काउंटर पर कैश, UPI, कार्ड या बैंक पेमेंट कैसे लें Inkwelly में
यह गाइड स्कूल ऑफिस के उन कर्मचारियों के लिए है जो फीस सीज़न में रोज़ दस से सौ तक पेरेंट काउंटर पर निपटाते हैं। अंत में आप Inkwelly में किसी भी मोड से आई पेमेंट — कैश, UPI स्कैन, कार्ड स्वाइप, NEFT या DD — सही invoice पर 30 सेकंड से कम में दर्ज कर पाएँगे और पेरेंट को काउंटर छोड़ने से पहले रसीद थमा देंगे।
Inkwelly में काउंटर पर पेमेंट लेने के लिए: पेरेंट का invoice खोलें, ऊपर दाईं ओर हरे Collect बटन पर क्लिक करें, राशि भरें या Full / ½ / ¼ चिप से सेट करें, मोड चिप चुनें — Cash, UPI, Card, Bank या DD — तारीख Today रहने दें, ज़रूरत हो तो UTR या note जोड़ें, और सबसे नीचे का बड़ा Collect बटन दबाएँ। Inkwelly पेमेंट दर्ज करता है, outstanding कम करता है और एक ही स्टेप में रसीद बना देता है।
किसी भी भारतीय स्कूल ऑफिस में सबसे ज़्यादा होने वाला काम फीस लेना ही है। एक सामान्य 1,200 छात्र वाला Tier-2 स्कूल हर साल ₹2 करोड़ से ₹4 करोड़ तक की फीस लेता है, जो प्रति छात्र 4 से 12 किस्तों में बँटी होती है। CBSE शहरी स्कूलों में भी लगभग 60 से 70 प्रतिशत पेमेंट काउंटर पर कैश या UPI से ही आते हैं — बाकी cheque, NEFT और online gateway में बँटे होते हैं। Inkwelly का Collect dialog हर मोड को एक ही keyboard-friendly स्क्रीन में मिला देता है ताकि सुबह की भीड़ में clerk को cash, UPI और card रसीदों के लिए tab बदलनी न पड़े।
1. पेरेंट का invoice खोलें
बाएँ साइडबार से Inkwelly → Student Fee → Invoices खोलें। admission number, नाम या क्लास सेक्शन से खोजें, या पेरेंट के WhatsApp पर दिखे invoice number को paste करें। पंक्ति पर क्लिक करके invoice detail page खोलें। ऊपर दाईं ओर मौजूद action cluster में outstanding राशि वाला हरा Collect बटन दिखेगा — यही entry point है। अगर आप student profile से काम करना पसंद करते हैं, तो Student Fee → Fee Profiles → छात्र खोलने पर हर unpaid invoice की पंक्ति पर भी Pay बटन मिलता है।
2. Collect दबाकर payment dialog खोलें
invoice के ऊपर दाईं ओर का हरा Collect ₹<amount> बटन दबाएँ। Inkwelly स्क्रीन के बीच में एक छोटा-सा Collect dialog खोलता है। यह dialog invoice की outstanding राशि पढ़कर Amount field में Full payment पहले से भर देता है। dialog के header में वही invoice number दिखता है जिस पर आप पेमेंट ले रहे हैं — भीड़ में गलत invoice पर पेमेंट दर्ज न हो जाए, इसका यह सबसे बड़ा सुरक्षा कवच है।
3. राशि सेट करें — Full, ½, ¼ या कस्टम
dialog के ऊपर Amount field में पहले से outstanding की पूरी राशि भरी होती है। अगर पेरेंट पूरी फीस चुका रहा है, इसे वैसे ही रहने दें। part payment के लिए ½ या ¼ चिप दबाएँ, या field में सटीक राशि लिख दें। Clear चिप राशि शून्य कर देती है ताकि आप कोई कस्टम संख्या टाइप कर सकें। राशि के नीचे एक पतली progress bar पूरी outstanding के बराबर भरने पर हरी हो जाती है और बताती है कि इस पेमेंट के बाद कितने रुपये बकाया रहेंगे।
4. payment mode चुनें — Cash, UPI, Card, Bank या DD
