Bonafide certificate उतना ही भरोसेमंद है, जितना उसके पीछे का register

July का दूसरा हफ़्ता है, Jaipur के एक school का office। एक पिता को बेटी के scholarship form के लिए bonafide certificate चाहिए, जो कल जमा होना है। एक माँ को बेटे का bank account खुलवाने के लिए। Clerk पुरानी Word file खोलते हैं, पिछले साल वाले नाम के ऊपर नया नाम टाइप करते हैं, letterhead पर print करते हैं और signature के लिए principal के पास ले जाते हैं। न कोई reference number, न कोई copy रखी गई। तीन महीने बाद एक bank manager उस certificate की पुष्टि के लिए call करते हैं जो school ने कभी जारी ही नहीं किया था: किसी ने वही file scan किए हुए signature के साथ दोबारा इस्तेमाल कर ली थी। School साबित नहीं कर पाता कि उसने असल में क्या जारी किया था, क्योंकि कुछ लिखा ही नहीं गया था।

Format सबसे आसान हिस्सा है। कोई भी school अपने letterhead पर तीन सच्चे वाक्य लिख सकता है। Bonafide certificate को भरोसेमंद बनाता है उसके पीछे का अनुशासन: parents के form से नहीं, admission register से लिए गए details, लिखा हुआ उद्देश्य, serial number, issue register, और पाने वाले के लिए यह जाँचने का तरीका कि certificate असली है। यह guide wording और अनुशासन, दोनों साथ देती है।

Bonafide certificate क्या है (और क्या नहीं)

Bonafide certificate school के head का वह पत्र है जो पुष्टि करता है कि कोई बच्चा मौजूदा session में school का असली, नियमित student है, किस class में है, और उसके details school के अपने admission register से लिए गए हैं। ‘Bona fide’ का मतलब है असली। यह transfer certificate नहीं है, जो बच्चे के school छोड़ने पर मिलता है, और न ही चरित्र प्रमाण पत्र, जो आचरण के बारे में होता है। इसके नाम इलाके के हिसाब से बदलते हैं: दक्षिण के कई schools इसे study certificate कहते हैं, हिंदी-माध्यम schools में इसे अक्सर अध्ययनरत प्रमाण पत्र कहा जाता है, और Maharashtra में school छोड़ने का दस्तावेज़ School Leaving Certificate कहलाता है। Parents को यह आमतौर पर इन कामों के लिए चाहिए होता है:

Bonafide certificate format हिंदी में (अध्ययनरत प्रमाण पत्र)

यह wording school के letterhead पर print कीजिए। हर bracket admission register से भरिए, parents के आवेदन से नहीं, और जन्मतिथि बिल्कुल वैसी रखिए जैसी register में दर्ज है।

[विद्यालय का नाम], [शहर] — मान्यता / affiliation संख्या […], UDISE code […]

क्रमांक: [BC/2026-27/0041] — दिनांक: [24/09/2026]

अध्ययनरत प्रमाण पत्र (Bonafide Certificate)

प्रमाणित किया जाता है कि [छात्र/छात्रा का पूरा नाम], पुत्र/पुत्री श्री [पिता का नाम] एवं श्रीमती [माता का नाम], इस विद्यालय में सत्र [2026-27] में कक्षा [7] अनुभाग [B] में नियमित रूप से अध्ययनरत है। विद्यालय के प्रवेश रजिस्टर (प्रवेश संख्या [1234]) के अनुसार इनकी जन्मतिथि [12/05/2014] है।

यह प्रमाण पत्र अभिभावक के अनुरोध पर केवल [छात्रवृत्ति आवेदन] हेतु जारी किया जाता है।

प्रधानाचार्य — [नाम], हस्ताक्षर एवं मुहर

अगर certificate किसी ऐसे office जा रहा है जिसे enrolment के साथ पहचान का proof भी चाहिए, तो बच्चे की हाल की photo लगाइए और उसके किनारे पर signature व मुहर लगाइए।

चरित्र प्रमाण पत्र format (Character Certificate)

