हर rupee वसूलें, on time. Parents को chase किए बिना।
Class-wise fee structures और online collection से लेकर scholarships, RTE claims, cheque tracking और WhatsApp reminders तक — Inkwelly एक Indian school का पूरा money cycle चलाता है। CBSE, ICSE, IB और हर State Board के लिए बना है, audit trails, role-based access और India में hosted data के साथ।
ज़्यादातर Indian schools आज fees कैसे collect करते हैं
April का तीसरा हफ़्ता है। School office parents से भरा है, सब cashier window पर line में खड़े हैं। Accountant triplicate book में हाथ से receipt लिख रहा है — एक copy parent को, एक file को, एक audit binder को। किसी के पास ₹100 का change नहीं है। बीच में एक class teacher आकर पूछती है कि VI-B की Anaya ने fees जमा की है या नहीं — जमा है, लेकिन receipt किसी और binder में है, और ढूँढने में सात मिनट लग जाते हैं।
इधर principal का WhatsApp लगातार बज रहा है। पाँच parents एक ही सवाल पूछ रहे हैं — हमारा cheque clear हुआ कि नहीं? Accountant जब तक दोपहर में bank जाकर पता नहीं कर लेते, जवाब नहीं दे पाते। Saturday के staff meeting तक एक-तिहाई सवाल अभी भी fees से जुड़े हैं — किसने paid किया, किसने नहीं, किसको sibling discount मिलना चाहिए था जो नहीं मिला, Class 5 के एक student का RTE claim BSA office में अभी तक क्यों pending है।
यह कोई छोटी समस्या नहीं है। 800 students वाला एक school साल में ₹2-3 crore collect करता है — ज़्यादातर April, July और January के 90-day windows में। 10% की देरी मतलब ₹20-30 lakh का working-capital hole। India के 1.5 lakh private schools में ये जोड़ें — हज़ारों teachers की salary time पर नहीं मिल पाती। अगर आपकी fee book 10 तारीख़ की lunch तक नहीं बता सकती कि कौन कितना owe करता है, तो वो fee book नहीं है — वो liability है।
Inkwelly ने इसकी जगह क्या बनाया
Inkwelly Student Fees fee categories से लेकर receipts तक एक connected system है। Accountant fee heads एक बार define करते हैं (Tuition, Transport, Activity, Lab, Annual, Smart Class, Examination, Library), उन्हें class-wise structures में bundle करते हैं, और students को fee groups में assign करते हैं। Invoices चुने गए schedule पर generate होती हैं — monthly, quarterly, term-wise, annual — sibling, staff-ward, scholarship और RTE adjustments automatic compute होते हैं।
Parents अपनी पसंद के channel से pay कर सकते हैं — counter पर cash, cheque, demand draft, front desk पर UPI QR scan, NEFT/RTGS, card swipe, wallet, या WhatsApp पर भेजे गए online gateway link से। Receipts seconds में school letterhead वाले PDF में generate होती हैं। Late fees rule के हिसाब से compute होती हैं; reminders WhatsApp से चले जाते हैं — office को कुछ नहीं करना पड़ता। हर action — हर receipt, refund, waiver, structure change — एक audit log में जाता है जिसे school के CA या fee committee बिना office से कुछ माँगे review कर सकते हैं।
Inkwelly Student Fees end-to-end क्या-क्या करती है
- Fee Heads & Categories — Tuition, Transport, Activity, Smart Class, Lab, Library, Annual, Examination, Late Fee, custom heads, GL mapping के साथ
- Class-wise Fee Structures — हर class, section, board stream (CBSE, ICSE, IB, State Board) की अलग structure; academic sessions के बीच copy-forward
- Fee Groups — students को pricing tiers में bundle करें बिना structure फिर से बनाए (day scholar vs. boarder, Hostel A vs. Hostel B)
- Sibling, Staff-Ward, Early-Payment, Need-Based और merit Scholarship discounts — rule-based, fully auditable
- Late Fee Rules — flat, slab-wise या daily compounding, grace days के साथ; configured day पर auto-apply, manual chase नहीं
- Invoicing engine — पूरी class की term-wise/monthly invoices एक click में bulk generate, commit से पहले preview
- Multi-mode collection — Cash, Cheque, Demand Draft, UPI QR, Card Swipe, Net Banking, Wallet, NEFT/RTGS, Online Gateway
- Cheque pipeline — Issued → Deposited → Cleared / Bounced, bounce charges और re-presentment tracking के साथ
- School letterhead वाले Receipt PDFs, GST handling, multi-copy, parent app से downloadable
- RTE claim tracker — Section 12(1)(c) reimbursement file per child, BSA submission status, government cheque receipt
- Scholarships + Donor module — internal scholarships, external donor-funded sponsorships, utilisation reports के साथ
- WhatsApp reminders, defaulter heatmap, escalation funnel और DPDP Act 2023-compliant audit logs
Action में देखें
एक live fee dashboard, Tally export नहीं
ज़्यादातर ERPs accountant को Tally-style dump थमाकर उसे analytics बोल देते हैं। Inkwelly office को एक single screen देती है sixteen live panels के साथ — हर principal के 9:30 AM के सवाल पर बना: कल से क्या change हुआ, और lunch से पहले मेरे ध्यान की क्या ज़रूरत है?
