Ek calendar. Har school day, accounted for. Holidays, exams, PTMs, festivals, sports day — sab ek jagah.
पूरे school के लिए एक academic calendar — holidays, exams, parent-teacher meetings, sports day, festivals और student events। हर entry attendance, fee schedules और parent WhatsApp alerts से linked है, इसलिए March में date बदलने पर हर dependent module automatically update हो जाता है। Indian school year के लिए बना — CBSE, ICSE, IB, IGCSE और State Boards।
आज ज़्यादातर Indian schools events कैसे manage करते हैं
Indore के एक CBSE school में June का दूसरा हफ़्ता है। Principal 2025-26 का academic calendar Excel sheet में तैयार कर रही हैं जो पिछली principal ने तीन साल पहले mail की थी। State government ने Eid के लिए दो extra working days notify किए हैं। Exam coordinator चाहते हैं कि Half-Yearly schedule July तक lock हो। PT teacher को Sports Day monsoon से पहले चाहिए। Accountant पूछ रहे हैं कि bus contractor invoice के लिए कौन dates 'school holiday' count होंगी। चार लोग, चार documents, एक calendar जिसका पूरी तरह कोई owner नहीं।
August तक parents हर Monday सुबह office में call करके पूछते हैं कि school open है या नहीं। WhatsApp class groups 2023 के circular से गलत dates forward कर रहे हैं। Exam in-charge ने Class 10 pre-board वही Saturday पर रख दिया जब inter-school cricket finals है — किसी ने notice नहीं किया क्योंकि दोनों calendars कभी side by side बैठे ही नहीं। December तक principal की calendar Excel में 14 versions हैं; parent app August वाला version दिखा रहा है क्योंकि किसी ने file re-upload नहीं की। UDISE+ working-day count पूछता है और चार staff चार अलग numbers देते हैं।
Inkwelly का Events module इसे एक academic calendar में बदल देता है। हर event — holidays, exams, parent-teacher meetings, sports day, cultural festivals, student trips — एक real database row के रूप में रहता है जिसमें defined eventType, affectedClasses, attendanceImpact और parentVisibility होता है। Principal calendar की owner है; office staff publish करते हैं; parents WhatsApp पर देखते हैं; Attendance module, Examinations module और bus contractor की holiday list — सब एक ही source से read करते हैं।
हमने इसकी जगह क्या बनाया
एक structured Event model जिसमें Indian school को actually चाहिए हर context first-class field है — eventType (holiday, exam, PTM, sports, festival, trip, working-Saturday-off, half-day), affectedClasses[], attendanceImpact (HOLIDAY, WORKING_DAY, HALF_DAY, NO_IMPACT), parentVisibility, whatsappTemplate, recurrence और notifyDaysBefore। हर event एक row, एक source of truth, हर dependent module इसी से read करता है।
Principal March में academic calendar एक बार set करती हैं; system structure year-on-year carry करता है (state-government holiday list, board exam blackouts, parent-teacher meeting cadence)। Parent WhatsApp reminders auto-scheduled होते हैं। Attendance closures auto-applied। Exam-block conflicts — जैसे cricket-final vs. pre-board overlap — publish से पहले flag होते हैं।
Events module में क्या-क्या है
- Single academic calendar — sessions [Academics](/hi/modules/academics) में defined होती हैं, start/end dates feed होते हैं; events session के अंदर रहते हैं।
- 12 event types — Holiday, Working Saturday, Half-Day, Exam, PTM, Sports Day, Cultural Festival, Trip, Workshop, Inspection, Vacation Block, Other।
- Class-scoped events — Class 10 pre-board सिर्फ़ Class 10 को affect करता है; sports day पूरे school को; inter-house drama सिर्फ़ House A और B को।
- Attendance impact — हर event declare करता है working day, half-day, holiday या no-impact — attendance roll में directly feed होता है।
- Calendar heatmap — signature visual; हर दिन एक square, event load के हिसाब से colour-coded; clusters और clashes तुरंत surface करता है।
- Session progress — days completed, days remaining, working days lost, holidays consumed, vacation blocks ahead।
- Composition split — events year के हिसाब से type पर grouped, year-on-year comparison के साथ।
- Monthly stack — हर month के events, type से stacked — अगले year की planning के लिए useful।
- Upcoming timeline — अगले 30 days एक glance में, हर event की parent-visibility status के साथ।
