Bounced cheque कैसे हैंडल करें और redeposit करें Inkwelly में
यह गाइड स्कूल अकाउंटेंट और प्रिंसिपल के लिए है जब बैंक parent का fee cheque वापस लौटा देता है — Insufficient funds, signature mismatch, account closed या stop-payment। अंत तक आप Inkwelly में cheque को bounced मार्क कर चुके होंगे, invoice का बकाया फिर से बहाल हो जाएगा, bounce charges दर्ज होंगे, parent को सूचना भेजी जाएगी, और जब parent नया cheque देगा तो उसी पंक्ति से redeposit किया जा सकेगा।
Inkwelly में bounced cheque को संभालने के लिए: Student Fee → Cheques खोलें, बैंक से लौटाए गए DEPOSITED cheque को खोजें, पंक्ति के दाहिने किनारे पर kebab मेनू खोलें और Mark Bounced पर क्लिक करें। Bounce date और कारण भरें (उदाहरण के लिए, Insufficient funds), बैंक द्वारा काटे गए bounce charges जोड़ें, और सेव करें। Inkwelly payment को reverse कर देगा, invoice का बकाया बहाल कर देगा, और status pill को BOUNCED में बदल देगा। जब parent नया cheque जारी करे, उसी पंक्ति से Redeposit पर क्लिक करें।
Bounced cheque एक उच्च-जोखिम सुधार है, कोई cosmetic status परिवर्तन नहीं। जब आप Inkwelly में Mark Bounced पर क्लिक करते हैं, platform जुड़े payment को reverse करता है, invoice का बकाया उसके पुराने स्तर पर बहाल करता है, और student fee ledger में reversal की प्रविष्टि लिखता है। Negotiable Instruments Act 1881 की section 138 के अनुसार, debt के लिए जारी किए गए cheque का अनादर 2 साल तक की कैद या cheque राशि की दोगुनी जुर्माने तक का अपराध है — इसलिए स्कूल का तत्कालीन रिकॉर्ड (bounce date, कारण, bank memo) कानूनी प्रमाण बन जाता है यदि मामला किसी magistrate के सामने पहुँचे। RBI के Cheque Truncation System निर्देश के अनुसार, बैंक clearing run के 24 से 48 कार्य घंटों के भीतर bounced cheque लौटा देता है, इसलिए स्कूल को अगले दिन तक memo हाथ में मिल जाता है।
1. Cheques पेज खोलें
Inkwelly → Student Fee खोलें। बाएँ साइडबार में COLLECTION समूह के अंतर्गत Cheques पर क्लिक करें। Inkwelly सक्रिय सत्र का cheque ledger खोलता है जिसमें ऊपर चार KPI टाइलें होती हैं — Total Cheques, Pending Deposit, Cleared और Bounced — और डिफ़ॉल्ट रूप से All Cheques tab चयनित होता है। टेबल इस सत्र में student invoices के विरुद्ध दर्ज हर cheque payment दिखाती है, status pill दूसरे-अंतिम कॉलम में होती है।
2. बैंक से लौटाए गए deposited cheque को खोजें
टेबल के ऊपर मौजूद search bar में bank return memo पर लिखा cheque number, student का नाम या admission number टाइप करें। या status dropdown से filter चुनकर Deposited select करें ताकि सिर्फ वही cheque दिखें जो clearing के लिए बैंक के पास हैं। पंक्ति को memo से मिलाकर देखें — cheque number, बैंक, राशि और student — सब मेल खाने चाहिए। पंक्ति पर deposited date और जिस school bank account में cheque भेजा गया, दोनों दिखाई देते हैं।
3. Row actions खोलकर Mark Bounced पर क्लिक करें
पंक्ति के दाहिने किनारे पर kebab आइकन (तीन डॉट) पर क्लिक करके actions menu खोलें। Deposited status वाले cheque के लिए Inkwelly तीन विकल्प दिखाता है — Mark Cleared, एक divider, और Mark Bounced। Mark Bounced पर क्लिक करें। Destructive विकल्प को सफल विकल्प से जान-बूझकर अलग रखा गया है, ताकि लंबे collection दिन के अंत में कोई थका हुआ counter clerk गलत बटन न दबा दे।
4. Bounce date, कारण और charges भरें