राशि के नीचे आइकन वाली मोड चिप की एक पंक्ति होती है: Cash (नोट), UPI (मोबाइल), Card (क्रेडिट कार्ड), Cheque (काग़ज़), Bank (NEFT/IMPS के लिए भवन वाला आइकन), Net Banking (wifi), DD (रसीद) और Wallet। पेरेंट जो हाथ में दे रहा है उससे मेल खाती चिप पर क्लिक करें। Inkwelly चुनी हुई चिप को स्कूल के primary रंग में हाइलाइट करता है और सबसे नीचे का Collect बटन ‘Collect ₹<amount> · <Mode>’ हो जाता है। keyboard वाले 1 से 9 दबाकर बिना mouse छुए मोड बदल सकते हैं — सुबह की भीड़ में बहुत काम का।
5. तारीख Today रहने दें या ज़रूरत हो तो back-date करें
payment date default रूप से Today होती है, जो मोड चिप के नीचे एक छोटे dashed Today pill के रूप में दिखती है। सामान्य walk-in के लिए इसे वैसे ही रहने दें। अगर आप कल या पिछले हफ्ते वास्तव में मिल चुकी पेमेंट को आज दर्ज कर रहे हैं, तो Today pill दबाकर date picker खोलें और सही तारीख चुनें — यह दैनिक collection report और बैंक reconciliation के लिए मायने रखता है। Inkwelly पेमेंट पर वही तारीख stamp करता है जो आप चुनते हैं, system clock नहीं।
6. वैकल्पिक — reference number या note जोड़ें
UPI और NEFT के लिए Add note pill दबाएँ, जिससे दो field खुलते हैं: Reference / UTR और एक खुला Note। पेरेंट के फोन पर दिख रहे UPI transaction reference या NEFT UTR को यहाँ paste करें — यह रसीद और बैंक reconciliation report दोनों में जाता है। Note field बाकी सबके लिए है: cashier के initials, counter number, या टिप्पणी जैसे ‘April + May एक साथ’। सादे cash payment के लिए यह pill पूरी तरह छोड़ दें।
7. Collect दबाकर पेमेंट दर्ज करें और रसीद प्रिंट करें
dialog के सबसे नीचे का बड़ा Collect ₹<amount> · <Mode> बटन दबाएँ। Inkwelly invoice के विरुद्ध पेमेंट दर्ज करता है, एक sequentially numbered रसीद बनाता है, invoice की outstanding राशि कम करता है और छात्र की fee profile व दिन के collection totals एक ही transaction में update कर देता है। एक success toast इसकी पुष्टि करता है। नई बनी रसीद Print और Download बटन के साथ खुलती है — thermal प्रिंटर पर slip निकालकर पेरेंट को थमाएँ, या PDF वहीं से e-mail या WhatsApp पर भेज दें।
अगला कदम — thermal रसीद printing सेट करें ताकि Tier-2 स्कूल काउंटर पर slip दो सेकंड से कम में निकले, A4 receipt template में अपने स्कूल का logo और GSTIN जोड़ें, और Razorpay जोड़ें ताकि जो पेरेंट due date पर काउंटर तक नहीं पहुँच पाते वे online link से चुका सकें — ये gateway payments भी उसी Receipts सूची में उसी numbering के साथ दिखते हैं, जिससे सुबह की collection report काउंटर और online दोनों के लिए एक जैसी रहती है।
Inkwelly Student Fees को काम करते हुए देखें
अक्सर पूछे गए सवाल
7 सवालInkwelly में कैश फीस पेमेंट कैसे दर्ज करें?
पेरेंट का invoice खोलें, ऊपर दाईं ओर का हरा Collect बटन दबाएँ, Amount को Full रहने दें या part figure टाइप करें, Cash चिप दबाएँ (या keyboard से 1 दबाएँ), तारीख Today रहने दें, और सबसे नीचे का बड़ा Collect बटन दबाएँ। पेमेंट invoice के विरुद्ध दर्ज हो जाती है और रसीद तुरंत बन जाती है। कैश के लिए reference number की ज़रूरत नहीं।
Cash payment kaise record kare Inkwelly me?