- Exam schedule integration — exam events [Examinations module](/hi/modules/examinations) से automatically flow होते हैं; दोनों calendars पर conflicts flag।
- Holiday impact — UDISE+ और CBSE renewal forms के लिए working-day count automatic।
- Class impact — per-class working-day count; ICSE जैसे boards के लिए जो minimum instructional days require करते हैं।
- Auto WhatsApp alerts — 1 day before, morning of, change/cancellation — Inkwelly की WhatsApp Business API से।
- Recurring events — weekly assembly, monthly PTM, term-end exam pattern — एक बार set करें, पूरे साल चले।
- Photo-event publishing — sports day या annual day की photos attach करें; parents app में post-event gallery देखते हैं।
- Closed-session read-only — पिछले साल का calendar sealed रहता है; queryable forever, editable नहीं।
देखिए कैसे काम करता है
Indian academic year के हिसाब से बना
Global calendar tools fixed Monday-to-Friday school week, दो long term breaks, और एक parent-teacher conference एक saal में assume करते हैं। Indian schools की reality अलग है — six-day week (selectively-off Saturdays), three-term structure, कई state-notified holidays जो दो हफ़्ते पहले announce होते हैं, और एक calendar जो CBSE के pre-board blackout dates, ICSE के coursework windows, और local district की election-day school closures के साथ coexist करे। Events module इन realities के आसपास बना है, US-school template के नहीं।
State-government holiday updates — re-upload के बिना
UP government Tuesday दोपहर state festival के लिए extra holiday notify करती है — principal Inkwelly खोलती हैं, एक event add करती हैं, 'notify parents now' tick करती हैं, और school का काम ख़त्म। WhatsApp alerts minutes में जाते हैं; अगली सुबह की attendance auto-close होती है; bus contractor की invoice में holiday automatically आ जात है। Excel-and-WhatsApp workflow में हर dependent system अलग update करना पड़ता है और तीन inevitably miss हो जाते हैं।
Conflict-aware before publish
Heatmap clashes को parents तक पहुँचने से पहले surface कर देता है। Class 10 pre-board वही Saturday जब inter-school cricket final हो — yellow conflict cell दिखती है; click करने पर affected class और event pair reveal होता है। Exam in-charge उसी screen में resolve कर देती हैं। Calendar publish होने तक कोई दो events silently same students के लिए compete नहीं करते।
Attendance closure automatically होती है
Event को HOLIDAY या HALF_DAY declare करना काफ़ी है — attendance module impact field read करके day को automatically close या shorten कर देता है। किसी teacher को 'no school today' mark करने की ज़रूरत नहीं। UDISE+ working-day count और ICSE instructional-days reports — दोनों इसी source से pull करते हैं, इसलिए board को जो number जाता है वही principal के dashboard पर होता है।
Recurring events — एक बार set करें
Weekly Saturday morning assembly, monthly Class 1-5 PTM दूसरे Saturday पर, term-end examinations fixed pattern पर — हर recurring event एक बार set होता है और पूरे साल automatically replicate होता है। State-board schools जो four-Saturday-on, two-Saturday-off cycle follow करती हैं — Academics से pattern inherit होता है; न manual entry, न missed week।
Class-scoped, default पर school-wide नहीं
Class 10 pre-board Class 10 को affect करता है — Class 6 के lunch break या Class 12 के projects को नहीं। House A और B का drama rehearsal सिर्फ़ उन्हीं students को disrupt करता है। affectedClasses[] field first-class है; Class 6 की student की parent को सिर्फ़ वही events दिखते हैं जो उसकी बच्ची के दिन को touch करते हैं; principal को सब दिखता है। 'School किसके लिए bandh hai?' WhatsApp threads ख़त्म।
WhatsApp alerts जो actually parents तक पहुँचते हैं
Event reminders real WhatsApp messages के रूप में जाते हैं — passive push notifications नहीं — official WhatsApp Business API के through। Default Hinglish, per school configurable। PTM invitations में slot-booking deep link; sports day announcements में venue map; holiday alerts में resumed-school date। जो parents पारेंट app कभी install नहीं करते — उन्हें भी हर alert मिलता है।
“Pehle har Diwali ke baad parents ka call aata tha — kal school khulega ya nahi? Ab bas hum event create karte hain aur sab ko WhatsApp pe time se message chala jata hai. Office ka phone band hi nahi hota tha pehle, ab ekdum quiet hai.”
