Payroll चलाएँ, panic नहीं। TDS, EPF, ESI, Form 16 — सब built-in।
हर teacher और staff member की monthly salaries चलाने का एक module — TDS deductions, EPFO ECR files, ESI challans, Professional Tax slabs, Form 16 generation, arrears, loans और full-and-final settlements के साथ। उसी तरह से जैसे भारतीय schools actually pay करते हैं।
आज ज़्यादातर भारतीय स्कूल payroll कैसे चलाते हैं
Accountant पिछले महीने का salary register खोलता है, rows को नई Excel sheet में copy करता है, new joiners, increments, leave-without-pay, late marks, loan deductions के लिए manually adjust करता है, और 'sir ने कहा है music teacher को ₹2,000 का special allowance इस महीने add करो' भी add करता है। Office assistant जो separate notebook में attendance register maintain करता है, उससे cross-check करता है। EPFO consultant को WhatsApp पर call करता है क्योंकि ECR file generator काम नहीं कर रहा। TDS calculations के लिए Computax run करता है। 53 payslips print करता है, हर एक पर sign करता है, principal को counter-signature के लिए देता है, और फिर bank file upload नहीं होती क्योंकि एक IFSC code में typo है।
ज़्यादातर भारतीय स्कूलों में हर salary cycle इसी तरह end होता है — 20 hours का manual work, 3 अलग software tools, 2 consultants, और एक mistake से EPFO 14B notice या TDS default से दूरी — जो school को 6 महीने बाद पता चलेगा जब Form 26AS reconcile नहीं होगा।
Cost wo 20 hours नहीं हैं। Cost है ₹50,000 का EPFO penalty delayed challan के लिए। वो accountant जो quit कर देता है क्योंकि हर महीना fire drill होता है। वो teacher जिसे 3 महीने arrears नहीं मिलते क्योंकि किसी को back-compute करना नहीं आता। वो audit query जो October में May में issue किए Form 16s के बारे में आती है।
हमने इसके बजाय क्या बनाया
Inkwelly का Employee Payroll module एक complete, statutory-compliant payroll engine है — जो specifically भारतीय स्कूलों के teachers और staff को pay करने के तरीके के लिए designed है। यह किसी generic Indian payroll tool को schools के लिए repurpose नहीं है, और न ही वो school ERP है जिसने afterthought के तौर पर payroll सीखी। यह specific intersection है — ground up से built।
यह समझता है कि आपके salary structure में Basic, DA, HRA, Conveyance, Special Allowance, और 'Saturday class incentive' है जो teacher के हिसाब से vary करता है। यह समझता है कि CBSE school के लिए 7th Pay Commission apply हो सकता है या नहीं — इस पर depend करता है कि आप aided हैं या नहीं। यह समझता है कि आपका accountant payslips specific letterhead पर print करता है। यह समझता है कि EPFO ECR files को एक specific format में accept करता है, ESI challans हर महीने की 15 तारीख तक due होते हैं, और Professional Tax slabs Maharashtra, Karnataka, West Bengal और Telangana के लिए अलग हैं।
यह वो moments भी समझता है जब ज़्यादातर payroll systems break होते हैं — जिस दिन teacher mid-month resign करती है, जिस दिन last 6 months के DA arrears process करने हैं, जिस दिन 5 EMIs में loan advance deduct करना है, जिस दिन 31 May को Form 16 generation due है और principal shaadi में है।
सबसे ज़रूरी — यह हर salary को Employee Information module से tie करता है — तो bank details, PAN, UAN, qualifications और joining dates payroll में automatically flow करते हैं। कोई double entry नहीं। कोई mismatched IFSC codes नहीं।
Highlights
- **Monthly payroll run** किसी भी staff count के लिए — teaching, non-teaching, admin, support — cut-off से bank file 30 minutes के अंदर, statutory deductions और payslip generation के साथ।
- **TDS computation** Section 192 के तहत — old और new tax regimes दोनों, FY 2025-26 slabs, standard deduction, Section 80C, 80D, 24(b) deductions, HRA exemption logic, और quarter-wise Form 24Q output TRACES के लिए ready।
- **EPF compliance** end-to-end — UAN management, monthly ECR file (Electronic Challan-cum-Return) generation EPFO format में, Form 11, Form 5, Form 10, Form 3A और Form 6A inputs, employer plus employee 12% contributions, EPS bifurcation।
- **ESI compliance** — staff जो wage threshold के नीचे हैं उनके लिए 0.75% employee + 3.25% employer contributions, monthly ESI challan generation, half-yearly return inputs, IP number tracking।
- **Professional Tax** हर PT-applicable state के across — Maharashtra, Karnataka, West Bengal, Andhra Pradesh, Telangana, Gujarat, Madhya Pradesh, Tamil Nadu, Kerala, Odisha, Assam, Sikkim — state-specific slabs और remittance schedules के साथ।
- **Investment declarations** हर employee के लिए — Section 80C (PPF, ELSS, LIC, principal repayment), 80D (medical insurance), 80E, 80G, 80TTA, 24(b) home loan interest, HRA city tier — digitally captured proof uploads के साथ।
- **Form 16 और Form 16A** generation year-end पर — TRACES-compatible PDF output, Part A और Part B, digitally signable, school letterhead पर email या print के लिए ready।
