Hostel Management System: Lights out, सब गिने गए।
Warden Inkwelly app पर रात की गिनती करते हैं, gate बच्चे को घर भेजने से पहले parents का code पूछता है, और mess उतनों के लिए खाना बनाता है जितने सच में हैं। ज़रूरी पल parents तक पहुँचते हैं — और hostel का bill अपने आप बनता है।
Tagore Block की गिनती पूरी42 में से 42 placed · रात 10:162 home leave परगिनती से पहले ही मार्कAarav को भेजाCode जाँचा · शाम 4:12
Hostel management system क्या है?
हर bed, हर रात।
Hostel management system boarding के लिए school software है: यह रखता है कि कौन किस block, room और bed में सोता है, रात का roll call लेता है, हर out-pass को approval से gate तक और वापसी तक दर्ज करता है, और mess व hostel fees चलाता है। Inkwelly ज़रूरी पलों पर parents को बताता है — leave मंज़ूर, बच्चा किसके साथ गया, वापस आ गया।
इसे hostel management software, boarding school software या school hostel ERP भी कहते हैं।
- Beds44 में से 42 भरे
- रात का roll call42 में से 42 placed · रात 10:16
- बाहर2 home leave पर · Sunday वापसी
- GateAarav को माँ ले गईं · शाम 4:12
- आज रात mess40 का खाना · 1 peanut allergy
- Caution deposits₹8.4 lakh जमा · लौटाने हैं
Inkwelly Hostel में क्या-क्या है
- Blocks, rooms और beds — boys और girls blocks के साथ
- एक-एक बच्चे को या पूरी class को एक साथ bed देना
- Warden के phone पर रात का roll call: कोई present से शुरू नहीं
- हर roll call में approved leave पहले से मार्क
- गिनती में बच्चा unaccounted रहे तो parents को तुरंत ख़बर
- Parents के लिए छह अक्षरों के gate code वाले out-pass और home leave
- Gate पर रिहाई का record, local guardian की जाँच के साथ
- 15 मिनट में overdue alert, रात में भी
- Block और diet के हिसाब से mess headcount, food allergies और weekly menu
- Boarder-days में mess contractor statement
- Room type के हिसाब से hostel fees, लंबी leave पर mess credit
- Caution deposits, जाने वाले boarders का हिसाब और English या हिंदी में Inkwelly AI
अपडेट किया गया
Boarding schools registers छोड़कर hostel software क्यों अपनाते हैं
Register. Slip. पर्ची। या एक hostel।
काग़ज़ पर रात का register, out-pass book, mess की पर्ची और deposit की file — सब अलग कहानी कहते हैं। Inkwelly में सब एक।
ज़्यादातर hostels में आज
Torch की रोशनी में register। Slip book। Kitchen के लिए अंदाज़ा।
- हर block का रात का register, torch की रोशनी में tick — आधा भरा page भी पूरा hostel लगता है
- Carbon book में out-pass slips; कोई नहीं जाँचता कि बच्चे को कौन ले जा सकता है
- बच्चा निकला या वापस नहीं आया — parents को तभी पता चलता है जब वो ख़ुद call करें
- Mess रोज़ के अंदाज़े से खाना बनाता है, और contractor का bill किसी को समझ नहीं आता
- Caution deposits एक file में पड़े रहते हैं, boarder जाए तो कोई total नहीं निकाल पाता
Inkwelly के साथ
Aarav Sharmaमाँ के साथ · शाम 4:12Home leave
Kabir NairSunday शाम 6 बजे वापसीLeave पर
Dev Patelआज रात sick bay मेंSick bayApp पर गिनती। Code से रिहाई। दिन के हिसाब से bill।
