हर boarder की गिनती, हर रात। हर gate pass का record।

शुरुआत में कोई भी गिना हुआ नहीं माना जाता

गिनती खुलते ही कोई boarder present नहीं माना जाता। हर बच्चा तब तक बिना गिना रहता है जब तक उसे अपनी आँखों से देखने वाला कोई उपस्थित, अनुपस्थित, infirmary में या देर से लौटे न लिख दे। सिर्फ़ उस दिन मंज़ूर छुट्टी पर गए बच्चे पहले से छुट्टी पर दर्ज होते हैं, ताकि रात 10 बजे किसी parent को उस बच्चे के लिए फ़ोन न जाए जो उनके पास घर पर बैठा है।

Marks batches में save होते हैं, जो hostel के wifi पर बहुत काम आता है। दूसरी मंज़िल के बीच phone का connection चला जाए, तो warden वही गिनती दोबारा खोलते हैं और save हुए marks तुरंत वापस आ जाते हैं। आधी रात के बाद तक चलने वाली गिनती उसी शाम की मानी जाती है जिसमें वह शुरू हुई थी, ताकि एक रात दो अधूरी गिनी गई तारीख़ों में न बँटे।

जब किसी बच्चे का पता न चले और गिनती बंद करनी हो

सबका पता हो तो गिनती एक tap में पूरी होती है। कोई बच्चा अब भी बिना गिना रह गया हो, तो गिनती बंद करना जान-बूझकर लिया गया फ़ैसला होता है: Inkwelly उन बच्चों की list दिखाता है जिनका पता नहीं चला, और warden से पूछता है कि ढूँढना जारी रखें या बंद करके parents को बताएँ।

बंद करते ही हर ऐसे बच्चे के parents को WhatsApp, SMS, email या app notification पर, जो भी आपके school ने जोड़ा है, ज़रूरी message जाता है। उसमें block, room, गिनती और समय होता है, duty warden का नाम और number होता है, और message English या हिंदी में जाता है। यह quiet hours में भी तुरंत जाता है, क्योंकि सुबह 7 बजे तक रोका गया message नाश्ते पर परिवार को बताता है कि उनका बच्चा पूरी रात लापता था। अनुपस्थित लिखे गए बच्चे पर यह message नहीं जाता, क्योंकि उस निशान का मतलब है कि warden जानते हैं कि बच्चा कहाँ है।

Request और मंज़ूरी

छुट्टी की request में छुट्टी का प्रकार, बच्चा कब निकलेगा, कब तक लौटने की उम्मीद है, कहाँ जा रहा है और क्यों, यह सब दर्ज होता है। एक switch बच्चे के बाहर रहने तक mess में उसकी गिनती रोक देता है; school trip पर इसे बंद ही रखना चाहिए, क्योंकि trip पर आमतौर पर school ही बच्चों को खाना देता है।

मंज़ूरी मिलते ही छह अक्षरों का gate code बनता है और छुट्टी की तारीख़ों और लौटने के समय के साथ parents को भेजा जाता है। Code में वे अक्षर नहीं होते जो फ़ोन पर बोलते समय गड़बड़ हो जाते हैं, जैसे O और 0। नामंज़ूर request पर जान-बूझकर message नहीं जाता: वह बातचीत warden को करनी चाहिए, कारण से पहले पहुँचने वाले WhatsApp को नहीं।

Gate पर release, code के साथ

Gate को मंज़ूर passes जाने के लिए तैयार दिखते हैं। बच्चे को release करते समय पूछा जाता है कि उसे कौन ले जा रहा है, parent, local guardian, खुद student या school staff का कोई सदस्य, और उस व्यक्ति का नाम, phone और रिश्ता दर्ज होता है। Release screen पर gate code के साथ साफ़ निर्देश होता है: बच्चे को सौंपने से पहले यह code पूछिए।