- **Arrears, loans, advances, और full-and-final settlements** — rare-but-critical transactions जो ज़्यादातर school payroll break करती हैं, first-class workflows के तौर पर audit trails के साथ modelled।
- **Pay periods, salary structures और salary grades** per school configurable — आपका basic-DA-HRA structure, grade-wise minimums, custom components — बिना code लिखे।
- **India में hosted** (Mumbai), **DPDP Act 2023 ready**, role-based access, full audit log, और soft-delete restore — क्योंकि salary data आपके school का सबसे sensitive data है।
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एक module में वो सब जो भारतीय school payroll को actually चाहिए
ज़्यादातर generic payroll tools salary calculation और statutory deductions cover करते हैं। यह करीब 40% है उसका जो school accountant एक महीने में actually करता है। बाकी सब — back-dated DA hike के लिए arrears, नेक्स्ट महीने की salary के against advance चाहने वाले teacher, 17 तारीख को resign करने वाले teacher के लिए F&F, deadline 31 January होने पर investment declaration revision — वहीं ज़्यादातर tools आपको Excel पर वापस force करते हैं।
हमने हर एक को module के first-class हिस्से के तौर पर बनाया। 12 interconnected pieces, सब एक staff record, एक salary structure, एक set of statutory rules share करते हैं।
Pay Periods
Monthly payroll cycles cut-off dates, attendance windows, run status (Draft, Calculated, Approved, Disbursed), headcount और total disbursement के साथ। Closed period को corrections के लिए reopen करें; हम audit trail rakhte hain।
Salary Structures
CTC वैसे बनाएँ जैसे आपका school structure करता है — Basic, DA, HRA, Conveyance, Special Allowance, Children Education Allowance, custom components। Percentage-based components के लिए formulae define करें।
Salary Components
Earnings, deductions, reimbursements, perquisites, employer contributions। हर component Income Tax Act के तहत taxability, PF eligibility, ESI eligibility और payslip पर display के लिए configured।
Salary Grades
Grade-wise pay matrices minimums, maximums, increment cycles के साथ। State-aided schools जो 7th Pay Commission grades follow करते हैं, या private schools जो अपनी grade structure run करते हैं, दोनों के लिए useful।
TDS
Section 192 TDS computation FY 2025-26 के लिए old और new tax regimes के साथ। Standard deduction, Section 80C, 80D, 24(b), HRA exemption, LTA, savings interest। Quarter-wise Form 24Q TRACES के लिए ready।
EPF / ECR Files
Monthly Electronic Challan-cum-Return file EPFO format में, UAN database के against validated, employer 12% (3.67% EPF + 8.33% EPS) और employee 12% bifurcation के साथ। Form 11, Form 5, Form 10 inputs included।
ESI Challans
Wage threshold के नीचे staff के लिए monthly ESI challan — 0.75% employee + 3.25% employer contributions, IP-number tracking, half-yearly return inputs। ESIC portal format के हिसाब से generated।
Professional Tax
हर applicable state के लिए state-wise PT slabs — Maharashtra, Karnataka, West Bengal, Andhra Pradesh, Telangana, Gujarat, Madhya Pradesh, Tamil Nadu, Kerala, Odisha, Assam, Sikkim। Monthly या annual remittance — जो state चाहे।
Investment Declarations
हर employee के लिए digital declarations — Section 80C (PPF, ELSS, LIC, principal repayment), 80D, 80E, 80G, 80TTA, Section 24(b) home loan interest, HRA city tier — proof uploads, deadline reminders, और revision workflow के साथ।
Arrears
DA hikes, increment revisions, 7th Pay Commission arrears, retrospective component additions के लिए back-pay। Past pay periods के across computed, Section 89(1) relief के हिसाब से taxed, अगले run में paid।
Loans & Advances
Salary advances, festival advances, education loans, vehicle loans — EMI scheduling, applicable interest calculation, monthly salary से automatic deduction, balance tracking till closure के साथ।
Full & Final Settlement
Resignation या termination पर — pro-rata salary, leave encashment, gratuity (Payment of Gratuity Act 1972), notice pay या recovery, loan recovery, final TDS true-up, F&F payslip और statement।
Inkwelly में modelled पूरा payroll lifecycle
School payroll run 'click run, get salaries' नहीं है। यह dependent steps का sequence है — हर एक वो जगह है जहाँ ज़्यादातर tools या तो manual workaround force करते हैं या completely break होते हैं। हमने हर step को first-class workflow के तौर पर model किया — status tracking, role-based approval, और full audit visibility के साथ।
Pay periods — हर payroll cycle की spine
हर salary month Inkwelly में एक Pay Period है — defined start date, end date, attendance cut-off, expected headcount और target disbursement window के साथ। Period Draft → Calculated → Reviewed → Approved → Disbursed → Closed states के through move करता है, और हर state पर, सही roles सही चीज़ें देखते हैं।