Inkwelly Mark Cheque as Bounced dialog खोलता है जिसमें ऊपर cheque preview होता है — number, राशि, deposited date और बैंक — ताकि bank memo से एक बार और मिलान कर सकें। Bounce Date date picker से चुनें; यह वही तारीख होनी चाहिए जो bank return memo पर stamp है, आज की नहीं। Bounce Reason में memo का सटीक text टाइप करें — Insufficient funds सबसे आम है, उसके बाद Signature differs और Account closed। Bounce Charges में वह रुपये की राशि भरें जो स्कूल के बैंक ने return के लिए खाते से काटी — यदि स्कूल इसे स्वयं वहन करता है तो खाली छोड़ दें। चाहें तो छोटा Remark जोड़ें, फिर Mark as Bounced बटन दबाएँ।
5. पुष्टि करें कि Inkwelly ने payment reverse कर दिया है
Dialog बंद होने के बाद Inkwelly एक confirmation toast दिखाता है और पंक्ति का status pill लाल BOUNCED में बदल जाता है। Cheque पंक्ति पर क्लिक करके student profile से जुड़ी invoice खोलें — invoice का बकाया cheque की राशि के बराबर फिर से बढ़ चुका है, और deposit के समय जारी मूल receipt void हो चुकी है। उसी दिन parent को WhatsApp या SMS पर सूचना दें और नया cheque या UPI transfer माँगें; Negotiable Instruments Act के अनुसार 30-दिन की notice window के लिए same-day intimation आवश्यक है ताकि बाद में section 138 notice जारी की जा सके।
6. नया cheque मिलने पर redeposit रिकॉर्ड करें
जब parent replacement cheque सौंपे, Student Fee → Cheques फिर से खोलें और bounced पंक्ति खोजें (यदि चाहें तो status फ़िल्टर Bounced रखें)। Kebab menu खोलकर Redeposit पर क्लिक करें। Inkwelly Redeposit Cheque dialog खोलता है जिसमें bounce date, कारण, charges और Previous Deposits counter दिखाई देते हैं — यदि cheque पहले से दो बार redeposit हो चुका है, Inkwelly चेतावनी देता है कि वैकल्पिक भुगतान विधि पर विचार करें। नई Redeposit Date चुनें, school bank account जोड़ें (उदाहरण PNB-50100123456789), और Redeposit Cheque बटन दबाएँ।
अगला कदम — यदि स्कूल हर bounce पर एक flat ₹500 dishonour fee लगाना चाहता है, इसे एक बार How to set up late fee rules in Inkwelly के अंतर्गत सेट कर दें ताकि अगली बार fee अपने आप पोस्ट हो। यदि parent बच्चा वापस लेकर cheque की राशि की refund माँगता है, पहले How to create a refund policy with time-based slabs in Inkwelly अनुसरण करें ताकि slab आधारित refund स्कूल की प्रकाशित नीति से मेल खाए। नए cheque की invoice और receipt PDF पर स्कूल का letterhead सही दिखे, इसके लिए How to customise the invoice template in Inkwelly template editor के आठ sections को step by step दिखाता है।
Inkwelly Student Fees को काम करते हुए देखें
अक्सर पूछे गए सवाल
6 सवालInkwelly में cheque bounce होने पर invoice और receipt का क्या होता है?
Inkwelly जुड़े payment record को reverse करता है, deposit के समय जारी receipt को void करता है, और मूल invoice का बकाया पुराने स्तर पर बहाल कर देता है। Student fee ledger में मूल collection entry और bounce reversal दोनों रहती हैं ताकि audit trail सुरक्षित रहे। Parent पर अभी भी मूल installment और स्कूल की लागू bounce charges तथा dishonour fee बाकी रहती है। पंक्ति Cheques पेज पर लाल BOUNCED status pill के साथ दिखती रहती है और उस पर पूरा bounce date, कारण और charges अंकित होते हैं।
क्या स्कूल parent पर bounced cheque के लिए penalty लगा सकता है?
हाँ। अधिकांश CBSE और राज्य बोर्ड स्कूल वार्षिक fee circular में cheque-bounce clause के अंतर्गत एक flat dishonour fee प्रकाशित करते हैं (Tier-2 शहरों में ₹250 से ₹500 आम है)। Inkwelly में इसे एक बार late fee rule के रूप में जोड़ दें ताकि अपने आप पोस्ट हो जाए, या student fee profile पर fine line के रूप में manually लगाएँ। यह penalty उन bank charges से अलग है जो स्कूल का बैंक return process करने के लिए काटता है।
एक ही cheque को Inkwelly में कितनी बार redeposit किया जा सकता है?
