जानिए आज हर रुपया कहाँ गया। हर शाम गिना हुआ, आपके CA के लिए तैयार।
लेखा-बही school के Cash, Bank और UPI खातों की cash book और आय-खर्च register है। Fee, transport, store और hostel की वसूली और disburse हुई salary अपने आप आती है, office बाकी हर रुपये को numbered voucher के रूप में दर्ज करता है, और हर शाम cash box को note-by-note बही से मिलाया जाता है। साल के आख़िर में आपके CA को साफ़ Excel file मिलती है, जबकि Tally और ledgers CA के पास ही रहते हैं।
School accounts software से पहले, school office का month-end
किसी principal से पूछिए कि उन्होंने school accounts software देखना क्यों शुरू किया, तो कहानी अक्सर महीने के आख़िर से शुरू होती है। Kanpur के एक CBSE school के head clerk के सामने fee report का printout है, मोटा cash register खुला है और मेज़ पर स्टील का cash box रखा है। इनके बीच वह सब है जो किसी software ने देखा ही नहीं: generator के लिए ₹3,400 का डीज़ल, रविवार को ख़रीदे गए ₹1,150 के chalk और registers, और science lab की wiring बदलने वाले electrician का ₹12,000 का bill। आधे bills दराज़ में हैं और दो clerk के phone में photo बनकर पड़े हैं। CA 10 तारीख़ को आने वाले हैं, और principal ने अभी एक सीधा-सा सवाल पूछा है: इस वक़्त cash box में कितना कैश होना चाहिए?
Fee counter पर पूरे महीने कैश आया, उसमें से कुछ मंगलवार को bank गया और कुछ से sports day के tent वाले को पेमेंट हुआ, और इनमें से कुछ भी एक जगह दर्ज नहीं है। जवाब तीन दिन बाद आता है, लगभग सही, और यही लगभग सही असली नुकसान की शुरुआत है। ₹2,000 का अंतर कैश संभालने वाले व्यक्ति पर चुपचाप शक बन जाता है। Management committee महीने के आँकड़ों पर भरोसा करना छोड़ देती है। और March में trust के audit के लिए पूरा साल bank statements और अंदाज़े से, deadline के दबाव में, दोबारा बनाया जाता है।
अगर यह आपके office की कहानी लगती है, तो दिक्कत ईमानदारी या मेहनत की नहीं है। School का पैसा चार अलग जगहों पर रहता है जो आपस में कभी बात नहीं करतीं। Inkwelly लेखा-बही (app में Money Book) इसे एक school cash book में ले आती है: fees और salary अपने आप आती हैं, office बाकी सब numbered vouchers के रूप में दर्ज करता है, और हर शाम cash box को बही से मिलाया जाता है।
लेखा-बही क्या है, और जानबूझकर क्या नहीं है
लेखा-बही school की आय और खर्च की बही है: Cash, Bank और UPI खातों के लिए cash book (रोकड़ बही) और day book, जो academic session पर नहीं बल्कि 1 April से 31 March वाले Indian financial year पर चलती है। Fee, transport, school store और hostel की वसूली अपने आप आती है, disburse हुई salary अपने आप जाती है, और office बाकी सब कुछ, बिजली के bill से लेकर किसी दान तक, उस खाते के साथ numbered voucher के रूप में दर्ज करता है जिससे पैसा असल में गया या आया।
यह जानबूझकर double-entry accounting नहीं है। इसमें post करने के लिए ledgers नहीं हैं, trial balance या balance sheet नहीं है, depreciation नहीं है, GST return या TDS का हिसाब नहीं है, और Tally से कोई sync नहीं है। ये सब आपके CA के पास रहते हैं, जो trust या society के लिए इन्हें पहले से संभालते हैं, audit और ITR-7 return के साथ। लेखा-बही उस CA को school के हर दिन का पूरा, जाँचा हुआ record देती है, वह हिस्सा जो ज़्यादातर schools के पास कभी रहा ही नहीं।
School office को अब क्या नहीं करना पड़ता
- दिन का fee total, fee report से cash register में हाथ से उतारना
- Bills को दराज़, file और तीन phones में रखना, फिर audit के समय उन्हें ढूँढना
- बंद होते समय अंदाज़ा लगाना कि box में कितना कैश होना चाहिए, और अंतर पर बहस करना
- ग़लत entry काटना, पन्ना फाड़ना या whitener लगाना, ताकि किसी को पता न चले कि क्या बदला
- Bank में जमा को खर्च लिख देना, क्योंकि register में बाहर जाने वाले पैसे का एक ही कॉलम है
- CA को WhatsApp पर register के पन्नों की photos भेजना और हर महीने वही सवालों के जवाब देना
- Annual function का खर्च छह अलग मदों से, हाथ से, function ख़त्म होने के बाद जोड़ना
- March में trust के audit के लिए पूरा साल bank statements से दोबारा बनाना
School cash book की screens जो आपकी team इस्तेमाल करेगी
यह किसी fee module में जोड़ा गया expense form नहीं है। यह वह बही है जिससे पूरा office काम करता है: counter पर बैठा clerk, vouchers जाँचने वाला accountant, दिन का हाल जानना चाहने वाले principal, और महीने का पैसा कहाँ गया यह पूछने वाले trustee। नीचे की हर screen आज Inkwelly में मौजूद है, web पर English और Hindi में, और हर व्यक्ति को सिर्फ़ वही दिखाती है जो उसके role में आता है। इनमें से ज़्यादातर Inkwelly staff app पर भी चलती हैं, ताकि phone से ही voucher दर्ज हो सके, bill की photo ली जा सके या cash box गिना जा सके।
लेखा-बही में क्या-क्या है
लेखा-बही dashboard
आज आया और गया पैसा, इस महीने की बचत या घाटा, और हर खाते का balance कुल जोड़ के साथ, एक ही screen पर, साथ में आज के day close का हाल, closing streak, खर्च के सबसे बड़े मद और ताज़ा 10 vouchers।
तीस सेकंड की entry
आय, खर्च या transfer: राशि लिखिए, सबसे ज़्यादा इस्तेमाल होने वाले आठ मदों में से एक चुनिए, फिर खाता और party चुनिए। आज और कल एक-एक tap पर हैं, और सहेजें और नई (Save & new) अगले bill के लिए मद और खाता वैसे ही रखता है।
Bill की photo, AI से भरा form