आपका HR coordinator Employee Information से attendance summary import करता है। Accountant calculations run करता है, arrears या loan deductions apply करता है, और approval के लिए submit करता है। Principal review करता है और sign off करता है। Bank file generate होती है और bank के corporate portal पर upload होती है। Payslips हर staff member के registered email पर emailed होते हैं। हर step audit log में lekha जाता है — timestamps और user identifiers के साथ — तो जब inspector या auditor पूछता है 'November payroll किसने approve किया?', आपके पास seconds में answer होता है।
Salary structures और grades — आपका CTC, आपके हिसाब से
Indian school salary structures standardised नहीं हैं। Bangalore का CBSE private school Basic + DA + HRA + Conveyance + Special Allowance + Internet Reimbursement pay करता है। UP का state-aided school 7th Pay Commission grade pay structure follow करता है। Lucknow का budget school flat figure pay करता है PF carve out के साथ। Inkwelly तीनों को handle करता है।
Apne salary components एक बार define करें। हर component Income Tax Act के तहत taxability, PF eligibility, ESI eligibility के लिए mark करें। Components को formulae के साथ combine करके salary structures build करें (₹15,000 Basic, Basic का 50% DA, Basic का 40% HRA, ₹1,600 fixed Conveyance, balance Special Allowance जो ₹40,000 CTC तक पहुँचाए)।
Structures को salary grade (PGT-1, TGT-2, PRT-3) के हिसाब से apply करें या per teacher override करें। Increments, revisions, mid-year changes — सब tracked, सब auditable।
Run pipeline — calculation से bank file तक
जब accountant Pay Period पर 'Run' click करता है, Inkwelly deterministic pipeline execute करता है — हर महीने, एक ही order में। पहले, Employee Information से attendance import होती है: present days, half-days, late marks, leave-without-pay days। दूसरे, salary structures per teacher apply होते हैं — gross earnings compute करने के लिए। तीसरे, arrears, loan EMIs, special transactions add होते हैं। चौथे, TDS Section 192 के तहत monthly compute होता है — year-to-date logic से। पाँचवें, EPF, ESI और Professional Tax calculate और deduct होते हैं। छठवें, net pay finalise होती है।
हर step logged है। हर calculation drill करके देखा जा सकता है — teacher की net pay पर click करें, पूरी computation tree देखें, हर component, हर deduction, हर formula, हर override। No black box। No 'humein payroll vendor ko email karna padega'।
Approval workflow — principal की signature, digitised
Indian schools में, payroll कभी principal की approval के बिना disburse नहीं होती। हमने उस approval को native, fast, और auditable बनाया। Accountant calculated run submit करता है; principal एक review screen देखता है — total disbursement, headcount, exceptions (कोई जो last month के 1.5x कमा रहा है, कोई जिसकी net pay negative है, कोई जिसकी bank details missing हैं), variance vs previous run।
Principal एक click में approve कर सकता है, comment के साथ changes request कर सकता है, या sign करने से पहले individual teacher की payslip पर drill कर सकता है। हर approval timestamped, IP-logged, और user account से tied। जब accountant auditor को बोलता है 'principal sahab ne sign kiya tha', audit log proof है।
Statutory compliance, जिस तरह भारतीय payroll actually काम करती है
Wo payroll module जो EPFO ECR file generate नहीं करता, payroll module नहीं है। Wo payroll module जो Section 192 TDS दोनों regimes में correctly compute नहीं करता, Indian payroll के लिए नहीं बना। Wo payroll module जो state के हिसाब से Professional Tax slabs handle नहीं करता, India के लिए नहीं बना।
हमने हर statutory deduction, हर challan, हर return, हर form बनाया — Indian government portals (EPFO Member Portal, ESIC Portal, TRACES, state PT departments) की exact specifications के हिसाब से। Deadline आती है, file ready है। Inspector आता है, records reconcile होते हैं। Audit आती है, proof on file है।
TDS under Section 192 — दोनों regimes, हर slab
Income Tax Act 1961 की Section 192 के तहत salary पर Income Tax compute होता है। Finance Act 2023 ने new tax regime को FY 2023-24 से default बनाया, employees को old regime elect करने का option diya। Inkwelly दोनों handle करता है — employee level पर, school level पर, employee के declaration change करने पर recalculated।
हम TDS monthly year-to-date method से compute करते हैं — annual income project, applicable exemptions और deductions apply, annual tax compute, remaining months से divide। Standard deduction ₹50,000 (या ₹75,000 new regime में FY 2024-25 से) automatically apply होता है। Section 80C investments ₹1.5 lakh तक, Section 80D medical insurance, Section 24(b) home loan interest ₹2 lakh तक, Section 80E education loan interest, HRA exemption (actual HRA, rent paid minus 10% of basic, 50% of basic for metros में से lower) — सब factored।
Quarter-wise Form 24Q TRACES-compatible format में generate होता है — सारे challan details, deductee details, और salary annexure के साथ। Year end पर, Form 16 Part A और Part B हर employee के लिए generate होते हैं।
