती हैं कि department WFH allowed है या नहीं, max days/month, max consecutive days, mandatory check-in window, advance-notice requirement और किन weekdays को WFH allowed है।

Departments बनने के बाद, employees को Department Assignments से assign किया जाता है। Assignment में fromDate, optional toDate और isPrimary flag होती है — primary assignment का rule-set उस employee की daily attendance को govern करता है। March में teacher को Teaching से Admin में move करना है? नए department के rules March से automatically apply हो जाते हैं; पुराना assignment एक दिन पहले auto-close होता है। कुछ भी manual नहीं।

Department list से per-department rules तक

“Pehle Saturday ka rotation har month confusion hota tha. Ab Teaching department mein 2nd aur 4th Saturday off ek baar tick kiya, baaki sab automatic. Salary 1st ko payroll ko jaata hai, koi exception list nahi.”

Schools आज departments कहाँ use करते हैं

1. Sunday + 2nd Saturday split. Teaching staff को Sunday + 2nd & 4th Saturday off। Admin staff को सिर्फ Sunday। Support staff को सिर्फ Sunday और ज़्यादातर 2nd Saturdays। तीन departments, तीन week-off patterns, एक Inkwelly setup।

2. 8:00 a.m. transport shift. Drivers और conductors 7:30 पर पहुंचते हैं buses fuel करने; अपनी assigned routes 9:00 तक finish करते हैं और 4:30 पर return करते हैं। एक अलग TRANSPORT department उनके 8:00 in-time और 16:30 out-time को capture करता है, बाकी staff को उसी clock पर force किए बिना।

3. Board-exam season WFH grant. CBSE board copies के evaluators को March में 5 working-from-home days चाहिए। BOARD-EVAL department बनाएं WFH allowed के साथ (max 5 days, no consecutive limit, check-in required at 10:00) और evaluators को सिर्फ March के लिए assign करें। April में auto-revert।

4. Non-teaching grace difference. Admin staff को कोई grace नहीं क्योंकि attendance office के 9:00 schedule के against compute होती है। Teaching staff को 15 minutes क्योंकि morning assembly setup unpredictable है। दो departments, दो grace settings, कोई manual override नहीं।

5. Kitchen/hostel staff shift. Boarding schools में kitchen department 5:30 a.m. से शुरू और 14:30 तक, और एक अलग evening kitchen shift 14:30 से 22:00 तक। हर एक का अपना punch window, half-day rule और overtime trigger — payroll सही salary compute करता है, head clerk को manual splits नहीं करनी पड़तीं।

अपने school के लिए departments configured देखें

एक real Indian school के data पर 20-minute walkthrough — Teaching, Admin और Support live setup। कोई slide deck नहीं।

Limits, safety और small print

Department codes permanent हैं। एक बार TEACH save किया, system हर payroll mapping, audit trail और integration export के लिए उसी का use करता है। Edit screen पर भी form code edits reject करता है — accidental rename के against guard जो 6 months बाद salary records तोड़ सकता है। ऐसे codes choose करें जो उन्हें create करने वालों को outlive करें।

Codes ^[A-Z0-9]{2,20}$ follow करते हैं। Lowercase, special characters और spaces form-validation पर ही reject हो जाते हैं। यह constraint intentional है — codes safe रहते हैं exports में folder names, Excel sheets में identifiers और third-party integrations में keys के तौर पर use करने के लिए।

Deletion conditional है। Active employee assignments वाला department DEPARTMENT_HAS_DEPENDENCIES (HTTP 409) return करता है। Historical attendance records वाला department hard-delete हो ही नहीं सकता। Inactive set करना standard retirement path है — पुराने records queryable रहते हैं, नई assignments department pick नहीं कर सकतीं, और audit log original creation date रखता है।

Approval routing per department है। TEACH पर configured approvers सिर्फ Teaching staff की leave, on-duty, short-leave और WFH requests पर apply होते हैं। Teacher को ADMIN में move करें और approvals automatically next request से Admin head को route होंगी — history को re-route करने की ज़रूरत नहीं।

Time settings prospectively re-grade करती हैं। Department का late-coming threshold change करें और सिर्फ future days नए rule के against re-grade होते हैं। Past days locked रहते हैं — Inkwelly कभी silently closed payroll period को edit नहीं करता।

Departments manage करने के लिए required permission है emp_attendance:manage_departments — Identity & Access Management से hand out होती है ताकि principal senior accountant को full admin दिए बिना access दे सके।