Sidebar se Student Fee → Invoices kholiye, parent ka invoice search karke kholiye, top-right ke hare Collect button par click kijiye. Amount field me Full payment ya part payment fill kijiye, Cash chip choose kijiye (ya keyboard se 1 dabaiye), date Today rehne dijiye, aur niche ka bada Collect button dabaiye. Receipt turant ban jati hai aur outstanding amount kam ho jata hai.
Partial payment kaise le Inkwelly me?
Collect dialog ke Amount field me Full chip ki jagah ½ ya ¼ chip dabaiye ya field me directly part amount likhiye — example ₹500 out of ₹1,330 outstanding. Progress bar dikhata hai kitni rupee remain karegi after this payment. Mode chip choose karke Collect dabaiye — Inkwelly outstanding ko part amount se kam karke receipt issue karta hai aur invoice status PARTIAL ho jata hai.
क्या काउंटर पर UPI पेमेंट लेकर उसी स्क्रीन से दर्ज किया जा सकता है?
हाँ। पेरेंट अपने फोन से स्कूल के UPI QR को स्कैन करके सीधे स्कूल के खाते में पेमेंट करता है। उसके UPI ऐप पर confirmation आते ही Inkwelly में invoice खोलें, Collect दबाएँ, UPI मोड चिप चुनें, पेरेंट के फोन से UTR Reference field में paste करें और Collect दबाएँ। UTR रसीद और दैनिक बैंक reconciliation report दोनों में जाता है।
भारत में एक बार में कितनी कैश फीस ली जा सकती है?
Income Tax Act की Section 269ST के अनुसार कोई भी स्कूल एक पेरेंट से एक दिन में या एक transaction के विरुद्ध ₹2,00,000 से अधिक कैश नहीं ले सकता। इससे ऊपर की राशि के लिए पेरेंट को UPI, NEFT, cheque या card से चुकाने को कहें। Inkwelly यह सीमा खुद-ब-खुद लागू नहीं करता — cashier को विभाजित करना या मना करना होगा। UPI और NEFT पर ऐसी कोई सीमा नहीं है।
क्या Inkwelly पेमेंट दर्ज होते ही रसीद प्रिंट कर देता है?
हाँ। जैसे ही आप अंतिम Collect बटन दबाते हैं, Inkwelly एक sequentially numbered fee receipt बनाता है और उसे Print तथा Download बटन के साथ खोल देता है। अगर Receipt Template से thermal प्रिंटर जुड़ा है तो slip दो सेकंड से कम में निकल जाती है। अन्यथा एक A4 PDF बनती है जिसे आप उसी स्क्रीन से print, e-mail या WhatsApp पर पेरेंट को भेज सकते हैं।
जो NEFT या IMPS पेमेंट पेरेंट पहले ही स्कूल के खाते में भेज चुका है, उसे कैसे दर्ज करें?
Inkwelly में पेरेंट का invoice खोलें, Collect दबाएँ, राशि सेट करें, Bank मोड चिप चुनें (NEFT, IMPS और bank transfer के लिए भवन वाला आइकन), payment date को वही रखें जिस दिन पैसा स्कूल के खाते में credit हुआ था, NEFT UTR को Reference / UTR field में paste करें और Collect दबाएँ। यह UTR ही महीने के अंत में accountant को बैंक statement से मिलान करने के लिए कानूनी सबूत बनता है।
स्रोत व संदर्भ
- Reserve Bank of India — Master Direction on Acceptance of Deposits (Section 269ST cash limit context) · देखा गया 19 May 2026
Section 269ST under the Income Tax Act limits institutional cash receipts to ₹2,00,000 per parent per day or per transaction; Inkwelly does not auto-enforce it.
- National Payments Corporation of India — UPI Procedural Guidelines · देखा गया 19 May 2026
UPI transactions generate a unique reference (UTR) recorded against the payee account; Inkwelly's UPI mode captures this UTR for reconciliation.
- CBSE Affiliation Bye-Laws — Chapter VII, Fee Receipts · देखा गया 19 May 2026
CBSE-affiliated schools must issue a sequentially numbered receipt for every fee payment, which Inkwelly auto-generates on every Collect action.
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