चरित्र प्रमाण पत्र आमतौर पर बच्चे के school छोड़ने पर, transfer certificate के साथ या उसके बाद जारी होता है, और ज़्यादातर college admission के लिए चाहिए होता है। इसमें पढ़ाई की अवधि और उस दौरान बच्चे का आचरण लिखा जाता है — इससे ज़्यादा कुछ नहीं। सिर्फ़ वही लिखिए जिसका school के records में आधार हो।

चरित्र प्रमाण पत्र

क्रमांक: [CC/2026-27/0012] — दिनांक: [24/09/2026]

प्रमाणित किया जाता है कि [छात्र/छात्रा का पूरा नाम], पुत्र/पुत्री श्री [पिता का नाम], इस विद्यालय में [अप्रैल 2014] से [मार्च 2026] तक प्रवेश संख्या [1234] के अंतर्गत अध्ययनरत रहे/रहीं तथा [मार्च 2026] में आयोजित कक्षा [12] की परीक्षा [उत्तीर्ण की / में सम्मिलित हुए]।

इस अवधि में इनका आचरण [अच्छा / उत्तम] रहा। मेरी जानकारी में इनका चरित्र अच्छा है।

मैं इनके उज्ज्वल भविष्य की कामना करता/करती हूँ।

प्रधानाचार्य — [नाम], हस्ताक्षर एवं मुहर

अगर school के transfer certificate में पहले से आचरण की entry है, तो दोनों को एक जैसा रखिए: TC में ‘संतोषजनक’ और चरित्र प्रमाण पत्र में ‘उत्तम’ ऐसे सवाल खड़े करते हैं जिनका जवाब कोई दस्तावेज़ नहीं दे पाता।

English में bonafide और character certificate format

कई CBSE और ICSE schools ये certificates English में जारी करते हैं, और scholarship या visa के लिए अक्सर English ही माँगी जाती है। नियम वही हैं: admission register से details, उद्देश्य की पंक्ति, reference number, और head का signature व मुहर।

BONAFIDE CERTIFICATE — Ref. No.: [BC/2026-27/0041], Date: [24 September 2026]

This is to certify that [student's full name], son/daughter of [father's name] and [mother's name], is a bonafide student of this school, studying in Class [7], Section [B] in the academic session [2026-27] under Admission No. [1234]. As per the school's admission register, his/her date of birth is [12 May 2014]. This certificate is issued at the request of the parent for the purpose of [scholarship application] only.

Principal — [name], signature and school seal

CHARACTER CERTIFICATE — Ref. No.: [CC/2026-27/0012], Date: [24 September 2026]

This is to certify that [student's full name], son/daughter of [father's name], was a student of this school from [April 2014] to [March 2026] under Admission No. [1234], and [passed / appeared in] the Class [XII] examination held in [March 2026]. During this period his/her conduct was [good / very good]. To the best of my knowledge, he/she bears a good moral character.

Principal — [name], signature and school seal

जब पाने वाले office का अपना form आपके format की जगह लेता है

कई offices school का अपना format चाहते ही नहीं। वे अपना form देते हैं और school के head से उसे भरने, sign करने और मुहर लगाने को कहते हैं। उसकी जगह letterhead वाला पत्र देने पर आवेदन लौट आता है।

1. Aadhaar enrolment या update। UIDAI एक standard certificate जारी करता है, जिसे मान्यता प्राप्त शैक्षणिक संस्थान के head अपने ही students के लिए sign कर सकते हैं। यह सादे A4 काग़ज़ पर छपता है और letterhead पर होना ज़रूरी नहीं; student की photo पर cross-signature और cross-stamp होना चाहिए, कोई overwriting नहीं होनी चाहिए, और यह जारी होने की तारीख से तीन महीने तक मान्य रहता है।

2. National Scholarship Portal। जहाँ किसी योजना में bonafide certificate माँगा जाता है — आमतौर पर तब, जब school student के गृह राज्य से बाहर हो — वहाँ portal खुद form देता है। School उस पर signature और मुहर लगाता है, और family उसे upload करती है।

3. Railway student concession। Railway के आवेदन form में ही संस्थान के head के signature के लिए certificate होता है, छुट्टियों में घर जाने की यात्रा के लिए। Family से पत्र की जगह वही form लाने को कहिए।