Dashboard वही सवाल answer करता है जो office actually पूछता है — आज की collection mode-wise और collector-wise; aging buckets जो दिखाते हैं पैसा कहाँ stuck है (1-30, 31-60, 61-90, 90+ days); cheque pipeline; class-wise defaulter heatmap; reminder → call → notice → fee committee का escalation funnel। हर number clickable है — एक tap में underlying students, invoices या receipts की list खुल जाती है। Principal को accountant से number नहीं माँगना पड़ता; number screen पर है, और transactions एक click दूर हैं।
Sixteen live dashboard panels — office के लिए एक screen
Money-Flow Waterfall
Invoiced → Discounted → Paid → Outstanding, month-wise और fee head-wise. वो single chart जो 5 second में बता देता है साल कहाँ खड़ा है।
Today's Pulse
Midnight से अब तक बनी receipts का live counter, collector-wise और mode-wise. हर मिनट refresh. Accountant की morning standup, एक tile में।
Collection Calendar Heatmap
12-month grid daily collection का. Dry weeks, reminder run के बाद के spikes, और school का seasonal cycle एक नज़र में।
Aging Cliff Chart
Outstanding को 0-30, 31-60, 61-90 और 90+ day buckets में split. Principal को बताता है कि अगली कौन सी class को call करना है।
Collection Efficiency Dial
Paid ÷ Invoiced, year-to-date और current month. Inkwelly वाले schools month-end तक 95%+ aim करते हैं और इसी dial से number defend करते हैं।
Payment Mode & Gateway Mix
Cash, Cheque, UPI QR, Net Banking, Card और Online Gateway का share. Mix पता होने से ही bank के साथ leverage बनता है।
Collector Leaderboard
हर office staff member की cleared receipts, ranked. Staff meeting में 'किसने क्या collect किया' का argument खत्म।
Defaulters Heatmap
Class × week grid जो दिखाता है defaults कहाँ concentrate हो रहे हैं. Principal का tool — किसको office बुलाना है, ये decide करने के लिए।
जिस तरह Indian schools actually pricing करते हैं, उसी हिसाब से बना
Indian school pricing flat number नहीं होती. Lucknow का एक CBSE school Class 5 day-scholars के लिए ₹38,000/year charge कर सकता है, boarders के लिए ₹42,000, 10% sibling discount, हर quarter ₹3,500 transport add-on, RTE seats Section 12(1)(c) के तहत पूरी तरह waived, और सिर्फ़ April में bill होने वाला ₹2,000 annual fee. Inkwelly की configuration screens यही language directly बोलती हैं — fee heads, fee structures, fee groups, RTE flags और per-student discount overrides — किसी generic 'product catalogue' से नहीं गुज़ारती।
हर configuration object एक normalised, auditable model में रहता है, ताकि एक change — board-mandated transport hike, नया RTE notification, January का early-payment scheme — instantly हर affected invoice में propagate हो जाए. कोई spreadsheet copy-paste नहीं; कोई missed students नहीं; कोई 'अगले term में fix कर देंगे' नहीं।
Fee Heads & Fee Categories
हर chargeable head एक बार define करें — Tuition, Transport, Annual, Activity, Smart Class, Lab, Library, Examination, Late Fee, custom heads — हर एक का अपना GST/HSN rule और General Ledger mapping. Heads को Categories में group करें (Academic, Facility, One-time) — साफ़ reports और tidy Tally export के लिए।
Heads sessions में reusable हैं — 2025-26 का setup एक click में 2026-27 में copy; सिर्फ़ amounts update करनी होती हैं. Refundability और proration behaviour head पर ही stored है, इसलिए जब कोई student mid-term exit करता है, system पहले से जानती है कि कौन सा head refund करता है और कौन नहीं — front desk पर argument नहीं।
Class-wise Fee Structures
हर class की अपनी structure हो सकती है — Class 5 ₹38,000/year, Class 11 Science ₹62,000, Class 11 Commerce ₹54,000. Structures heads को amounts, frequencies (Monthly, Quarterly, Termly, Annual, One-time) और due dates से bind करती हैं।
