Campus में कौन है, अब पता रहेगा। हर entry का समय दर्ज, हर इनकार की वजह भी।
भारतीय स्कूलों के लिए digital visitor register, उस guard के लिए बना जिसके desk के सामने line लगी है। Phone number लिखते ही पहले आ चुके visitor की details भर जाती हैं, और gate board दिखाता है कि अंदर कितने visitors हैं, कौन तय समय से ज़्यादा रुका है और किसे वापस भेजा गया। Register academic years के पार लगातार चलता है, किसी भी तारीख़ों के लिए print होता है, और किसी भी ID के सिर्फ़ आख़िरी चार अंक रखता है।
School visitor management system से पहले का gate
किसी principal से पूछिए कि उन्होंने school visitor management system देखना क्यों शुरू किया, तो कहानी अक्सर किसी भीड़ भरे शनिवार से शुरू होती है। Kanpur के एक CBSE school में parent-teacher meeting का दिन है, और main gate पर guard के पास लाइनों वाली एक कॉपी है, desk से धागे में बँधा एक pen है, और सामने लंबी line। Parents तीन-चार के झुंड में आते हैं, और वह हर family का एक ही नाम लिखता है, या line सड़क तक पहुँच जाए तो कोई नाम नहीं। एक courier किताबों के दो carton office की ओर ले जाता है, और एक electrician generator ठीक करने आता है। Water-purifier company से होने का दावा करने वाला एक आदमी तब अंदर चला जाता है, जब guard अभी courier का नाम ही लिख रहा होता है।
डेढ़ बजे principal सुबह टली हुई fire drill करवाना चाहती हैं, और gate से एक सीधा सवाल पूछती हैं: अभी अंदर कितने visitors हैं? कोई नहीं जानता, क्योंकि कॉपी में बिना समय के नाम हैं, बिना नाम के समय हैं, दोपहर बारह बजे निकल चुके courier के आगे बाहर जाने का कोई समय नहीं है, और जिन दो लोगों को guard ने वापस भेजा, वे कहीं लिखे ही नहीं गए। एक हफ़्ते बाद एक parent junior wing के पास किसी अजनबी की शिकायत करते हैं, और principal कॉपी खोलती हैं तो एक धुँधली entry मिलती है और पन्ने पर क्लिप की हुई किसी के Aadhaar card की photocopy, जिसे रखने की school को कभी ज़रूरत ही नहीं थी। जब सवाल हो कि campus में कौन था, कब था और उसे किसने अंदर आने दिया, तो कागज़ का register सिर्फ़ अंदाज़ा देता है, और किसी परेशान parent या inspector को थमाई जाने वाली सबसे महँगी चीज़ अंदाज़ा ही है।
अगर यह आपके gate की तस्वीर है, तो गलती guard की नहीं है। जिस register को कोई गिन न सके, तारीख़ से खोज न सके और दोपहर तीन बजे जिस पर भरोसा न कर सके, वह record नहीं है। Inkwelly Visitors & Gate इसी कॉपी को सच्चा record बना देता है: हर entry समय और मक़सद के साथ, हर इनकार लिखा हुआ, और campus में मौजूद visitors की गिनती एक ही screen पर।
Inkwelly Visitors & Gate असल में किसकी जगह लेता है
Visitors & Gate में वे सब लोग आते हैं जो school gate से अंदर आते हैं पर यहाँ न पढ़ते हैं, न काम करते हैं: meeting के लिए आए parents, admission की पूछताछ करने वाली families, बच्चे को जल्दी ले जाने आए parent, delivery वाले, electrician और plumber, inspection पर आए अधिकारी, interview देने आए उम्मीदवार, पुराने students और किसी event के दिन के मेहमान। यह मोटे बँधे visitor register, कौन बाहर गया इस बारे में guard की याददाश्त, हाथ से लिखे token numbers और दिन के आख़िर में इस अंदाज़े की जगह लेता है कि किसने sign out नहीं किया। हर visit एक entry बनती है, जिसमें gate pass number, मक़सद, अंदर आने का समय और visitor के जाने पर बाहर जाने का समय होता है, और लगभग हर entry में उस व्यक्ति का नाम होता है जिससे visitor मिलने आया।
यह visitors का record रखता है, school के अपने लोगों का नहीं: students और उनके parents की details Student Information में रहती हैं। यह hostel software का कोई कोना नहीं, बल्कि अपना अलग module है, क्योंकि हर school का gate होता है पर ज़्यादातर schools में hostel नहीं होता। और इसे जानबूझकर छोटा रखा गया है। सुबह साढ़े आठ बजे guard के desk के सामने कोई व्यक्ति खड़ा होता है, इसलिए check-in सिर्फ़ phone number, नाम, मक़सद और किससे मिलना है, इतना पूछता है, और बाकी सब optional रखता है, जब तक आपका school कुछ और तय न करे।
Gate को अब क्या नहीं करना पड़ता
- चार लोगों की family के लिए एक ही नाम लिखना और भूल जाना कि असल में कितने लोग अंदर आए
- पूरे Aadhaar numbers उस कॉपी में उतारना जो दिन भर gate के desk पर खुली पड़ी रहती है
- Visitors के ID cards की photocopy register में क्लिप करना और बिना वजह सालों तक रखे रहना
- बाहर जाने के समय वाला column खाली छोड़ना और शाम छह बजे पता चलना कि किसी को नहीं मालूम कौन अब भी अंदर है
- किसी को वापस भेजना और कुछ न लिखना, ताकि कागज़ पर वह इनकार कभी हुआ ही नहीं
- हर पंद्रह दिन में आने वाले parent या सोमवार वाले courier से फिर से उनके नाम की spelling पूछना
- Drill के दौरान campus में कितने visitors हैं, यह जानने के लिए आज के register का हर पन्ना पढ़ना
- Inspector किसी एक तारीख़ के बारे में पूछे तो store room में पिछले साल की कॉपियाँ खंगालना
- हर April नया register शुरू करना और gate के एक लगातार record को बिखरे हिस्सों में बाँट देना
- किसी visitor को यह लिखे बिना अंदर जाने देना कि वह किससे मिलने आया, क्योंकि वह column optional था
वे screens जिनसे gate desk काम करता है