EPF — wo ECR file जो EPFO portal accept करता है
Employees' Provident Fund Organisation हर employer जिसके 20+ employees हैं, monthly Electronic Challan-cum-Return (ECR) file की demand करता है — EPFO Member Portal पर upload होने वाली fixed-format text file जो PF contribution challan drive करती है। ज़्यादातर schools external consultants use करते हैं क्योंकि उनका ERP ECR right format में generate नहीं कर पाता। Inkwelly इसे natively करता है।
हर staff member जिसका UAN है, हम employer 12% (3.67% EPF + 8.33% EPS में split, EPS ₹15,000 wage ceiling तक capped), employee 12%, और admin charges (0.5% EPF Administration, 0.5% EDLI) compute करते हैं। ECR file EPFO format में produce होती है — Member ID, UAN, Gross Wages, EPF Wages, EPS Wages, EDLI Wages, NCP Days, Refund of Advance — UAN format, Aadhaar seeding status, और active membership के लिए validated।
Form 11, Form 5, Form 10, Form 3A, Form 6A inputs ज़रूरत पर generate होते हैं।
ESI — wage threshold के नीचे staff के लिए challans
Employees' State Insurance वो staff cover करता है जो wage threshold के नीचे कमाते हैं (फिलहाल ₹21,000 per month, ₹25,000 persons with disabilities के लिए) — ज़्यादातर helpers, drivers, conductors, junior office staff और कुछ non-teaching staff। Employee (0.75%) और employer (3.25%) contributions gross wages से deducted होते हैं और अगले महीने की 15 तारीख तक remit होते हैं।
Inkwelly eligible staff को automatically identify करता है monthly wages के basis पर, दोनों contributions compute करता है, और monthly ESI challan ESIC portal format में generate करता है। IP (Insured Person) numbers per employee tracked। Half-yearly returns (April-September और October-March) inputs ESIC Portal पर filing के लिए generate होते हैं।
जब staff member की wages threshold mid-year पार करती हैं, ESI contribution period end होने तक चलतe है — हम transition automatically handle करते हैं, contributions गलत महीने में नहीं रुकतीं।
Professional Tax — हर state, हर slab
Professional Tax state-level levy है जिसके slabs, exemptions, और remittance schedules हर state में completely अलग हैं। Maharashtra में operate करने वाला school Maharashtra State Tax on Professions Act 1975 के तहत ₹2,500 per year per employee तक deduct करता है। Karnataka में school Karnataka Tax on Professions Act 1976 follow करता है — apnu slab structure के साथ। West Bengal, Andhra Pradesh, Telangana, Gujarat, Madhya Pradesh, Tamil Nadu, Kerala, Odisha, Assam और Sikkim — हर एक के अपने हैं।
Inkwelly हर PT-applicable state के लिए pre-configured slab structures ship करता है। हर school की location decide करती है कि कौनसा slab apply होगा। Female employees कुछ states में exempt हैं (Karnataka में ₹50,000 monthly तक), senior citizens दूसरों में। हम ये exemptions natively model करते हैं। Monthly PT deduction payslip पर दिखती है; remittance schedule (state के हिसाब से monthly, quarterly, या annual) compliance calendar पर।
Multi-school trusts जो states के across operate करते हैं, correctly handle होते हैं — हर school अपने state के हिसाब से deduct करता है, trust level पर consolidated reporting के साथ।
Investment Declarations — digital, deadline-aware, revision-friendly
TDS correctly compute करने के लिए, हर employee को financial year के शुरू में अपनी planned investments declare करनी चाहिए — Section 80C (PPF, ELSS, LIC premiums, home loan principal repayment, tuition fees), Section 80D (medical insurance for self and parents), Section 80E (education loan interest), Section 80G (donations), Section 80TTA (savings interest), Section 24(b) (home loan interest ₹2 lakh तक), HRA (city tier के लिए rent paid)।
Inkwelly हर declaration digitally capture करता है — employee employee portal /e/<id> पर login करती है, अपनी declarations enter करती है, proofs upload करती है (LIC receipt, PPF passbook, rent agreement, medical insurance receipt)। Accountant review करता है और approve करता है। TDS calculation immediately new declarations reflect करती है।
दो critical features जो koi spreadsheet offer नहीं कर सकती: deadline reminders 31 January से पहले automatically push होते हैं (current FY के लिए proof submission की deadline); और revisions audit trail create करती हैं — जब employee March में ₹50,000 ELSS investment add करती है, system record करता है कि किसने क्या बदला, कब, और remaining months के लिए TDS recompute करता है।
Form 16 — generated, signed, sent
Income Tax Act की Section 203 के तहत, हर employer जो salary पर TDS deduct करता है, अगले financial year की 15 June तक हर employee को Form 16 issue करना चाहिए। Part A TRACES (TDS Reconciliation Analysis and Correction Enabling System portal) से download होता है। Part B salary annexure है — gross salary, exemptions, deductions, tax payable, tax deducted, refund या balance।