अलग boards, अलग structures: एक school जो Class 10 तक ICSE और Classes 11-12 में IB Diploma चलाता है, वो सही structure सही class से attach कर देता है. नए session के लिए structures एक click में clone — सिर्फ़ amounts change करें, architecture नहीं. Deviations (एक late joiner, mid-year scheme change) overrides के रूप में attach होते हैं — parent structure नहीं टूटती।
Fee Groups — pricing tiers, बिना spreadsheets के
Fee Groups students को pricing tiers में bundle करते हैं — structure फिर से define किए बिना. एक boarding school जिसमें अलग hostels हैं (Hostel A premium, Hostel B standard), एक school जिसमें day-scholar / weekly-boarder / full-boarder mix है, या entrance-tested merit cohort fixed scholarship के साथ — हर एक एक Fee Group है।
Mid-term join करने वाला student सही group में drop हो जाता है; system उसका pro-rated invoice automatically compute कर देती है. जब principal October में किसी student को Hostel B से Hostel A में move करते हैं, हर future invoice नई pricing पकड़ लेती है — और अगर term already billed है तो office को adjust करने का notification मिलता है।
Auto-apply होने वाले Late Fee Rules
School के लिए late fees एक बार define करें: 7-day grace के बाद flat ₹100, या slab-wise (week 2 में ₹100, week 3 में ₹200, उसके बाद ₹500), या daily compounding per-month cap के साथ. System configured day पर apply कर देती है — manual chase नहीं, month-end पर 'मैं fine add करना भूल गया' का argument नहीं।
Waivers role-controlled हैं: सिर्फ़ principal या fee committee waive कर सकते हैं, और हर waiver reason के साथ audit-log entry छोड़ता है. Office assistant request कर सकता है — decide कभी नहीं. वो ₹2,000 का fine जो पिछले March में 'somehow disappear' हो गया था, अब disappear नहीं होगा।
Sibling, Staff-Ward, Early-Payment & Need-Based discounts
चार configurable discount policies cover करती हैं वो सब जो Indian schools actually use करते हैं. Sibling Discount — दूसरे/तीसरे child के लिए automatic %-off, family group mark करते ही. Staff-Ward — teaching/non-teaching staff के बच्चों के लिए; Employee record से tied, इसलिए parent leave करते ही discount खत्म. Early-Payment — April 10 से पहले pay करें, 5% off; July 10 से पहले, 2%।
Need-Based — manually approved, reason के साथ, documentary proof attach करके. हर discount audit trail पर live रहता है. जब parent कहता है 'पिछले साल मुझे sibling discount मिलना चाहिए था', screen 5 second में बता देती है discount apply हुआ था या नहीं, किसने approve किया, किस invoice पर।
एक click में Bulk invoicing
पूरी class की term invoices — या पूरे school की — एक click में generate करें. System पहले preview देता है: कौन से students bill होंगे, कौन से heads आएँगे, कौन से discounts और scholarships adjust होंगे, कौन सी RTE seats excluded हैं. Preview sign off होने के बाद ही commit करें।
Invoicing dashboard All / Pending / Overdue invoices दिखाता है one-click filters के साथ. Single student की invoice batch rebuild किए बिना re-generate करें. Mid-cycle disenrol होने पर invoice drop करें (reason के साथ). Office को कभी system-generated number 'manually adjust' नहीं करना पड़ता — system math करती है, और audit log proof रखता है।
Cheque Pipeline — Issued → Deposited → Cleared / Bounced
Front desk पर accept किया गया हर cheque cheque number, bank, date, amount और student के साथ logged है. Cheques को batches में 'Deposited' mark करें — system bank slip सही format में print करती है. Bank confirm करे तो 'Cleared' mark करें, receipt finalise हो जाती है. Cheque bounce हो तो 'Bounced' mark करें — bounce charges (configurable) student के account में auto-add, receipt reverse, और parent को WhatsApp।
Cheque Pipeline view cheques को status-wise group करता है — Tuesday morning bank-deposit run के लिए exactly वही चाहिए accountant को. 'Friday को कौन से cheques deposit किए थे?' की confusion खत्म।
Scholarships और external donors
