412 admit cards. एक Friday afternoon. Generate, print, distribute, verify — हर status tracked।
Generate click करें, एक class-wise booklet मिलता है admit cards का — school logo, photo, roll number, exam center, room, per-paper schedule और QR verification के साथ। Parent app के through parents को distribute करें, offline pickup के लिए print करें, या दोनों। हर बच्चे का DRAFT, GENERATED, DISTRIBUTED और BLOCKED status track करें।
आज ज़्यादातर भारतीय schools exam admit cards कैसे issue करते हैं
Bangalore के एक CBSE स्कूल में Class 10 pre-board से एक दिन पहले Wednesday है। Exam coordinator last year की admit-card Word file खोलती हैं, स्कूल के roll register से 412 student names copy-paste करती हैं, हर card पर हाथ से photo placeholder type करती हैं, पूरी stack letterhead paper पर print करती हैं, और principal के signature के लिए ले जाती हैं। Signature pen card 134 पर ख़त्म होता है। Print machine card 287 पर jam होती है। Class 10 D batch में एक बच्ची है जिसकी admission उसी सुबह finalise हुई, और office assistant उसका नाम card 413 पर pencil से लिखती हैं — क्योंकि एक card के लिए पूरी booklet reprint करना wasteful लगता है। Thursday शाम तक cards 11 अलग class-teacher folders में हैं। Friday सुबह, दो parents call करते हैं — उनके बच्चे के admit card पर Room 204 क्यों लिखा है जब noticeboard पर Room 207 है।
खर्चा सिर्फ़ Wednesday afternoon और Thursday morning का नहीं है। Hand-typed admit card पर photo placeholder है जो room में वाले बच्चे से match नहीं करता — invigilator parent की reassurance पर बच्चे को allow करता है, documentary evidence पर नहीं। Card 413 पर pencil का नाम undocumented है; trustees जब पूछें audit log एक printed sheet है handwritten annotations के साथ। Last year के pre-board का QR code broken है; parent जो phone पर card verify करने की कोशिश करता है 404 page देखता है। 'Admit card mistake' का reputation cost स्कूल चुपचाप सालों तक carry करता है; अगले March की admission inquiries चुपचाप weigh करती हैं।
Inkwelly का Examinations module इस पूरी workflow को एक Generate button में replace करता है। हर admit card server-side generate होता है Class assignment, Subject configuration और Room allocation data से। हर card स्कूल logo, student photo, verified roll number, exam-center address, per-paper room और time, और QR code carry करता है जो live admit-card record से resolve करता है। Class-wise booklet single PDF के रूप में export होती है; office एक बार print करती है; office assistant हर class को एक folder hand करती हैं। जो Friday सुबह आती है वो uneventful होती है — जो पूरा point है।
Inkwelly में admit cards कैसे काम करते हैं
Coordinator जब Exam → Admit Cards screen खोलती हैं, ऊपर 4 summary cards दिखते हैं — total cards (per linked student एक), generated count, distributed count और blocked count। Cards के नीचे exam के हर student की sortable table — admit-card number, exam roll number, linked class, current status (DRAFT, GENERATED, DISTRIBUTED, BLOCKED) और action buttons (Generate PDF, Print, Distribute, Block / Unblock, View)। Status flow forward by default — PDF generation पर DRAFT GENERATED बन जाता है, card send या print होने पर GENERATED DISTRIBUTED, BLOCKED separate state है उन बच्चों के लिए जिनका card pull हुआ है (fee due, attendance shortage, board-disqualification rule)।
Generation workhorse action है। Coordinator per-student, per-class या पूरे exam के लिए generate कर सकती हैं। Default workflow per-class है — filter से class select, Generate click, और seconds में Inkwelly single class-wise PDF booklet produce करता है — per child एक card। हर card 4 sources से data pull करता है — Student Information Module name के लिए, verified profilePhotoMediaId, parent contact और academic ID; exam ख़ुद exam name, school logo, exam center address और principal signature के लिए; Subject configuration per-paper schedule के लिए; Room allocation room और seat के लिए। Card auto-generated admitCardNumber (per exam sequence), unique verificationToken, और QR code carry करता है — जिसका data verification URL plus token है।
Distribution दूसरा decision है। स्कूल per exam distributionMode configure करता है — PRINT (offline only), DIGITAL (parent app + WhatsApp Business), या BOTH (office print करती है और parent app पर भी push)। Default BOTH है क्योंकि हर भारतीय स्कूल में parents digital divide के दोनों ends पर हैं। DIGITAL channel parent app पर notification push करता है — tappable card view के साथ; parent PDF save या screenshot कर सकते हैं। PRINT channel office printer के लिए class booklet PDF produce करता है।