दुकान के bill की photo लीजिए और AI grand total, vendor, bill की तारीख़, संभावित मद और छोटा-सा note भर देता है। जिन fields पर शक हो वे अलग चिह्नित होते हैं, photo voucher पर लगी रहती है, और जाँचे बिना कुछ save नहीं होता।
Cash, bank और UPI खाते
जहाँ-जहाँ school का पैसा असल में रहता है, हर एक opening balance और तारीख़ के साथ। Balance उसी आँकड़े और उसके बाद की हर हलचल से निकाला जाता है, कभी हाथ से नहीं लिखा जाता, और बेकार खाते delete नहीं, सिर्फ़ बंद किए जाते हैं।
अपने आप आने वाली वसूली
Student fee, transport, school store और hostel की वसूली refunds घटाकर अपने आप आती है, और disburse हुई salary अपने आप जाती है, हर एक अपने payment mode से जुड़े खाते में। बिना mapping वाले mode का पैसा अंदाज़े से कहीं नहीं जाता, Unassigned में रुकता है।
Voucher register
हर voucher अपने number, तारीख़, मद, खाते, party और status के साथ। Voucher number, party या note से खोजिए, type, खाते, मद, project या तारीख़ों से filter कीजिए, और जाँच का इंतज़ार कर रहे vouchers की queues खोलिए।
Day close (कैश मिलान)
हर cash box में ₹500 से ₹10 तक के नोट और सिक्के गिनिए और बही के अपेक्षित आँकड़े से मिलाइए। कम या ज़्यादा वाला दिन सिर्फ़ लिखित वजह के साथ बंद होता है, और गिनती उस दिन का record बनकर जम जाती है।
Day book (रोज़नामचा)
कोई भी तारीख़ चुनिए और देखिए हर खाते का opening balance, उस दिन अपने आप आई वसूली receipts की गिनती के साथ, आने-जाने वाला हर voucher, और closing balance। जिन वसूलियों का कोई खाता तय नहीं, वे अलग दिखती हैं, अंदाज़े से किसी खाते में नहीं जातीं।
Money Flow
हर रुपये का एक statement, सबसे नया सबसे ऊपर: आपके vouchers, student के नाम और photo के साथ हर fee receipt, transport, store और hostel के payments, refunds और salary runs, और किसी भी एक खाते के लिए running balance वाला passbook view।
Reports और CA export
April से March तक बारह महीनों की आय और खर्च, किसी भी तारीख़ों के लिए मद-वार जोड़, project reports, और साल के आख़िर में आपके CA के लिए हर चालू voucher की Excel workbook या CSV।
Voucher की जाँच
बंद, एक स्तर या दो स्तर, जिसमें दूसरा हस्ताक्षर सिर्फ़ आपकी तय राशि से ऊपर लगता है। कोई अपना ही voucher verify या approve नहीं कर सकता, reject हुआ voucher वजह के साथ void होता है, और vouchers verify होने तक दिन खुला रखा जा सकता है।
Projects
नई science block, annual day या bus की ख़रीद जैसे कामों के vouchers को किसी भी मद में tag कीजिए, और देखिए कि हर project पर अब तक कितना खर्च हुआ और कितना आया, मद-वार।
School expense management, बिना double entry के
School का ज़्यादातर खर्च fee software को छूता ही नहीं: generator का डीज़ल, plumber, exam papers की छपाई, tent वाला, annual function का photographer। कुछ पैसा इसी तरह आता भी है, जैसे किसी पुराने student का दान, bank का ब्याज, prospectus और form की बिक्री, या canteen का महीने का किराया। लेखा-बही schools के लिए आय और खर्च का ऐसा register है जो यह सब vouchers के रूप में दर्ज करता है: आय, खर्च या दो खातों के बीच transfer, हर एक के साथ तारीख़, राशि, मद, वह खाता जिससे पैसा गया या आया, party और note।
तीस सेकंड में एक voucher
नई entry की screen तीस सेकंड की आदत के हिसाब से बनी है। आय, खर्च या transfer चुनिए, राशि लिखिए, और उस computer पर सबसे ज़्यादा इस्तेमाल हुए आठ मदों में से एक पर tap कीजिए, या पूरी list में खोजिए। वहाँ आख़िरी बार इस्तेमाल हुआ खाता पहले से चुना रहता है, आज और कल एक-एक tap पर हैं, और party वाला field school के दस सबसे ज़्यादा आने वाले vendors और दानदाताओं को पिछली दी गई राशि के साथ सुझाता है। Project, note और दस तक bill photos एक tap नीचे हैं। सहेजें और नई (Save & new), या Ctrl+Enter, अगले bill के लिए मद, खाता और तारीख़ वैसे ही रखता है, तो receipts का ढेर एक ही बैठक में निपट जाता है। Transfer के लिए दो अलग खाते चाहिए और उसमें कोई मद नहीं लगता, क्योंकि पैसा एक जगह से दूसरी जगह रखना खर्च नहीं है।
Bill की photo लीजिए, जाँचिए, save कीजिए
दुकान के bill के लिए और तेज़ रास्ता है। उसकी photo लीजिए, या phone की gallery से चुनिए, और AI टैक्स के बाद का grand total, vendor का नाम, bill की तारीख़ और क्या ख़रीदा गया इसका छोटा-सा note पढ़ लेता है, साथ ही आपकी अपनी list से सबसे क़रीबी मद सुझाता है। भरा गया हर field AI के सुझाव के रूप में चिह्नित होता है, और जिस पर उसे भरोसा न हो उस पर "इसे एक बार जाँच लें" लिखा आता है। यह कभी भविष्य की तारीख़ या कोई locked automatic मद नहीं चुनता, और ख़ुद से कभी कुछ save नहीं करता: form तब तक रुका रहता है जब तक कोई व्यक्ति जाँचकर save न दबाए। अगर bill पढ़ा न जा सके, तो clerk हमेशा की तरह details लिख देता है, और photo दोनों हालत में voucher पर लगी रहती है। 5 MB तक की JPG, PNG और WebP photos scan हो सकती हैं।
Financial year के साथ चलने वाले voucher numbers
हर voucher को save होते ही number मिलता है, उस series में जो उसके financial year की है: EXP-2627-0041 का मतलब 2026-27 का इकतालीसवाँ खर्च voucher है, और आय व transfers की अपनी अलग series होती है। School तीनों prefixes बदल सकता है, और हर series 1 April को फिर से शुरू होती है। पिछले साल की तारीख़ वाला voucher पिछले साल का अगला number लेता है, तो क्रम हमेशा उसी साल से मेल खाता है जिसमें पैसा चला। Numbers कभी दोबारा इस्तेमाल नहीं होते, voucher void होने के बाद भी नहीं, और CA ठीक यही देखते हैं: एक अटूट क्रम जिसमें हर number या तो चालू voucher है या वजह के साथ void हुआ voucher। दो clerks एक ही पल में save करें, तब भी दोनों को एक number नहीं मिलता।
