किसी छात्र के लिए फीस माफी कैसे दर्ज करें Inkwelly में
यह गाइड उन स्कूल अकाउंटेंट और प्रिंसिपल के लिए है जो किसी छात्र के बकाया फीस का एक हिस्सा hardship, मेडिकल इमरजेंसी या बोर्ड के निर्णय के आधार पर माफ कर रहे हैं। अंत में आपके पास छात्र की fee profile पर एक माफी request होगी जो remarks के साथ approve या reject की गई है, और राशि breakdown पर दिखेगी — पूरी audit trail के साथ।
Inkwelly में फीस माफी दर्ज करने के लिए: छात्र की fee profile खोलें, Waivers टैब पर क्लिक करें, Request Waiver दबाएँ, Fee Waiver या Late Fee Waiver चुनें, माफ करने योग्य राशि भरें, स्पष्ट कारण लिखें (एकल अभिभावक की कठिनाई, मेडिकल इमरजेंसी, बोर्ड का निर्णय), वैकल्पिक remarks जोड़ें और submit करें। यह request तब तक Pending रहती है जब तक प्रिंसिपल या समिति उसी row को खोलकर अंतिम approved amount के साथ Approve नहीं करते, या कारण के साथ Reject नहीं करते। Approved माफी छात्र के Outstanding को तुरंत कम कर देती है और audit trail पर हमेशा बनी रहती है।
फीस माफी एक छोटे, स्पष्ट रूप से नामित मामलों के लिए सही उपकरण है — यह कोई छिपा हुआ discount नहीं है। शिक्षा का अधिकार अधिनियम 2009 और National Commission for Protection of Child Rights (NCPCR) की स्कूल-फीस गाइडलाइन दोनों ही प्रकाशित फीस संरचना से बाहर किसी भी रियायत को लिखित, सीमित और समान रूप से लागू करने की अपेक्षा करती हैं। व्यवहार में, Tier-2 शहर का 1,200 छात्रों वाला CBSE या राज्य बोर्ड स्कूल हर सत्र में 8 से 15 माफी केस संभालता है — कमाने वाले अभिभावक की मृत्यु, अचानक मेडिकल संकट, छंटनी या किसी विशेष छात्र समूह पर बोर्ड-स्तर का निर्णय। Inkwelly माफी को discount और scholarship से अलग रखता है ताकि auditor और प्रबंध समिति दोनों स्पष्ट रूप से देख सकें कि किस छात्र को क्या राहत मिली, क्यों मिली और किसने मंज़ूरी दी।
1. छात्र की fee profile खोलें
बाएँ साइडबार से Inkwelly → Student Fee → Fee Profiles खोलें। छात्र को नाम, admission number या क्लास से खोजें। उसकी row पर क्लिक करके fee profile detail पेज खोलें। हेडर पर छात्र का नाम, क्लास और दाईं ओर breakdown कार्ड दिखता है जिसमें Base fee, Late fee, Net payable, Paid और Outstanding लिखा होता है। detail के ऊपर Overview, Fee Structure, Invoices, Payments, Receipts, Refunds, Cheques, Discounts और Scholarships टैब होते हैं।
2. Waivers टैब पर क्लिक करें
Profile पर बाईं तरफ profile section के साइडबार में Waivers पर क्लिक करें (या Overview पर मौजूद Waivers टाइल पर)। Waivers कार्ड एक summary हेडर के साथ खुलता है जिसमें इस छात्र के Pending, Approved और कुल Approved Amount दिखते हैं, उसके बाद status और waiver-type का filter bar होता है। यदि अभी कोई माफी नहीं है तो empty state के बीच में Request Waiver बटन दिखेगा। यदि एक भी माफी है तो table हर row को Type, Reason, Requested, Approved, Date, Status और Actions कॉलम के साथ दिखाता है।
3. Request Waiver पर क्लिक करें और waiver type चुनें
ऊपर दाईं ओर Request Waiver दबाएँ। डायलॉग में Waiver Type select दिखाई देगा। Tuition या transport जैसी सामान्य राशि के लिए Fee Waiver चुनें, और जब अभिभावक ने समय पर भुगतान किया हो पर invoice पर late-fee चढ़ गई हो (जैसे due date पर बैंक की छुट्टी, या पुष्ट UPI failure) तब Late Fee Waiver चुनें। Inkwelly इन दोनों type को अलग रखता है ताकि प्रिंसिपल tuition और late-fee दोनों पर अलग नीति से निर्णय ले सकें।
4. राशि भरें और स्पष्ट कारण लिखें
Requested Amount में वह राशि भरें जो ऑफिस माफ करना चाहता है — उदाहरण 12,000 के Outstanding पर 8,000। Reason में एक स्पष्ट, audit-योग्य वाक्य लिखें: "एकल अभिभावक की कठिनाई, पिता का मार्च 2026 में निधन, माँ contractual आय पर", या "मेडिकल इमरजेंसी, माँ अप्रैल 2026 में हॉस्पिटल में भर्ती, hospital बिल फाइल पर है", या "बोर्ड का 12 अप्रैल 2026 का निर्णय, छात्र को Class 10 में रखें"। Remarks फील्ड वैकल्पिक संदर्भ के लिए है, जैसे ऑफिस फाइल पर रखे गए supporting दस्तावेज़ का reference number। फिर Submit Request दबाएँ।