BLOCKED state safeguard है। अगर बच्चे की fees school grace period के बाहर unpaid हैं, Fee Module (when integrated) admit card को BLOCKED auto-flag कर सकता है। Below-threshold attendance पर Attendance Module flag कर सकता है। Disciplinary reasons के लिए principal manual block करें तो office reason record करती है। BLOCKED card generate नहीं होता, distribute नहीं होता, parent app पर 'Please contact the school office' दिखाता है — chat link के साथ। Block logged action के साथ उठाया जा सकता है — audit log capture करता है किसने block किया, किसने unblock, कब और क्यों।
Admit cards क्या-क्या करते हैं
- Exam के हर linked student के लिए एक admit card row — auto-generated
admitCardNumber(per exam sequential) के साथ - Four-status workflow — DRAFT, GENERATED, DISTRIBUTED, BLOCKED — हर colour code और action set के साथ
- Per-student, per-class या पूरे exam के लिए generate — server-side PDF seconds में
- Generation time पर student data का snapshot — photo, name, class, exam schedule, roll number card पर frozen
verificationTokenके साथ QR code — per card unique, verified parent-app view से resolve- Distribution modes — PRINT (offline only), DIGITAL (parent app + WhatsApp), BOTH (default)
- BLOCKED state — manual या Fee या Attendance से auto-triggered, reason captured के साथ
- Exam roll number या student name से search; status या class से filter; createdAt या admitCardNumber से sort
- Class filter के through bulk generate — ज़्यादातर schools date sheet finalised होते ही एक class at a time generate करते हैं
- Schedule change के बाद re-generate — old card server-side invalidated, new card नए token के साथ issued
- Block / unblock dialog — reason field captured, audit-log entry written, parent-app banner updated
- Office printing के लिए class-wise booklet PDF — हर card अपने page पर, school letterhead, principal signature placeholder
Admit cards action में देखें
Generation time पर snapshot — हर detail card पर frozen
Admit cards के साथ running concern data drift है — card generate होने और बच्चे के paper बैठने के बीच। Student Information Module पर Wednesday afternoon को corrected name typo Wednesday morning को already printed admit card को silently change नहीं करना चाहिए। Roll number reassignment parent के हाथ में already वाले card को invalidate नहीं करना चाहिए। Inkwelly generation time पर student state को card row पर snapshot करता है — photo media ID, name, class, exam schedule, roll number — ताकि printed और digital card हमेशा match करें।
अगर generation के बाद underlying data change हो, Inkwelly silently card update नहीं करता। इसकी जगह, system card को 'snapshot stale' flag करता है और coordinator को regenerate prompt करता है। Regeneration नए admit card number के साथ नया card create करता है; previous card invalid mark होता है; parent app 'Updated admit card available' notification दिखाता है। Audit log original snapshot और new snapshot दोनों affiliation cell या trustees five-year review के लिए capture करता है।
QR verification — parent-side fraud check
Real भारतीय schools में parent-side fraud growing problem है। Hapless parent जिसने original खोया बच्चे का admit card photo sibling के photo से replace कर देता है। Coaching center स्कूल जैसा fake admit card print कर देता है और बच्चा ग़लत center पर पहुँच जाता है। WhatsApp group last year के pre-board का screenshot circulate करता है जो ग़लत subjects list करता है। Door पर invigilator के पास card on the spot verify करने का कोई ज़रिया नहीं।
Inkwelly का QR code इस loop को close करता है। हर card का unique verificationToken है। QR data verification URL plus token है। जब invigilator स्कूल के mobile app से QR scan करता है, Inkwelly admit card की verified copy return करता है — live photo, live schedule और 'verified at HH:MM' timestamp के साथ। Fake admit card 'verification failed' result produce करता है। Parent app में parent का QR scan same verified copy produce करता है — watermark के साथ indicating parent's view। QR audit-log key है; हर scan user, timestamp और IP address के साथ captured।
Distribution modes — PRINT, DIGITAL, BOTH
भारतीय schools में parents digital divide के दोनों sides पर हैं। Bangalore का Tier-1 स्कूल DIGITAL only में move कर सकता है और printing entirely skip — हर parent के पास parent app, हर parent WhatsApp पढ़ता है, हर parent के पास local print shop पर printer है। Semi-urban Karnataka का Tier-3 स्कूल नहीं कर सकता — 60% parents को home pin-board पर printed card pinned चाहिए क्योंकि exam time पर mobile data drop होता है और noticeboard trusted source है।
Inkwelly का distributionMode field PRINT (office card print करती है और class teacher pickup पर parent को hand करती हैं), DIGITAL (parent app live card with QR दिखाता है; WhatsApp Business channel attachment के रूप में PDF send करता है), या BOTH (दोनों channels parallel में चलते हैं) accept करता है। New schools के लिए default BOTH है क्योंकि हर parent cover होता है। Mode per exam set हो सकता है — स्कूल Class 1 unit test के लिए PRINT only use कर सकता है (parents pickup पर वैसे भी आते हैं) और Class 10 pre-board के लिए BOTH। Audit log distribution moment पर mode capture करता है।