ऐसे मद जो school के लगते हैं
लेखा-बही उन मदों से शुरू होती है जो Indian school सच में इस्तेमाल करते हैं, हर एक के Hindi नाम के साथ: बिजली और पानी, डीज़ल और ईंधन, मरम्मत और रखरखाव, स्टेशनरी और छपाई, परीक्षा खर्च, सफाई और हाउसकीपिंग, जलपान और अतिथि सत्कार, इंटरनेट और टेलीफ़ोन, किराया और लीज़, दान, बैंक ब्याज, और प्रॉस्पेक्टस और फ़ॉर्म शुल्क, साथ में दोनों तरफ़ एक विविध मद। इनके नाम बदलिए, अपने मद जोड़िए, या जो ज़रूरी न हों उन्हें बंद कर दीजिए। Fees, transport, store, hostel और salary के मद अपने आप आने वाली वसूली के हैं और locked हैं, ताकि कोई fee की वसूली हाथ से दोबारा लिखकर उसे दो बार न गिन सके।
Fee की वसूली और salary जो अपने आप दर्ज होती हैं
School का सबसे बड़ा पैसा दूसरे modules से होकर चलता है: counter पर और online fees, bus की fees, uniform और किताबों का counter, hostel और mess की fees, और हर महीने का salary run। इन totals को हाथ से उतारना ही वह जगह है जहाँ ज़्यादातर schools की बही fee software से मेल खोने लगती है, इसलिए लेखा-बही किसी से ऐसा करवाती ही नहीं। यह हर screen खुलने पर उन modules को live पढ़ती है, बिना किसी रात वाले sync के जो पीछे छूट सके, और उस पैसे को आपके अपने vouchers के साथ साफ़ चिह्नित automatic lines के रूप में, हर payment mode के तय खाते में दिखाती है।
पाँच वसूलियाँ, उसी तरह गिनी गईं जैसे उनके अपने modules गिनते हैं
Student Fee के payments पूरे हो चुके refunds घटाकर आते हैं, fee dashboard वाले ही नियमों से गिने हुए, तो दोनों screens में कभी बहस नहीं होती। Transport के payments भी इसी तरह आते हैं, और आगे की dues में adjust हुई राशि छोड़ दी जाती है क्योंकि कोई कैश नहीं चला। School store की बिक्री कैश refunds घटाकर आती है, और store credit इसी वजह से छोड़ा जाता है। Hostel और mess की fees refunds घटाकर आती हैं, और school ने जो caution deposit रख लिया उसे बाहर गया पैसा नहीं गिना जाता। Employee Payroll में disbursed mark हुआ हर salary run अपनी disburse की तारीख़ पर, net pay की राशि का, आपके payroll खाते से खर्च के रूप में दिखता है। Day book में हर automatic line अपनी receipts की गिनती दिखाती है और खोलने पर payment mode के हिसाब से बँटवारा दिखाती है।
Library fines, सिर्फ़ एक बार गिने गए
Library fines student के fee invoice से ही भरे जाते हैं, तो वे पहले से fee की वसूली में शामिल होते हैं। लेखा-बही में जानबूझकर library की कोई अलग feed नहीं है जो उन्हें दो बार गिने; इसके बजाय category report और Money Flow दिखाते हैं कि fee के पैसे में कितना library fines का था, पहले से शामिल लिखकर। Automatic मद भी यही अनुशासन मानते हैं: वे manual entries के लिए locked हैं, तो कोई कल का fee कैश हाथ से दोबारा नहीं लिख सकता। और जिस वसूली का payment mode किसी खाते से नहीं जुड़ा, उसे अंदाज़े से किसी खाते में नहीं डाला जाता। वह dashboard और day book में Unassigned में रुकी रहती है, settings में mapping करने के note के साथ।
Cash, bank और UPI खाते
लेखा-बही में खाता वह असली जगह है जहाँ पैसा रहता है: office का cash box, school का current account, building fund का savings account, UPI collection account। हर एक का type, opening balance और वह तारीख़ होती है जिससे बही शुरू होती है, साथ में bank का नाम, branch, account number के आख़िरी चार अंक या UPI ID जैसी वैकल्पिक details। खाते कभी delete नहीं होते: जो खाता अब काम में नहीं, उसे बंद किया जाता है, और जो खाता अब भी किसी वसूली से जुड़ा है, उसकी mapping कहीं और जाने तक उसे बंद नहीं किया जा सकता।
Balance जो निकाले जाते हैं, कभी लिखे नहीं जाते
लेखा-बही में कोई balance हाथ से लिखा या store नहीं होता। हर balance खाते के opening balance, उसके बाद के हर चालू voucher और उससे जुड़ी automatic वसूली से हर बार नए सिरे से निकाला जाता है, तो कोई महीने को अच्छा दिखाने के लिए balance नहीं खिसका सकता, और void हुआ voucher उसी पल हिसाब से बाहर हो जाता है। अपने ही खातों के बीच पैसा ले जाना transfer है: counter का कैश bank में जमा करना, petty cash निकालना या UPI की वसूली current account में डालना एक खाते से पैसा निकालकर दूसरे में डालता है, और किसी भी total में आय या खर्च नहीं गिना जाता। Day book किसी भी तारीख़ के लिए किसी भी खाते का opening और closing आँकड़ा दिखाती है।
Cash register, Excel और WhatsApp photos बनाम Inkwelly लेखा-बही
Daily cash close: हर शाम कैश मिलान
School की बही को सबसे ज़्यादा बदलने वाली आदत है हर शाम cash box बंद करना, और Day Close screen इसे एक छोटी-सी रस्म बना देती है। हर cash खाते के लिए यह दिखाती है कि आज रात box में कितना होना चाहिए: opening balance, उस box से जुड़ी वसूली, बाहर गया कैश, आने-जाने वाले transfers, और अपेक्षित closing आँकड़ा। दिन बंद करने वाला व्यक्ति उसके सामने नोट गिनता है और तुरंत देखता है कि box बिल्कुल सही है, कम है या ज़्यादा, एक-एक रुपये तक। हर cash खाता अलग से बंद होता है, कभी भविष्य की तारीख़ के लिए नहीं और कभी खाते की शुरुआती तारीख़ से पहले नहीं।
सिर्फ़ कुल नहीं, नोट गिनिए