Inkwelly कई redeposit की अनुमति देता है, परंतु एक ही cheque के दो redeposit के बाद Redeposit dialog चेतावनी दिखाता है कि स्कूल वैकल्पिक भुगतान विधि पर विचार करे। RBI guidance के अनुसार Insufficient funds वाले cheque को केवल एक बार re-present किया जाना चाहिए; Account closed या Stop payment वाले cheque को बिल्कुल re-present नहीं करना चाहिए और parent से UPI या NEFT transfer माँगना चाहिए। Inkwelly action को रोकता नहीं है, लेकिन चेतावनी थके हुए counter staff को तीसरे चक्कर से बचाती है जिसे बैंक वैसे भी अस्वीकार कर देगा।
Inkwelly me bounced cheque kaise mark kare?
Student Fee menu kholiye, sidebar me Cheques par jaiye, jis cheque ka bounce hua hai use cheque number ya student name se search kijiye. Row ke daayein side ke kebab (teen dot) icon par click kijiye, phir Mark Bounced dabaiye. Bounce date wahi rakhiye jo bank ke return memo par hai, Bounce Reason me memo ka exact text type kijiye (jaise Insufficient funds), bank ke bounce charges add kijiye, aur Mark as Bounced button dabaiye. Inkwelly payment ko reverse kar dega aur invoice ka balance fir se outstanding dikhayega.
Cheque bounce hone par parent ko kya bhejna chahiye?
Bank se return memo milte hi same day parent ko WhatsApp ya SMS bhej dijiye — Inkwelly receipts page se cheque ki copy aur memo attached message bheja ja sakta hai. Parent se Insufficient funds case me 7 din me fresh cheque ya UPI transfer maangiye. Yeh same-day intimation Negotiable Instruments Act ke section 138 ke 30-din notice window ki shuruaat hai, aur agar baad me legal action lena pade to school ki contemporaneous record sabse strong evidence banta hai.
Receipt cancel करने और cheque bounce करने में क्या अंतर है?
Receipt तब cancel करें जब स्कूल office ने रिकॉर्डिंग में गलती की हो — गलत student, गलत राशि, गलत invoice — और असली पैसा कभी बैंक से नहीं गुज़रा। Cheque तब bounce करें जब parent का बैंक Inkwelly के successful deposit रिकॉर्ड करने के बाद cheque वापस लौटाए। दोनों invoice का बकाया बहाल करते हैं, लेकिन केवल Bounce बैंक के return memo को कानूनी प्रमाण के रूप में संरक्षित करता है, bounce charges लगाता है, और parent को नई collection entry के बजाय उसी पंक्ति पर Redeposit click से दोबारा भुगतान करने देता है।
आपको ये भी पसंद आ सकता है
2 लेखस्रोत व संदर्भ
- Negotiable Instruments Act 1881 — Section 138 (Dishonour of cheque for insufficiency of funds) · देखा गया 19 May 2026
Defines the offence and punishment when a cheque drawn for the discharge of any debt is dishonoured by the drawee bank, and prescribes the 30-day notice and 15-day cure period the payee must follow.
- Reserve Bank of India — Master Circular on Customer Service in Banks (cheque return and dishonour handling) · देखा गया 19 May 2026
Directs banks to return a bounced cheque within 24 to 48 working hours of the clearing run and prescribes the bounce charges schedule and the standard cheque return memo format.
- CBSE Affiliation Bye-Laws — Chapter VII, Fees and Funds · देखा गया 19 May 2026
Requires CBSE-affiliated schools to publish their fee circular including the cheque-dishonour penalty clause and to maintain dated audit trails of every fee collection, reversal and re-collection.
Inkwelly आपके स्कूल पर — खुद देखें
30 मिनट का डेमो। आपके मौजूदा ERP को आपके साथ खोलकर, कॉल पर ही आपका डेटा Inkwelly में लोड करते हैं। कॉल ख़त्म होते-होते एक तय तारीख़ का गो-लाइव प्लान आपके हाथ में।