चेक को क्लियर कैसे मार्क करें Inkwelly में
यह गाइड उन फीस क्लर्क और स्कूल अकाउंटेंट के लिए है जो हर कुछ दिनों में बैंक passbook के विरुद्ध चेक मिलान करते हैं। अंत में आप Inkwelly में एक deposited चेक को Cleared स्थिति में ले आएँगे ताकि पैसा वास्तविक रूप से एकत्रित गिना जाए और dashboard की Cheque Pipeline में वृद्धि दिखे।
Inkwelly में चेक को क्लियर मार्क करने के लिए: Student Fee फिर Cheques खोलें, Deposited स्थिति वाली पंक्ति चुनें, दाईं ओर kebab मेन्यू खोलकर Mark Cleared पर क्लिक करें। Clearing Date उस दिन के लिए सेट करें जब बैंक ने स्कूल के खाते में पैसा credit किया, bank clearing reference पेस्ट करें, एक छोटा remark जोड़ें और Mark as Cleared दबाएँ। status pill Cleared हो जाएगी, payment वास्तविक पैसा माना जाएगा, और dashboard का Cheque Pipeline tile बढ़ेगा।
चेक clearing वह क्षण है जब एकत्रित पैसा वास्तव में स्कूल खाते में आ जाता है। clearing तक Inkwelly में हर चेक payment provisional होता है: अभिभावक ने चेक थमा दिया है, receipt भी जारी हो चुकी है, लेकिन बैंक ने अभी राशि credit नहीं की है। CTS से क्लियर होने वाले local चेक आम तौर पर एक से दो working day में credit होते हैं, outstation चेक पाँच से सात working day में (Reserve Bank of India, Cheque Truncation System guidelines)। एक 1,200 छात्रों वाला स्कूल जो 15 प्रतिशत फीस चेक से लेता है, साल में लगभग 720 चेक प्रोसेस करता है। हर चेक को उसी दिन Inkwelly में बंद करना जब बैंक credit करे, reconciliation को साफ रखता है और dashboard की Aging Cliff सही रखता है।
1. Cheques पेज खोलें
बाएँ साइडबार से Inkwelly खोलें और Student Fee पर क्लिक करें। COLLECTION सेक्शन के अंतर्गत Cheques चुनें। पेज ऊपर चार KPI tile दिखाता है: Total Cheques, Pending Deposit, Cleared और Bounced। उनके नीचे तीन टैब होते हैं: All Cheques, Pending और Post-Dated। डिफ़ॉल्ट रूप से All Cheques टैब चयनित रहता है और सत्र के हर चेक को उसके status pill के साथ दाईं ओर दिखाता है।
2. Deposited चेक ढूँढ़ें
जिस चेक को क्लियर करना है उसे ढूँढ़ें। दाईं ओर का status pill सब कुछ बता देता है: केवल Deposited या Under Clearing स्थिति वाले चेक ही clear किए जा सकते हैं। ऊपर के search bar से cheque number, छात्र का नाम या बैंक का नाम लिखकर खोजें। Cheque Date या status के अनुसार सॉर्ट करें, या किसी तारीख की रेंज से एक batch deposit को छाँट लें। Inkwelly हर पंक्ति में cheque number, छात्र का नाम और क्लास, बैंक, branch, राशि, payment number और status pill एक साथ दिखाता है।
3. Kebab मेन्यू खोलें और Mark Cleared पर क्लिक करें
Deposited चेक की पंक्ति के दाएँ छोर पर तीन-डॉट kebab बटन पर क्लिक करें। dropdown में Deposited चेक के लिए दो action दिखेंगे: Mark Cleared और Mark Bounced। Mark Cleared पर क्लिक करें। Inkwelly Mark Cheque as Cleared dialog खोलता है जिसमें हरे चेक आइकन के साथ हेडर और चार फ़ील्ड का summary card होता है: cheque number, राशि, deposited date और bank। आगे बढ़ने से पहले देख लें कि ये सब बैंक की credit entry से मेल खाते हैं।
4. Clearing date सेट करें