5. माफी Waivers सूची पर Pending के रूप में दिखती है
डायलॉग बंद होकर नई row Waivers table पर आ जाती है — Pending pill, requested राशि tabular figures में, तारीख और संपादन के लिए एक छोटा पेंसिल आइकन के साथ। इस चरण पर profile की दाईं ओर का breakdown नहीं बदलता — Inkwelly तब तक Outstanding को नहीं छूता जब तक approval दर्ज नहीं हो जाती। summary हेडर पर Pending की गिनती भी एक से बढ़ जाती है। जब तक यह approve या reject न हो, वही ऑफिस admin पेंसिल आइकन से request संपादित कर सकते हैं।
6. प्रिंसिपल या समिति अंतिम राशि के साथ approve करते हैं
जब प्रिंसिपल या accounts head pending माफियाँ निपटाने बैठते हैं, वही Waivers टैब खोलकर Pending row पर हरे टिक पर क्लिक करते हैं। Approve Waiver डायलॉग एक Waiver Details कार्ड पर type, requested राशि और कारण दिखाता है ताकि approver को scroll किए बिना पूरा context मिले। Approved Amount में स्वीकृत अंतिम राशि भरें — यह फील्ड requested राशि पर capped है, इसलिए approver कम तो लिख सकता है पर माँगी गई राशि से ज़्यादा नहीं। Approval Remarks जोड़ें (उदाहरण "Class 10 में retention के लिए approved, condition: केवल tuition, transport नहीं") और Approve Waiver दबाएँ।
7. या कारण के साथ request reject करें
यदि केस स्कूल की माफी नीति के तहत योग्य नहीं है, तो Pending row पर लाल क्रॉस दबाएँ। Reject Waiver डायलॉग एक rejection कारण माँगता है — एक छोटा नोट जो ऑफिस ज़रूरत पड़ने पर अभिभावक को दिखा सके। Reject दबाएँ। row उसी Waivers सूची पर Rejected status पर चली जाती है, request audit trail पर हमेशा बनी रहती है, और profile का Outstanding नहीं बदलता। Rejection भी उतना ही ज़रूरी रिकॉर्ड है जितना approval — यह सिद्ध करता है कि स्कूल ने बिना दर्ज किए चुपचाप फीस माफ नहीं की।
8. breakdown पर approved माफी की पुष्टि करें
Approved माफी के लिए row पर Approved राशि हरे रंग में और Approved या Auto Approved status pill दिखती है। profile की दाईं ओर Outstanding लाइन approved राशि के बराबर कम हो जाती है, और Overview पर Waivers टाइल कुल चालू राशि दिखाती है। यदि कमी तुरंत न दिखे तो profile हेडर पर Edit के बगल वाला Recalculate आइकन दबाएँ — Inkwelly breakdown को फिर से गणना करता है और माफी Net payable लाइन पर आ जाती है। Approved माफी को संपादित या हटाया नहीं जा सकता; इसे सिर्फ एक नई fine या reverse entry से balance किया जा सकता है, जो बही और audit trail दोनों को ईमानदार रखता है।
अगला कदम — तीनों रियायत उपकरण अलग-अलग रखें। rule engine से बाहर की एक-बार की रियायत के लिए How to apply a discount to a student's fees in Inkwelly का अनुसरण करें, और donor द्वारा funded merit या need-based award के लिए How to award and approve a scholarship for a student in Inkwelly। यह देखने के लिए कि नियम-आधारित रियायतें case-by-case माफी के साथ कैसे चलती हैं, How to set up sibling discount rules in Inkwelly और How to set up staff-ward discount rules in Inkwelly सेट करें। शिक्षा के अधिकार के तहत आने वाले छात्रों के लिए reimbursement की पूरी प्रक्रिया How to mark RTE-eligible students and prepare a reimbursement claim in Inkwelly में दी गई है।
Inkwelly Student Fees को काम करते हुए देखें
अक्सर पूछे गए सवाल
7 सवालफीस waiver, discount और scholarship में क्या अंतर है?
Waiver एक एक-बार का, नीति-आधारित write-off है जो छात्र पर पहले से बकाया राशि पर लागू होता है — hardship, मेडिकल या बोर्ड-निर्णय के मामलों में, कारण और approver के साथ दर्ज। Discount एक नियम है जो regular फीस संरचना पर percentage या रुपये की कटौती के रूप में हर योग्य छात्र पर अपने आप लगता है (sibling, staff-ward, early-payment)। Scholarship merit या need-आधारित award है, जो आमतौर पर किसी donor या ट्रस्ट द्वारा funded होती है और एक तय राशि या percentage cover करती है। Inkwelly तीनों को अलग-अलग टैब पर रखता है ताकि हर एक की अपनी audit trail और अपनी approval workflow हो।
Inkwelly में फीस waiver कौन approve कर सकता है?