- हर गिनती में हर boarder unaccounted से शुरू होता है, तो आधी गिनती कभी पूरी नहीं लगती
- Office में approve, gate पर छह अक्षरों के code और नाम वाले बड़े के साथ रिहाई
- Leave मंज़ूर होने, बच्चे के निकलने और लौटने पर parents को ख़बर
- आज का headcount block और diet के हिसाब से, और contractor का bill boarder-days में
- Deposits लौटाने वाले पैसे की तरह जमा, और boarder जाए तो एक screen पर हिसाब
Warden के phone पर hostel का रात का roll call
Lights out. हर बच्चा अपनी जगह।
कोई भी present से शुरू नहीं होता। Warden हर बच्चे को मार्क करते हैं — present, absent या sick bay — और approved leave वाले बच्चे पहले से मार्क होते हैं। कोई बच्चा बचा हो तो Finish दबाते ही app पहले उसका नाम दिखाता है।
- 1दिखने वाले हर बच्चे को मार्क करें
- 2Finish — बचे बच्चे का नाम सामने
- 3बंद — सब placed
Sample hostel। कोई बच्चा बिना जगह के रहते गिनती बंद करें, तो उसके parents को तुरंत message जाता है — रात में भी — duty वाले warden के नाम और number के साथ।
Parents के code वाला hostel gate pass और out-pass
Gate से बाहर, सिर्फ़ code के साथ।
Leave office में approve होती है और parents को छह अक्षरों का gate code मिलता है। Gate पर warden वो code पूछते हैं, दर्ज करते हैं कि बच्चे को कौन ले जा रहा है, और parents को उसके नाम के साथ message जाता है।
- 1Approve — parents को gate code
- 2Gate पर code और ले जाने वाले का नाम
- 3Parents को ख़बर, बच्चा किसके साथ गया
Sample school। Hostel Warden के app में Approve tab नहीं होता — approve करना और रिहा करना अलग permissions हैं। Sunday शाम 6 बजे तक नहीं लौटा? 15 मिनट के अंदर parents को message, रात में भी।
Hostel mess management, hostel fees और caution deposits
Mess और पैसा, पूरा हिसाब।
Kitchen को पता रहता है कि कितनों का खाना बनाना है — diet के हिसाब से, हर allergy के साथ। Bill उन्हीं rooms और दिनों पर बनता है जो boarder ने सच में लिए — और caution deposit वही रहता है जो वो है: लौटाने वाला पैसा।
Tonight's mess for Friday 16 October: cook for 138 boarders, 4 away on leave, by block and by diet, with three food allergies and Friday's menu
The mess contractor's statement for September 2026: 4,186 boarder-days at ₹95 each, days away deducted, ₹3,97,670 payable
September's hostel bills previewed before they're raised: room, mess and laundry for each boarder, a mess credit for nine days away and a room move billed per room
₹28,60,000 of caution deposits held, and a leaver's exit settled: unpaid bills against the deposit, the school owing the family ₹16,400
Hostel leave — request से gate तक और वापसी तक
घर पर एक weekend, पूरा record में।
हर क़दम दर्ज होता है — किसने माँगा, किसने approve किया, बच्चे को कौन ले गया, और वो कब लौटा।
- गुरु, शाम 5:30Home leave · शुक्र–रवि
Request
Office दर्ज करता है: leave किस तरह की है, कहाँ जा रहा है, तारीख़ें और वजह।
- गुरु, शाम 6:10Gate code K7M2QP
मंज़ूर
Approve करने का अधिकार रखने वाला हाँ करता है, और दोनों parents को WhatsApp पर gate code मिलता है।
- शुक्र, शाम 4:12Sunita Sharma (Mother) के साथ