भारत में schools के लिए बना बहुत-सा visitor management software एक अलग app होता है, अक्सर अपने अलग tablet और अलग login के साथ। यह वैसा नहीं है। यह उसी portal के अंदर तीन screens हैं जिसे आपका office पहले से इस्तेमाल करता है, और ये वैसे ही चलती हैं जैसे gate असल में चलता है। Gate board इस module का पहला पन्ना है, जो दिन भर desk पर खुला रहता है: कौन अंदर है, कौन ज़्यादा देर से रुका है, और लोगों को अंदर और बाहर दर्ज करने के buttons। Movement register वह किताब है जो inspector माँगता है, आपकी चुनी किसी भी तारीख़ों के लिए, print के लिए तैयार। Gate policy वह जगह है जहाँ principal या administrator pass prefix, overstay की सीमा, और ID जाँच अनिवार्य हो या नहीं, यह तय करते हैं। तीनों English और Hindi में हैं, और हर व्यक्ति को सिर्फ़ वही दिखता है जो उसके role में आता है।
Gate register क्या-क्या करता है
Gate board
वह screen जो desk पर दिन भर खुली रहती है। सबसे ऊपर चार आँकड़े: campus में visitors और वे कितनी entries में आए, आपकी समय-सीमा से ज़्यादा रुके लोग, आज आए लोग और आज वापस भेजे गए लोग। नीचे अंदर मौजूद हर व्यक्ति, सबसे पहले आया सबसे ऊपर।
Phone number से check-in
पहला box phone number का है। पहले आ चुके किसी व्यक्ति का number लिखते ही उसकी पिछली visit से नाम, company, गाड़ी का number और ID की details भर जाती हैं, guard का पहले से लिखा कुछ भी बदले बिना।
Visit के ग्यारह मक़सद
Parent meeting, admission enquiry, बच्चे को लेने आना, delivery, मरम्मत, सरकारी inspection, interview, hostel visit, event के मेहमान, पुराने students और अन्य, उसी क्रम में जिसमें school gate पर लोग आते हैं, और parent meeting पहले से चुना हुआ।
किससे मिलने आए
हर entry में लिखा होता है कि visitor किससे मिलने आया, desk के अपने शब्दों में, जैसे "Class teacher, 6-B" या "Accounts office"। सिर्फ़ delivery, मरम्मत, सरकारी inspection और "अन्य" में इसे खाली छोड़ा जा सकता है।
हर family की एक entry
चार लोगों की family एक entry है जिसमें चार लोग दर्ज हैं, ठीक वैसे जैसे कागज़ की कॉपी में लिखा जाता है। Board entries नहीं, लोग जोड़ता है, इसलिए सबसे ऊपर का आँकड़ा बताता है कि असल में कितने visitors अंदर हैं, न कि कितनी lines लिखी गईं।
सिर्फ़ आख़िरी चार अंक
Guard दर्ज करता है कि कौन-सा ID दिखाया गया, Aadhaar, driving licence, voter ID, PAN, passport, employee ID या अन्य, और सिर्फ़ उसके आख़िरी चार अंक लिखता है। Box पाँचवाँ अंक नहीं लेता, और card की कोई image कभी store नहीं होती।
एक tap में check-out
Check-out board पर हर visitor की row में ही है, एक confirmation के साथ, क्योंकि gate पर सबसे ज़्यादा यही काम दोहराया जाता है। बाहर जाने का समय और रुकने की अवधि सीधे register में जाती है, जिसका हिसाब हाथ से नहीं, Inkwelly खुद लगाता है।
Overstay flag
1 से 24 घंटे के बीच कोई भी सीमा तय कीजिए; शुरुआत में यह 4 घंटे है। उसके बाद भी अंदर मौजूद व्यक्ति board पर लाल दिखता है, साथ में यह भी कि वह कितनी देर से अंदर है। किसी को कभी अपने आप बाहर दर्ज नहीं किया जाता, ताकि register वही बताए जो सच में हुआ।
इनकार भी record पर
जब gate किसी को वापस भेजता है, तो desk वजह लिखता है और entry वापस भेजे गए के रूप में बंद होती है। वह अपनी वजह के साथ register में रहती है, और board आज आए लोगों के साथ आज वापस भेजे गए लोगों को भी गिनता है।
Gate pass numbers
हर entry को अपना pass number मिलता है, जैसे VIS/2026-27/00001, आपके school के prefix के साथ, जो हर financial year में फिर से शुरू होता है। दो desks एक ही पल में save करें तब भी numbers अलग मिलते हैं, और असफल save कभी खाली जगह नहीं छोड़ता।
Movement register
कोई भी तारीख़ें चुनिए और हर entry क्रम से देखिए: pass number, नाम, phone, मक़सद, किससे मिले, अंदर आने और बाहर जाने का समय और कितनी देर रुके, साथ में मक़सद के हिसाब से totals। एक button से office file के लिए print।
Gate policy
Principal या administrator pass prefix, overstay की सीमा, और हर visitor के लिए ID जाँच अनिवार्य हो या नहीं, यह तय करते हैं। ID जाँच शुरुआत में बंद रहती है, ताकि यह फ़ैसला आपके school का हो, software का नहीं।
ऐसा digital visitor register जिसके साथ guard चल सके
Gate registers बेईमानी से नहीं, line की वजह से फ़ेल होते हैं। पौने आठ बजे gate पर बच्चों को छोड़ने आए parents होते हैं, canteen के लिए दूध की van होती है और भूला हुआ tiffin लेकर आए किसी के पति होते हैं, और pen से धीमी कोई भी चीज़ छूट जाती है। Inkwelly का check-in उसी पल के लिए बना है। यह एक छोटा form है, phone number से शुरू होता है क्योंकि वही सबसे जल्दी पूछा जा सकता है, और अक्सर आने वाले लोगों के बारे में register जो पहले से जानता है, वह भर देता है। एक tap में save होता है, और gate pass number और अंदर आने का समय उसी पल जुड़ जाते हैं, ताकि किसी को घड़ी देखनी या पन्ने गिनने न पड़ें।
पहले phone number, और नियमित आने वाले खुद भर जाते हैं
Check-in form का पहला box phone number है, और phone या tablet पर उसके लिए number pad खुल जाता है। दस अंक पूरे होते ही Inkwelly उस number से पिछली कोई visit ढूँढता है। अगर मिल जाए, तो पिछली visit से नाम, company, गाड़ी का number और ID की details भर देता है, और एक छोटा note दिखाता है कि जानकारी पिछली बार से आई है। यह सिर्फ़ खाली boxes भरता है, इसलिए guard का पहले से लिखा कुछ भी नहीं बदलता। हर पंद्रह दिन में आने वाली माँ, हर सोमवार delivery करने वाले courier और सालाना contract वाले electrician के लिए check-in बस मक़सद और किससे मिलना है, इसकी पुष्टि भर रह जाता है। यही एक बदलाव तय करता है कि register सच में भरा जाएगा या नहीं।
मक़सद और किससे मिलना है, सीधे शब्दों में
