हर leave जो trust देता है — एक बार define। CL, SL, EL, Maternity — एक catalogue।
School की appointment letter में जो भी leaves promise हैं — Casual, Sick, Earned, Maternity, Paternity, Compensatory, On-Duty — सब एक page पर register करिए। Paid versus unpaid, carry-forward caps, encashment, gender eligibility, notice period, document requirement, और कौन से departments पर leave apply होती है, सब structured fields में। हर downstream allocation, application और balance इसी catalogue से flow करता है।
आज ज़्यादातर Indian schools leave types कैसे handle करते हैं
Appointment letter की leave clause कहती है 15 days CL, 10 days SL, और EL 'जैसे trust policy हो'। Office staff के पास trust circular handy नहीं। Maternity Leave clause 2018 में एक addendum से add हुई थी जिसे कोई ढूंढ नहीं पाता। New joiner head clerk से पूछती हैं कि कितने casual leaves हैं, head clerk 'शायद 15' कहती हैं, और answer 2 days गलत है क्योंकि joining October के बाद थी।
जब Hindi PGT 10 consecutive days leave apply करती हैं, office application को घूरता है। यह CL allowance में है या EL में? Trust CL + EL same spell में allow करता है? Encashment year-end पर available है या exit पर? Head clerk shrug करती हैं, principal trust office को call करते हैं, trust office kal reply का promise करता है, teacher 3 days answer का wait करती हैं।
ज़्यादातर school ERPs एक shared 'leave master' सभी departments के लिए offer करते हैं। Accountant को same Earned Leave allowance मिलती है जो bus driver को। कोई रास्ता नहीं 'Maternity सिर्फ female staff पर' या 'On-Duty को approval नहीं चाहिए' कहने का। Mismatch exit पर दिखती है — encashment calculation गलत, F&F 3 हफ्ते late, और जाने वाली teacher 2 और teachers को WhatsApp group में बताती हैं कि school की record-keeping खराब है।
Inkwelly Leave Types कैसे काम करता है — एक catalogue, हर rule
Employee Attendance → Leave Types open करिए और trust के सारे leave types दिखते हैं — Casual Leave, Sick Leave, Earned Leave, Maternity Leave, Paternity Leave, Compensatory Off, On-Duty, Loss of Pay, Bereavement Leave। हर row Indian school leave policies के लिए specifically built fields में rules रखती है: name ('Casual Leave'), shortName ('CL', per organisation unique), sequence, और description।
isPaid कहता है leave salary deduct करती है या नहीं — LOP को false, बाकी सब को true। isCarryForward और maxCarryForward capture करता है 'up to 30 unused EL days carry to next session'। isEncashable Earned Leave पर encashment turn on करता है। requiresApproval — CL, EL, Maternity को true; On-Duty को false (principal already जानते हैं क्योंकि उन्होंने ही भेजा)। requiresDocument — Sick Leave 3 days से ज़्यादा पर medical certificate, Maternity पर Form 21। minDaysNotice — 'EL पर 15 days', 'CL पर 1 day', 'emergency SL पर zero'। maxConsecutive एक application में continuous days cap करता है।
applicableGender वो field है जो typical generic ERP forget करता है। Maternity Leave FEMALE only; Paternity Leave MALE only; Bereavement Leave null (everyone)। Leave-application form सिर्फ वोही leave types दिखाता है जिनके लिए gender qualify करता है — male teacher को dropdown में Maternity कभी नहीं दिखती, female teacher को Paternity कभी नहीं। applicableAfterMonths probation rule capture करता है — 'EL 12 months के confirmed service के बाद'। इससे पहले, new joiner EL apply नहीं कर सकती; catalogue enforce करता है बिना किसी को yaad rakhna pade।
आखिर में, isActive kill-switch है। Trust 2026 में Compensatory Off withdraw करता है? Comp-Off row पर isActive = false toggle करिए। मौजूदा balances intact रहती हैं, new applications block होती हैं, हर report historical data render करती रहती है। कुछ break नहीं।
Leave types DepartmentLeaveType junction से departments में scope होते हैं। CL, SL, EL सब departments पर। Compensatory Off सिर्फ Bus Crew और Security पर (जो Sundays पर काम करते हैं)। Field Visit Leave सिर्फ Sports Department पर। Teacher को leave form पर सिर्फ उसके department के eligible types दिखते हैं — कोई ambiguity नहीं।