Counter ₹500, ₹200, ₹100, ₹50, ₹20 और ₹10 के नोटों की गिनती, और सिक्के व चिल्लर एक राशि के रूप में माँगता है, और ख़ुद जोड़ता है। कुल राशि Inkwelly की तरफ़ दोबारा निकाली जाती है, तो calculator की कोई चूक record नहीं बन सकती। गिनती मिल जाए तो screen पर मिलान परफ़ेक्ट आता है; न मिले तो ठीक-ठीक राशि के साथ कम या ज़्यादा लिखा आता है। फिर गिनती, अपेक्षित आँकड़ा, अंतर और हिसाब का हर हिस्सा उस दिन के आधिकारिक record के रूप में जम जाता है, बंद करने के समय के साथ। एक streak counter लगातार बंद हुए दिनों को गिनता है, एक छोटा-सा इशारा जो आदत को ज़िंदा रखता है।
अंतर है, तो वजह चाहिए
अंतर वाला दिन भी बंद हो सकता है, क्योंकि असली cash box में कभी फटा नोट होता है तो कभी भूले हुए ₹50, पर चुपचाप कभी नहीं। लेखा-बही कम या ज़्यादा वाले दिन को बिना लिखित वजह के बंद नहीं होने देती, और वह वजह आँकड़ों के साथ record पर रहती है। Principal close history खोलकर हर बंद दिन का अपेक्षित और गिना हुआ कैश, अंतर और वजह, खाते-दर-खाते देख सकते हैं। अगर आपका school voucher की जाँच इस्तेमाल करता है, तो आप यह भी तय कर सकते हैं कि जब तक किसी दिन के vouchers verify न हों, वह दिन बंद न हो, ताकि गिनती तभी record बने जब दूसरा व्यक्ति दिन की entries देख चुका हो।
Bank में जमा, उसी screen से
ज़्यादातर शामों को गिने हुए कैश का कुछ हिस्सा अगली सुबह bank जाता है। Day Close screen पर यह बस एक और कदम है: bank खाता और राशि चुनिए, जो अभी गिने गए कैश से ज़्यादा नहीं हो सकती, और लेखा-बही उसी close के साथ cash box से bank तक transfer voucher दर्ज कर देती है। फिर आपको print करने लायक नक़द जमा पर्ची मिलती है, जिसमें school का नाम, तारीख़, transfer voucher number, दोनों खाते, शब्दों में राशि, और जमा करने वाले के हस्ताक्षर व bank की मुहर की जगह होती है। अगर जमा ग़लत दर्ज हुई, तो दिन दोबारा खोलिए, उसका transfer void कीजिए और फिर से बंद कीजिए।
- हर cash box के अपेक्षित आँकड़े से नोट और सिक्के गिनिए
- कम या ज़्यादा वाला दिन सिर्फ़ लिखित वजह के साथ बंद कीजिए
- गिना हुआ कैश उसी कदम में transfer के रूप में bank भेजिए
- शब्दों में राशि के साथ जमा पर्ची print कीजिए
- Close history में हर बंद दिन की गिनती, अंतर और वजह देखिए
जब दिन बंद होने के बाद कुछ बदल जाए
दिन बंद करना उस शाम की गिनती को जमा देता है। किसी cash खाते का दिन बंद होते ही, उस तारीख़ पर उस box को छूने वाले नए vouchers, voids और राशि, तारीख़ या खाते के बदलाव इस संदेश के साथ रोक दिए जाते हैं कि दिन बंद है। Party का नाम, मद या note ठीक करना फिर भी चलता है, क्योंकि उससे कोई पैसा नहीं हिलता।
बंद होने के बाद भी कुछ चीज़ें बदलती हैं, और बही उन्हें छिपाती नहीं। अगली सुबह कल की तारीख़ से दर्ज हुआ fee payment, या आपकी settings से बंद दिन में आने दिया गया voucher, पहले से गिने गए दिन का live अपेक्षित आँकड़ा बदल देता है। लेखा-बही जमी हुई गिनती को कभी दोबारा नहीं लिखती; बंद दिन पर बंद होने के बाद बदलाव का note दिखता है, जिसमें जमा हुआ record, live आँकड़ा और दोनों का अंतर होता है। असली सुधार के लिए permission वाला व्यक्ति लिखित वजह के साथ दिन दोबारा खोलता है, entries ठीक होती हैं और दिन फिर बंद होता है। हर बार दोबारा खोलने पर दर्ज होता है कि किसने और क्यों खोला, और दिन दिखाता है कि वह कितनी बार बंद हुआ।
Void कीजिए, delete कभी नहीं
लेखा-बही में कुछ भी delete नहीं हो सकता। ग़लत voucher लिखित वजह के साथ void होता है, जैसे ग़लत राशि, दो बार हुई entry या लौटाया गया bill। वह अपने number के साथ register में रहता है, तारीख़ और वजह के साथ void चिह्नित, हर balance और report से बाहर हो जाता है और CA export में नहीं जाता, और उसका number दोबारा किसी को नहीं मिलता। पूरी बही में यही नियम चलता है: खाते और मद हटाए नहीं, बंद किए जाते हैं, और projects मिटाए नहीं, पूरे करके बंद किए जाते हैं। Void करना अपनी अलग permission है, तो vouchers दर्ज करने वाले clerk का ही उन्हें रद्द करने वाला होना ज़रूरी नहीं, और void हुआ voucher edit करके ज़िंदा नहीं किया जा सकता।
हर बदलाव का इतिहास रहता है
Voucher ठीक किया जा सकता है, पर हर सुधार अपना निशान छोड़ता है: हर edit उसके change history में एक numbered entry जोड़ता है, जिसमें लिखा रहता है कि किसने, कब बदला, और पहले व बाद की values क्या थीं। Party, मद, project, note या photos बदलने के लिए सिर्फ़ vouchers दर्ज करने की permission काफ़ी है। राशि, तारीख़ या खाता बदलना पैसे का edit है: इसके लिए अलग permission और बदलाव के साथ दर्ज होने वाली लिखित वजह चाहिए, और यह voucher को दूसरे financial year में नहीं ले जा सकता, क्योंकि number उसी साल का है। Voucher का type कभी नहीं बदलता; आय के रूप में लिखा गया खर्च void करके दोबारा दर्ज होता है। Voucher की जाँच चालू हो, तो पैसे का edit voucher को फिर से verify होने भेज देता है।
Maker-checker, जब आपका school चाहे
कई trusts हर रुपये पर दो लोग चाहते हैं: एक जो दर्ज करे और एक जो जाँचे। Voucher की जाँच की तीन settings हैं: बंद, जो default है; एक स्तर, जिसमें हर voucher को दूसरा व्यक्ति verify करता है; और दो स्तर, जिसमें verify के बाद approval भी जुड़ता है। दो स्तर में आप एक राशि तय कर सकते हैं, जैसे ₹10,000, जिससे ऊपर दूसरा हस्ताक्षर चाहिए, ताकि ₹200 का stationery bill owner का इंतज़ार न करे। यह फ़ैसला voucher दर्ज होते समय तय हो जाता है, तो बाद में राशि बदलने से पुराने vouchers का वर्गीकरण नहीं बदलता। Register में verify और approval का इंतज़ार कर रहे vouchers की queues हैं। जाँच एक review है, रोक नहीं: पैसा पहले ही चल चुका है, तो voucher दर्ज होते ही balance में गिना जाता है, और reject हुआ voucher void होकर बाहर हो जाता है।