मक़सद की list उसी क्रम में है जिसमें school gate पर लोग आते हैं: सबसे पहले parent meeting, फिर admission enquiry, बच्चे को लेने आना, delivery, मरम्मत, सरकारी inspection, interview, hostel visit, event के मेहमान, पुराने students और अन्य। "किससे मिलना है" वाला box वही लेता है जो desk कॉपी में लिखता, जैसे "Class teacher, 6-B", "Accounts office" या "Principal"। यह हर मक़सद के लिए ज़रूरी है, सिवाय delivery, मरम्मत, सरकारी inspection और अन्य के, क्योंकि visitor को किसने अंदर आने दिया और वह किससे मिल रहा था, यही वह सवाल है जिसके लिए register होता है। Company या विभाग, badge number, गाड़ी का number और छोटा note ज़रूरत पर काम आते हैं, और guard और save button के बीच कभी नहीं आते।
एक family, एक entry, और गिनती लोगों की
भारतीय families अकेले school कम ही आती हैं। माँ अपनी सास और छोटे बच्चे को साथ लाती हैं, और PTM वाला शनिवार पूरे-पूरे घर ले आता है। Inkwelly उन्हें वैसे ही लिखता है जैसे कागज़ की कॉपी में लिखा जाता है, एक entry जिसमें लोगों की संख्या दर्ज है। "लोग" वाला box एक से शुरू होता है, और board और register दोनों entries नहीं, लोग जोड़ते हैं, इसलिए board पर लिखा हो सकता है कि छह entries में ग्यारह visitors हैं। जब principal fire drill करवाती हैं, और हमारी schools के लिए fire safety compliance guide बताती है कि यह कितनी बार होनी चाहिए, तो सवाल होता है कि अंदर कितने बाहरी लोग हैं। उन्हें लोगों की संख्या चाहिए, किसी की लिखी lines की नहीं।
Badge और गाड़ी, उसी entry पर
अगर आपका gate numbered badges या visitor cards देता है, तो badge number entry पर जाता है और board पर visitor के नाम के बगल में दिखता है। छुट्टी के समय desk एक नज़र में देख सकता है कि किसका badge वापस नहीं आया, क्योंकि जो भी अब तक अंदर दर्ज है, वह अपने badge के साथ board पर मौजूद है। गाड़ी के numbers चाहे जैसे लिखे जाएँ, capital letters में save होते हैं, और board पर भी दिखते हैं, इसलिए शाम पाँच बजे तक अंदर खड़ी contractor की van पहचानना और उसे किसी नाम और phone number से जोड़ना आसान है।
School gate register, एक ही screen पर
कागज़ का register बता सकता है कि कौन आया। यह नहीं बता सकता कि कौन अब भी यहीं है। Gate board ठीक इसी सवाल के लिए बना है, और module खोलते ही सबसे पहले यही दिखता है। Desk इसे पहली घंटी से आख़िरी घंटी तक खुला रखता है, और principal इसे अपने office में भी खुला रख सकती हैं। Campus में मौजूद हर visitor आने के क्रम में दिखता है, जो आपके school की तय सीमा से ज़्यादा देर से अंदर हैं वे लाल रंग में अलग दिखते हैं, और किसी को बाहर दर्ज करना उसकी row पर एक tap है, लिखावट के पन्नों में खोज नहीं।
सबसे ऊपर के चार आँकड़े
Board चार आँकड़ों से खुलता है। पहला है campus में visitors की संख्या, और उसके नीचे लिखा कि वे कितनी entries में आए, क्योंकि चार लोगों की family चार लोग है और एक entry। दूसरा उन visitors को गिनता है जो आपकी समय-सीमा से ज़्यादा रुके हैं, सीमा के साथ। तीसरा बताता है कि आज कितनी entries check-in हुईं। चौथा बताता है कि gate ने आज कितने लोगों को वापस भेजा, और शून्य न होने पर उसका रंग बदल जाता है। सुबह ग्यारह बजे board पर नज़र डालने वाली principal बिना किसी से पूछे gate का हाल जान लेती हैं, और इनकारों का सिलसिला उसी दिन दिख जाता है, महीने के आख़िर में नहीं।
अंदर मौजूद हर visitor, और वह कब से अंदर है
आँकड़ों के नीचे campus में मौजूद हर visitor की एक row होती है: नाम, एक से ज़्यादा लोग आए हों तो उनकी संख्या, pass number, मक़सद, किससे मिलने आए, अंदर आने का समय और कितनी देर से अंदर हैं, साथ में badge और गाड़ी के numbers अगर दर्ज किए गए हों। Rows आने के क्रम में हैं, इसलिए सबसे लंबे समय से अंदर मौजूद व्यक्ति हमेशा सबसे ऊपर होता है। Overstay की सीमा पार कर चुके हर व्यक्ति की row पर लाल border और "समय से ज़्यादा" का tag लगता है। समय भारतीय मानक समय में और सामान्य अंकों में दिखता है, English और Hindi दोनों screens पर, ताकि desk बिना कुछ बदले phone पर entry पढ़कर सुना सके।
एक tap में check-out, और अपने आप कुछ बंद नहीं
Gate पर सबसे ज़्यादा check-out ही दोहराया जाता है, इसलिए यह board की हर row पर है। एक tap पर छोटा-सा confirmation पूछा जाता है, "इस आगंतुक को बाहर दर्ज करें?", और confirm करते ही बाहर जाने का समय दर्ज हो जाता है। फिर register दिखाता है कि visit कितनी देर चली, जिसका हिसाब Inkwelly लगाता है, न कि दिन के आख़िर में कोई समय घटाकर। यह module कभी किसी को अपने आप बाहर दर्ज नहीं करेगा। ऐसा करने का मन होता है, क्योंकि sign out न करने वाले लोगों से भरा register बिखरा हुआ लगता है। पर किसी घटना के बाद अक्सर सवाल यही होता है कि क्या रात नौ बजे कोई campus में था, और इसका जवाब gate पर जो हुआ उससे मिलना चाहिए, software के अंदाज़े से नहीं।
- एक tap और एक confirmation से visitor को बाहर दर्ज करें
- उसी row से किसी को वापस भेजें और वजह दर्ज करें
- हर row पर pass number, मक़सद और host देखें
- Board पर लाल border और tag से overstay पहचानें
- Role में अनुमति हो तो printable register खोलें
कागज़ का visitor register बनाम Inkwelly Visitors & Gate
इनकार और overstay: वे दो entries जो कागज़ का register चूक जाता है
किसी school के visitor register में इनकार देखना चाहें, तो अक्सर एक भी नहीं मिलता। Guards हर हफ़्ते लोगों को लौटाते हैं: बिना appointment के आया वह आदमी जो किसी teacher को उसके पहले नाम से पूछ रहा है, principal से पाँच minute माँगता sales agent, छुट्टी के दिन पहुँची delivery जिसे लेने वाला कोई नहीं। कागज़ पर इन पलों का कोई निशान नहीं रहता, और बाद में इनके बारे में पूछने वाले inspector या police अधिकारी को बस कंधे उचकाना मिलता है। दूसरी कमी है भूला हुआ sign out: side gate से निकल गया vendor, सीधे parking की ओर चले गए parent। Inkwelly दोनों को दर्ज करता है, और किसी को चुपचाप गायब नहीं होने देता।