Inkwelly दो तरह की scholarships handle करती है. Internal — school द्वारा funded: merit, sports, EWS, principal's discretion. हर एक का budget cap और applied-amount tracker; एक screen year-to-date scholarship outflow दिखाती है board-mandated budget के against।
External / donor-funded — एक अलग Donors module donor (individual, trust, CSR), funded scholarships, और per-child utilisation report record करता है — ज़्यादातर CSR donors को 80G filing के लिए यही चाहिए होती है. जब कोई donor साल भर के लिए 5 students को ₹2 lakh commit करते हैं, हर receipt और हर utilisation report उस donor से tagged है — और donor माँगे तो single PDF में export. 'Mrs Sharma का 2024 का donation कहाँ गया?' की pre-ask question खत्म।
RTE Section 12(1)(c) reimbursement, end-to-end tracked
Right to Education Act 2009 के तहत, private unaided schools entry-class seats का 25% EWS / disadvantaged children के लिए reserve करते हैं, और state government से per-child reimbursement claim करते हैं. Claim cycle 6-18 महीने लेता है और कई desks पर stuck होता है — BSA, DEO, treasury, district education office।
Inkwelly का RTE module हर claim per child track करता है: enrolment certificate, Aadhaar, income certificate, caste certificate, BSA submission date, government cheque receipt, amount received, per-child entitlement से gap. एक single RTE Claim Tracker principal को बताता है कि किस बच्चे का claim कहाँ stuck है — paper file की जगह जिसको maintain करने का किसी के पास time नहीं. जो schools RTE से ₹15-30 lakh/year recover करते हैं, उनके लिए सिर्फ़ यही software का cost cover कर देता है।
Refunds, written policy और queue के साथ
हर school की सबसे बड़ी fee fight है mid-year refund — parent जो October में बच्चा निकाल देते हैं, 70% return expect करते हैं, office 30% बोलता है, और principal coffee के साथ mediate करते हैं. Inkwelly इसे fix करती है — हर fee head पर एक written Refund Policy, consistently applied।
Student exit करता है, system policy के हिसाब से refundable amount compute कर देती है — tuition के लिए month-wise pro-rata, one-time-not-yet-utilised heads (textbook) के लिए full, already-consumed heads (admission) के लिए zero. Refund request approval workflow वाली queue में जाती है; approved होने पर office cheque, NEFT या wallet refund issue करता है, audit log trail रखता है. Argument 'क्या fair है' से 'policy क्या कहती है' पर shift हो जाता है।
“जब fee management department नहीं रहता और dashboard बन जाता है, office को उसकी सुबहें वापस मिल जाती हैं।”
Inkwelly Student Fees से पहले और बाद
Inkwelly vs. generic Indian school ERPs
आपके school में रोज़ कौन इसे use करेगा
Indian school में fee software चार लोग चार अलग schedules पर use करते हैं. Principal को 9 AM dashboard चाहिए सही चार numbers के साथ — collected, outstanding, today's pulse, इस week के escalations. Accountant को transactional console चाहिए day's receipts, bank deposit run और month-end reconciliation के लिए. Office Assistant को fast receipt counter चाहिए window पर खड़े parents के लिए. Parent को clear invoice, clean WhatsApp reminder और easy payment way चाहिए. Inkwelly इस तरह बनी है कि चारों एक ही system खोलते हैं — और हर एक को सिर्फ़ वो हिस्सा दिखता है जो उन्हें चाहिए।
Principal — 9 AM dashboard
9:00 AM पर खोलते हैं, चार numbers देखते हैं: today's collection, outstanding total, top-3 defaulter classes, और cheque clearance count. Aging Cliff में drill करते हैं — decide करने को कि किस class teacher को पहले call करना है. Saturday को Discount Audit Log review करते हैं — हर waiver, reason और approver के साथ. Principal एक भी transaction handle नहीं करते; वो loop manage करते हैं।
Term-end पर staff meeting से पहले Collector Leaderboard खोलते हैं — school की history का सबसे शांत fee meeting होता है क्योंकि number सबको पहले से पता है. Inkwelly का principal screen by design read-only है; principal सब देखते हैं लेकिन कुछ break नहीं कर सकते।