Inkwelly Form 16 Part B TRACES-compatible format में generate करता है, TRACES से download किए Part A के साथ merge के लिए ready, और final PDF per employee produce करता है। PDF principal या trustee द्वारा digitally signed हो सकता है, या school letterhead पर print करके physically signed।
Form 16A (non-salary TDS के लिए, e.g., contractor payments, audit fees) भी generate होता है जहाँ applicable हो। दोनों एक click में हर staff member के registered email पर bulk emailed हो सकते हैं। 14 June को 'sir, mujhe Form 16 nahi mila' नहीं।
“पहले हर महीने हमें 20 hours लगते थे salary close करने में। अब 30 minutes में हो जाता है, और Form 16 तो एक click पे बन जाता है।”
Inkwelly vs Excel + Tally + EPF consultant
Monthly run के आगे — wo moments जब payroll actually break होता है
ज़्यादातर payroll tools routine month handle करते हैं। Exceptional months — last 6 months के DA arrears, festival advance चाहने वाला teacher, 17 तारीख को resign करने वाला teacher — वहीं ज़्यादातर schools Excel पर वापस end up होते हैं। हमने हर एक को first-class workflow के तौर पर model किया।
Arrears — back-pay, correctly computed
DA January से retrospectively revise हुई, और अब June है। 6 महीने के arrears pay करने हैं। Inkwelly का Arrears workflow affected past pay periods के salaries recompute करता है (Closed periods read-only होते हैं; arrears उनके against compute होती हैं reopen किए बिना), differential aggregate करता है, Section 89(1) relief apply करता है अगर employee elect करे — tax impact spread करने के लिए, और arrears amount अगले pay period में one-time component के तौर पर add करता है।
Payslip clearly arrears component, period jis पर apply होता है, tax impact (Section 89(1) relief के साथ या बिना), और final net pay दिखाता है। Form 24Q relevant quarter में arrears correctly reflect करता है। जब employee पूछती है 'is mahine net pay zyada kyu hai?', payslip explain करती है — accountant को separate email लिखने की ज़रूरत नहीं।
Loans और Advances — modelled, hacked नहीं
Schools regularly teachers को salary advances, festival advances, education loans, और vehicle loans extend करते हैं। ज़्यादातर ERPs में, यह 'one-time deduction' बन जाती है जिसे accountant को हर महीने apply करना याद रखना पड़ता है। Inkwelly में, Loan या Advance first-class entity है principal, interest rate (अगर koi), EMI schedule, start period, end period, और outstanding balance के साथ।
जब loan disburse होतe है, principal amount us mahine की payslip पर non-taxable receipt के तौर पर दिखता है (या separate disbursement note)। EMIs monthly salary से closure तक auto-deduct होते हैं। Accountant prepay, restructure, या write off कर सकता है — हर event logged। Dashboard पर Outstanding Ledger card school की total loan exposure एक nazar में दिखाता है।
Full and Final Settlement — हर component, कोई missed नहीं
Teacher 17 तारीख को resign करती है। F&F compute करना है — 17 दिन की pro-rata salary, unused privileged leave के लिए leave encashment, gratuity अगर उसने 5 साल पूरे किए हैं (Payment of Gratuity Act 1972), notice pay या recovery, outstanding loan balance का recovery, year-to-date income के against final TDS true-up, और clear F&F statement जिस पर वो sign करती है।
Inkwelly का F&F workflow हर component handle करता है। Pro-rata salary partial month की attendance के against compute होती है। Leave encashment Leave Management के latest leave balance से। Gratuity 15 days' Basic + DA per completed year of service, Gratuity Act के तहत ₹20 lakh तक capped। Notice pay recover होता है अगर employee notice period से पहले leave करती है; या school waive करता है तो paid out। Outstanding loan principal recover होता है। TDS true up होता है तो year-end Form 16 final settlement reflect करता है।
F&F statement digitally sign या school letterhead पर print होता है, Employee Information profile में archive होता है, और staff record Resigned status पर move करता है — हर detail future reference checks के लिए file पर rakhte hain।
India के लिए बना — हर state, हर board, हर school size
Indian school payroll एक problem नहीं है। सैकड़ों छोटी problems compounded हैं — अलग state PT, अलग boards के DA structures, अलग trust governance models, अलग bank file formats। हमने US payroll engine पर thin layer नहीं बनाया। हमने India की payroll bottom up से बनाई।
Statutory और state-specific support
- **Income Tax (Section 192)** — old और new tax regimes, FY 2025-26 slabs, standard deduction, full Section 80C/80D/24(b)/80E/80G/80TTA support, HRA exemption logic, Section 89(1) relief on arrears।
- **EPF/EPFO** — UAN management, monthly ECR file, Form 11/5/10/3A/6A inputs, EPS bifurcation ₹15,000 wage ceiling तक, EDLI, Admin charges, employee voluntary contribution।
- **ESI/ESIC** — wage threshold के basis पर automatic eligibility, monthly challan, half-yearly return inputs, IP number tracking, contribution period transitions handled।