वापस भेजा, और लिखा भी
Check-in की अनुमति वाला कोई भी व्यक्ति board पर उस visitor की row से उसे वापस भेज सकता है। Save करने से पहले Inkwelly वजह पूछता है, 500 characters तक, और ऐसी वजह का उदाहरण भी देता है जो बाद में काम आए, जैसे "कोई Appointment नहीं और जिनसे मिलना था वे उपलब्ध नहीं"। Entry वापस भेजे गए के रूप में बंद होती है, अंदर मौजूद लोगों की list से हट जाती है, और register में status के नीचे छपी वजह के साथ बनी रहती है। Board आज आए लोगों के साथ आज के इनकार गिनता है, और register आपकी चुनी किसी भी तारीख़ों के लिए उनका total देता है। क्योंकि guard पहले बाकी सबकी तरह visitor की details भरता है, इसलिए हर इनकार के साथ नाम, phone number और समय होता है, सिर्फ़ "वापस भेजा" वाली एक line नहीं।
Overstay पर flag, अपने आप बंद कभी नहीं
हर school अपनी overstay सीमा खुद तय करता है, 1 से 24 घंटे के बीच, और शुरुआत में यह 4 घंटे है। उसके बाद भी अंदर मौजूद visitor board पर लाल हो जाता है, साथ में यह कि वह कितनी देर से campus में है, और ऊपर का overstay आँकड़ा बढ़ जाता है। Software बस इतना ही करता है। किसी को भी अपने आप बाहर दर्ज नहीं किया जाता, न दिन के आख़िर में, न किसी और समय, क्योंकि जो register खुद entries बंद करने लगे, वह यह नहीं बता सकता कि रात नौ बजे असल में campus में कौन था। Desk पर बैठा व्यक्ति फ़ैसला करता है: parent side gate से निकल गए और sign out भूल गए, या contractor सच में अब भी छत पर है। दोनों ही हालात में entry वही बंद करता है जो असलियत जानता है।
Movement register, जो inspection में माँगा जाता है
हर school से कभी न कभी लिखित में पूछा जाता है: किसी ख़ास तारीख़ को कौन आया, कब आया, किससे मिला और कब गया? यह सवाल inspection team से आ सकता है, किसी शिकायत के बाद police से, या किसी parent के आरोप के बाद management से। POCSO Act, 2012 के बाद से बच्चों की सुरक्षा को लेकर उम्मीदें सख़्त हुई हैं, और NCPCR की Manual on Safety and Security of Children in Schools नियंत्रित प्रवेश और visitors का record रखने की सलाह देती है। कोई software अकेले किसी school को compliant नहीं बनाता, और हमारी schools के लिए POCSO compliance checklist बाकी ज़िम्मेदारियाँ समझाती है। Register आपको वह लिखित record देता है जो कोई पूछे तब काम आए। कागज़ पर जवाब इस पर निर्भर करता है कि सही कॉपी बची या नहीं। Inkwelly का movement register किसी भी date range के लिए एक ही screen पर जवाब देता है, ऐसे रूप में जिसे आप print कर सकें, sign कर सकें और file कर सकें।
कोई भी date range, हर entry क्रम से
Register आज की तारीख़ पर, भारतीय समय से, खुलता है, क्योंकि ज़्यादातर सवाल किसी महीने नहीं, किसी तारीख़ के बारे में होते हैं। शुरू और आख़िरी तारीख़ चुनिए, और यह आने के क्रम में हर entry दिखाता है, चुनी गई आख़िरी तारीख़ का पूरा दिन शामिल करके। हर row में pass number, लोगों की संख्या और company के साथ visitor का नाम, phone number और उसके नीचे masked रूप में ID के आख़िरी चार अंक, मक़सद, किससे मिले, अंदर और बाहर का समय, कितनी देर रुके और status होता है। इनकार के साथ उसकी वजह दिखती है। Table के ऊपर totals होते हैं: entries, लोग, अब भी अंदर मौजूद लोग, इनकार, और हर मक़सद की गिनती, ताकि इस हफ़्ते school में कितनी parent meetings हुईं, इसका जवाब बिना calculator के मिल जाए।
Print, sign और file
Register screen पर कभी पन्नों में नहीं बँटता। जिस register में अगले पन्ने का button हो, वह register नहीं है; register वह है जो print होता है, sign होता है और सौंपा जाता है, और उसे पूरा होना चाहिए। Print button इसे portal के menus, buttons और तारीख़ चुनने वाले boxes के बिना print करता है, screen का रंग-theme जो भी हो, सफ़ेद पर सादे काले में। Column headings हर छपे पन्ने के ऊपर दोहराई जाती हैं, और कोई entry दो पन्नों में नहीं बँटती। तारीख़ों की सीमा से आप आकार तय करते हैं: किसी घटना के लिए एक दिन, management meeting के लिए एक हफ़्ता, inspection team की माँगी file के लिए एक महीना। Principal के sign के बाद यह बाकी registers की तरह office file में चला जाता है।
Academic years के पार एक लगातार किताब
School में ज़्यादातर चीज़ें April में आगे बढ़ती हैं: classes, sections, fee structures। Gate register नहीं। यह किसी academic session का नहीं, school का है, क्योंकि 14 अगस्त के बारे में सवाल का इससे कोई लेना-देना नहीं कि वह किस session में पड़ा, और एक किताब को मनमाने हिस्सों में बाँटना ही वह वजह है जिससे पुराने कागज़ी registers गुम होते हैं। Portal पर आप जिस भी session में काम कर रहे हों, gate register वही लगातार record है, और एक ही खोज में date range मार्च से April तक जा सकती है। जब management पिछले साल के दिवाली मेले का gate record माँगे, तो किसी को याद नहीं करना पड़ता कि उस साल की कॉपी किस अलमारी में गई।
Gate pass numbers जो न दोहराए जाते हैं, न छूटते हैं
हर entry को gate pass number मिलता है जो आपके school के prefix, financial year और चलती गिनती से बनता है, जैसे VIS/2026-27/00001। Prefix आप gate policy में चुनते हैं: अक्षर, अंक और hyphen, 20 characters तक, capital letters में। गिनती नए financial year के साथ 1 April को फिर से शुरू होती है, किसी server की घड़ी से नहीं, भारत की तारीख़ से। Number उसी पल जारी होता है जब entry save होती है, इसलिए असफल save कोई number बर्बाद नहीं करता और उस किताब में खाली जगह नहीं छोड़ता जिसका कभी audit हो सकता है, और एक ही second में save करने वाली दो desks को भी अलग numbers मिलते हैं। Pass number वही है जो guard badge पर लिख सकता है या किसी incident report में बता सकता है।