Accountant — transactional console
Accountant तीन screens में रहते हैं: parent payments के लिए receipt counter, bank-deposit run के लिए cheque pipeline, day-end check के लिए reconciliation health card. UPI QR / NEFT / Net Banking receipts record करते हैं — bank reference number auto-fetch के साथ. Day की collection Tally में export — mapped GL codes के साथ, double entry नहीं।
Monthly: term का bulk-invoice job चलाते हैं, defaulter list review करते हैं, WhatsApp reminder batch भेजते हैं और school के CA के लिए GST report export करते हैं. Accountant के tasks 30 hours/week से 8 से कम पर simarink होते हैं — बाकी time actual finance work को जाता है, data entry को नहीं।
Office Assistant — receipt counter
Window पर चार parents. Office assistant name या admission number से search करते हैं, एक click में outstanding amount देखते हैं, cash लेते हैं या UPI QR scan करते हैं, receipt PDF generate करते हैं, माँगने पर print करते हैं, नहीं तो WhatsApp भेजते हैं. Per parent total time: 90 second से कम।
Cheque payments के लिए cheque number, bank, date capture करते हैं — system cheque number length auto-validate करती है, school के whitelist से bank IFSC match न हो तो warn करती है. RTE students के लिए system हर payment attempt block कर देती है साफ़ 'this is an RTE seat' message के साथ — front-desk की सबसे common mistake रोकती है।
Parent — invoice → pay → receipt, तीन taps में
Parent को school से invoice link वाला WhatsApp आता है. Tap करके parent app खोलते हैं, outstanding amount और head-wise breakdown देखते हैं, Pay tap करते हैं, UPI QR scan करते हैं या gateway flow complete करते हैं. Receipt PDF 5 second में app में आ जाती है — और एक tap में phone की gallery में download हो जाती है।
Parent सिर्फ़ अपने बच्चे का data देख सकते हैं. Sibling fees same app में Switch Child control के नीचे आती हैं. कुछ अलग install नहीं करना, अलग password याद नहीं रखना, office को email नहीं भेजना — पूरा fee experience उसी app में fit है जहाँ parents already attendance और result cards check करते हैं।
Inkwelly vs. imported global school tools
हर दूसरे Inkwelly module से connected
जो fee system isolation में काम करता है, वो useless है. वही student record admission, attendance, marksheet, transport, parent app — और अब fees चलाता है. जब class teacher Academics में किसी student को Class 6 में promote करते हैं, अगले term की fee structure automatically pick हो जाती है. जब Examinations mark-sheets finalise करता है, parent app receipt को report card के बगल दिखाती है. जब Employee module किसी teacher का exit record करता है, उनके बच्चे की fees पर staff-ward discount उसी week खत्म हो जाता है।
No data lives in one place; एक module में हर change हर dependent में ripple करता है. यही leverage है integrated platform का — और यही कारण है कि one-module fee software (सिर्फ़ fees, और कुछ नहीं) eventually fail हो जाते हैं जब school के actual operations fee boundary cross करते हैं।
Security, audit और DPDP-Act compliance
Fee data school का सबसे sensitive operational data है — हर parent का bank reference, हर teacher का family link, हर RTE child का caste और income certificate. Inkwelly इसे default से उसी तरह treat करती है. हर action — receipt, refund, waiver, discount, scholarship, structure change — एक audit-log entry लिखता है user, timestamp, IP और before/after value के साथ।
Role-based access ensure करती है कि office assistant fines waive नहीं कर सकता, cheque-deposit operator receipt delete नहीं कर सकता, और configured threshold से ऊपर का refund सिर्फ़ principal या fee committee approve कर सकते हैं. Data India-based servers में Mumbai में hosted है, transit (TLS) और rest में encrypted, और DPDP Act 2023 से aligned है — including parent-as-data-principal model जो K-12 education के लिए required है।