डिफ़ॉल्ट रूप से, Pending waiver पर Approve केवल वही sign-in दबा सकते हैं जिनके पास principal, accounts head या trust admin role है — request डालने वाला ऑफिस admin स्वयं approve नहीं कर सकता। Approver का नाम और समय row पर दर्ज होता है और Recent Activity audit trail पर दिखता है। बड़ी राशि की माफियों के लिए, स्कूल आमतौर पर request को Forwarded status के माध्यम से किसी समिति को भेजते हैं ताकि प्रबंध समिति की minute Inkwelly के रिकॉर्ड से मेल खाए।
क्या approve होने के बाद waiver रद्द किया जा सकता है?
नहीं। एक बार approve होने के बाद Inkwelly waiver को न हटाता है न पीछे ले जाता है — यह audit trail को तोड़ देगा जिसकी हर भारतीय स्कूल का auditor और NCPCR दोनों अपेक्षा करते हैं। यदि waiver गलती से approve हो गई हो या आधार बदल गया हो, तो सही तरीका है उसी छात्र की profile पर एक offsetting fine या recovery entry स्पष्ट कारण के साथ दर्ज करना (उदाहरण "Waiver reversed, supporting document not received within 30 days")। मूल waiver row सूची पर बनी रहती है, नई fine उसे balance करती है, और बही reconcile हो जाती है।
waiver पर Pending और Forwarded status का क्या मतलब है?
Pending का मतलब है कि ऑफिस ने request डाली है और वह principal या accounts head द्वारा Approve या Reject डायलॉग खोलने का इंतज़ार कर रही है। Forwarded का मतलब है कि request किसी उच्चतर अधिकारी को भेज दी गई है — आमतौर पर principal की अपनी approval सीमा से ऊपर के मामलों के लिए trust की समिति को — और उस समिति के निर्णय का इंतज़ार है। दोनों status पर वही हरा टिक और लाल क्रॉस action दिखते हैं, उस स्तर पर जो भी role authorised हो।
Fee waiver aur discount mein farq kya hai?
Waiver ek ek baar ka, hardship ya medical case par diya jaane wala write-off hota hai jo Inkwelly ke Waivers tab par save hota hai aur principal approve karta hai. Discount ek rule hota hai — jaise sibling, staff-ward ya early-payment discount — jo har eligible student ko apne aap lag jata hai jab fee profile recalculate hoti hai. Waiver ek case-by-case decision hai jiska poora audit trail Inkwelly me rehta hai; discount ek policy hai jo bina case-by-case approval ke chalti rehti hai.
Waiver approve kaun karta hai aur kab apply hota hai?
Office admin Waivers tab se Request Waiver dabakar request raise karta hai aur Pending status me row save ho jata hai. Principal ya accounts head usi row par green tick dabakar Approve Waiver dialog kholta hai, Approved Amount likhta hai (requested se zyada nahi kar sakte), remarks add karta hai aur Approve dabata hai. Approve hote hi student ke fee profile par Outstanding amount turant kam ho jata hai aur Recent Activity me approver ka naam aur waqt record ho jata hai.
भारतीय स्कूलों में आमतौर पर फीस माफी किन मामलों में दी जाती है?
CBSE, ICSE और राज्य-बोर्ड स्कूलों में चार आम श्रेणियाँ हैं: आर्थिक कठिनाई (एकल अभिभावक, छंटनी, घरेलू आय का अचानक नुकसान), छात्र या कमाने वाले अभिभावक की मेडिकल इमरजेंसी, बोर्ड या सरकार का निर्णय (किसी विशेष cohort को retain करना, किसी क्लास पर परिपत्र), और ट्रस्ट-funded community gesture (उदाहरण, परिवार के चौथे बच्चे की पूरी tuition की माफी)। NCPCR गाइडलाइन हर श्रेणी को स्कूल की प्रकाशित फीस नीति में लिखित रूप से शामिल करने, प्रति-केस approval सीमा रखने और कागज़ी रिकॉर्ड रखने की अपेक्षा करती है। Inkwelly चारों श्रेणियों को एक ही Waivers टैब के अंतर्गत रखता है और Reason व Remarks फील्ड में श्रेणी लिखने देता है।
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2 लेखस्रोत व संदर्भ
- Right of Children to Free and Compulsory Education Act, 2009 — Section 13 (No capitation fee) · देखा गया 19 May 2026
The RTE Act prohibits collecting fees beyond the published structure, so any waiver a school records must be tied to a documented reason, an approver and a clean audit trail to remain compliant.
- CBSE Affiliation Bye-Laws — Chapter VII, Fee Structure · देखा गया 19 May 2026
CBSE bye-laws require affiliated schools to publish their fee structure including any concessions, and to apply them uniformly with management-committee approval, which maps directly onto Inkwelly's waiver request and approve workflow.
- National Commission for Protection of Child Rights — School Fee Guidance Note · देखा गया 19 May 2026
NCPCR guidance expects every concession beyond the published fee structure — including hardship and medical waivers — to be documented in writing, capped per case, and uniformly applied across similar cases.
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