हर rule जो appointment letter में reference है, structured field के रूप में captured
nameऔरshortName— 'Casual Leave' / 'CL', बाद वाला per organisation uniquesequence— form पर display order (CL, SL, EL, फिर statutory leaves, फिर specials)description— exact appointment-letter clause language, Hindi या English, multi-language readyisPaid— paid (CL, SL, EL, Maternity) vs unpaid (LOP) — false होने पर payroll automatically deduct करता हैisCarryForward+maxCarryForward— 'up to 30 unused EL days roll to next session', session boundary पर enforcedisEncashable— Earned Leave पर encashment turn on — F&F flow से picked uprequiresApproval— CL, EL, Maternity को true; On-Duty को falserequiresDocument— Sick Leave 3+ days पर medical certificate, Maternity पर Form 21 force करता हैminDaysNotice— 'EL पर 15 days', 'CL पर 1 day', 'emergency SL पर 0'maxConsecutive— एक application में continuous days cap — unauthorised long break रोकता हैapplicableGender— MALE / FEMALE / OTHER / null — सही leave types सही staff को ही surface करता हैapplicableAfterMonths— 'EL सिर्फ 12 months के confirmed service के बाद' — probation पर EL hideisActive— kill-switch जब trust leave type withdraw करे — historical balances preserved, new applications blocked
Walkthrough — trust का leave catalogue build करने के 4 screens
Paid versus unpaid — leave type पर capture, application पर नहीं
LOP एक leave type है। CL एक leave type है। फ़र्क एक boolean का है। LOP पर isPaid = false set करिए और Inkwelly का payroll engine अगले salary run पर एक day का gross automatically deduct करता है — कोई spreadsheet नहीं, salary register पर manual flag नहीं, 'मैं accountant को बताना भूल गया' नहीं। बाकी leaves पर isPaid = true set करिए और salary uninterrupted चलती है जबकि leave balance debit होता है। Encashment, year-end settlement, PF treatment — सब इस single field से flow करता है।
Maternity, Paternity और gender field जो ERPs forget करते हैं
Maternity Leave Maternity Benefit Act 1961 के तहत statutory है — पहले 2 बच्चों के लिए 26 weeks। Paternity Leave trust discretion है, typically 7-15 days। Inkwelly के leave type पर applicableGender field दोनों को construction से correct करता है: Maternity FEMALE only, इसलिए male teacher की leave-application form में कभी नहीं दिखती; Paternity MALE only, इसलिए female teacher की form में कभी नहीं दिखती। Inappropriate applications source पर filter होती हैं — office को 'wrong-gender' application reject करने की awkwardness कभी face नहीं करनी पड़ती।
Carry-forward, encashment — और rules जो schools exit पर भूल जाते हैं
Bombay Shops & Establishments Act और several state amendments EL को statutory cap (typically 45 days) तक carry-forward करने का require करते हैं। ज़्यादातर schools appointment letter में इससे lower cap रखते हैं — 30, 15 days। Inkwelly का maxCarryForward field जो cap trust use करता है वह capture करता है; session boundary पर system वही number of days roll forward करता है, ज़्यादा नहीं। isEncashable यह control करता है कि unused balance year-end पर या exit पर paid होगी — typically EL पर ही true। F&F पर leave settlement एक screen calculation बन जाती है, 3-day reconciliation नहीं।
Department-scoped — bus driver और principal का leave list same नहीं
Compensatory Off Bus Crew और Security के लिए मायने रखता है जो कुछ Sundays work करते हैं — Mathematics PGT जिनकी हर Sunday off होती है उनके लिए नहीं। Inkwelly की DepartmentLeaveType junction trust को decide करने देती है कहाँ कौन सी leaves apply होंगी। CL, SL, EL ज़्यादातर हर department पर। Comp-Off सिर्फ weekend-working departments पर। Field Visit Leave सिर्फ PE / Sports पर। Leave-application dropdown staff member के department के हिसाब से build होता है — वो सिर्फ relevant leaves देखती हैं। Less confusion, fewer wrong applications, cleaner Leave Allocation downstream।
“Trust ka rule book mujhe har month dekhna padta tha. Ab CL, SL, EL sab system mein hai. Naya teacher join ho ya purana exit ho — calculation same hi nikalta hai har baar.”