Clearing Date फ़ील्ड डिफ़ॉल्ट रूप से आज की तारीख दिखाता है। इसे उस सटीक तारीख पर बदलें जब बैंक का credit स्कूल खाते में पहुँचा। passbook entry या net-banking transaction की तारीख इस्तेमाल करें, उस दिन की नहीं जब आपने खाता देखा। CTS से क्लियर होने वाले local चेक के लिए clearing date आम तौर पर deposit के अगले दिन होती है; outstation चेक के लिए एक हफ्ते तक हो सकती है। यह तारीख dashboard की Today Pulse में Cleared कॉलम और daily collection summary रिपोर्ट को संचालित करती है।
5. Bank का clearing reference जोड़ें
बैंक से मिला clearing reference number Clearing Reference फ़ील्ड में पेस्ट करें, जैसे CLR-2025-00123456 या passbook narration जैसे CTS123456789। Inkwelly इस फ़ील्ड को अनिवार्य नहीं रखता, लेकिन हर reconciliation auditor बाद में यह माँगेगा, और अभी डालने का मतलब है बैंक credit से Inkwelly payment तक एक साफ trail। इस फ़ील्ड में 100 अक्षर तक डाले जा सकते हैं। नीचे Remarks में वह context डालें जो bank reference अकेले नहीं बताता, जैसे यह किस cheque deposit slip से आया।
6. Mark as Cleared दबाकर पुष्टि करें
Dialog के नीचे दाईं ओर Mark as Cleared बटन पर क्लिक करें। Inkwelly चेक का status Cleared में अपडेट करता है, उसके पीछे का payment pending से completed में बदलता है और पेज को रिफ्रेश करता है। अब पंक्ति पर हरा Cleared pill दिखेगा, kebab मेन्यू सिकुड़कर No actions available दिखाएगा, और ऊपर के चार KPI tile में Cleared में एक बढ़ोतरी और deposited pool में एक कमी दिखेगी।
7. Dashboard की Cheque Pipeline जाँचें
साइडबार से Student Fee dashboard खोलें। Cheque Pipeline funnel tile तक स्क्रॉल करें: funnel का Cleared हिस्सा एक से चौड़ा हो जाता है और संगत राशि Deposited से Cleared में चली जाती है। यदि आपने आज चेक clear किया है तो Today Pulse tile में cleared राशि दिन के collection में दिखती है। Overview के अंतर्गत छात्र का Fee Profile अब इस payment को collected गिनता है, provisional नहीं, और जिस invoice के लिए चेक था उस पर outstanding शून्य हो जाता है।
चेक clear होने के बाद अधिकांश स्कूल अभिभावक को एक पुष्टिकरण संदेश भेजते हैं: यह साथ वाले LEARN how to send a fee receipt over WhatsApp, SMS or email में बताया है। यदि चेक clear होने के बजाय बैंक से वापस आ जाए तो handling a bounced cheque and redepositing it वाला LEARN पढ़ें। हर चेक को counter पर आते ही सही ढंग से दर्ज करने के लिए workflow recording a cheque payment से शुरू होकर marking the cheque as deposited तक जाता है। स्कूल बैंक की passbook के साथ हफ्ते में दो-तीन बार reconciliation करना Cheque Pipeline tile को सटीक रखता है और महीने के अंत की मुश्किलों से बचाता है।
Inkwelly Student Fees को काम करते हुए देखें
अक्सर पूछे गए सवाल
6 सवालInkwelly में चेक को क्लियर कब मार्क करना चाहिए?
Inkwelly में चेक को उसी दिन क्लियर मार्क करें जिस दिन बैंक स्कूल खाते में credit करता है, passbook या net-banking transaction की तारीख का उपयोग करते हुए। ऐसा करने से Cheque Pipeline funnel अद्यतन रहता है और dashboard की Aging Cliff सही रहती है। पहले से क्लियर न करें: जब तक बैंक का credit वास्तव में न आ जाए, चेक को Deposited स्थिति में रखना चाहिए।
भारत में स्कूल फीस के चेक को क्लियर होने में कितना समय लगता है?