Built-in security और compliance
- Role-based access control — Principal, Accountant, Office Assistant, Cashier, Read-only — हर एक scoped उन actions तक जो उसे चाहिए
- हर fee action पर audit log — receipt, refund, discount, waiver, structure change — user, IP, timestamp के साथ
- Configurable threshold (default ₹10,000) से ऊपर के refunds और किसी भी need-based waiver के लिए approval workflows
- RTE seat lock — system RTE seat पर हर payment attempt block करती है जब तक principal explicitly override न करें
- Cheque IFSC whitelist — parent का cheque unverified branch से हो तो warn, bounce risk कम
- हर super-admin account पर two-factor authentication; session timeout configurable
- India (Mumbai) में hosted data; default से DPDP Act 2023 aligned
- 30-day retention वाले daily encrypted backups; school के CA / auditor के लिए on-demand exports
अपने current ERP या Excel से shift करना
Fee data shift करना वो हिस्सा है जिससे ज़्यादातर schools डरते हैं और ज़्यादातर ERPs बुरी तरह handle करते हैं. Inkwelly का migration path तीन real starting points के लिए designed है — generic ERP (Fedena/Entab/Campus), Tally + Excel hybrid, और pure paper. हर path documented, dry-run-able, और एक week में finish — school year disrupt किए बिना।
हम 'data import wizard' ship नहीं करते जो पहली irregular row पर fail हो जाए. Migration team — पहले 50 schools के लिए usually founder खुद — data pull करती है, head-by-head balances reconcile करती है, और तब school को live करती है. Day-1 dashboard previous system के closing register से match करता है, rupee तक.
Excel से आ रहे हैं
जो schools हम onboard करते हैं उनमें ज़्यादातर Excel से शुरू होते हैं. हमें master sheet भेजें — fee heads, class structures, paid amounts और outstanding balances वाली student list. हम rows reconcile करते हैं, duplicates flag करते हैं, carry-forward dues fix करते हैं, और import करते हैं. Day 1 का dashboard Excel sheet से rupee तक match करता है।
Mid-year migration पूरी तरह supported है. System historical receipts को 'closing balance' entries के रूप में import करती है ताकि audit trail preserve रहे. अगले collection day से हर receipt Inkwelly से flow करती है. कोई double entry नहीं. कोई 'April से शुरू करेंगे' नहीं।
Fedena, Entab, Campus या similar से आ रहे हैं
हम major Indian school ERPs से direct exports support करते हैं. Fee heads, structures, students, receipts और outstanding balances single batch में import होते हैं. Previous ERP की quirks — duplicate students, half-applied discounts, orphaned receipts — एक reconciliation report में surface होते हैं ताकि school decide कर सके live होने से पहले क्या clean-up करना है।
Generic ERP से migrations ज़्यादातर 3-7 working days लेते हैं. School पुराने ERP को safety net की तरह 30 दिन तक read-only use करता है — staff Inkwelly से comfortable होने तक. 30 दिन बाद पुराना ERP archive किया जा सकता है — हर historical receipt अब Inkwelly के audit trail में है।
Paper / register से आ रहे हैं
जो school अभी भी hand-written fee register पर है, वो 10-14 दिन में live हो सकता है. हम एक one-page intake template भेजते हैं — students, classes, fee heads, current balances, RTE list — जिसे office weekend में fill करता है. हम data onboard करते हैं, structures और groups setup करते हैं, opening balances के रूप में receipts import करते हैं, और fully live होने से पहले paper register के साथ parallel week चलाते हैं।
Paper-register schools का सबसे बड़ा gain WhatsApp reminder loop है — पहले quarter में defaults अक्सर 30-40% drop होते हैं जब parents को mid-term phone calls की जगह timely reminders मिलने लगते हैं।
अपने school के data पर Student Fees देखें
20-मिनट का walkthrough — आपकी fee structure pre-loaded. हम एक class को sample के रूप में migrate करते हैं ताकि आप exactly देख सकें Inkwelly आपके numbers पर कैसे behave करता है — demo dataset पर नहीं।