- **Professional Tax** — Maharashtra, Karnataka, West Bengal, Andhra Pradesh, Telangana, Gujarat, Madhya Pradesh, Tamil Nadu, Kerala, Odisha, Assam, Sikkim — state-specific slabs, exemptions और remittance schedules के साथ।
- **Gratuity** — Payment of Gratuity Act 1972 — 15 days' Basic+DA per year of service, ₹20 lakh cap, F&F पर computation।
- **Bonus** — Payment of Bonus Act 1965 — 8.33% minimum से 20% maximum allocable surplus के basis पर, eligible employees identified, separate run के तौर पर paid।
- **Leave Encashment** — resignation/retirement पर earned leave encashment, Section 10(10AA) के हिसाब से taxability।
- **Form 16, Form 16A, Form 24Q** — TRACES-compatible quarterly Form 24Q, year-end Form 16 Part A + Part B, non-salary TDS के लिए Form 16A।
- **7th Pay Commission** support state-aided schools के लिए — grade pay matrix, level-wise increments, dearness allowance revisions pay periods के across tracked।
- **Multi-school / multi-state trusts** — हर school अपने state और rules के हिसाब से deduct करता है; trust level पर consolidated reporting।
Multi-school trusts और group institutions
ज़्यादातर Indian school groups single trust के तहत multiple states के across operate करते हैं — Maharashtra branch, Karnataka branch, Delhi branch। हर school की अपनी staff list, अपने salary structures, अपना state PT, अपना ESI region होता है। पर trust treasurer consolidated salary expense, total TDS deposited, और single Form 24Q चाहता है।
Inkwelly इसे natively handle करता है। हर school अपने payroll runs sahi state-specific rules के साथ operate करता है। Trust dashboard हर school का disbursement, TDS, EPF और ESI contributions, और outstanding loan balance roll up करता है। Form 24Q per TAN file होता है — अक्सर TDS के लिए per school एक TAN, पर दोनों तरह से supported। EPFO और ESIC filings per school (हर school का अपना establishment code)।
Access control per school — Mumbai accountant Bangalore salaries नहीं देख सकता; trustee दोनों देख सकता है। एक platform, हर school, fully isolated।
Inkwelly vs generic school ERPs
Wo salary signals जो principal actually चाहता है
एक payroll tool का काम salaries run करना है। एक great payroll tool का काम यह है कि principal को — एक nazar में, हर Friday सुबह — exactly बताए कि school की salary health कैसी है, risks कहाँ हैं, और next week क्या due है। हमने उस conversation के लिए dashboard बनाया, run के लिए नहीं।
Dashboard पर आप क्या देखेंगे
- **Hero KPIs** — current month gross, net, deductions; YTD totals; staff count; average CTC; variance vs last month।
- **Current Run Pipeline** — in-flight payroll lifecycle के किस stage पर है (Draft, Calculated, Reviewed, Approved, Disbursed); क्या block कर रहा है।
- **Compliance Calendar** — TDS challan due dates, EPF challan due, ESI challan due, PT remittance due, Form 24Q quarterly filing, Form 16 issue, half-yearly ESI return — urgency के हिसाब से colour-coded।
- **Payment Health** — bank file generated, uploaded, transactions successful, transactions failed (with retry), pending payments।
- **Outstanding Ledger** — total loans outstanding, advances outstanding, recoveries due, F&F pending।
- **Payroll Trend Chart** — last 12 months का gross, net, headcount, average CTC। Drift question बनने से पहले identify करें।
- **People Movement** — इस महीने के new joiners first-payroll status के साथ, leavers F&F status के साथ, mid-month corrections।
- **Salary Structure** — grades, components, structures के across staff distribution। Benchmarking और HR planning के लिए useful।
- **YTD Snapshot** — total disbursement YTD, total TDS deposited YTD, total EPF deposited YTD, total ESI deposited YTD।
- **Exceptions** — कोई जिसकी net pay negative, missing PAN, missing UAN, missing bank details, last month से abnormal variance — disbursement से पहले।
- **Activity Feed** — payroll module पर last 50 actions — किसने calculate किया, किसने approve किया, किसने reopen किया, किसने disburse किया।
- **Compliance Card** — हर statutory deduction के लिए green/amber/red signal, इस period और YTD।
Payroll baqi Inkwelly से कैसे connect होता है
Payroll silo नहीं है। यह Employee Information (आप किसको employ करते हैं), Employee Attendance (वो कितना काम करते हैं), Leave Management (वो कब अनुपस्थित थे) और IAM Permissions (कौन क्या देख सकता है) की financial expression है। इनमें किसी में change अगले payroll run में automatically flow करता है।
एक staff record। एक source of truth।
Employee Information master record rakhta hai — bank details, PAN, UAN, joining date, salary structure assignment। Payroll इसे हर run पर padhta hai; कोई double entry नहीं, कोई IFSC typos नहीं। [Employee Attendance] present days, half-days, late marks, leave-without-pay days feed करता है। Leave Management approved leaves feed करता है। IAM Permissions ensure करता है कि accountant gross pay dekhe, principal totals dekhe, teacher सिर्फ अपनी payslip dekhe।