कोई अपना voucher ख़ुद नहीं जाँचता
जाँच को मायने देने वाले नियम Inkwelly लागू करता है, भरोसे पर नहीं छोड़ता। जिसने voucher दर्ज किया, वह उसे verify या reject नहीं कर सकता, और दर्ज करने वाला या verify करने वाला उसे approve नहीं कर सकता। किसी भी स्तर पर reject करने के लिए वजह चाहिए और इससे voucher void हो जाता है, वजह उसी पर दर्ज रहती है। Verify और approve, दर्ज करने से अलग permissions हैं, तो school clerk को कलम, accountant को पहली जाँच और principal या किसी trustee को आख़िरी हस्ताक्षर दे सकता है। फिर हर voucher दिखाता है कि उसे किसने और कब verify और approve किया, ताकि हस्ताक्षर register के हाशिये में नहीं, record पर रहें।
अपने school के एक दिन का पैसा screen पर देखिए
पिछले महीने का cash register और कुछ bills लेकर आइए। Live demo में हम vouchers दर्ज करेंगे, एक bill scan करेंगे, आपके fee counter के payment modes की mapping करेंगे और आपके सामने एक दिन का cash box बही से मिलाएँगे।
School day book, और पैसे का ऐसा रास्ता जिसे कोई भी देख सके
Day book, यानी वह रोज़नामचा जिसे हर Indian दुकान और school office जानता है, वह पन्ना है जो बताता है कि आज क्या हुआ। लेखा-बही हर तारीख़ के लिए एक रोज़नामचा रखती है, और उसके साथ एक statement जो पूरे साल हर रुपये का पीछा करता है। दोनों उन्हीं vouchers और automatic वसूलियों से बनते हैं जिनसे बाकी हर screen बनती है, तो वे dashboard से कभी अलग नहीं दिखते। इन दोनों के साथ, पैसा कहाँ गया इसका जवाब इस पर निर्भर नहीं रहता कि उस दिन counter पर कौन बैठा था।
Day book, खाते-दर-खाते
किसी भी तारीख़ की Day Book खोलिए और हर खाता अपने opening balance के साथ दिखता है, फिर उस दिन की automatic lines, fee की वसूली और refunds से लेकर transport और store की आमदनी, hostel fees और salary तक, हर एक receipts की गिनती के साथ। उसके बाद हर voucher अपने number, मद, party और पैसा आया या गया इसके साथ, और सबसे नीचे closing balance। Transfer दूसरे खाते का नाम दिखाता है, तो bank में जमा एक ही पन्ने पर box से कैश बाहर और bank में पैसा अंदर के रूप में पढ़ी जाती है। बिना खाते वाली वसूली अलग दिखती है। पिछले दिन और अगले दिन के buttons से पूरा हफ़्ता पीछे जाकर देखा जा सकता है, जब CA किसी ख़ास मंगलवार के बारे में पूछें।
Money Flow: हर चीज़ का एक statement
Money Flow school का अपना bank statement है: हर हलचल की एक चलती list, सबसे नई सबसे ऊपर और दिन के हिसाब से समूहित। आपके vouchers के साथ हर fee receipt student के नाम, class और photo के साथ, हर transport, store और hostel payment, हर refund और हर salary run दिखता है। तारीख़ों से filter कीजिए, जहाँ यह महीना, पिछला महीना, यह तिमाही या पूरा financial year एक tap पर है, या source, आया या गया पैसा, payment mode या राशि से, या receipt, voucher, party या student का नाम खोजिए। Source bar के किसी हिस्से पर tap करके सिर्फ़ वही source देखिए। बिना किसी और filter के एक खाता चुनिए, और statement opening balance व running balance वाली passbook बन जाता है, 2,000 lines तक।
Reports, और वह Excel file जो आपके CA सच में चाहते हैं
हर महीने management committee को सारांश चाहिए और CA को पूरी detail। लेखा-बही दोनों एक ही बही से, किसी भी financial year के लिए, बिना किसी के spreadsheet बनाए तैयार करती है। महीने-वार report, मद-वार report और project report उन लोगों के लिए screen पर हैं जिन्हें देखने की अनुमति है, और इनके हर आँकड़े में automatic वसूली और salary runs शामिल हैं, manual vouchers से अलग रखे हुए, ताकि हमेशा साफ़ रहे कि कौन-सा पैसा office ने लिखा और कौन-सा अपने आप आया। फिर एक button से CA के लिए साल की file बन जाती है।
महीने-वार और मद-वार reports
महीने-वार report April से March तक की बारह rows है, हर महीने की आय, खर्च और net के साथ, हर एक automatic वसूली और manual vouchers में बँटा हुआ, और सबसे नीचे साल का कुल। किसी आँकड़े पर tap कीजिए और Money Flow उसके पीछे की lines के साथ खुल जाता है। Category report किसी भी तारीख़ों के लिए दिखाती है कि पैसा कहाँ गया: आय के मद, खर्च के मद, और fee, transport, store, hostel और salary की वसूलियाँ अपनी अलग rows में, हर मद के पीछे vouchers की गिनती के साथ और library fine वाली line पहले से शामिल लिखी हुई। इसे सिर्फ़ आय या सिर्फ़ खर्च, या किसी एक project तक सीमित किया जा सकता है।
CA export
Financial year चुनिए और लेखा-बही तीन sheets वाली Excel workbook तैयार करती है। Vouchers sheet में साल का हर चालू voucher होता है, तारीख़, voucher number, type, मद, party, खाता, debit या credit और note के साथ। Monthly Summary हर महीने की आय, खर्च और net देती है, automatic और manual पैसे में बँटी हुई, कुल वाली row के साथ, और Category Summary हर मद का कुल देती है। Void हुए vouchers file में नहीं जाते। इन्हीं vouchers की एक सादी CSV भी है, जिसमें हर voucher payment, receipt या contra entry के रूप में ledger, party, debit, credit और narration कॉलम के साथ लिखा होता है, ताकि आपके CA अपने software में उससे काम कर सकें। हर export school की media library में, उस साल के finance exports folder में save होता है।
Projects: नई building पर अब तक कितना खर्च हुआ?