“अगर आपकी fee book 10 तारीख़ की lunch तक नहीं बता सकती कि कौन कितना owe करता है — तो वो fee book नहीं है. वो liability है।”
दो end-to-end workflows जो office हर term चलाती है
Fee system दो recurring loops पर अपनी जगह बनाती है: monthly invoicing run, और defaulter recovery loop. Inkwelly इस तरह बनी है कि दोनों office के एक hour में होते हैं, week में नहीं. नीचे screenshots दिखाते हैं exactly हर loop step-by-step कैसा दिखता है — invoice preview से WhatsApp reminder से fee-committee escalation तक. हर loop school-wise configurable है — school decide करता है reminder calendar, escalation thresholds और message templates — लेकिन rails same हैं: clear sequence, complete audit trail, और office के लिए manage करने को single screen।
Workflow 1 — monthly invoicing run
Workflow 2 — defaulter recovery loop
Student Fees के साथ सब कुछ included
- किसी भी Indian K-12 pricing model के लिए Fee Heads, Categories और GL mapping
- Monthly / Quarterly / Termly / Annual / One-time frequencies वाली Class-wise Fee Structures
- Day scholar / boarder / hostel-tier / merit cohort pricing के लिए Fee Groups
- Sibling, Staff-Ward, Early-Payment और Need-Based discount policies
- Late Fee Rules — flat, slab-wise, daily compounding — role-controlled waivers के साथ
- Preview, exception flags और one-click commit वाला bulk invoice generation
- Multi-mode receipts — Cash, Cheque, DD, UPI QR, Card, Net Banking, Wallet, NEFT/RTGS, Online Gateway
- Auto bounce charges और re-presentment tracking वाली Cheque Pipeline
- Internal scholarships, utilisation reports वाला external donor module
- RTE Section 12(1)(c) claim tracker — BSA submission, government cheque receipt, gap-to-entitlement
- Written policy enforcement और approval queue वाला Refund engine
- Money-Flow Waterfall, Aging Cliff, Defaulter Heatmap और Cheque Pipeline वाला 16-panel live dashboard
- Payment links और click tracking वाले built-in WhatsApp reminders
अगले महीने की fees Inkwelly पर चलाएँ
ज़्यादातर schools 7-10 दिनों में onboard होते हैं, mid-year, running term disrupt किए बिना. 20-मिनट call book करें — हम आपका data लाएँगे, demo dataset नहीं।
अक्सर पूछे गए सवाल
12 सवालक्या Inkwelly online fee collection Razorpay या PayU से support करता है?
हाँ. Inkwelly सभी major payment modes capture करती है — UPI QR, Net Banking, Wallet, Card Swipe, NEFT/RTGS, Demand Draft, Cheque, Cash और Online Gateway. Online gateway collection के लिए हम Razorpay, Cashfree और PayU के साथ काम करते हैं — school के अपने merchant ID से. Payments सीधे school के bank account में settle होती हैं, Inkwelly के through कभी नहीं. Receipt और reconciliation flow same रहता है — चाहे कोई भी gateway choose करें।
क्या हम same school में multi-board pricing चला सकते हैं (CBSE + IB + State Board sections)?
हाँ. हर class की अपनी fee structure हो सकती है, अपने heads, frequencies और amounts के साथ. एक school जो Class 10 तक CBSE और Classes 11-12 में Cambridge IGCSE चलाता है, सही structure सही class group से attach कर देता है. Sibling discounts structures के बीच काम करते हैं — CBSE Class 7 का बच्चा और IB Class 11 का sibling एक family ही recognise होते हैं।
Inkwelly RTE Section 12(1)(c) reimbursement claims कैसे handle करता है?
एक dedicated RTE module हर RTE-flagged child को record करता है — enrolment certificate, Aadhaar, income और caste certificates, BSA submission date, government cheque receipt और gap-to-entitlement के साथ. Claim Tracker principal को बताता है किस बच्चे का claim कहाँ stuck है — BSA office के paper file की जगह. जो schools RTE से ₹15-30 lakh/year recover करते हैं, वो switch के बाद typically 2-3 महीने का cycle time बचाते हैं।
Mid-year student transfer पर fee data का क्या होता है?