अपना gate, board पर देखिए
पिछले महीने का visitor register demo पर लेकर आइए। हम आपके सामने screen पर उसकी कुछ entries check-in करेंगे, एक family को एक entry के रूप में गिनेंगे, एक visitor को वजह के साथ वापस भेजेंगे, दिखाएँगे कि overstay कैसे flag होता है, और किसी तारीख़ का register print करेंगे।
Register किसी ID के सिर्फ़ आख़िरी चार अंक ही क्यों रखता है
कई भारतीय schools के gate के पास से गुज़रिए, तो desk पर खुला register दिखेगा जिसमें पूरे Aadhaar numbers लिखे हैं, और कभी-कभी पन्नों के बीच ID cards की photocopy क्लिप की हुई। किसी ने visitors के पहचान-पत्रों का संग्रह बनाने का फ़ैसला नहीं किया था। यह बस धीरे-धीरे जमा होता गया, एक-एक सावधान guard के हाथों, और अब एक अलमारी में पड़ा है जहाँ कोई भी इसे पढ़ सकता है। भारत के Digital Personal Data Protection Act, 2023 ने schools को अपने पास रखे personal data के बारे में ज़्यादा सोचने पर मजबूर किया है, और gate पर पड़ा ID copies का ढेर वह data है जिसकी किसी school को ज़रूरत नहीं।
Inkwelly सोच-समझकर इसका उल्टा रास्ता अपनाता है। Guard दर्ज करता है कि visitor ने कौन-सा ID दिखाया और सिर्फ़ उसके आख़िरी चार अंक लिखता है: आज किसी के हाथ के card से मिलाने के लिए, और अगले महीने उसी व्यक्ति के card से मिलाने के लिए काफ़ी, और register की copy करने वाले किसी व्यक्ति के लिए लगभग बेकार। यह वही सोच है जो UIDAI के अपने masked Aadhaar के पीछे है, जिसमें सिर्फ़ आख़िरी चार अंक दिखते हैं। यह field चार अंक रखता है और कुछ नहीं, और register कभी card का scan या image store नहीं करता।
क्या store होता है, और क्या कभी नहीं
हर visit के लिए Inkwelly वही रखता है जो register को चाहिए: visitor का नाम और phone number, अगर बताया हो तो company या विभाग, मक़सद, किससे मिलने आए, कितने लोग अंदर आए, अगर आपका gate ID जाँचता है तो ID का प्रकार और आख़िरी चार अंक, कोई badge या गाड़ी का number, छोटा note, pass number, अंदर और बाहर का समय और, इनकार होने पर, उसकी वजह। यह ID cards के scan या पूरे ID numbers नहीं रखता, और check-in पर visitor की कोई photo नहीं ली जाती। Register में personal data उतना ही है जितने में school यह जवाब दे सके कि कौन आया, कब आया और किससे मिलने आया।
इसे कौन पढ़ सकता है
Board और register में phone numbers दिखते हैं, इसलिए वे बाकी portal की तरह roles के पीछे रहते हैं। Desk देख सकता है कि कौन अंदर है और लोगों को अंदर और बाहर दर्ज कर सकता है। Register print करना, जो हफ़्तों के visitors के नाम और phone numbers कागज़ पर ले आता है, एक अलग अनुमति है जो आप सिर्फ़ अपने चुने लोगों को देते हैं, और gate policy बदलना दूसरी। Register में ID के अंक masked दिखते हैं। Visitors कहीं login नहीं करते और module का कुछ भी public link पर नहीं है: register school का record है, जिसे sign-in किए हुए school staff ही खोलते हैं।
Gate चलाने वालों के लिए बना
Gate register जितना दिखता है, उससे ज़्यादा हाथों से गुज़रता है। Guard या front-desk assistant इसे दिन भर लिखते हैं। कुछ गड़बड़ हो तो principal इसका जवाब देती हैं। Owner या management committee इसे पढ़े बिना जानना चाहती है कि gate काबू में है। Boarding schools में campus पर रहने वाले बच्चों से मिलने आने वाली families भी जुड़ जाती हैं। ज़्यादातर schools में ये सब एक ही धुँधलाती कॉपी पर निर्भर रहते हैं। Inkwelly में सब एक ही record से काम करते हैं, हर व्यक्ति को सिर्फ़ वही दिखता है जो उसके role में आता है, और यह पूछने के लिए किसी को gate तक नहीं जाना पड़ता कि अंदर कितने लोग हैं।
Guard और front desk के लिए
दिन एक छोटे form और एक list में बदल जाता है। नियमित visitor का check-in phone number लिखकर और मक़सद की पुष्टि करके हो जाता है। Family एक entry है। Delivery को host की ज़रूरत नहीं। Board अंदर मौजूद सबको आने के क्रम में दिखाता है, और check-out उनकी row पर एक tap है। जब किसी को वापस भेजना पड़े, तो वजह उसी पल एक बार लिखी जाती है, और बाद में किसी को याद नहीं रखनी पड़ती। Screens English या Hindi में चलती हैं, और check-in form phone या tablet के browser में भी चलता है, screen के नीचे से ऊपर खुलता है, और phone number और ID के अंकों के लिए number pad तैयार रहता है।
Principal के लिए
आपका gate ऐसी चीज़ बन जाता है जिसे आप office छोड़े बिना देख सकती हैं। Board बताता है कि अंदर कितने visitors हैं, कोई तय समय से ज़्यादा रुका है या नहीं, और आज कितने लोगों को वापस भेजा गया। जब कोई parent junior wing के पास किसी अजनबी के बारे में call करें, तो उस दोपहर का register दिखाता है कि campus में कौन था, किससे मिलने आया और कब गया। जब inspection team visitor register माँगे, तो आप उनकी चाही तारीख़ें print कर देती हैं। ID जाँच अनिवार्य हो या नहीं, visit कितनी देर चले तो flag हो, और office में कौन register print कर सके, यह आप तय करती हैं, और ये फ़ैसले guard की याददाश्त में नहीं, gate policy और staff roles में रहते हैं।
Owner और management के लिए
