Admission Management System: कोई enquiry छूटे नहीं।

Admission management system: schools के सवाल।

• Admission management system क्या है?

  Admission management system — या school admission CRM — हर परिवार को पहली enquiry से बच्चे के school join करने तक track करता है: enquiries, counsellor के follow-up, campus visits, online application, documents, registration fee और offers। Inkwelly में admit हुआ बच्चा फिर एक click में student record बन जाता है।

• Admission CRM और student information system में क्या फ़र्क है?

  Admission CRM परिवारों को join करने से पहले संभालता है — enquiries, follow-ups, visits, applications, fees और offers। Student information system बच्चे के join करने के बाद का record रखता है। Inkwelly में एक click accepted application को student record बना देता है।

• Enquiries कहाँ से आती हैं?

  Office द्वारा दर्ज walk-ins और phone calls, school का अपना online enquiry form और उसके QR codes, और Excel से import की गई lists। हर enquiry में दर्ज होता है कि वो कहाँ से आई — walk-in, QR code, website form, WhatsApp, referral, ads, hoarding, event, preschool tie-up और भी।

• क्या parents online enquiry कर सकते हैं?

  हाँ। हर school को link और QR code के साथ अपना hosted enquiry और application form मिलता है। QR को gate standee या hoarding पर print करें और उस पर लगाएँ कि वो कहाँ है, ताकि पता चले कौन सा काम कर रहा है। Form class के हिसाब से बच्चे की उम्र जाँचता है और bots को दूर रखता है।

• Enquiries counsellors को कैसे assign होती हैं?

  अपने आप बारी-बारी से (round-robin), या coordinator के हाथ से। List से एक साथ कई enquiries भी assign कर सकते हैं।

• अगर कोई नई enquiry पर call-back न करे तो?

  पहले जवाब का समय 5 मिनट से 4 घंटे के बीच तय करें। समय पर जवाब न जाए, तो आपके चुने लोगों — आम तौर पर principal या admission coordinator — को app और WhatsApp पर alert जाता है। घड़ी सिर्फ़ office hours में चल सकती है।

• क्या यह duplicate enquiries रोकता है?

  हाँ। जो phone number पहले से किसी खुली enquiry पर है, वो पकड़ा जाता है — +91 के साथ या बिना। Import में duplicates छोड़े जाते हैं या मौजूदा enquiry की timeline में जुड़ जाते हैं।

• क्या parents ख़ुद campus visit book कर सकते हैं?

  हाँ। Visit slots बनाएँ — एक-एक करके या पूरे season के एक साथ — और parents enquiry message के link से दिन और समय चुनते हैं। उन्हें WhatsApp या SMS पर confirmation और एक दिन पहले व कुछ घंटे पहले reminders मिलते हैं, और वो reschedule या cancel कर सकते हैं। उस दिन office परिवारों का check-in करता है।

• क्या parents पूरी application online भर सकते हैं?

  हाँ। Parents बच्चे, parent और पते की details भरते हैं, documents upload करते हैं (10 MB तक photo या PDF) और अपने page पर status देखते हैं — login की ज़रूरत नहीं। School हर document verify करता है या दोबारा माँगता है।

• Registration fee कैसे ली जाती है?

  Inkwelly WhatsApp और SMS पर payment link भेजता है; parents UPI से online pay करते हैं और confirmation पाते हैं। Fee class के हिसाब से तय करें, या किसी परिवार की माफ़ करें।

• Admission offers कैसे काम करते हैं?

  Application से offer दें और Inkwelly offer letter बना देता है। Parent को यह WhatsApp पर accept link के साथ मिलता है, और offer expire होने से पहले reminder। Offer की तारीख़ बढ़ा भी सकते हैं या वापस ले सकते हैं।

• परिवार के accept करने के बाद क्या होता है?

  Application को एक कदम में student में convert करें: परिवार ने जो भरा उसी से student record, parent, documents और parent का app login बन जाते हैं। दो बार convert करने पर भी दूसरा student नहीं बनता।

• यह कौन सी admission reports देता है?

  Stage के हिसाब से funnel, lost reasons के साथ; हर source के leads, visits, applications और admissions, cost per lead और per admission के साथ (आपके डाले spend से); हर counsellor का काम और response time; और पहले call तक का median और 90th-percentile समय।

• क्या यह pre-primary admissions के लिए चलता है?

  हाँ। Playgroup, Nursery, LKG और UKG किसी भी class की तरह चलती हैं — हर एक का अपना seats target, age rule और registration fee। Enquiry form आपकी cut-off तारीख़ पर बच्चे की उम्र दिखाता है।

• क्या counsellors के लिए app है?

  हाँ। Counsellors अपनी enquiries, follow-ups और visits Inkwelly staff app से भी संभालते हैं और web से भी।

• क्या हम Excel या दूसरे CRM से enquiry lists ला सकते हैं?

  हाँ। 5,000 rows तक की CSV import करें: columns मिलाएँ, source चुनें, और तय करें कि duplicates छोड़ने हैं या जोड़ने हैं। Import हुए परिवारों को अपने आप कोई message नहीं जाता। या lists हमें भेज दें — हम कर देंगे, बिना किसी खर्च के।

• क्या मैं Inkwelly AI से admissions के बारे में पूछ सकता हूँ?

  हाँ, Inkwelly AI वाले plans में। “aaj kiske follow-up baaki hain?” या “कौन सा source सबसे सस्ता admission लाता है?” पूछें और नाम व numbers पाएँ। यह visit slots बना सकता है, calls log कर सकता है, offers दे सकता है और students convert कर सकता है — हमेशा पहले preview दिखाकर।

• क्या यह हिंदी में है?

  हाँ। Inkwelly English और हिंदी में चलता है। Enquiry form, parent का status page और parents को हर message English या हिंदी में जाता है, और enquiry slip दोनों में print होती है।

• क्या परिवारों का data सुरक्षित है?

  आपका data भारत में रहता है, रोज़ database backup और हर screen पर role के हिसाब से access के साथ। Admissions की अपनी permissions हैं, तो हर किसी को उतना ही दिखता है जितना उसका role allow करे।

• Inkwelly के admission management system की कीमत क्या है?

  Admissions & CRM Standard plan में आता है — ₹99 प्रति student प्रति साल (GST अलग)। Plans ₹49–₹199 प्रति student प्रति साल हैं, और migration, training और setup ₹0।