कुछ खर्च किसी एक मद में नहीं समाता। नई science block में सीमेंट, मज़दूरी, बिजली का काम और architect की fees सब आते हैं; annual day में tent, sound, costumes, छपाई और जलपान। लेखा-बही में project एक tag है जो मदों के पार लगता है। हर voucher को दर्ज करते समय tag कीजिए, और project report कुल खर्च, जो कुछ आया, net, मद-वार बँटवारा और ताज़ा vouchers दिखाती है। काम पूरा होने पर project बंद किया जाता है, कभी delete नहीं, तो उसका इतिहास बना रहता है।
Inkwelly लेखा-बही बनाम school office में अलग accounting tool
School के पैसे के बारे में ChatGPT या Claude से पूछिए
Premium plan वाले schools को AI Connect मिलता है, जिससे principal, accountant या कोई trustee ChatGPT या Claude से school के बारे में आम भाषा में पूछ सकते हैं। लेखा-बही के लिए इसका मतलब ऐसे सवाल हैं: आज कितना आया और कितना गया, cash box में कितना होना चाहिए, कल का दिन बंद हुआ या नहीं और अंतर कितना था, इस साल डीज़ल पर कितना गया, किसी ख़ास vendor को कितना दिया गया, या किसी ख़ास student की fee कब आई।
अगर आपका school उस connection को काम करने की अनुमति देता है, तो यह नया खर्च या आय voucher भी दर्ज कर सकता है। पहले यह preview दिखाता है, जिसमें मद, खाता, राशि, तारीख़ और वह voucher number होता है जिसकी उसे उम्मीद है, और अगर उस दिन का कैश पहले से बंद है तो चेतावनी देता है। जब तक व्यक्ति हाँ न कहे, कुछ दर्ज नहीं होता, और voucher पर दर्ज रहता है कि वह कहाँ से आया। Void करना, edit करना और दिन बंद करना या दोबारा खोलना जानबूझकर AI से नहीं हो सकता, और bill photos AI app को कभी नहीं दी जातीं। Permission वाला व्यक्ति school dashboard में connection जारी करता है, और staff member उसे एक बार दिखने वाली key से ChatGPT या Claude में जोड़ता है।
School का पैसा संभालने वाले हर व्यक्ति के लिए
School में पैसा जितने हाथों से गुज़रता है, उतना ज़्यादातर लोग सोचते भी नहीं: counter का clerk, उसका मिलान करने वाला accountant, मंज़ूरी देने वाले principal, society को जवाब देने वाले owner या trustee, और उसके लिए filing करने वाले CA। ज़्यादातर schools में हर व्यक्ति सच का अपना अलग version रखता है। Inkwelly में सब एक ही बही से काम करते हैं, हर व्यक्ति को सिर्फ़ वही दिखता है जो उसके role में आता है, और दिन के आँकड़ों के लिए किसी को office से पूछना नहीं पड़ता।
Principal और owner के लिए
आपका दिन एक screen पर ख़त्म हो सकता है: आज कितना आया और गया, इस महीने की बचत या घाटा, हर खाते का balance, आज रात का cash box बंद हुआ या नहीं, और closing streak कितनी लंबी है। अब महीने का पैसा कहाँ गया, यह जानने के लिए CA का इंतज़ार नहीं करना पड़ता; मद-वार report यह दिखाती है, और project report बताती है कि annual day या नई building पर अब तक कितना लगा। जब कैश कम निकला, तो close history बताती है कि कितना और उस शाम कौन-सी वजह लिखी गई। जाँच चालू हो, तो बड़े payments आपकी approval का इंतज़ार करते हैं और छोटे payments office की रफ़्तार से चलते रहते हैं।
Accountant के लिए
Accountant का महीना अब बीते हुए हिसाब को दोबारा जोड़ने में नहीं जाता। Fee, transport, store, hostel और salary का पैसा पहले से बही में है, उसी तरह गिना हुआ जैसे वे modules गिनते हैं, तो जाँचने के लिए सिर्फ़ वही vouchers बचते हैं जो office ने लिखे। Verification queue दिखाती है कि क्या बाकी है, हर voucher उसकी bill photos और इतिहास के साथ। Day book और Money Flow CA के सवालों का जवाब line-by-line देते हैं, voucher number हर सवाल को एक record से जोड़ता है, और साल के आख़िर का export एक click का काम है। Setup भी accountant के पास रहता है: खाते और opening balances, मद, payment-mode mapping, payroll खाता, voucher prefixes और जाँच की policy।
Counter पर बैठे clerk के लिए
Clerk का काम छोटा होता है, बड़ा नहीं। Bills उसी दिन दर्ज होते हैं जिस दिन आते हैं, सबसे ज़्यादा इस्तेमाल होने वाले मद एक tap पर और नियमित vendors कुछ type करने से पहले ही सुझाए हुए, और दराज़ भर काग़ज़ की जगह एक photo ले लेती है। Fee का पैसा cash book में उतारना ही नहीं पड़ता, क्योंकि वह पहले से वहाँ है। शाम को clerk Day Close screen में नोट गिनता है और तुरंत देखता है कि box मिल रहा है या नहीं, महीने के आख़िर में पता चलने के बजाय। जाँच चालू हो, तो दिन के vouchers दूसरा व्यक्ति verify करता है, जो school के साथ-साथ clerk की भी हिफ़ाज़त करता है: जब box कम हो, तो बही ठीक-ठीक दिखाती है कि क्या दर्ज हुआ और किसने जाँचा।
Inkwelly staff app पर
लेखा-बही Inkwelly staff app पर हर उस व्यक्ति के लिए है जिसके role में इसकी अनुमति है। Home screen पर सभी खातों का cash in hand, आज आया, गया और net पैसा, और नई entry, camera से bill scan, day close और day book के quick buttons हैं। Clerk bill photos के साथ vouchers दर्ज कर सकता है, cash box गिन सकता है, close के साथ bank में जमा कर सकता है और close history देख सकता है। जाँचने वाला vouchers को verify, approve या reject कर सकता है और वजह के साथ void कर सकता है, हर voucher पर photos और edit का इतिहास देखते हुए। Money Flow, reports, CA export और खातों, मदों, projects और settings का setup भी वहाँ है। Save हो चुके voucher को edit करना, vouchers और जमा पर्चियाँ print करना, और hostel की वसूली की mapping web पर ही होती है, और app की लेखा-बही screens English में हैं।
कौन क्या देख और कर सकता है
School के अंदर भी पैसा संवेदनशील है, इसलिए लेखा-बही access को चौदह अलग permissions में बाँटती है, जो Identity & Access Management से दी जाती हैं: बही देखना, vouchers दर्ज करना, voucher की राशि बदलना, void करना, verify करना, approve करना, दिन बंद करना, बंद दिन दोबारा खोलना, reports और Money Flow देखना, CA export download करना, और खाते, मद, projects और settings संभालना, हर एक अलग। Inkwelly के तैयार roles principal और accountant को ये सभी देते हैं, vice principal को बही देखने, vouchers verify करने, reports पढ़ने और export download करने देते हैं, और clerk को vouchers दर्ज करने और दिन बंद करने देते हैं, बिना void किए, voucher की राशि बदले या setup छुए। आप इसमें से कुछ भी, व्यक्ति-दर-व्यक्ति बदल सकते हैं।