Real-world leave types जो हर Indian school model करता है
1. Casual Leave — short-notice, capped, paid. name = 'Casual Leave', shortName = 'CL', isPaid = true, isCarryForward = false, requiresApproval = true, requiresDocument = false, minDaysNotice = 1, maxConsecutive = 3। हर department पर, gender restriction नहीं। Year में सबसे ज़्यादा use होने वाली।
2. Sick Leave — same-day, 3+ days पर document-backed. shortName = 'SL', isPaid = true, requiresApproval = true, requiresDocument = true 3+ days पर, minDaysNotice = 0 (emergencies)। Trust 10-12 days देते हैं, non-carry-forward।
3. Earned Leave — statutory anchor. shortName = 'EL', isPaid = true, isCarryForward = true, maxCarryForward = 30, isEncashable = true, requiresApproval = true, applicableAfterMonths = 12, minDaysNotice = 15, maxConsecutive = 30। 1 day per month confirmed service, exit पर encashable — F&F का leave-settlement item।
4. Maternity Leave — statutory, gender-locked. shortName = 'MAT', isPaid = true, applicableGender = FEMALE, requiresApproval = true, requiresDocument = true (Form 21), minDaysNotice = 30, maxConsecutive = 182। Maternity Benefit Act 1961 — 26 weeks first 2 children के लिए।
5. Paternity Leave — trust-discretionary, gender-locked. shortName = 'PAT', applicableGender = MALE, trust-set 7-15 days।
6. On-Duty — leave जो really leave नहीं। shortName = 'OD', isPaid = true, requiresApproval = false। CBSE workshop, sports trip, external examination duty के लिए। Daily attendance पर 'present' काउंट होती है।
7. Compensatory Off — weekend-working departments only. shortName = 'COF', DepartmentLeaveType से Bus Crew और Security पर scoped।
8. Loss of Pay — सिर्फ unpaid leave। shortName = 'LOP', isPaid = false। Payroll run पर proportional deduct होती है बिना office के manual flag के।
Common Leave Types catalogue operations जो Inkwelly support करता है
- Trust circular आते ही नई leave type add करिए — head clerk को 90 seconds लगते हैं
- Withdrawn leave type deactivate करिए बिना historical balances खोए —
isActive = false - Specific department पर leave type apply करिए — Comp-Off Bus Crew, Field Visit Sports
- Gender पर restrict करिए — Maternity FEMALE, Paternity MALE
- Probationers से Earned Leave hide करिए via
applicableAfterMonths = 12 - Sick Leave 3+ days पर document upload force करिए
- Casual Leave maximum consecutive days 3 पर cap करिए
- Minimum notice period set करिए — EL 15 days, CL 1 day, emergency SL 0
- Leave type encashable mark करिए — F&F flow automatically pick करता है
- Display sequence reorder करिए — trust की preferred order
Trust की appointment letter के साथ Leave Types live देखिए
अपनी latest appointment-letter PDF और leave policy update करने वाला पिछला circular 25-minute demo में लाइए। हम आपका पूरा catalogue — CL, SL, EL, Maternity, Paternity, Comp-Off और specials — trust की exact rules के साथ आपके सामने model करेंगे।
Limits, safety और small print
Leave type edits future allocations पर effect करते हैं, historical balances पर नहीं। एक बार EmployeeLeaveAllocation create हो जाए, leave type का totalLeavesPerYear change करना existing allocation retroactively recompute नहीं करता। Allocation change करने के लिए, allocation directly edit करिए। यह historical leave balances को accidental drift से protect करता है।
shortName per organisation unique है, per school नहीं। अगर trust 3 campuses एक organisation के नीचे चलाता है, सहारा same shortName namespace share करते हैं। 'CL' सभी 3 campuses पर same Casual Leave। यह intentional है — consolidated trust-level reports unambiguous रखता है।
Deactivation reversible है; deletion नहीं। Leave type retire करने का recommended way isActive = false toggle करना है — historical applications और balances queryable रहती हैं। Hard deletion सिर्फ उन leave types के लिए available है जिनके खिलाफ कोई allocation नहीं हुई।
requiresApproval = false का मतलब unverified नहीं। Auto-approved leaves जैसे On-Duty भी audit-logged हैं — employeeId, dates, reason, work mode के साथ। Principal हर On-Duty application Leaves list में किसी भी time देख सकते हैं।
Permission gating. Leave-type catalogue edit करने के लिए iam:school:manage-leave-types चाहिए। Default principal और head clerk को grant है। Audit log हर edit capture करता है।
Multi-language ready. name और description Hindi, English, regional script support करते हैं। Hindi-medium school में PRT 'आकस्मिक अवकाश' देखती हैं जबकि head clerk 'Casual Leave' — same record।
किस मॉड्यूल का हिस्सा
1 moduleअक्सर पूछे गए सवाल
7 सवालएक average Indian school के लिए कितने leave types set करने चाहिए?
