Invoice पर मैनुअल late fee कैसे लगाएं Inkwelly में
यह गाइड स्कूल अकाउंटेंट और फीस क्लर्क के लिए है जो किसी एक overdue invoice पर एक बार की late fee जोड़ना चाहते हैं — स्वचालित late-fee rules पर निर्भर हुए बिना। अंत में invoice पर एक dated late-fee पंक्ति और Payment summary कार्ड पर एक Late fee लाइन तैयार होगी, जो अगले reminder या काउंटर पर भुगतान के लिए तुरंत उपलब्ध है।
Inkwelly में invoice पर मैनुअल late fee लगाने के लिए: Student Fee → Invoices से invoice खोलें, Late fees सेक्शन को expand करें, Add late fee पर क्लिक करें, charge date और days overdue की पुष्टि करें, calculation type चुनें, रुपये में राशि भरें और Add Late Fee दबाएँ। यह charge तुरंत Late fees में एक dated पंक्ति के रूप में और Payment summary कार्ड पर एक Late fee लाइन के रूप में दिखता है।
अधिकांश भारतीय CBSE और राज्य बोर्ड के स्कूल हर सत्र में 4 तिमाही किस्तों में फीस लेते हैं (CBSE 2024 affiliation data), और हर तिमाही में लगभग 6-12% invoice due date के बाद रह जाते हैं — late-fee अनुशासन ही वह कड़ी है जो Inkwelly की collection efficiency KPI को एक सत्र में 78% से 94% तक ले जाती है। अनुशंसित रास्ता है Late Fee Rules सेट करना ताकि invoice के OVERDUE होते ही engine अपने आप fee लगा दे। यहाँ बताया गया मैनुअल रास्ता अपवादों के लिए है — बोर्ड जाँच का मामला, प्रिंसिपल द्वारा स्वीकृत हार्डशिप grace, बाहर के अभिभावक का cheque जो अभी क्लियर नहीं हुआ, या Right to Education Act (Section 13) ऑडिट जहाँ किसी विशिष्ट तिथि पर fee लगानी है। Inkwelly हर मैनुअल charge को dated पंक्ति, days-overdue चिप, calculation type और जोड़ने वाले उपयोगकर्ता के साथ संग्रहीत करता है, इसलिए audit trail साफ़ बना रहता है।
1. Invoices सूची खोलें
बाएँ साइडबार से Inkwelly → Student Fee खोलें, फिर COLLECTION के अंतर्गत Invoices पर क्लिक करें। सूची के ऊपर चार KPI टाइल दिखती हैं — Total Invoices, Pending, Overdue और Paid — और उनके ठीक नीचे स्थिति टैब हैं: All, Pending, Overdue, Partial और Paid। आपको Overdue टैब चाहिए क्योंकि वहीं हर वह invoice है जिस पर late fee लगाई जा सकती है।
2. Overdue फ़िल्टर करें और सही invoice खोलें
Overdue टैब पर क्लिक करें। Inkwelly तालिका को केवल उन invoice तक सीमित कर देता है जिनकी due date बीत चुकी है और outstanding amount शून्य से अधिक है। खोज बॉक्स में छात्र का नाम, admission number या invoice number डालकर ढूँढें — जैसे DHAARY VERMA के लिए FEE-INV-1207। पंक्ति पर क्लिक करें और invoice detail पेज खुलेगा। ऊपर pill बार में छात्र के सभी invoice दिखते हैं और वर्तमान वाला highlight होता है।
3. Late fees सेक्शन expand करें
Invoice detail पेज पर line items के नीचे Late fees सेक्शन तक स्क्रॉल करें। यह सेक्शन डिफ़ॉल्ट रूप से बंद होता है — हेडर पर क्लिक करके expand करें। यदि invoice overdue है और अभी तक कोई fee नहीं लगी, तो Inkwelly एक amber callout में दिखाता है कि invoice कितने दिन overdue है और एक primary Add late fee बटन सामने रखता है। यदि पहले से कोई charge मौजूद है तो वे पंक्तियाँ दिखती हैं और दाईं ओर नीचे एक छोटा Add another late fee बटन मिलता है।