Bill photos सिर्फ़ उन signed-in staff के लिए खुलती हैं जो बही देख सकते हैं, ऐसे links से जो पंद्रह मिनट में expire हो जाते हैं। हर voucher दिखाता है कि वह कब दर्ज हुआ, किसने verify और approve किया, हर edit किसने और क्यों किया, और वह कब और क्यों void हुआ।
Cash register, Excel या मौजूदा software से switch करना
इसे पढ़ने वाले ज़्यादातर schools, Pune के किसी CBSE school से लेकर Gorakhpur के किसी UP Board school तक, किसी न किसी तरह हिसाब रख ही रहे हैं: मोटा cash register, accountant की संभाली हुई Excel sheet, किसी दूसरे ERP की expense screen, या सिर्फ़ CA का Tally। लेखा-बही आपसे सालों पुराने vouchers लाने को नहीं कहती। हर खाता आपकी चुनी तारीख़ के opening balance से शुरू होता है, यानी उस सुबह box का कैश और हर bank का balance, और पिछले साल उन्हीं books में रहते हैं जो आपके CA के पास पहले से हैं। साल के बीच से शुरू करना भी ठीक है: पिछले महीनों के fee, transport, store, hostel और salary के automatic आँकड़े साल की reports में फिर भी दिखते हैं, क्योंकि वे सीधे उन modules से आते हैं।
Migration, training और setup ₹0 हैं, और मौजूदा system से, या vendor साथ न दे तो Excel से, data निकालना हमारी ज़िम्मेदारी है। Go-live अगले working day हो सकता है, और पुराने records अपनी अलग track पर बाद में आते रहते हैं। आप अपने असली data पर 90 दिन के paid pilot से शुरू कर सकते हैं: अगर 90वें दिन बात नहीं बनती, तो pro-rata refund मिलता है और आपका data standard formats में वापस। सबसे आसान जाँच यह है कि अपने cash register का एक महीना लेकर demo book करें।
“जो cash box हर शाम गिना जाता है, उसे March में कभी बहस की ज़रूरत नहीं पड़ती।”
लेखा-बही में क्या-क्या शामिल है
- Cash, bank, UPI और दूसरे खाते, opening balance और live निकाले गए balance के साथ
- Financial year के हिसाब से numbered आय, खर्च और transfer vouchers, हर एक पर दस तक bill photos
- AI bill scan जो राशि, vendor, तारीख़, मद और note भरता है, किसी व्यक्ति के जाँचने के लिए
- Hindi नामों के साथ तैयार Indian school मद, साथ में आपके अपने मद और projects
- Student fee, transport, store और hostel की अपने आप आने वाली वसूली, और disburse हुई salary
- Search, filters और जाँच का इंतज़ार कर रहे vouchers की queues वाला voucher register
- वजह के साथ void, edit का पूरा इतिहास, और पैसे के edits के लिए वजह और permission
- वैकल्पिक एक या दो स्तर की जाँच, आपकी तय राशि से दूसरे हस्ताक्षर के साथ
- रोज़ का कैश मिलान: note-by-note गिनती, अंतर का note, bank में जमा और जमा पर्ची
- किसी भी तारीख़ की day book, और किसी भी खाते के passbook view वाला Money Flow
- महीने-वार, मद-वार और project reports, और CA के लिए साल के आख़िर का Excel या CSV export
- चौदह अलग permissions, staff app, और AI Connect से सवाल और voucher दर्ज करना
आज रात का cash box बही से मिलाइए
अपने cash register का एक महीना, fee counter के payment modes और CA के सवालों की पिछली list लेकर आइए। Live demo में हम आपके खाते set up करेंगे, महीने के bills दर्ज करेंगे, और day book, Money Flow और वह export दिखाएँगे जो आपके CA को मिलेगा।
अक्सर पूछे गए सवाल
14 सवाललेखा-बही किस Inkwelly plan में है, और इसकी कीमत क्या है?
लेखा-बही Premium plan का हिस्सा है, ₹199 per student per year पर। यह Lite या Standard में नहीं है। Inkwelly के plans ₹49 से ₹199 per student per year तक हैं, किसी भी school size पर flat, बिना enrolment slabs और बिना per-module upsell के, और हर plan में उससे नीचे वाले plan का सब कुछ शामिल है। AI bill scan और AI Connect, Premium के AI features के साथ आते हैं, तो लेखा-बही वाले school को ये भी मिलते हैं।
क्या लेखा-बही Tally या हमारे CA की जगह लेती है?
नहीं, और यह जानबूझकर है। लेखा-बही school की आय और खर्च की बही है: हर आने-जाने वाला रुपया, सही खाते के साथ, हर शाम गिना हुआ। यह double-entry accounting नहीं है, तो इसमें ledgers, trial balance या balance sheet नहीं हैं, GST या TDS का काम नहीं है और Tally sync नहीं है। ये books आपके CA trust या society के लिए रखते हैं, और उन्हें register की photos की जगह साल के आख़िर में numbered vouchers की Excel workbook मिलती है, महीने-वार और मद-वार सारांश के साथ, या उन्हीं vouchers की सादी CSV।
Cash register ya Excel se Inkwelly Money Book par kaise shift kare?
मुश्किल नहीं है। हर खाता आपकी चुनी तारीख़ के opening balance से शुरू होता है, तो सालों पुराने vouchers लाने की ज़रूरत नहीं; पिछले साल उन्हीं books में रहते हैं जो आपके CA के पास हैं। Fee, transport, store, hostel और salary का पैसा पहले दिन से Inkwelly के अपने modules से आता है। Migration, training और setup ₹0 हैं, और मौजूदा system से, या vendor साथ न दे तो Excel से, data निकालना हमारी ज़िम्मेदारी है। Go-live अगले working day हो सकता है, और पुराने records अपनी अलग track पर बाद में आते हैं। आप अपने असली data पर 90 दिन के paid pilot से भी शुरू कर सकते हैं; अगर 90वें दिन बात नहीं बनती, तो pro-rata refund मिलता है और आपका data standard formats में वापस।
कौन-सा पैसा अपने आप आता है, और office को क्या लिखना पड़ता है?
Refunds घटाकर student fee payments, transport fees, school store की बिक्री, hostel और mess की fees, और हर disbursed salary run अपने आप आते हैं, हर payment mode से जुड़े खाते में। Library fines पहले से student fee के पैसे में हैं और उसी के एक चिह्नित हिस्से के रूप में दिखते हैं, कभी दो बार नहीं जुड़ते। बाकी सब office लिखता है: बिजली, डीज़ल, मरम्मत और छपाई जैसे खर्च, और दान, bank ब्याज, prospectus और form की बिक्री या किराये जैसी दूसरी आय। Admission module के payment link से ली गई registration fees आज अपने आप आने वाली वसूलियों में नहीं हैं, तो office उन्हें आय के रूप में दर्ज करता है।
School में कौन क्या देख या कर सकता है?