Save होते ही वह नाम और number छुट्टी के record पर पक्का हो जाता है, इसलिए बाद में guardian का record बदलने से यह नहीं बदलता कि अक्टूबर में बच्चे को कौन ले गया था। Parents को तुरंत बताया जाता है कि बच्चा campus से निकल गया है और उसे कौन ले गया। Warden जब बच्चे की वापसी दर्ज करते हैं, तो parents को फिर बताया जाता है, और लौटने का समय और देर से आने पर लिखी टिप्पणी record में रहती है।

Local guardian, हर release पर जाँच

बहुत-से boarding परिवार एक local guardian चुनते हैं, जैसे देहरादून में कोई चाचा या अजमेर में कोई पारिवारिक मित्र, जो रविवार को बच्चे को बाहर ले जा सके। Inkwelly हर boarder के guardians का नाम, रिश्ता, phone, शहर, gate पर दिखाया जाने वाला ID और उसके सिर्फ़ आख़िरी चार अंक रखता है। पूरा Aadhaar, licence, voter ID या passport number कभी save नहीं होता।

अनुमति बच्चे को सौंपते समय जाँची जाती है, छुट्टी की request के समय नहीं। अगर पिता किसी चाचा की अनुमति वापस ले लें, तो कारण लिखकर वापस ली गई वह अनुमति चाचा के अगली बार आते ही लागू होती है: release रोक दिया जाता है और gate को message दिखता है कि बच्चे को न सौंपें। अनुमति की एक आख़िरी तारीख़ भी हो सकती है, जिसके बाद parents के दोबारा अनुमति देने तक gate उस व्यक्ति को मना कर देता है।

देर से लौटना: हर 15 मिनट में जाँच

हर 15 मिनट में Inkwelly देखता है कि छुट्टी पर गए कौन-से boarders तय समय निकल जाने के बाद भी नहीं लौटे। हर ऐसा बच्चा overdue दर्ज होता है और छुट्टी की screen और warden के app में सबसे ऊपर आ जाता है। उसके parents को एक ज़रूरी message जाता है, जिसमें लौटने का तय समय, बच्चा कितनी देर से है, और duty warden का नाम और number होता है।

यह message भी quiet hours को नहीं मानता। हर छुट्टी के लिए यह एक ही बार जाता है, हर पंद्रह मिनट पर नहीं, ताकि परिवार पर एक जैसे messages की बौछार न हो। Warden के वापसी दर्ज करते ही छुट्टी बंद होती है और parents को वापसी का message मिलता है।

हफ़्ते का menu और आज का headcount

Menu सात दिनों और नाश्ते, दोपहर के खाने, snacks और रात के खाने का एक grid है। हर meal के items लिखिए, जैसे पोहा, केला और चाय, और जब रसोई बदलाव करे तब meal बदल दीजिए; नए items उसी दिन से लागू होते हैं।

आज का headcount दिखाता है कि कितने boarders खा रहे हैं और कितने बाहर हैं, block और diet के हिसाब से। शाकाहारी, मांसाहारी, अंडा खाने वाले, जैन और सात्विक अलग-अलग पतीले हैं, इसलिए उनकी गिनती भी अलग है। Diet और food allergy boarder के bed record पर रहती है, इसलिए आज किया गया बदलाव अगली गिनती में दिख जाता है। Mess की printable पर्ची में food allergy वाले हर बच्चे का नाम एक line के नीचे होता है जिस पर लिखा है: खाना बनाने से पहले पढ़ें।

Contractor statement, boarder-days में

महीने के आख़िर में accountant और caterer bill लेकर बैठते हैं। Inkwelly का इस महीने अब तक का contractor statement boarder-days गिनता है, न कि बच्चों की संख्या गुणा कैलेंडर के दिन, इसलिए 12 तारीख़ को आया लड़का और नौ दिन घर रही लड़की, दोनों रक़म बदलते हैं। हर boarder की एक line होती है जिसमें hostel में रहने के दिन, बाहर के दिन और charge होने वाले दिन होते हैं, और total अपना पूरा हिसाब खुद दिखाता है।