एक ही clearing zone के बैंक पर खींचा गया CTS-clear local चेक आम तौर पर स्कूल खाते में एक से दो working day में credit होता है। दूसरे zone के बैंक का outstation चेक पाँच से सात working day तक ले सकता है। Reserve Bank of India के अनुसार CTS के अंतर्गत local चेक उसी दिन क्लियर होने चाहिए, इसलिए दो working day से अधिक लगने पर स्कूल के बैंक branch manager से बात करना उचित है।
Cheque cleared kaise mark kare Inkwelly me?
Inkwelly me Student Fee, Cheques kholiye. Jis cheque ko clear karna hai uska status Deposited hona chahiye. Row ke right side ke kebab (teen dot) par click kijiye, Mark Cleared chuniye. Dialog me Clearing Date set kijiye jo bank ne credit kiya, Clearing Reference paste kijiye, aur Mark as Cleared dabaiye. Cheque ka status pill green Cleared ho jayega.
Cheque clear hone mein kitne din lagte hain bank me?
Local cheque CTS clearing me typically ek se do working day lagte hain. Outstation cheque me paanch se saat working day lag sakte hain. Jab tak bank ke account me actual credit nahi aata, cheque ko Inkwelly me Cleared mark mat kijiye. Passbook ya net-banking statement check karke confirm karne ke baad hi clear kijiye.
यदि चेक क्लियर न होकर बैंक से वापस आ जाए तो क्या करें?
यदि चेक बाउंस हो जाए तो उसे Cleared मार्क न करें। उसी kebab मेन्यू से Mark Bounced action चुनें, जो payment को रिवर्स करता है, invoice का balance फिर से खोलता है और स्कूल को bounce-fee invoice बनाने देता है। पूरी प्रक्रिया साथ वाले LEARN handling bounced cheques and redepositing them में बताई है, जिसमें bounced घोषित करने से पहले मूल चेक को दोबारा deposit करने का विकल्प भी शामिल है।
गलत चेक clear हो गया हो तो clearance को कैसे पलटें?
Inkwelly में cleared चेक को one-click undo नहीं किया जा सकता। Cleared स्थिति payment को completed में बदल देती है, जो एक वित्तीय स्थिति है और इसे पलटने के लिए audit trail चाहिए। यदि गलत चेक clear हुआ है तो Payments के अंतर्गत उस payment record पर Reverse Payment का प्रयोग करें: Inkwelly invoice का balance बहाल कर देगा और receipt को permanent audit entry के साथ void कर देगा। ऐसा केवल स्कूल accountant की पुष्टि के बाद ही करें, चुपचाप कभी नहीं।
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5 लेखस्रोत व संदर्भ
- Reserve Bank of India: Cheque Truncation System FAQs · देखा गया 19 May 2026
RBI के दिशानिर्देश CTS-2010 को अखिल भारतीय cheque-clearing मानक के रूप में स्थापित करते हैं; local चेक एक से दो working day में credit होते हैं, outstation पाँच से सात में।
- Reserve Bank of India: Cheque Collection Policy framework · देखा गया 19 May 2026
भारतीय बैंक clearing समय-सीमा सहित Cheque Collection Policy प्रकाशित करते हैं, जो Inkwelly की clearing date के लिए स्कूलों का सत्य स्रोत है।
- Negotiable Instruments Act, 1881: Sections 6, 31 and 138 · देखा गया 19 May 2026
NI Act चेक को माँग पर देय bill of exchange के रूप में परिभाषित करता है और clearing को भुगतान के कानूनी क्षण के रूप में मानता है, इसीलिए Inkwelly Deposited और Cleared को अलग अवस्थाओं में रखता है।
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