Gate पर रिहाई
Warden code पूछते हैं और दर्ज करते हैं कि उसे कौन ले जा रहा है। Parents को तुरंत ख़बर।
- शुक्र – रविLeave पर · mess रुका
बाहर गिना गया
Roll call में वो On leave, mess उसे नहीं गिनता, और शनिवार के class register में Leave — absent नहीं।
- आज · शुक्र 16 Oct
- रवि, शाम 6:00Mark back
Hostel वापसी
Mark back करते ही parents को message। समय पर नहीं लौटा? 15 मिनट में overdue flag, और parents को ख़बर।
Jain खाना, local guardians और caution deposits — भारतीय schools के लिए hostel software
भारतीय hostels के लिए बना। उनकी kitchen के लिए भी।
भारतीय boarding schools जिन diets, guardians, deposits और नियमों के साथ काम करते हैं — सब पहले से मौजूद।
Veg, Jain, सात्विक, egg, non-veg
हर boarder का diet record में है, तो cook को हर बर्तन की अलग गिनती दिखती है।
Boys और girls blocks
ग़लती से कोई बच्चा ग़लत block में नहीं जा सकता। छूट के लिए लिखित वजह और ख़ास permission चाहिए।
शहर के local guardians
कौन बच्चे को ले जा सकता है, रिश्ता, phone और ID के आख़िरी चार अंक — लेने आने के पल पर जाँच।
Caution deposit, सही तरीक़े से
एक बार या हर साल, लौटाने वाले पैसे की तरह जमा, और वजह के साथ लौटाया या रखा जाता है।
English और हिंदी messages
Leave, gate, roll call और fee के messages parents को English या हिंदी में — WhatsApp, SMS, email या app पर।
भरोसेमंद incident register
Medical, चोरी, नुकसान या भाग जाना — गवाहों के साथ। 24 घंटे बाद ब्योरा lock; ragging की शिकायत Grievances register में जाती है।
Wardens, hostel office, principal और parents के लिए hostel software
एक hostel। सबको ख़बर।
हर किसी को उतना ही दिखता है जितना उसका role allow करे।
Warden
App पर गिनती, gate पर code के साथ बच्चों की रिहाई, और लौटने पर Mark back।
Hostel office
Beds देना, leave दर्ज और approve करना, preview के साथ bills बनाना, fees लेना और deposits का हिसाब।
Principal
आज रात की गिनती block-wise, कौन campus से बाहर है, कौन देर से लौटा और क्या ध्यान माँगता है — एक screen पर।
Parents
Leave मंज़ूर होने पर, बच्चा gate से किसके साथ निकला, और कब लौटा — हर बार ख़बर।
Hostel के बारे में Inkwelly AI से पूछें — English या हिंदी में
Hostel के बारे में पूछें। नाम और numbers पाएँ।
English, हिंदी या Hinglish में पूछें। Inkwelly AI आपका hostel पढ़ता है — आज रात की गिनती, कौन बाहर है, mess, बकाया — और नाम व numbers के साथ जवाब देता है, Excel बनाता है, या आपके approve करने के लिए काम तैयार करता है।
जवाब देता है। Paperwork भी करता है।
- काम
Chat से leave approve करें।
Request ढूँढता है और save से पहले साफ़ दिखाता है कि क्या होगा — parents को gate code जाएगा।
- Reports
Excel या PDF, seconds में।
Hostel की कोई भी list या register माँगें और file download करें।
- Cards
Chat में एक boarder।
Bed, diet, allergy और leave — boarder की profile के button के साथ।
- Letters
आपके letterhead पर boarding certificate।
असली details के साथ letter draft करता है। आप जाँचें, फिर serial number के साथ PDF issue होता है।
- How-to
“इस महीने के hostel bills कैसे बनाएँ?”