Room बदलने पर बदलाव वाला दिन एक ही बार गिना जाता है, ताकि एक बार का खाना दो बार न चुकाना पड़े। Statement बच्चे के बाहर रहे हर दिन को घटाता है, क्योंकि caterer को परोसे गए खाने का ही पैसा मिलता है; parents के mess charge पर school का अपना छुट्टी वाला नियम लागू होता है।

तारीख़ वाले बदलाव के साथ rate card

Contractor सितंबर से mess का rate बढ़ाए, तो mess charge में सितंबर से आगे के लिए price change जोड़िए; अप्रैल से अगस्त के बन चुके bills नहीं बदलते। यही तरीक़ा उस charge के लिए भी है जो कुछ ही महीनों में लगता है, जैसे अप्रैल से अक्टूबर तक AC का charge।

Billing boarder के साथ एक bed से दूसरे bed तक चलती है। जो boarder दो महीने ₹4,000 वाले room में और एक महीना ₹12,000 वाले room में रहा, उसे हर room की अलग line से bill होता है, तिमाही के लिए ₹36,000 नहीं बल्कि लगभग ₹20,000। बीच में आने या जाने वाले उतने ही दिनों का पैसा देते हैं जितने दिन bed उनके पास रहा, admission जैसे एक बार के charges एक ही बार लगते हैं, और साल के आख़िर में पूरा rate card हर तारीख़ खिसकाकर अगले session में copy हो जाता है।

छुट्टी पर mess कम होता है, किराया नहीं

Rate card पर एक charge को mess charge चुनिए, और hostel settings में तय कीजिए कि मंज़ूर छुट्टी के कितने दिनों पर कटौती मिलेगी। किसी billing अवधि में boarder की मंज़ूर छुट्टी उतने दिन पूरे कर ले, तो invoice पर mess की line अनुपात में कम हो जाती है और साफ़ लिखा होता है कि कितने दिन घटे।

Room का किराया कभी कम नहीं होता, क्योंकि bed हर हाल में उसी बच्चे के लिए रखा गया था, और छोटी अनुपस्थिति से bill पर कुछ नहीं बदलता। दिवाली और गर्मी की छुट्टियों के बाद parents जो सवाल पूछते हैं, उसका जवाब fee counter पर पूछे जाने से पहले ही bill में मौजूद होता है।

Payment links, receipts और QR से जाँच

300 km दूर रहने वाले परिवार शायद ही fee counter तक आते हैं। किसी भी hostel invoice से office school के Razorpay account के ज़रिए payment link बनाता है, सभी तरीक़ों के लिए या सिर्फ़ UPI के लिए, और उसे WhatsApp या SMS पर भेजता है। परिवार UPI, card या net banking से भुगतान करता है, और पैसा आते ही invoice अपने आप update हो जाता है।

Counter पर cash, UPI, cheque, bank transfer, card या demand draft लीजिए, और आपकी settings के हिसाब से किस्तों में भुगतान मंज़ूर या नामंज़ूर होता है। Receipts 80mm या 58mm thermal printer पर, या A4 PDF के रूप में print होती हैं, जिस पर QR code होता है, जिसे scan करके कोई भी जाँच सकता है कि receipt असली है, परिवार की fees की जानकारी देखे बिना। खोई हुई receipt 30 दिन चलने वाले PDF link के साथ दोबारा भेजी जा सकती है।

Late fees और बकायेदारों की list

Late fees शुरू से बंद रहती हैं। चालू करने पर grace period और bands तय कीजिए, जैसे पहले पंद्रह दिन ₹50 प्रति दिन और फिर cap के साथ एक बार का प्रतिशत, और चुनिए कि प्रतिशत पूरे bill पर लगेगा या सिर्फ़ बकाया रक़म पर। Fine पर कभी fine नहीं लगता। हर सुबह due date निकल चुके bills overdue दर्ज होते हैं और fees नए सिरे से गिनी जाती हैं, और परिवार को सिर्फ़ एक बार बताया जाता है, जब कोई bill पहली बार overdue होता है। Fine माफ़ करने के लिए लिखित कारण ज़रूरी है।