जब teacher का department Employee Information में change होता है, payroll में उसका access उसी हिसाब से change होता है। जब attendance महीने के लिए finalise होती है, payroll calculation available होती है। जब principal Payroll में run approve करता है, payslips teacher के Employee Portal /e/<id> पर available होते हैं। एक change, हर module update।
Migration — अपना existing payroll ले आइए
ज़्यादातर schools हमारे पास already payroll run करते हुए आते हैं — Tally, GreyTHR, Zoho Payroll, Razorpay Payroll, या in-house Excel macro जो 2014 में किसी accountant ने बनाया था और 14 बार edit हो चुका है। Migration wo हिस्सा है जिससे schools डरते हैं, इसलिए हम उसे own करते हैं। पहले 50 staff records के लिए free, on us।
Excel + Tally से
ज़्यादातर भारतीय स्कूल जो Excel + Tally पर payroll चलाते हैं, उनके YTD salary registers, statutory deduction summaries, और Form 16 archives folders, sub-folders, और accountant laptops के across spread हैं। हमें current FY का salary register, last quarterly Form 24Q, और latest ECR file भेजें। हम आपके salary components Inkwelly components पर map करते हैं, आपके bank file के against validate करते हैं, और YTD figures load करते हैं — तो अगले महीने का run seamlessly continue हो। TDS YTD computations consistent रहती हैं। Year-end पर Form 16 पूरे FY को cover करता है — Inkwelly + pre-Inkwelly months।
GreyTHR, Zoho Payroll, Razorpay Payroll, Keka से
हमने ज़्यादातर major Indian payroll tools से schools migrate किए हैं। अपने salary structures, employee master, YTD figures, investment declarations, loans outstanding, और TDS computation उनके standard formats में export करें — हम हर field Inkwelly पर map करते हैं। ज़्यादातर schools 2 हफ्तों के अंदर live होते हैं — आपके पिछले महीने के data के against parallel-run validation भी शामिल (zero deviation को confirm करने के लिए)। Cutover के बाद, आप 2 systems के लिए pay करना बंद कर देते हैं।
अपने school का payroll 30 minutes में end-to-end चलता देखें
Demo पर last महीने का salary register लाइए। हम call के दौरान आपके salary structures, components, और statutory rules setup करेंगे, और आपके real data पर sample payroll run करेंगे। End तक, आप exactly देखेंगे कि Inkwelly वो करता है जो आपका current system नहीं करता।
“वो school payroll system जो EPFO ECR file generate नहीं करता, payroll system नहीं है। वो school payroll system जो arrears पर Section 89(1) handle नहीं करता, India के लिए नहीं बना। हमने दोनों बनाए — क्योंकि हर Indian school accountant एक या दूसरे की absence से जल चुका है।”
Inkwelly के अंदर एक Indian school payroll run actually कैसे दिखता है
5 screenshots, real flow, कोई marketing collage नहीं। जिस moment accountant cut-off date set करता है से लेकर bank file generate होने और payslips email होने तक।
Monthly run, end to end
Inkwelly vs imported global HR/payroll tools
Employee Payroll के साथ क्या-क्या included है
- Unlimited monthly payroll runs किसी भी staff count के लिए।
- Salary structures, components, grades — per school fully configurable।
- TDS computation Section 192 के तहत, दोनों regimes, quarterly Form 24Q के साथ।
- EPF compliance — UAN management, monthly ECR file, Form 11/5/10/3A/6A inputs।
- ESI compliance — monthly challan, half-yearly return inputs, IP-number tracking।
- हर PT-applicable state के लिए Professional Tax state-specific slabs के साथ।
- Investment declarations deadline reminders और proof uploads के साथ।
- Form 16 और Form 16A generation, TRACES-compatible PDFs।
- Section 89(1) relief के साथ Arrears, EMI scheduling के साथ loans/advances, हर statutory component के साथ full and final settlements।
- Multi-school / multi-state trust support per-school rules और consolidated trust roll-up के साथ।
- Migration — Excel, Tally, GreyTHR, Zoho Payroll, Razorpay Payroll, Keka से।
- India में hosted (Mumbai), DPDP Act 2023 ready, role-based access, full audit log।
30 minutes में payroll चलाने के लिए तैयार हैं, हर महीने?
Demo book करें। Last महीने का salary register लाइए। हम call के दौरान आपके school की payroll structure live setup करेंगे और दिखाएँगे कि अगला महीना कैसा दिखेगा — TDS, EPF, ESI, Form 16, सब कुछ।
अक्सर पूछे गए सवाल
12 सवालक्या Inkwelly दोनों old और new tax regimes में TDS compute करता है?
Yes। Section 192 TDS FY 2025-26 के लिए दोनों old और new tax regimes में monthly compute होता है। Choice per-employee है — हर staff member /e/<id> पर employee portal के through अपना regime elect करती है। System सही slabs apply करता है, standard deduction (₹50,000 old / ₹75,000 new), और applicable Section 80C/80D/24(b)/80E/80G/80TTA deductions। Year-to-date computation ensure करती है कि हर महीने sahi amount deduct हो, year-end true-up Form 16 issue पर होता है।
क्या यह EPFO ECR file generate कर सकता है?