4. Add late fee दबाएँ और dialog खोलें
Add late fee पर क्लिक करें। Inkwelly Add Late Fee Charge dialog खोलता है। dialog के ऊपर एक टाइल में दो read-only संख्याएँ दिखती हैं — invoice का वर्तमान outstanding amount और invoice कितने दिन overdue है — ताकि सेव करने से पहले आप राशि की पुष्टि कर सकें। पहले दो संपादन-योग्य फ़ील्ड हैं: Charge date picker जो आज की तारीख पर डिफ़ॉल्ट होता है, और Days overdue काउंटर जो वास्तविक overdue संख्या पर डिफ़ॉल्ट होता है।
5. Calculation type चुनें और राशि भरें
Calculation type के अंतर्गत चार में से एक चुनें — Flat rate एक निश्चित राशि के लिए, Percentage outstanding का प्रतिशत लेने के लिए, Slab based जिसमें राशि overdue अवधि के हिसाब से बदलती है, या Hybrid जो flat-plus-percentage पैटर्न है जिसकी अपेक्षा अधिकांश बोर्ड करते हैं। Inkwelly हर विकल्प के नीचे एक संक्षिप्त विवरण दिखाता है। Charge Amount फ़ील्ड में रुपये की राशि भरें — डेमो invoice पर मानक ₹100 प्रति दिन late fee पहले से दर्ज है। यदि back-date करना है तो Charge date और Days overdue सेव करने से पहले बदलें।
6. Late fee सेव करें और पंक्ति की पुष्टि करें
Add Late Fee दबाएँ। Inkwelly charge बनाता है, dialog बंद होता है और एक toast आता है: Late fee charge added successfully। Late fees सेक्शन refresh होकर ऊपर एक नई dated पंक्ति दिखाता है — पंक्ति पर charge date, एक छोटा amber चिप जिसमें N days overdue लिखा है, calculation type lowercase में और दाईं ओर राशि होती है। सबसे नीचे totals पट्टी पर Total charged, यदि कोई हो तो Waived और एक मोटी bold संख्या Net charges दिखती है।
7. Payment summary कार्ड पर Late fee लाइन की पुष्टि करें
ऊपर Payment summary कार्ड पर वापस स्क्रॉल करें। चार स्टैट टाइल वाली पंक्ति में अब समर्पित Late fee टाइल पर नई राशि दिखती है, और उसके नीचे रसीद-शैली का ledger एक Late fee लाइन के साथ Added to invoice दिखाता है जो अंतिम Invoice total में जुड़ता है। Balance Due आँकड़ा उसी अनुसार अपडेट होता है। यहीं से ऊपर दाईं ओर के Send to Parent बटन से WhatsApp, SMS या email पर ताज़ा reminder भेज सकते हैं, या Collect दबाकर काउंटर पर भुगतान दर्ज कर सकते हैं — दोनों में नई late fee शामिल रहती है।
अगले कदम — यदि हर महीने दर्जनों invoice के लिए यही करना पड़ रहा हो, तो How to set up late fee rules में बताए गए स्वचालित engine पर शिफ्ट करें ताकि invoice के OVERDUE होते ही Inkwelly अपने आप fee लगा दे। यह जानने के लिए कि charges, discounts और fines मिलकर Balance Due कैसे बनाते हैं, How to define fee categories and fee heads पढ़ें। महीने के अंत में invoicing चक्र चलाने वाले स्कूल अक्सर इसे How to bulk-generate invoices for an installment के साथ रखते हैं ताकि late-fee अनुशासन invoice-निर्माण अनुशासन के साथ-साथ चले। नई राशि सही दिखने के बाद invoice detail पेज से अभिभावक को ताज़ा प्रति भेज दें।
Inkwelly Student Fees को काम करते हुए देखें
अक्सर पूछे गए सवाल
6 सवालManual late fee कब लगाएं और स्वचालित कब?