Management committee visitor register शायद ही पढ़ती है, पर जवाब उसी को देना होता है। किसी भी घटना के बाद पहले सवाल यही होते हैं कि gate पर नियंत्रण था या नहीं, और school यह साबित कर सकता है या नहीं। Inkwelly आपको हर दिन का लिखित record देता है: हर entry समय और मक़सद के साथ, लगभग हर visitor उस व्यक्ति से जुड़ा जिससे मिलने आया, हर इनकार अपनी वजह के साथ, और हर overstay चुपचाप बंद होने के बजाय flag किया हुआ। School group में हर school अपना register, अपने pass numbers और अपनी gate policy रखता है, इसलिए Lucknow और Kanpur की branches की कॉपियाँ कभी आपस में नहीं मिलतीं।
Boarding schools के लिए
Boarders से मिलने आने वाली families बाकी visitors की तरह ही hostel visit मक़सद के साथ check-in होती हैं, और "किससे मिलना है" box में बच्चे का नाम लिखा जाता है। छुट्टी पर बाहर जाने वाले boarders अलग काम है, और Premium plan पर यह Hostel module का हिस्सा है: outpass approve होता है, बच्चे को gate पर release किया जाता है, और उसी पल Inkwelly जाँचता है कि बच्चे को लेने आया व्यक्ति अब भी parents की ओर से अधिकृत है। Gate register और hostel gate साथ-साथ चलते हैं, एक अंदर आने वालों के लिए और दूसरा बाहर जाने वाले बच्चों के लिए, और boarding school को दोनों चाहिए।
Inkwelly Visitors & Gate बनाम अलग visitor app
Gate पर कौन क्या देख और कर सकता है
Gate register बाकी Inkwelly जैसे ही roles और permissions इस्तेमाल करता है, जिन्हें Identity & Access Management में संभाला जाता है। इसकी पाँच अलग permissions हैं: board देखना, visitors को अंदर दर्ज करना, उन्हें बाहर दर्ज करना, register print करना और gate policy बदलना। जो visitors को अंदर दर्ज कर सकता है, वह उन्हें वापस भी भेज सकता है। Inkwelly जो भी role बनाकर देता है, उसमें अंदर और बाहर दर्ज करना साथ-साथ आते हैं, क्योंकि जो desk किसी को अंदर आने दे पर उसे बाहर दर्ज न कर सके, वह किसी काम का नहीं। Register print करना और gate policy बदलना अलग रखे गए हैं: print करने से हफ़्तों के visitors के नाम और phone numbers कागज़ पर आ जाते हैं, और gate policy तय करती है कि gate कितना सख़्त है, इसलिए दोनों principal के पास या आपके चुने व्यक्ति के पास रहते हैं। Inkwelly का पहले से बना Front Desk role board, check-in और check-out के साथ आता है, और उसमें register print करने या policy बदलने की अनुमति नहीं है। आपके organisation का admin account सब कुछ कर सकता है।
School gate के सबसे व्यस्त दिन
ज़्यादातर दिनों में school gate पर हल्की आवाजाही रहती है: कुछ parents, एक-दो deliveries, कोई technician। Register अपना असली काम बाकी दिनों में करता है। PTM वाले शनिवार को हर minute एक family आती है। Admission season, ज़्यादातर schools में दिसंबर से मार्च तक, office पूछते अजनबी लाता है। April के पहले हफ़्ते किताबें, uniforms और furniture van भर-भरकर लाते हैं। Board exam के हफ़्तों में exam centre वाले schools में observers आते हैं, और किसी भी हफ़्ते fire officer, food safety inspector या नगर निगम से कोई आ सकता है। School की अपनी buses visitors नहीं हैं: उनके routes, गाड़ियाँ और drivers Transport में चलते हैं। Inkwelly का gate register भीड़ वाले दिनों के लिए भी उतना ही बना है जितना शांत दिनों के लिए।
PTM वाले शनिवार और annual day
Parent-teacher meeting के दिन ज़्यादातर visitors वे parents होते हैं जिन्हें school पहले से जानता है, और कई पहले भी आ चुके होते हैं, इसलिए उनका phone number उनका नाम वापस ले आता है और line हाथ से लिखी line की नहीं, phone number की रफ़्तार से चलती है। हर family लोगों की संख्या के साथ एक entry के रूप में अंदर जाती है, और मक़सद पहले से parent meeting चुना होता है। Annual day या sports day पर, जो Events के school calendar में होते हैं, मेहमानों को इसी तरह event के मेहमान के रूप में check-in किया जा सकता है, हर family की एक entry। दिन ख़त्म होने पर board दिखाता है कि किसने sign out नहीं किया, और desk हर entry यह जानकर बंद करता है कि वह family सच में जा चुकी है या नहीं।
Admission season, deliveries और inspections
दिसंबर से मार्च तक families admission के बारे में पूछने आती हैं। Gate उन्हें admission enquiry के मक़सद के साथ दर्ज करता है, किससे मिलना है में office या admission counsellor लिखा जाता है, और counsellor enquiry को खुद Admissions & CRM में दर्ज करती है, जहाँ उसका follow-up होता है। April में vendors किताबें, uniforms और furniture पहुँचाते हैं; delivery को host की ज़रूरत नहीं, इसलिए guard company और गाड़ी का number लिखकर आगे बढ़ जाता है। सरकारी inspection को भी host नहीं चाहिए। Fire officer, food safety inspector या board observer company वाले box में अपने विभाग के साथ दर्ज होते हैं, और उस दिन का register ठीक-ठीक दिखाता है कि वे कब आए और कब गए।
Gate register क्या लोगों पर छोड़ता है
कुछ काम यह module जानबूझकर नहीं करता, और यह demo से पहले जान लेना बेहतर है, बाद में नहीं। यह कोई message नहीं भेजता: visitor के आने पर host को alert नहीं जाता और gate से parents को message नहीं जाता, इसलिए desk आज की तरह ही staffroom में phone करता है। यह visitors की photo नहीं लेता, gate pass की पर्ची या QR pass print नहीं करता, और visitors को OTP नहीं भेजता। यह तय नहीं करता कि day scholar को जल्दी कौन ले जा सकता है; वह फ़ैसला class teacher और office के पास रहता है, और gate बच्चे को ले जाने की entry दर्ज करता है। यह boom barriers, turnstiles या biometric gates से नहीं जुड़ता। और आपके पुराने कागज़ी registers जैसे हैं, वैसे ही office में रहते हैं। यह जो करता है, वह है gate से आए हर व्यक्ति का ईमानदार, पूरा और print होने लायक record रखना, जो ज़्यादातर schools के पास कभी नहीं रहा।