Inkwelly Events से पहले और बाद
कौन कौन उपयोग करता है, और कैसे
एक normal week में चार अलग लोग Events module खोलते हैं। हर एक को role के हिसाब से tuned workflow मिलता है और exactly जो data चाहिए वही दिखता है।
Principal
हफ़्ते में एक बार calendar dashboard खोलती हैं। Session progress (working days completed, holidays consumed, vacation block ahead), अगले 30-day timeline, और conflict alerts दिखते हैं। नए circular का holiday दो clicks में add करती हैं। Parent reach trend देखती हैं। Laptop बंद। Total time: 6 minutes।
Office staff
ज़्यादातर data entry यहीं होती है। State-notified holidays, PTM slot rosters, sports day के बाद photo uploads, special-circumstance closures — सब सामे form में enter होते हैं। Form school के defaults याद रखता है (Hinglish WhatsApp, parent-visibility on, state-government notifications के लिए attendance-impact = HOLIDAY), इसलिए typical event 90 second से कम में हो जाता है।
Class teacher
सिर्फ़ वो events दिखते हैं जो उनके batch को affect करते हैं — आज का PTM slot, अगले week का class trip, Saturday की assembly। Teacher app daily 'today's events' card दिखाता है — prepare करने के लिए; guest-speaker assembly जिसका किसी ने zikr नहीं किया — अब surprise नहीं। Class 10 teachers pre-board exam block weeks पहले देखती हैं।
Parent
Weekly Sunday digest WhatsApp आता है जिसमें अगले 7 दिन की list होती है। PTMs और exams के day-of reminders। Parent app पर personal calendar जो parent के बच्चों के हिसाब से filtered है — अगर Aarav Class 6 में है और Avani Class 4 में, parent दोनों के events बिना manually filter किए देखती हैं। Sports day की photos post-event उसी screen पर दिखती हैं।
बाक़ी Inkwelly से कैसे जुड़ता है
Events module school के समय का रीढ। Attendance holiday और half-day flags read करता है; Examinations अपने exam blocks यहीं से source करता है; Academics session start/end और working-day pattern register करता है; parent app per-child calendar read करता है; bus contractor की invoice holiday count pull करती है; Homework module declared holidays पर homework assign नहीं करता। एक date बदलें — हर dependent module update होता है। Double entry कभी नहीं।
Migration — आपके current setup से
ज़्यादातर schools Inkwelly Events पर तीन जगहों से आते हैं — printed/Excel academic calendar, मौजूदा ERP का calendar feature, या no-system-at-all WhatsApp-only practice। तीनों में migration short है।
Excel से
CSV import accept करते हैं — dates, event types, affected classes — और आपका साल का calendar 20 minute में seat कर देते हैं। UP, MH, KA, TN, GJ, RJ, MP, WB और KL के state-notified holidays चालू calendar year के लिए pre-loaded होते हैं और Inkwelly की national-holidays feed से update होते हैं। आप सिर्फ़ school-specific events add करते हैं।
मौजूदा ERP से
Fedena, Entab, MySchool, MyClassboard या campus tools से आपका calendar export करते हैं — CSV या direct DB read — और एक batch में import करते हैं। Recurrence patterns और attendance-impact flags automatically map होते हैं; जो ambiguous है वो principal को confirm करने के लिए flag होता है।
No-system-at-all से
Tier-2/3 schools का सबसे common starting point। School का calendar principal के दिमाग में और WhatsApp circulars की chain में रहता है। हम academic structure (sessions, classes) 30 minute में seat करते हैं, 18 standard Indian school events pre-load करते हैं (Republic Day, Independence Day, Diwali, Holi, Eid, Christmas, Pongal/Lohri, regional festivals), और school school-specific events जैसे-जैसे happen हों add करती है।
Closed-session sealing
Year-end पर जब Academics session close करता है, calendar read-only seal हो जाता है। UDISE+ working-day numbers, exam dates, PTM logs और event photos — सब forever queryable। दो साल बाद आपकी audit team 2024-25 का calendar 10 second में pull कर सकती है।
Inkwelly Events live देखें
20-minute walkthrough — real CBSE dataset पर — calendar heatmap, event creation, parent WhatsApp delivery, attendance impact, और principal का session-progress dashboard।
Security, privacy और DPDP compliance
Event data operational metadata है; photo uploads में बच्चों की images होती हैं। दोनों Inkwelly की India-region infrastructure (Mumbai) पर store होते हैं। Photo galleries default पर in-app-only visibility होती हैं (कोई public links नहीं)। Per-child filtering ensure करती है कि एक parent को दूसरे family की बच्ची (different class में) कभी नहीं दिखती। DPDP Act 2023 के minor-data provisions follow किए जाते हैं — photo publication के लिए parental consent admission के time captured और auditable। Closed sessions retention के लिए sealed; editing के लिए नहीं।
Events module में क्या-क्या included है
- Unlimited events, unlimited classes, unlimited recurring patterns
- 12 event types pre-defined; per school custom types configurable
- WhatsApp Business delivery — plan में included, अलग setup नहीं
- Conflict detection के साथ calendar heatmap
- Session progress dashboard — working days, holidays, vacation blocks
- Year-on-year comparison के साथ composition + monthly stack views
- HOLIDAY और HALF_DAY events के लिए auto attendance closure
- Examinations module के साथ exam schedule integration
- UDISE+ और board renewals के लिए holiday impact + class impact reports
- 9 Indian states के national + state holidays pre-loaded
- Events से linked photo galleries — in-app, parent-only
- Recurring events — weekly, monthly, term-pattern
- Closed-session read-only retention — forever
- Indian school festival calendar pre-loaded — 18 events
- Mumbai, India में DPDP-compliant data residency
- Onboarding + training — 2 sessions, setup में included
अगले academic year को एक calendar पर plan करें
1 April 2026 से पहले Excel + WhatsApp से एक audited calendar पर switch करें। Setup एक हफ़्ते से कम में पूरा।
अक्सर पूछे गए सवाल
10 सवालक्या Events module short notice पर आए state-government-notified holidays handle कर सकता है?