बकायेदारों की list हर bill को उसकी अपनी due date से गिनती है, अभी due नहीं से लेकर 1–30, 31–60, 61–90 और 90 दिन से ज़्यादा तक, सबसे पुराने बकाये वालों को सबसे ऊपर रखती है और दिखाती है कि हर परिवार ने आख़िरी भुगतान कब किया।

एक ही बार में hostel छोड़ने वाले का हिसाब

साल के बीच boarder का hostel छोड़ना hostel में पैसों से जुड़ी सबसे आम घटना है। Boarder के record से Vacate पर settlement खुलता है, जिसमें सब कुछ एक साथ होता है: बकाया bills, कभी bill न हुए अतिरिक्त charges, रखा गया caution deposit, और जाने की तारीख़ के बाद तक चलने वाला कोई bill। Adjustments जोड़िए, जैसे बचे दिनों का credit या न लौटाई गई चाबी का charge, और Inkwelly एक ही net रक़म दिखाता है: परिवार को school को देना है, या school को परिवार को।

Settle कीजिए और एक ही कदम में bed बंद कीजिए। Settlement खुला रहते counter पर कोई भुगतान ले ले, तो Inkwelly ऐसी रक़म save करने से मना कर देता है जो अब सही नहीं है। Settlement को मंज़ूर करना, जिससे उसकी रक़में पक्की हो जाती हैं, hostel छोड़ना दर्ज करने से अलग अधिकार है।

लौटाएँ या रोकें, कारण के साथ

Deposit के निपटारे में दो रास्ते हैं: cash, bank transfer, cheque या UPI से पूरा या आंशिक लौटा दीजिए, या नुकसान या बकाये के बदले रख लीजिए। किसी parent का पैसा रखने के लिए लिखित कारण और deposit दर्ज करने से अलग अनुमति चाहिए, क्योंकि पैसा लेना और उसे रख लेने का फ़ैसला करना दो अलग बातें हैं।

Deposit का refund कभी चुका हुआ invoice दोबारा नहीं खोलता, और रखा गया पैसा refund नहीं, बल्कि रोकी गई आमदनी के रूप में दर्ज होता है। पहले से बनी roles में principal और accountant refund और ज़ब्ती मंज़ूर करते हैं, जबकि warden देख सकते हैं कि boarder पर कितना बकाया है, पर न पैसा ले सकते हैं, न लौटा सकते हैं।

Warden और house-parents के लिए

Warden के phone पर Inkwelly app एक सवाल से खुलता है: क्या आज रात की गिनती हो गई? खुली गिनती एक tap में फिर शुरू कीजिए, या किसी block की नई गिनती शुरू कीजिए। Gate पर जाने को तैयार passes और अभी बाहर गए बच्चे दिखते हैं, पूछे जाने वाले code के साथ। कोई boarder देर से लौट रहा हो तो overdue की पट्टी दिखती है, और आज रात की duty list में duty वाले को फ़ोन करने का button होता है।

Web पर warden boarders की list से काम करते हैं, जिसे block, class, diet या बिना local guardian वाले boarders के हिसाब से छाँटा जा सकता है। हर boarder के page पर bed, diet, food allergy, roll call का इतिहास, छुट्टी, incidents और bed history होती है, साथ में print होने वाला emergency card और bed allotment letter बस एक click दूर।

Principal के लिए

Hostel dashboard उन्हीं आँकड़ों से खुलता है जो principal से पूछे जाते हैं: क्षमता के मुक़ाबले भरे beds, आज रात की गिनतियाँ और कितने बच्चों का पता नहीं चला, कौन campus से बाहर है और कौन overdue है, और खुले incidents। पैसों के आँकड़े सिर्फ़ उन्हीं को दिखते हैं जिन्हें रक़म देखने की अनुमति है।