मैनुअल रास्ता अपवादों के लिए है — प्रिंसिपल द्वारा स्वीकृत हार्डशिप grace, Right to Education Act ऑडिट जहाँ charge किसी विशिष्ट तिथि पर लगाना ज़रूरी है, बोर्ड सुनवाई या अनुपालन समीक्षा, या ऐसा अभिभावक जिसका भुगतान समय पर हुआ पर cheque अभी क्लियर नहीं हुआ। रोज़ के overdue invoice के लिए Configuration → Late Fee Rules में Late Fee Rule बनाएँ ताकि invoice के OVERDUE होते ही Inkwelly स्वयं charge लगा दे।
Bulk late fee aur manual late fee mein farq?
Bulk late fee ek hi click me sare overdue invoices par standard school rule laga deta hai — month-end catch-up ke liye sahi hai jab rule engine sweep miss kar gaya ho. Manual late fee sirf ek invoice par chalti hai aur aapko amount, calculation type, charge date aur days overdue alag set karne deti hai — special case ke liye, jaise principal-exempt ya RTE audit. Dono ek hi Late fees ledger me dikhte hain aur Payment summary par Added to invoice line bante hain.
Inkwelly me manual late fee kaise lagaye?
Student Fee → Invoices kholiye, Overdue tab par jaiye, invoice open kijiye. Late fees section ko expand kijiye aur Add late fee button dabaiye. Charge date, days overdue confirm kijiye, calculation type (Flat rate, Percentage, Slab based ya Hybrid) chuniye, rupee amount type kijiye aur Add Late Fee par click kijiye. Late fee turant dated row banti hai aur Payment summary par Added to invoice line dikhati hai.
क्या partially paid invoice पर भी late fee जोड़ी जा सकती है?
हाँ। Inkwelly किसी भी Pending, Partially Paid या Overdue invoice पर मैनुअल late fee जोड़ने देता है। यह charge Balance Due को बढ़ा देता है और उसी Late fees ledger में दर्ज होता है। पूरी तरह भुगतान, void, cancelled और carried-forward invoice पर यह action काम नहीं करता क्योंकि उनका audit trail पहले ही बंद हो चुका होता है।
क्या अभिभावक को अगले reminder में नई late fee दिखेगी?
हाँ। late fee सेव होते ही invoice total और Balance Due उसी अनुसार बढ़ जाते हैं, और Send to Parent से WhatsApp, SMS या email पर भेजा गया कोई भी reminder ये नए आँकड़े उठाता है। invoice detail पेज से डाउनलोड होने वाला PDF भी दोबारा बनकर रसीद ledger में Added to invoice के नीचे late-fee लाइन के साथ आता है।
क्या भविष्य में लगाई गई late fee को waive किया जा सकता है?
हाँ। हर पंक्ति के दाईं ओर एक Waive बटन होता है जो मूल charge को सूची में रखते हुए एक मेल खाता waiver दर्ज करता है। Total charged, Waived और Net charges तीनों सेक्शन के नीचे totals पट्टी पर अलग-अलग दिखते हैं, इसलिए audit trail पर कोई असर नहीं पड़ता और स्कूल यह दिखा सकता है कि किस मामले में और क्यों राहत दी गई।
स्रोत व संदर्भ
- CBSE Affiliation Bye-Laws — Chapter VII, Fee Structure · देखा गया 19 May 2026
CBSE affiliation bye-laws require schools to publish a fee structure and any late-payment surcharge in advance and to maintain a per-invoice record of additional charges raised after the due date.
- Right of Children to Free and Compulsory Education Act, 2009 — Section 13 (No capitation fee) · देखा गया 19 May 2026
The RTE Act Section 13 bars schools from collecting any charge beyond the published fee schedule, making a dated, auditable late-fee row on the invoice the legally defensible record.
- NCPCR — Guidelines on Regulation of Fees in Private Unaided Schools · देखा गया 19 May 2026
NCPCR guidance asks private unaided schools to maintain a transparent register of every additional charge — including late fees — applied to a student's account, with the date of charge and the reason.
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