हाँ — यह exactly इसी के लिए बना है। Principal या office staff event 90 second से कम में add करते हैं; WhatsApp alerts official WhatsApp Business API से minutes में जाते हैं; अगली सुबह की attendance auto-close होती है; bus contractor की invoice automatically holiday pick करती है। Tuesday दोपहर state-notified holidays अब Wednesday morning panic trigger नहीं करते।
क्या यह हमारे six-day week को selectively-off Saturdays के साथ support करता है?
हाँ। Four-Saturday-on, two-Saturday-off pattern (या कोई custom pattern) [Academics](/hi/modules/academics) में एक बार school level पर configure होता है। Events module इसे inherit करता है। 'Working Saturday' attendance के लिए working day; 'off Saturday' automatically holiday treat होता है। किसी event को per-Saturday add करने की ज़रूरत नहीं।
Calendar exam schedule के साथ कैसे interact करता है?
EXAM type के events [Examinations module](/hi/modules/examinations) से automatically source होते हैं। Events calendar उन्हें exam blocks के रूप में दिखाता है; heatmap same class के लिए किसी exam block और non-exam event के बीच conflict flag करता है। आप exams एक जगह configure करते हैं; events उन्हें वहाँ surface करता है जहाँ principals और parents को देखना चाहिए।
क्या मैं sports day या annual day की photos parents को publish कर सकती हूँ?
हाँ। हर event row एक attached photo gallery support करती है (media library के through uploaded images)। Galleries default पर in-app-only visibility, affected classes के हिसाब से filtered, और admission पर capture किए gaye per-family parental-consent flags respect करती हैं। Photos India-region infrastructure पर store — कोई public link नहीं।
क्या इसमें Indian holiday list integrated है या Diwali हर साल add करनी पड़ेगी?
9 states (UP, MH, KA, TN, GJ, RJ, MP, WB, KL) और सभी national holidays pre-loaded हैं। हर साल की specific dates (Eid और Diwali जैसी lunar-calendar holidays) February में Inkwelly की national-holidays feed से update होती हैं। School-specific events ऊपर add करते हैं — sports day, annual function, vacation blocks — और एक दोपहर में काम ख़त्म।
Last minute पर event cancel या move होने पर क्या होता है?
Event row edit करें, 'notify parents of change' tick करें। Change template वाले WhatsApp messages scope के हर parent को जाते हैं; school day का attendance impact automatically update होता है; bus contractor को change दिखता है। Audit log में original date retained रहती है — आप हमेशा देख सकते हैं कि कुछ कब और क्यों move हुआ।
Google Calendar या Outlook से यह कैसे अलग है?
Google Calendar personal scheduling के लिए अच्छा है — उसमें `affectedClasses`, `attendanceImpact`, parent-WhatsApp delivery, exam-block integration या UDISE+ working-day reports का कोई concept नहीं। Inkwelly Events Indian school year के लिए purpose-built है: हर field, हर default, हर report इसलिए मौजूद है क्योंकि Indian school administrator को चाहिए।
क्या UDISE+ submission के लिए working-day count generate हो सकता है?
हाँ। Holiday Impact card year के working-day count दिखाता है, ICSE जैसे boards के लिए per-class breakdown के साथ जो minimum instructional days per subject require करते हैं। Number हर event के `attendanceImpact` field से computed है, इसलिए report और principal का dashboard हमेशा match करते हैं।
क्या class teachers को सिर्फ़ अपने events दिख सकते हैं?
हाँ। हर user calendar को अपने role lens से देखता है — Class 6-A teacher को school-wide events + Class 6-A events दिखते हैं; subject teacher को सिर्फ़ वो events जो उनके teaching batches को affect करते हैं; parent को सिर्फ़ अपने बच्चों को affect करने वाले events। Principal को सब दिखता है। Filtering required नहीं।
क्या पिछले साल के event records नई session पर जाने पर preserve रहते हैं?
हाँ। जब [Academics](/hi/modules/academics) session close करता है, उस year का हर event read-only seal हो जाता है। Working-day counts, exam blocks, PTM logs, photo galleries, parent-reach numbers — सब forever queryable, editable कभी नहीं। दो साल बाद calendar किसी भी audit, board renewal, या alumni request के लिए जवाब देता है।
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