कागज़ के register या किसी दूसरे ERP से switch करना
इसे पढ़ने वाले ज़्यादातर schools पहले से कोई visitor register रखते हैं: gate पर मोटी बँधी कॉपी, reception पर Excel sheet, या किसी दूसरे ERP की visitor screen। शुरू करने से पहले कुछ भी ले जाने की ज़रूरत नहीं। आपके पुराने registers पिछले सालों के record के रूप में office में रहते हैं, और digital register उसी दिन से शुरू होता है जिस दिन आप go live करते हैं। नियमित visitors जैसे-जैसे लौटते हैं, register उन्हें पहचानना सीख जाता है: दूसरी बार कोई parent या vendor आए, तो उसका phone number उसकी details वापस ले आता है। Gate set up करना data entry नहीं, बस कुछ फ़ैसले हैं: pass prefix, overstay की सीमा, ID अनिवार्य हो या नहीं, और register कौन print कर सकता है।
Go-live अगले working day हो सकता है। अगर आप बाकी school को भी Inkwelly पर ला रहे हैं, तो migration, training और setup ₹0 हैं, और मौजूदा system से, या vendor साथ न दे तो Excel से, data निकालना हमारी ज़िम्मेदारी है, और पुराने records अपनी अलग track पर बाद में आते रहते हैं। Go-live पर हम पूरे एक दिन की on-site training देते हैं और पहले महीने भर WhatsApp पर साथ रहते हैं, और अगर उसके बाद भी desk पर किसी को दिक्कत हो, तो हम बिना किसी खर्च के दोबारा आते हैं। Gate register को परखने का सबसे अच्छा तरीका आपका अपना सबसे व्यस्त दिन है, इसलिए demo book कीजिए और उस दिन का register साथ लेकर आइए।
“Fire drill में मायने रखने वाला आँकड़ा यह नहीं कि guard ने कितनी lines लिखीं। मायने यह रखता है कि अंदर कितने लोग हैं।”
Visitors & Gate में क्या-क्या शामिल है
- एक gate board, जिसमें campus में visitors, overstay, आज आए लोग और आज के इनकार एक ही screen पर
- Phone number से शुरू होने वाला check-in, जो लौटकर आए visitors को उनकी पिछली visit से भर देता है
- Visit के ग्यारह मक़सद, parent meetings और admission enquiries से लेकर deliveries, inspections और hostel visits तक
- Delivery, मरम्मत, सरकारी inspection और अन्य को छोड़कर हर मक़सद के लिए ज़रूरी "किससे मिलना है"
- हर visit की एक entry जिसमें लोगों की संख्या दर्ज हो, और lines नहीं, लोगों की गिनती
- सिर्फ़ ID का प्रकार और आख़िरी चार अंक, साथ में अनिवार्य ID जाँच जिसे आपका school चालू कर सकता है
- हर entry पर badge और गाड़ी के numbers, जो board पर visitor के बगल में दिखते हैं
- Confirmation के साथ एक tap में check-out, और अपने आप sign out कभी नहीं
- 1 से 24 घंटे की overstay सीमा, जिसके बाद रुके visitors लाल रंग में flag होते हैं
- लिखी गई वजह के साथ दर्ज इनकार, जो board पर और register में गिने जाते हैं
- आपके अपने prefix वाले gate pass numbers, जो हर financial year फिर शुरू होते हैं और न दोहराए जाते हैं, न छूटते हैं
- किसी भी तारीख़ों के लिए printable movement register, academic years के पार, English और Hindi में
हर दिन जानिए कि आपके gate के अंदर कौन है
अपना visitor register और हफ़्ते का सबसे व्यस्त दिन लेकर आइए। Live demo में हम आपके नियमित visitors को check-in करेंगे, एक family को एक entry के रूप में गिनेंगे, किसी को वजह के साथ वापस भेजेंगे और उस दिन का register print करेंगे।
अक्सर पूछे गए सवाल
14 सवालVisitors & Gate किस Inkwelly plan में है, और इसकी कीमत क्या है?
Visitors & Gate, Standard plan का हिस्सा है, ₹99 per student per year पर, और Premium में भी शामिल है, ₹199 per student per year पर। यह Lite में नहीं है। Inkwelly के plans ₹49 से ₹199 per student per year तक हैं, किसी भी school size पर flat, बिना enrolment slabs और बिना per-module upsell के, और हर plan में उससे नीचे वाले plan का सब कुछ शामिल है। हर gate, device या visitor के हिसाब से कोई अलग charge नहीं है।
हम अभी कागज़ का visitor register रखते हैं। Switch करना कितना मुश्किल है?
मुश्किल नहीं, क्योंकि कुछ ले जाना ही नहीं है। आपके पुराने registers पिछले सालों के record के रूप में office में रहते हैं, और digital register उसी दिन से शुरू होता है जिस दिन आप go live करते हैं। नियमित visitors दूसरी visit से खुद भर जाते हैं, जब उनका phone number उनकी details वापस ले आता है। Go-live अगले working day हो सकता है। अगर आप बाकी school को भी Inkwelly पर ला रहे हैं, तो migration, training और setup ₹0 हैं, और मौजूदा system से, या vendor साथ न दे तो Excel से, data निकालना हमारी ज़िम्मेदारी है। आप अपने असली data पर 90 दिन के paid pilot से भी शुरू कर सकते हैं; अगर 90वें दिन बात नहीं बनती, तो pro-rata refund मिलता है और आपका data standard formats में वापस।
School में register कौन देख सकता है, और कौन बदलाव कर सकता है?
पहुँच roles से तय होती है। Gate register की पाँच अलग permissions हैं: board देखना, visitors को अंदर दर्ज करना, बाहर दर्ज करना, register print करना और gate policy बदलना। जो visitors को अंदर दर्ज कर सकता है, वह उन्हें वापस भी भेज सकता है। Inkwelly का पहले से बना Front Desk role board देख सकता है और लोगों को अंदर-बाहर दर्ज कर सकता है, पर register print नहीं कर सकता और policy नहीं बदल सकता; ये principal के पास या आपके चुने व्यक्ति के पास रहते हैं। Inkwelly जो roles बनाकर देता है, उनमें अंदर और बाहर दर्ज करना हमेशा साथ आते हैं, ताकि जो desk किसी को अंदर आने दे, वह उसे बाहर भी दर्ज कर सके।
क्या gate पर guard के लिए कोई mobile app है?