Yes — natively, EPFO Member Portal जो exact format accept करता है उसमें। हम employer 12% (3.67% EPF + 8.33% EPS, EPS ₹15,000 wage ceiling पर capped), employee 12%, EDLI, EPF Admin compute करते हैं, और monthly Electronic Challan-cum-Return file upload के लिए ready produce करते हैं। UAN EPFO database के against validated। Form 11, Form 5, Form 10, Form 3A और Form 6A inputs साथ में generate होते हैं।
Wage threshold के नीचे staff के लिए ESI का क्या?
Inkwelly current wage threshold (₹21,000 per month, ₹25,000 persons with disabilities के लिए) के basis पर eligible staff को automatically identify करता है, employee 0.75% और employer 3.25% contributions compute करता है, और monthly ESI challan ESIC जो format accept करता है उसमें generate करता है। Half-yearly return (April-September और October-March) inputs ESIC portal पर filing के लिए produce होते हैं। IP numbers per employee tracked।
क्या यह अलग states के across Professional Tax handle करता है?
Yes। Inkwelly हर PT-applicable Indian state के लिए pre-configured PT slabs ship करता है — Maharashtra, Karnataka, West Bengal, Andhra Pradesh, Telangana, Gujarat, Madhya Pradesh, Tamil Nadu, Kerala, Odisha, Assam, Sikkim — state-specific exemptions के साथ (e.g., Karnataka female employees ₹50,000 monthly तक) और remittance schedules (state के हिसाब से monthly, quarterly, या annual)।
क्या यह एक click में सारे teachers के लिए Form 16 generate कर सकता है?
Yes। Year-end पर, FY के दौरान TDS deduct किए गए हर employee के लिए Form 16 Part B TRACES-compatible format में generate होता है। Accountant TRACES से Part A download करता है, Part B के साथ merge करता है, और final PDF digitally sign हो सकती है या school letterhead पर print होकर bulk email हो सकती है। Form 16A non-salary TDS (contractor payments, audit fees) के लिए भी supported है।
अगर DA retrospectively revise होता है तो arrears कैसे handle होते हैं?
Past pay periods के arrears affected closed periods के salaries re-run करके compute होते हैं (उन्हें reopen किए बिना), differential aggregate करके, Section 89(1) relief apply करके अगर employee elect करे, और arrears को अगले pay period में one-time component के तौर पर add करके। Payslip clearly arrears, period, tax impact और final net pay दिखाती है। Form 24Q relevant quarter में arrears reflect करता है।
क्या यह resignation पर full और final settlement support करता है?
Yes। F&F first-class workflow है। Resignation पर, Inkwelly partial month के लिए pro-rata salary, latest leave balance के basis पर leave encashment, gratuity (Payment of Gratuity Act 1972 के तहत 15 days' Basic+DA per completed year of service, ₹20 lakh तक capped), notice pay या recovery, outstanding loan recovery, final TDS true-up compute करता है, और signature के लिए F&F statement produce करता है। Staff record Resigned status पर move करता है; full history retained।
क्या teachers अपनी payslips देख सकते हैं?
Yes। हर staff member का /e/<id> पर employee portal access है, जहाँ वो past payslips, current YTD figures, investment declarations, loan balances, leave balances, और Form 16 (जब issued) देख सकते हैं। Teachers सिर्फ अपना data देखते हैं; दूसरों की salaries access accountant और principal के लिए restricted है।
क्या यह multi-school trusts के लिए जो states के across operate करते हैं काम करता है?
Yes। हर school अपने payroll runs sahi state-specific PT, ESI region, और EPFO establishment के साथ operate करता है। Trust dashboard schools के across disbursement, TDS deposited, EPF/ESI contributions, और outstanding loans roll up करता है। Access per school है — Mumbai accountant Bangalore salaries नहीं देख सकता; trustee दोनों देख सकता है। एक platform, हर school, fully isolated।
Payroll attendance और leaves से कैसे connect होता है?
Tightly। Payroll [Employee Attendance] से finalised attendance read करता है — present days, half-days, late marks, LWP days — और Leave Management से approved leaves। Pay period calculate नहीं हो सकता जब तक attendance finalise न हो, तो stale data के against कोई payroll runs नहीं चलते। जब teacher का salary structure या department [Employee Information](/modules/employee-information) में change होता है, अगला run automatically reflect करता है।
किसी और payroll system से migrate करने पर past data का क्या होता है?
हम YTD figures import करते हैं तो FY के TDS, EPF, ESI और component-wise totals continuous रहते हैं। Investment declarations, loan balances, और leave balances load होते हैं। Year-end पर Form 16 पूरे FY को cover करता है — pre-Inkwelly months और Inkwelly months — तो आपके teachers को year के लिए एक Form 16 मिलत है, दो नहीं। Migration support पहले 50 staff records के लिए free है।
क्या salary data secure है? कहाँ hosted है?
सारा payroll data PostgreSQL पर AES-256 से at rest encrypted, in transit TLS 1.3 के साथ, Indian regions (Mumbai) में hosted। Role-based access ensure करता है कि सिर्फ accountant और principal net pay देखें; teachers सिर्फ अपनी। Per-record audit log हर view और edit capture करता है। DPDP Act 2023 compliance — consent, purpose limitation, deletion-on-request, breach notification — built in।
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