Access चौदह अलग permissions से तय होता है, बही देखने और vouchers दर्ज करने से लेकर voucher की राशि बदलने, void करने, verify करने, approve करने, दिन बंद करने और दोबारा खोलने, reports देखने, CA export download करने और खाते, मद, projects और settings संभालने तक। Inkwelly के तैयार roles principal और accountant को सब कुछ देते हैं, vice principal को देखने, verify करने, reports पढ़ने और export करने देते हैं, और clerk को vouchers दर्ज करने और दिन बंद करने देते हैं, बिना void किए या setup छुए। आप किसी भी role या व्यक्ति का access बदल सकते हैं।
क्या लेखा-बही mobile app पर चलती है?
हाँ, Inkwelly staff app पर, हर उस व्यक्ति के लिए जिसके role में इसकी अनुमति है। App से आप bill photos के साथ vouchers दर्ज कर सकते हैं, camera से bill scan कर सकते हैं, note-by-note गिनती और bank में जमा के साथ दिन बंद कर सकते हैं, vouchers को verify, approve, reject या void कर सकते हैं, और day book, Money Flow, reports और CA export देख सकते हैं, साथ ही खाते, मद, projects और settings set up कर सकते हैं। Save हो चुके voucher को edit करना, vouchers और जमा पर्चियाँ print करना, और hostel की वसूली की mapping web पर होती है। App की लेखा-बही screens English में हैं।
क्या लेखा-बही Hindi में उपलब्ध है?
Web पर, हाँ। लेखा-बही की हर screen, नई entry के form से लेकर day close, reports और setup तक, English और Hindi दोनों में चलती है, और तैयार मद और default Cash Box Hindi नामों के साथ आते हैं; Hindi screens पर module का नाम मनी बुक दिखता है। Print होने वाले vouchers और जमा पर्चियाँ screen की भाषा में होती हैं, जबकि शब्दों में राशि English में छपती है, जैसा Indian vouchers और cheques पर आम है। Staff app की लेखा-बही screens अभी English में हैं।
Cash milaan me difference aaye to kya kare?
Day Close screen कमी या ज़्यादती एक-एक रुपये तक दिखाती है, और दिन सिर्फ़ उसकी वजह बताने वाले लिखित note के साथ बंद होता है। Note, गिनती और अपेक्षित आँकड़ा एक साथ उस दिन के record के रूप में जम जाते हैं, और close history हर दिन का अंतर और वजह दिखाती है। बाद में कोई ग़लती मिले, तो permission वाला व्यक्ति वजह के साथ दिन दोबारा खोलता है, entries ठीक करता है और फिर बंद करता है। अगर close के बाद पिछली तारीख़ का कोई payment अपेक्षित आँकड़ा बदल दे, तो दिन जमी हुई गिनती को दोबारा लिखने के बजाय उसके साथ बदलाव दिखाता है।
क्या कोई entry delete कर सकता है या चुपचाप बदल सकता है?
नहीं। लेखा-बही में कुछ भी delete नहीं होता। ग़लत voucher वजह के साथ void होता है और register में void चिह्नित रहता है, उसका number कभी दोबारा इस्तेमाल नहीं होता। हर edit voucher के change history में किसने, कब और पहले व बाद की values के साथ दर्ज होता है। राशि, तारीख़ या खाता बदलने के लिए अलग permission और लिखित वजह चाहिए, और किसी cash दिन के बंद होने के बाद उस दिन के पैसे के बदलाव तब तक रुके रहते हैं जब तक दिन वजह के साथ दोबारा न खुले; अपवाद सिर्फ़ तब है जब आपके school ने बंद दिनों में entries की अनुमति दी हो।
क्या AI bill scan सुरक्षित है? क्या यह ग़लत आँकड़े save कर देगा?
यह ख़ुद से कभी कुछ save नहीं करता। AI photo पढ़कर grand total, vendor, bill की तारीख़, आपकी अपनी list से संभावित मद और छोटा note भरता है, हर field को सुझाव के रूप में चिह्नित करता है और जिस पर भरोसा न हो उसे अलग दिखाता है। कोई व्यक्ति form जाँचकर save दबाता है। यह कभी भविष्य की तारीख़ या locked automatic मद नहीं चुनता, और bill न पढ़ा जा सके तो photo लगी रहती है और details हमेशा की तरह लिखी जाती हैं। यह Premium plan के AI features का हिस्सा है।
ChatGPT se school ka kharcha kaise record kare?
AI Connect से, अगर आपका school उस connection को काम करने की अनुमति देता है; यही Claude से भी होता है। Assistant एक बार में एक खर्च या आय voucher दर्ज कर सकता है, और हमेशा पहले preview दिखाता है, जिसमें मद, खाता, राशि, तारीख़ और अपेक्षित voucher number होता है, साथ में चेतावनी अगर उस दिन का कैश पहले से बंद है। जब तक व्यक्ति हाँ न कहे, कुछ दर्ज नहीं होता। Void करना, edit करना और दिन बंद करना AI से नहीं होता, और bill photos AI app से कभी साझा नहीं होतीं। Balances, day book, vouchers, reports और Money Flow के बारे में सवाल भी पूछे जा सकते हैं।
क्या लेखा-बही GST, TDS या balance sheet संभालती है?
नहीं। लेखा-बही cash book और आय-खर्च register है, double-entry accounting नहीं। यह GST नहीं निकालती, TDS नहीं काटती या file नहीं करती, और ledgers, trial balance या balance sheet नहीं बनाती। ये आपके CA के पास रहते हैं, जो register की जगह लेखा-बही के साल के आख़िर वाले export से काम कर सकते हैं। लेखा-बही वह हिस्सा जोड़ती है जो CA school के बाहर बैठकर नहीं कर सकते: हर रुपये का रोज़ का, गिना हुआ, numbered record।
क्या लेखा-बही का bank balance हमारे bank statement से मिलेगा?
Line-by-line नहीं, और इसका मक़सद भी यह नहीं है। लेखा-बही online fee payment को उसी दिन गिनती है जिस दिन parents पेमेंट करते हैं, उस खाते में जिससे आपने उसे जोड़ा है, जबकि आपका payment gateway bank में पैसा बाद में और अपना charge काटकर भेजता है। लेखा-बही bank statements import नहीं करती, और bank का मिलान आपके CA के पास रहता है। यह इतना ज़रूर पक्का करती है कि हर balance opening आँकड़े और दर्ज हर हलचल से निकाला जाए, और cash box हर दिन असली नोटों से मिलाया जाए।
हमारे एक trust के तहत कई schools हैं। क्या हर school की अपनी बही होगी?
हाँ। हर school अपनी लेखा-बही रखता है, अपने खातों, मदों, projects, settings, voucher series और day closes के साथ, academic session चाहे जो हो, April से March वाले financial year पर। आज schools के पार कोई संयुक्त बही नहीं है, तो trust हर school की बही और reports अलग-अलग देखता है।
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