पहले से बनी roles में दो फ़ैसले principal के लिए रखे गए हैं: बच्चे को ऐसे block में रखना जो उसके दर्ज gender से मेल नहीं खाता, और भरे हुए room में एक extra bed जोड़ना। दोनों के लिए लिखित कारण चाहिए जो record में रहता है, और दोनों में से कोई भी bulk में नहीं हो सकता। Principal और vice-principal की roles outpass मंज़ूर करती हैं और warden gate पर बच्चे सौंपते हैं, ताकि कोई एक व्यक्ति मंज़ूरी देकर खुद ही बच्चा न सौंपे।

Accountant के लिए

Hostel finance dashboard इस session में bill हुई पूरी रक़म के मुक़ाबले collection, भुगतान के तरीक़े के हिसाब से आज की वसूली, और ध्यान माँगने वाली list दिखाता है: due date निकल चुके bills, बकाया वाले boarders, मंज़ूरी का इंतज़ार कर रहे exit settlements और reverse हुए भुगतान। हर भुगतान पर दिखता है कि वह किसने लिया।

भुगतान reverse करने के लिए कारण चाहिए और उसकी receipt रद्द हो जाती है, और जिस bill पर पैसा जमा है उसे रद्द नहीं किया जा सकता। Invoice, receipt और refund के numbers आपके अपने prefix पर चलते हैं, number में वित्त वर्ष होता है और 1 अप्रैल से नई series शुरू होती है। Hostel की वसूली Inkwelly की finance book में आपके school के accounts से जोड़ी जा सकती है, और print होने वाला reconciliation शुरुआती बकाये से billing, concessions, वसूली और refunds होते हुए आख़िरी बकाये तक जाता है।

300 km दूर बैठे parents के लिए

Boarding parent के लिए hostel वही है जो school के messages बताते हैं, इसलिए Inkwelly ज़रूरी मौक़ों पर messages भेजता है: bed मिलने या बदलने पर, block, room और warden के number के साथ; छुट्टी मंज़ूर होने पर, gate code के साथ; बच्चे के campus से निकलने पर और उसे कौन ले गया; बच्चे के लौटने पर; और बच्चा overdue हो या गिनती में न मिले, तो तुरंत।

पैसों की बात भी इसी तरह पहुँचती है: hostel invoice बनने पर, भुगतान मिलने पर, bill के पहली बार overdue होने पर एक बार, और जब भी office payment link भेजे। Messages उन्हीं channels पर आते हैं जो आपके school ने जोड़े हैं, English या हिंदी में, और हर receipt PDF पर QR code होता है जिसे scan करके परिवार उसे जाँच सकता है।

Class attendance hostel की छुट्टी जानती है

मंज़ूर hostel छुट्टी पर घर भेजा गया boarder class से अनुपस्थित नहीं है, और class teacher के पास सुबह 8 बजे यह जानने का कोई तरीक़ा नहीं होता। जब teacher ऐसे बच्चे को web register या teacher app पर अनुपस्थित लिखते हैं, तो Student Attendance उसे छुट्टी के रूप में save करता है, hostel छुट्टी का ज़िक्र करती टिप्पणी के साथ। Register inspection के लिए सही रहता है, attendance का प्रतिशत सही आधार पर निकलता है, और घर पर बच्चे के पास बैठे parent को अनुपस्थिति का alert नहीं जाता। जो teacher बच्चे को उपस्थित लिखते हैं, उनका निशान नहीं बदलता, क्योंकि उन्होंने बच्चे को देखा है।

Promotion bed को आगे ले जाता है

Beds एक session के होते हैं, इसलिए नए शैक्षणिक साल में हर boarder के लिए फ़ैसला चाहिए। जब आप नए session के लिए Inkwelly का promotion चलाते हैं, तो हर boarder नए साल में उसी room और bed में रहता है। बकाया hostel fees एक opening balance bill के रूप में आगे जाती है, ताकि साल के आख़िर में ग़लती से कुछ माफ़ न हो जाए।

Staff ward, sibling या free seat जैसे concessions boarder के साथ तब जाते हैं जब नए session में उसी code वाला concession बना हो। अगर वह अभी नहीं बना, तो कोई अंदाज़ा नहीं लगाया जाता, और बनने के बाद office उसे दे देता है। Caution deposits नए साल में copy नहीं होते, ताकि परिवारों को लौटाने वाली रक़म कभी दोगुनी न हो।