Student transfer होता है, system school की written Refund Policy automatically apply करती है — tuition के लिए month-wise pro-rata, unused one-time heads के लिए full, already-consumed heads के लिए zero. Refund approval queue में जाता है; approved होने पर office cheque, NEFT या wallet refund issue करता है, audit log trail रखता है. Student का fee profile close होता है लेकिन कभी delete नहीं — historical receipts अगले 7 साल audit के लिए accessible रहती हैं।
क्या principal restrict कर सकते हैं कि late fees कौन waive करे?
हाँ. Role-based access ensure करती है कि office assistant fines waive नहीं कर सकते — सिर्फ़ waiver request कर सकते हैं. Principal या fee committee approve करते हैं; system हर waiver पर user, timestamp, IP और reason record करती है. Audit log school के CA या management committee की quarterly review के लिए export किया जा सकता है।
हमारे existing ERP या Excel से migrate करने में कितना time लगता है?
Starting point के हिसाब से 3-14 दिन. Major Indian school ERP (Fedena, Entab, Campus) से: 3-7 working days. Excel से: 5-10 working days. Paper register से: 10-14 working days. हम school year के दौरान migrate करते हैं — dashboard आपके closing register से day 1 पर rupee तक match करता है, और आप पुराने system को 30 दिन तक safety net की तरह read-only रख सकते हैं।
Fee data कहाँ host है? क्या यह DPDP Act 2023 compliant है?
सारा data India-based servers में Mumbai में host है, transit (TLS) और rest में encrypted. Inkwelly DPDP Act 2023 से aligned है — including parent-as-data-principal model जो K-12 के लिए required है. हर parent अपने बच्चे का data parent app से access, correct और erase करवा सकते हैं. कोई student या fee data India से बाहर कभी नहीं जाता।
क्या parents WhatsApp से directly pay कर सकते हैं?
हाँ. Fee invoice WhatsApp message के रूप में payment link के साथ जाती है; parent tap करते हैं, parent app खुलती है, head-wise breakdown देखते हैं, UPI QR scan करते हैं या gateway flow complete करते हैं — receipt PDF 5 second में app में आ जाती है. कोई अलग parent ERP login नहीं, कोई email-only fallback नहीं।
क्या Inkwelly K-12 schools के लिए fee heads पर GST सही handle करता है?
हाँ. हर fee head की अपनी GST/HSN configuration होती है. Indian GST Act के तहत K-12 tuition exempt है; Inkwelly exemption automatically apply करती है और receipts व reports पर सही HSN codes emit करती है. Ancillary heads जो GST-applicable हैं (school द्वारा बेची जाने वाली uniforms, applicable hostel mess) पर system tax compute और report करती है. जिन schools के पास अपना GSTIN है उन्हें monthly GSTR-1-ready export मिलता है।
हमारे पास state government schemes के तहत EWS / minority quota students हैं. क्या वो RTE से अलग handle होते हैं?
हाँ. RTE Section 12(1)(c) central scheme है. State-level EWS, minority और SC/ST scholarship schemes का अपना claim cycle होता है — Inkwelly का Scholarship module हर एक को अलग scheme के रूप में support करता है, अपने budget, approval workflow और donor (state government, NSP, district education office) के साथ. हर बच्चे के against multiple stacked schemes record हो सकती हैं — कोई double-counting नहीं।
क्या school accountant Tally में export कर सकते हैं?
हाँ. Day की receipts Tally Prime में standard Voucher format में mapped GL codes per fee head के साथ export होती हैं. Export job daily चलता है; accountant download करके 5 minute से कम में Tally में import कर लेते हैं. जो schools Tally use नहीं करते, उनके लिए Zoho Books और Marg के equivalent exports available हैं।
Cheque bounce होने पर क्या होता है? क्या bounce charges automated हैं?
हाँ. Accountant Cheque Pipeline में cheque को Bounced mark करते हैं, system receipt reverse करती है, configured bounce charges (typical: ₹500-1000) student account में add करती है, और bounce notice के साथ parent को WhatsApp भेजती है. Parent parent app में नया outstanding amount देखते हैं और किसी भी और mode से pay कर सकते हैं. Audit log में bounce reason, bank का return memo (अगर upload किया हो), और action history रहती है।
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30 मिनट का डेमो। आपके मौजूदा ERP को आपके साथ खोलकर, कॉल पर ही आपका डेटा Inkwelly में लोड करते हैं। कॉल ख़त्म होते-होते एक तय तारीख़ का गो-लाइव प्लान आपके हाथ में।