ज़्यादातर CBSE / ICSE / State Board schools 7-10 active leave types रखते हैं: CL, SL, EL, Maternity, Paternity, On-Duty, Compensatory Off, LOP, और 1-2 trust-specific specials जैसे Bereavement Leave या Study Leave। Exact list appointment letter और latest trust circular पर depend करती है। Inkwelly default Indian-school template के साथ ship होता है; head clerk go-live पर trust policy के अनुसार 40 minutes में customise करती हैं।
क्या same leave type teaching और non-teaching staff पर different apply कर सकती है?
हाँ — DepartmentLeaveType junction से। Leave type org level पर एक बार create होता है (shared name, paid flag, gender rule), फिर specific departments को assigned होता है। Comp-Off सिर्फ Bus Crew और Security पर (जो weekends work करते हैं)। Field Visit Leave सिर्फ Sports department पर। CL, SL, EL ज़्यादातर हर department पर।
Female teachers के लिए Maternity Leave कैसे handle करें?
'Maternity Leave' row create करिए `applicableGender = FEMALE`, `isPaid = true`, `requiresApproval = true`, `requiresDocument = true` (Form 21), `minDaysNotice = 30`, `maxConsecutive = 182` के साथ — 26 weeks Maternity Benefit Act 1961 के तहत। Leave सिर्फ female staff की form पर दिखती है। Allocation appointment-letter clause के हिसाब से automatic। Encashment Maternity पर typically applicable नहीं — `isEncashable = false`।
Mid-session leave type deactivate करने पर मौजूदा leave balances का क्या होता है?
Historical balances और approved applications intact रहती हैं — हर report और हर staff member की leave history में queryable। Deactivated leave type के against नई applications leave-application form से block हो जाती हैं। Leave type retire करने का recommended way: `isActive = false` toggle करिए — catalogue update, कोई historical data loss नहीं। Kill-switch reversible है।
Earned Leave carry-forward cap teaching और non-teaching staff पर different हो सकता है?
हाँ — 2 separate leave types model करिए: 'Earned Leave (Teaching)' `maxCarryForward = 30` teaching departments के लिए, 'Earned Leave (Non-Teaching)' `maxCarryForward = 15` admin और support departments के लिए। हर एक separate row के रूप में, अपने rules के साथ।
Teachers के leave apply करने पर system minimum-notice rule enforce करता है?
हाँ — `minDaysNotice` value leave-application form पर enforced है। EL पर `minDaysNotice = 15` set है और teacher 25 March को 5 April से absence apply करने जाए, तो form submit होने से पहले reject करता है। Principal emergencies के लिए notice rules override कर सकते हैं [adjustments](/modules/employees-attendance) flow से, override audit-logged।
Earned Leave को mid-year non-encashable से encashable पर change कर सकते हैं?
हाँ — `isEncashable` को false से true toggle करना सीधा सभी future exits और year-end settlements पर encashment activate करता है। Change retroactively prior sessions में settle हो चुके leave balances को encash नहीं करता — वो records अपने rules पर process हो चुके हैं। Mid-policy-cycle adopt करने वाले schools session boundary पर change करते हैं।
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