Incident register

Hostel का incident register boarding से जुड़े मामलों के लिए है: रात की कोई medical घटना, चोरी, संपत्ति का नुकसान, या hostel से भाग जाने वाला boarder। हर entry में दर्ज होता है कि घटना कब हुई, एक line का सार, पूरा विवरण, low से critical तक गंभीरता, गवाह जिनमें system से बाहर के लोग भी हो सकते हैं, क्या कार्रवाई हुई और parents को बताया गया या नहीं। पूरा विवरण दर्ज होने के 24 घंटे बाद lock हो जाता है; उसके बाद के सुधार ऐसे updates के रूप में जुड़ते हैं जिन्हें बदला या हटाया नहीं जा सकता, और update से मामला under review, resolved या escalated किया जा सकता है। दो घंटे से पुराने गंभीर incidents, जिनमें parents को बताने का कोई record नहीं है, register में सबसे ऊपर दिखते हैं।

Ragging, अनुशासन और शिकायतें Inkwelly के अलग Grievances and Safeguarding register में जाती हैं, और form staff को वहीं भेजता है।

कौन क्या देख सकता है

पहुँच काम के हिसाब से है। Hostel Warden role वाले staff boarders की गिनती करते हैं, छुट्टी की request बनाते हैं और gate पर बच्चे release करते हैं, mess और duty roster चलाते हैं, और local guardian और incident registers रखते हैं। वे देख सकते हैं कि boarder पर कितना बकाया है, पर न पैसा ले सकते हैं, न refund कर सकते हैं, न fee settings बदल सकते हैं, और न छुट्टी मंज़ूर कर सकते हैं, जो principal और vice-principal के पास रहती है। Incident के विवरण अपनी अलग view अनुमति के पीछे हैं, क्योंकि उनमें बच्चों के नाम होते हैं, और fees की रक़में अपनी अनुमति के पीछे। आपका school किसी भी role को Identity & Access Management में बदल सकता है, और hostel की हर screen हर व्यक्ति को सिर्फ़ वही actions दिखाती है जो उसकी role में हैं।

तीन files, इसी क्रम में

पहला दिन तीन files का है, और हर एक का template download किया जा सकता है। पहली, boarders: कौन किस block, room और bed में है। दूसरी, बकाया hostel fees: switch करने के दिन हर boarder पर कितना बकाया था, जो एक opening bill बन जाता है जिस पर आप आम तरीक़े से वसूली करते हैं। तीसरी, वे caution deposits जो आपके पास पहले से रखे हैं, ताकि deposit register पहली सुबह से ही लौटाने वाली रक़म दिखाए, शून्य नहीं।

हर नामंज़ूर row उसकी line number और कारण के साथ बताई जाती है, ताकि office अंदाज़ा लगाने के बजाय सीधे line 31 ठीक करे। सुधारी हुई file दोबारा upload करने से पहले से import हुआ कुछ भी दोगुना नहीं होता। Boys और girls block का नियम import पर भी लागू है, बिना किसी छूट के।

पहली रात से पहले rooms, गिनतियाँ और rates

Files तैयार होने तक office वह सब set up करता है जो सिर्फ़ school जानता है: boys या girls wing के रूप में blocks, हर room type में कितने beds, range में जोड़े गए rooms, आपके wardens कौन-सी गिनतियाँ कब करते हैं, रसोई और वह किन blocks को खिलाती है, और हर block पर तैनात wardens रात के number के साथ। फिर rate card, billing calendar और यह कि deposit पूरे ठहराव के लिए लिया जाएगा या हर साल।

Go-live पर हम पूरे एक दिन की on-site training करते हैं और पहले महीने भर WhatsApp पर साथ रहते हैं, जहाँ जवाब product पर काम करने वाला व्यक्ति देता है। उसके बाद भी staff के किसी सदस्य को दिक़्क़त हो, तो हम बिना किसी ख़र्च के फिर आते हैं।