Reason के साथ block / unblock — fee, attendance और discipline के लिए safeguard
Friday सुबह हर बच्चा exam hall में नहीं जाना चाहिए। Fee payment, attendance और discipline पर स्कूल की policies handbook में spelled out हैं, पर exam day enforcement clipboard होता था — names की list के साथ। Inkwelly का BLOCKED state structured replacement है।
Card manually principal या exam coordinator से block हो सकता है — reason के साथ ('fees outstanding beyond grace period', 'attendance below 50% in October', 'disciplinary action pending') — dialog से। Card integration के साथ automatically भी block हो सकता है। जब Fee Module बच्चे को 'fees outstanding beyond grace' flag करता है, admit card auto-blocks। Attendance Module 'below threshold' flag करे तो वही। Blocked card PDF generate नहीं करता; parent app 'Contact the school office' दिखाता है — one-tap chat link के साथ। Unblocking अपने reason field के साथ separate dialog है; दोनों block और unblock audit log में captured।
“पिछली बार admit cards print करने में 2 दिन लग गए थे। इस बार Inkwelly में 'Generate' button click किया, 5 minute में 412 admit cards का booklet ready हो गया। Class teachers को Friday सुबह folder में दे दिया। Zero phone calls।”
Real-world scenarios admit cards के लिए
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Paper से दो दिन पहले late-admission बच्चा। Class 10 pre-board जो Friday से शुरू हो रहा है उसके लिए Wednesday को नई admission। Student Information Module ने admission confirm किया और Class assignment auto-link किया, इस screen पर DRAFT में admit card row appear होता है। Coordinator action menu से single-student admit card generate करती हैं, print करती हैं, और Wednesday शाम तक hand करती हैं। Friday सुबह uneventful।
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Admit cards print होने के बाद schedule change। Class 9 Hindi paper regional bandh की वजह से 24 hours shift होता है। Coordinator Room allocation update करती हैं; system affected admit cards को 'snapshot stale' flag करता है। वो 'Regenerate for affected' click करती हैं। New cards issued; old cards invalidated; parents app और WhatsApp पर notification receive करते हैं। Office सिर्फ़ affected class reprint करती है।
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Outstanding fees वाला बच्चा। Class 11 commerce में एक बच्चे की fees 90 दिन outstanding हैं। Fee Module admit card को BLOCKED auto-flag करता है — reason 'fees outstanding 90 days' के साथ। Card class booklet में appear नहीं करता। Parent app 'Contact school office' दिखाता है। Principal parent को call करते हैं; parent pay करता है; principal reason 'paid 24 Feb' के साथ unblock करते हैं। Card immediately generate होता है।
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Exam center entrance पर QR scan। Friday सुबह। Class 10 Hindi paper 9 AM से शुरू। Door पर invigilator स्कूल के mobile app से हर बच्चे के printed admit card पर QR scan करता है। हर scan live photo के साथ verified copy return करता है। एक बच्ची का QR 'invalid — see updated card' return करता है; invigilator उसे side में ले जाता है, phone check करता है, updated card पाता है, और admit करता है। हर scan audit log में captured।
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Parent claim करता है admit card कभी नहीं मिला। Parent Thursday शाम को office को call करता है claim करता है कि कोई admit card distribute नहीं हुआ। Coordinator admit card row खोलती हैं, Wednesday distribution से WhatsApp delivery timestamp, parent app push receipt और read-receipt के साथ DISTRIBUTED status देखती हैं। Parent के primary contact पर PDF दोबारा send करती हैं और distribution log update करती हैं।
इस screen पर common operations
- Per-student, per-class या पूरे exam के लिए admit card generate — server-side, seconds में
- PRINT, DIGITAL या BOTH से distribute — per exam set, uniformly applied
- Reason के साथ card block / unblock — manual या Fee या Attendance integration से auto-triggered
- Schedule change के बाद re-generate — old card invalidated, new card नए token के साथ
- Name या roll से search, class या status से filter, admitCardNumber से sort
- Class-wise booklet PDF print — हर card अपने page पर, office printer के लिए ready
- Per-card audit log देखें — generation, distribution, scans, block / unblock events
- Per-class admit card booklet office या offline distribution USB के लिए PDF में export
- Admit Card Setting के through admit card layout customise — logo, footer, signature lines
- QR scan log देखें — हर invigilator scan timestamp, IP और user के साथ