किसी भी काम के साफ़ steps, सही page के button के साथ।
- Safe by design
आपका data, आपके नियम।
हर बदलाव आप approve करते हैंहर व्यक्ति के role के हिसाब सेहर सवाल और action का logAI training में कभी इस्तेमाल नहीं - AI Connect
Claude और ChatGPT में भी।
Hostel के बारे में सीधे Claude या ChatGPT में पूछें — उन्हीं permissions के साथ।
Inkwelly AI क्या-क्या कर सकता है, देखें
Inkwelly AI और AI Connect, Hostel की तरह, Premium plan में आते हैं। Chat से हुआ कोई भी काम जो parents को message भेजे, पैसे से जुड़ा हो या bed ख़ाली करे — पहले preview दिखाता है और आपके approve का इंतज़ार करता है। ऊपर के जवाब एक sample school के हैं।
Students, attendance, parents और school accounts से जुड़ा hostel
एक boarder। हर module को पता।
Boarders student record से और wardens staff list से आते हैं — और हर गिनती, leave और रुपया class attendance, parents और accounts तक पहुँचता है।
आज रात का hostel
Beds, गिनती, leave, mess और पैसा — हर boarder का एक record।
Students
Boarders student record से आते हैं; TC hostel बकाया और deposit के हिसाब तक रुक सकता है।Attendance
Approved hostel leave वाला boarder absent मार्क हो तो Leave बन जाता है।Communications
Leave, gate, roll call और fee के messages — WhatsApp, SMS, email और app पर।Money Book
Hostel और mess fee की वसूली school के accounts तक पहुँचती है।Employees
Wardens, matrons और caretakers staff list से blocks पर लगाए जाते हैं।Roles
Hostel Warden gate पर रिहा कर सकता है, पर leave approve नहीं।Academics
Classes, Academics से आती हैं — class list से block भरें, या class-wise hostel बकाया देखें।AI Connect
Hostel के बारे में Claude या ChatGPT में पूछें।Hostel registers या दूसरे school ERP से switch करना
Session के बीच में? Hostel भी साथ लाएँ।
Session के किसी भी दिन शुरू करें। हम आपके boarders, उनके beds, hostel का बकाया और caution deposits ले आते हैं — ताकि पहली रात की गिनती और पहला bill सही हों।
Extract
Boarders और उनके beds, hostel के बकाया bills और caution deposits — पुराने software के export या आपके registers से।
हम करते हैंतीन files भरना
Inkwelly के templates: पहले boarders (block, room, bed, diet, allergy), फिर पुराना बकाया और deposits।
हम करते हैंजाँच और import
हर row आपके students और rooms से मिलाई जाती है। सुधरी file दोबारा upload करने से कोई बकाया या deposit दोगुना नहीं होता।
हम करते हैंतारीख़ चुनें
आप approve करें और दिन चुनें। Go-live अगले working day हो सकता है।
आप करते हैं
- ₹0
Shift का खर्च
₹0 migration, ₹0 training, ₹0 setup। आपके मौजूदा system से data निकालना — या vendor साथ न दे तो Excel से — हमारी ज़िम्मेदारी।
- अगले दिन
Go-live
Go-live अगले working day हो सकता है। तारीख़ आप चुनें; महीनों तक दो systems साथ चलाने की ज़रूरत नहीं।
- 90 दिन
Pilot
आपके असली data पर 90 दिन का paid pilot। 90वें दिन बात न बने, तो pro-rata refund और आपका data standard formats में वापस।
- भारत
आपका data
आपका data भारत में रहता है, रोज़ database backup और हर screen पर role के हिसाब से access के साथ।
दूसरे school software से तुलना करेंSwitch कैसे होता हैPricing देखें
Hostel management system: schools के सवाल।
Hostel management system boarding के लिए school software है: यह रखता है कि कौन किस block, room और bed में सोता है, रात का roll call लेता है, हर out-pass को approval से gate तक और वापसी तक दर्ज करता है, और mess व hostel fees चलाता है। Inkwelly ज़रूरी पलों पर parents को भी बताता है।
Warden Inkwelly app पर block की गिनती खोलते हैं। हर boarder unaccounted से शुरू होता है, approved leave वाले बच्चे पहले से On leave होते हैं, और warden हर बच्चे को Present, Absent या sick bay मार्क करते हैं। कोई बचा हो तो Finish पर पहले उसका नाम दिखता है।
अगर गिनती किसी बच्चे के unaccounted रहते और बिना leave के बंद होती है, तो उसके parents को तुरंत message जाता है — रात में भी — duty वाले warden के नाम और number के साथ। Absent मार्क करने का मतलब है कि warden को पता है बच्चा कहाँ है, इसलिए उस पर कोई message नहीं जाता।