अभी नहीं। Gate register Inkwelly web portal में चलता है, और Inkwelly staff app में आज इसकी कोई screen नहीं है। Board और check-in form phone या tablet के browser में ज़रूर चलते हैं: form screen के नीचे से ऊपर खुलता है और phone number और ID के अंकों के लिए number pad खुल जाता है, इसलिए smartphone वाला guard gate पर खड़े-खड़े register चला सकता है। Printable register बड़ी screen पर पढ़ना आसान है।
Visitor register Hindi me chal sakta hai kya?
हाँ। Gate register की हर screen, यानी board, check-in form, movement register और gate policy, English के साथ Hindi में भी है, visit के मक़सद और ID के प्रकार समेत। समय हमेशा भारतीय मानक समय में और दोनों भाषाओं में सामान्य अंकों में दिखता है, इसलिए entry बिना किसी उलझन के phone पर पढ़कर सुनाई जा सकती है।
Visitor register me Aadhaar number likhna safe hai kya?
Inkwelly में पूरा Aadhaar number लिखा ही नहीं जा सकता। Guard दर्ज करता है कि visitor ने कौन-सा ID दिखाया, Aadhaar, driving licence, voter ID, PAN, passport, employee ID या अन्य, और सिर्फ़ उसके आख़िरी चार अंक। Box चार अंक लेता है और कुछ नहीं, और इससे लंबा कुछ भी Inkwelly स्वीकार नहीं करता। Card का कोई scan या image कभी store नहीं होती, और check-in पर visitor की photo नहीं ली जाती। यह UIDAI के masked Aadhaar की तरह काम करता है: guard के सामने रखे card से मिलाने के लिए काफ़ी, और misuse के लिए लगभग कुछ नहीं।
क्या visitor के आने पर teacher या parent को message जाता है?
आज नहीं। Gate register staff या parents को WhatsApp, SMS या app message नहीं भेजता। हर entry में दर्ज होता है कि visitor किससे मिलने आया, और desk host को आज की तरह ही intercom पर या staffroom में phone करके बताता है।
अगर कोई visitor sign out किए बिना चला जाए तो क्या होता है?
वह board पर अंदर मौजूद दिखता रहता है, और आपकी overstay सीमा पार होते ही, जो 1 से 24 घंटे के बीच कुछ भी हो सकती है और शुरुआत में 4 घंटे है, उसकी row लाल हो जाती है, साथ में campus में बिताया समय भी दिखता है। Inkwelly कभी किसी को अपने आप बाहर दर्ज नहीं करता, क्योंकि खुद entries बंद करने वाला register यह नहीं बता सकता कि रात नौ बजे असल में कौन अंदर था। पता चलने पर desk पर बैठा व्यक्ति visitor को बाहर दर्ज करता है।
क्या guard जाँच सकता है कि बच्चे को जल्दी ले जाने की अनुमति किसे है?
Day scholars के लिए इस module में नहीं। जब school के समय में कोई parent या रिश्तेदार बच्चे को लेने आता है, तो gate इसे बच्चे को लेने आना मक़सद के साथ दर्ज करता है, "किससे मिलना है" box में बच्चे का नाम और class, और अंदर आने और बाहर जाने का समय। वह व्यक्ति बच्चे को ले जा सकता है या नहीं, यह अब भी class teacher और office आपके school के अपने नियमों से तय करते हैं। Premium plan पर boarders के लिए Hostel module का gate release, बच्चे को सौंपते समय जाँचता है कि वह व्यक्ति अब भी parents की ओर से अधिकृत है।
जब guard किसी को वापस भेजता है तो क्या होता है?
Guard पहले की तरह visitor की details भरता है, फिर board पर उसकी row से उसे वापस भेजता है और वजह लिखता है, 500 characters तक। Entry वापस भेजे गए के रूप में बंद होती है, अंदर मौजूद लोगों की list से हटती है और अपनी वजह के साथ register में रहती है। Board आज के इनकार गिनता है, और register आपकी चुनी किसी भी तारीख़ों के लिए उनका total देता है, ताकि उस हफ़्ते किसी को वापस भेजा गया या नहीं, और क्यों, इसका जवाब कागज़ पर रहे।
साथ आने वाली family या group की गिनती कैसे होती है?
एक entry के रूप में, जिसमें लोगों की संख्या दर्ज होती है, 1 से 200 तक, ठीक वैसे जैसे कागज़ के register में लिखा जाता है। Board का मुख्य आँकड़ा campus में visitors की संख्या है, नीचे entries की संख्या के साथ, और register entries के साथ लोगों का भी total देता है। चार-चार लोगों वाली दस families वाली PTM की सुबह board पर campus में चालीस visitors दिखते हैं, और fire alarm बजे तो principal को यही संख्या चाहिए।
School visitor register print kaise kare?
अगर आपके role में register print करने की अनुमति है, तो तारीख़ें चुनिए, एक दिन से लेकर जितनी लंबी अवधि चाहिए, और register हर entry क्रम से दिखाता है: pass number, नाम, phone, masked रूप में ID के आख़िरी चार अंक, मक़सद, किससे मिले, अंदर और बाहर का समय, कितनी देर रुके और status, ऊपर totals के साथ। Print button portal के menus और buttons के बिना काले-सफ़ेद में printout देता है, और column headings हर पन्ने पर दोहराई जाती हैं। यह print करने के लिए बना है; register का Excel download आज नहीं है।
अगर gate पर internet चला जाए तो क्या करें?
Gate register को बाकी Inkwelly web portal की तरह connection चाहिए, और यह offline नहीं चलता। उन minutes के लिए desk पर कागज़ की एक पर्ची रखिए और connection लौटने पर visitors दर्ज कीजिए, असली आने का समय note वाले box में लिखकर, क्योंकि बाद में लिखी गई entry का समय वही होता है जब वह save हुई।
क्या visitors को पहले से register या QR gate pass दिया जा सकता है?
आज नहीं। हर entry visitor के gate पर पहुँचने पर बनती है, और हर entry को अपना gate pass number मिलता है, जिसे guard badge या visitor card पर लिख सकता है। Visitors के लिए छपी pass पर्चियाँ, QR codes या OTP नहीं हैं, और कोई kiosk नहीं जहाँ visitors खुद check-in करें। किसी तय दिन आने वाला interview उम्मीदवार या inspection team gate पर पहुँचते ही check-in होते हैं, और लौटकर आए visitor का phone number फिर भी उसकी details भर देता है।
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