आपके school के लिए admit cards real time में generate होते देखें
अपना स्कूल logo और sample student list लाइए। हम आपके सामने live class booklet PDF generate करेंगे — QR verification end to end working के साथ।
Limits, safety और small print
Admit cards exam lifecycle के under हैं। SCHEDULED stage और उसके बाद generate हो सकते हैं; DRAFT में नहीं। Exam IN_PROGRESS पहुँचने के बाद generation सिर्फ़ per-student override के through allowed है (late admissions या replacement cards के लिए)। Paper sit होने के बाद (audit log examConducted record करता है), admit card row archived और re-generatable नहीं। Affiliation cell visit के लिए student की profile में copy retain होता है।
verificationToken 32-character random string है, per card per exam unique, और regeneration पर rotate करता है। QR public verification URL पर resolve करता है पर verification result के लिए logged-in user (parent, invigilator, principal) चाहिए। Anonymous scan generic 'this card is valid; for details, log in' message return करता है; यह scrape-and-fake attacks रोकता है जबकि parent-side verification trivially easy रखता है।
DPDP-Act compliance require करती है कि admit card पर student personal data (photo, name, parent contact) parental consent के साथ stored हो — जो admission पर recorded है। Inkwelly का admit-card module consent state respect करता है — जिस बच्चे के marketing data के लिए parental consent withdraw हुआ है वो admit card पाता है (क्योंकि स्कूल का exam process legitimate interest है, marketing नहीं), पर उस बच्चे के लिए WhatsApp distribution channel paused होता है; printed card canonical delivery रहता है। Audit log consent-aware delivery decision capture करता है।
किस मॉड्यूल का हिस्सा
1 moduleअक्सर पूछे गए सवाल
7 सवालक्या admit card layout customise हो सकता है?
हाँ — [Admit Card Setting](/features/exam-admit-card-setting) feature देखें। Schools logo, school-name display, photo placement, schedule table columns, footer text और signature line count customise कर सकते हैं। Customisation उस exam के under generate होने वाले सारे admit cards पर apply होता है; layout change करने के लिए admit cards regenerate करने पड़ते हैं।
Admit cards print होने के बाद बच्चे का add होने पर क्या होता है?
Inkwelly automatically नए बच्चे के लिए [Class assignment](/features/exam-class-assignment) feature के through exam में link होते ही DRAFT status में admit card row create करता है। Coordinator action menu से single-student admit card generate करती हैं, print करती हैं, और distribute करती हैं। Class booklet PDF re-generation optional; ज़्यादातर schools नया card single-page printout के रूप में issue करते हैं।
क्या parents ख़ुद admit card download कर सकते हैं?
हाँ। Parent app admit card live दिखाता है — Save as PDF button के साथ। WhatsApp Business channel attachment के रूप में PDF push करता है। Parents ख़ुद PDF save, screenshot या print कर सकते हैं; हर save और download distribution log में captured होता है ताकि office verify कर सके कि parent ने card receive किया या नहीं।
QR code offline काम करता है?
Partially। QR data card का base64-encoded snapshot include करता है ताकि offline scanner verify कर सके कि card Inkwelly ने issue किया है। Full live verification (latest photo और live schedule दिखाना) network connection require करता है। Poor-connectivity areas में board exam centers के लिए, offline QR plus printed photo invigilator के लिए identity verify करने के लिए sufficient है।
Card lost report होने पर admit cards re-issue कैसे होते हैं?
Coordinator lost card row खोलती हैं, 'Re-issue' click करती हैं, reason enter करती हैं ('parent reported lost on 24 Feb morning')। Inkwelly old card invalidate करता है (original QR token 'invalid — reissued' return करता है), नए admit-card number और नए QR token के साथ नया card generate करता है, और print / distribute करता है। Parent app नया card दिखाता है; audit log दोनों events capture करता है।
क्या admit cards parent app के साथ integrated हैं?
हाँ। DIGITAL distribution mode parent app पर admit card push करता है — card-style view, exam schedule overlay, verification के लिए QR और Save as PDF button के साथ। Underlying schedule change होने पर card automatically update होता है। Audit log parent की first view, parent के saves और parent के QR scans capture करता है।
क्या स्कूल multiple languages में admit cards issue कर सकता है?
हाँ। Card layout student name और school name को English और स्कूल के primary regional script (Hindi, Tamil, Marathi, Bengali, Kannada) दोनों में render करने का support करता है। Exam schedule और QR English-only रहते हैं — invigilator scanning के लिए। Bilingual rendering [Admit Card Setting](/features/exam-admit-card-setting) feature के through configured है।
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