हाँ। सुबह, शाम और रात की गिनती पहले से set होती है — सुबह 6:30, शाम 6:30 और रात 10 बजे — और hostel settings में आप नाम, समय बदल सकते हैं या नई गिनती जोड़ सकते हैं।
Office request दर्ज करता है — out pass, home leave, medical, emergency या school trip — तारीख़ों और बच्चा कहाँ जा रहा है, उसके साथ। Approve करने का अधिकार रखने वाला approve करता है, और parents को WhatsApp पर छह अक्षरों का gate code मिलता है।
Parent, authorised local guardian, school staff या ख़ुद student। Warden gate code पूछते हैं और ले जाने वाले का नाम और phone दर्ज करते हैं। Local guardian की permission उसी पल जाँची जाती है, तो वापस ली गई या ख़त्म हुई permission रिहाई रोक देती है।
हाँ। बच्चा रिहा होते ही message जाता है, जिसमें लिखा होता है कि उसे कौन ले गया, और Mark back होने पर दूसरा। तय समय तक नहीं लौटा तो 15 मिनट के अंदर ख़बर, रात में भी।
हाँ। अगर boarder approved hostel leave पर है और class teacher उसे absent मार्क करते हैं, तो Inkwelly उसे Leave दर्ज करता है — घर ग़लत absent message नहीं जाता और register सही रहता है।
Inkwelly hostel में रह रहे boarders गिनता है और leave पर गए बच्चों को छोड़ देता है — block के हिसाब से और diet के हिसाब से: vegetarian, non-vegetarian, eggetarian, Jain और सात्विक। Print होने वाली slip में food allergy वाले हर बच्चे का नाम होता है।
हाँ। Contractor statement आपके per-head rate पर boarder-days गिनता है और हर उस दिन को घटाता है जब boarder बाहर था — row-by-row, ताकि महीने का bill आसानी से जाँचा जा सके।
हर room type का monthly rate तय करें, mess और laundry जैसे charges जोड़ें, और billing calendar बनाएँ। Inkwelly हर bill बनने से पहले दिखाता है: room बदलने पर हर room का bill उतने दिनों का बनता है, और लंबी leave पर mess credit मिल सकता है।
हाँ। Office WhatsApp पर सुरक्षित payment link भेज सकता है, या counter पर cash, cheque, UPI या card से लेकर receipt print कर सकता है। हर printed receipt पर QR code होता है जिसे scan करके कोई भी जाँच सकता है कि वो असली है।
Deposits आमदनी नहीं, लौटाने वाले पैसे की तरह जमा होते हैं — एक बार या हर साल। Boarder जाए तो एक screen पर बकाया bills और deposit का हिसाब होता है और दिखता है कि परिवार को school को देना है या school को परिवार को।
हाँ। बिना bed वाले students चुनें, block चुनें और ख़ाली beds एक बार में भर दें। Boys block में ग़लती से कोई लड़की नहीं जाती; किसी एक बच्चे की छूट के लिए लिखित वजह और ख़ास permission चाहिए।
नहीं। Warden के Inkwelly app में roll call, gate और आज रात की duty list है। Hostel office web पर काम करता है, English या हिंदी में।
हाँ। Medical, चोरी, सामान का नुकसान या भाग जाना — severity, गवाहों, क्या किया गया और parents को बताया या नहीं, के साथ दर्ज करें। 24 घंटे बाद ब्योरा lock हो जाता है; बाद के notes जुड़ते हैं, बदले नहीं जाते। Ragging और अनुशासन के मामले Grievances register में जाते हैं।
हाँ। तीन files — beds के साथ boarders, hostel का बकाया और caution deposits — templates के साथ आती हैं, और सुधरी file दोबारा upload करने से कुछ दोगुना नहीं होता। या registers हमें भेज दें — हम कर देंगे, बिना किसी खर्च के।
हाँ, Premium plan में। “aaj raat ki ginti ho gayi?”, “kaun campus se bahar hai?” या “hostel fee kisne nahi di?” English, हिंदी या Hinglish में पूछें। यह leave approve या गिनती बंद भी कर सकता है — पहले preview दिखाकर, आपके confirm करने पर।
हाँ। Inkwelly English और हिंदी में चलता है, और parents को hostel messages English या हिंदी में मिलते हैं।
Hostel, Premium plan में आता है — ₹199 प्रति student प्रति साल (GST अलग)। Plans ₹49–₹199 प्रति student प्रति साल हैं, और migration, training और setup ₹0।
अपना hostel देखें Inkwelly में।
असली product पर 30 मिनट का free demo। जो भी पूछना हो पूछें — हम live दिखाएँगे।