4. Children Education Allowance। Department of Personnel and Training के 17 July 2018 के आदेश के तहत केंद्र सरकार के कर्मचारी संस्थान के head के certificate के साथ CEA का claim करते हैं, जो पुष्टि करता है कि बच्चे ने पिछले academic year में school में पढ़ाई की; कई विभाग इसका अपना format छापते हैं। अगर school certificate न दे सके, तो साल का self-attested report card या Fees receipts भी मान्य हैं।

Bonafide certificate के लिए आवेदन पत्र (parents के लिए)

ज़्यादातर schools एक छोटा लिखित आवेदन माँगते हैं, जिससे office के पास यह record भी रहता है कि किसने और क्यों माँगा। Parents यह format इस्तेमाल कर सकते हैं:

सेवा में, प्रधानाचार्य, [विद्यालय का नाम], [शहर]

विषय: Bonafide certificate (अध्ययनरत प्रमाण पत्र) जारी करने हेतु

महोदय/महोदया, निवेदन है कि मेरा पुत्र/मेरी पुत्री [नाम] आपके विद्यालय में कक्षा [7B] में पढ़ता/पढ़ती है, प्रवेश संख्या [1234]। कृपया [उद्देश्य — जैसे scholarship आवेदन] हेतु bonafide certificate जारी करने की कृपा करें। [अगर संबंधित office ने form दिया है, तो वह संलग्न है।]

धन्यवाद, [parent का नाम], [mobile number], [दिनांक]

नकली bonafide certificates कैसे रोकें

नकली school certificate बनाना सस्ता है: scan किया हुआ signature, पुरानी file और एक colour printer। उसे असली बताकर चलाना कठिन बनाता है ऐसा system जिसकी नकल नहीं हो सकती। जालसाज़ी और जाली दस्तावेज़ को असली बताकर इस्तेमाल करना भारतीय न्याय संहिता (BNS) की धारा 336 और 340 के तहत अपराध हैं, और किसी अहम बात में जानबूझकर झूठा certificate sign करना धारा 234 के दायरे में आ सकता है — इसलिए school की सुरक्षा principal की भी सुरक्षा है। ये आदतें बनाइए:

1. हर certificate को एक ही series से number दीजिए। BC/2026-27/0041 जैसा reference, जो पिछले जारी certificate के बाद आता हो — हाथ से टाइप किया number कभी नहीं।
2. Issue register रखिए। Serial, तारीख, student, उद्देश्य, किसने तैयार किया और किसने sign किया — काग़ज़ पर या software में, पर हमेशा।
3. Details admission register से लीजिए। Parents के आवेदन से कभी नहीं; जन्मतिथि की एक गलती बच्चे का सालों पीछा करती है।
4. उद्देश्य और ‘केवल’ शब्द लिखिए। इससे certificate का इस्तेमाल सीमित रहता है।
5. पहले से sign किए हुए letterheads drawer में कभी न रखें। Sign किया हुआ खाली page जालसाज़ी के इंतज़ार में बैठा certificate है।
6. पाने वालों को जाँचने का तरीका दीजिए। QR code या एक phone number, जिससे bank, scholarship officer या college serial और तारीख की पुष्टि कर सके।
7. Duplicate पर निशान लगाइए और cancel कीजिए, दोबारा इस्तेमाल नहीं। दूसरी copy पर DUPLICATE लिखा हो; गलत certificate कारण के साथ cancel हो, और उसका number किसी और को न दिया जाए।

आपके सामने कौन-से विकल्प आएँगे

ज़्यादातर schools की शुरुआत एक Word template से होती है, जो अक्सर pdfFiller या Scribd जैसी sites से download होता है — इससे wording तो मिल जाती है, अनुशासन नहीं। School ERPs — Entab, Edunext, Fedena, Vidyalaya, Teachmint और दूसरे — अलग-अलग गहराई के transfer certificate या certificate modules देते हैं। तुलना करते समय चार सवाल पूछिए: क्या हर certificate को एक ही series से अपने-आप number मिलता है, क्या कोई issue register है जिसमें खोजा जा सके, क्या पाने वाला office को call किए बिना certificate जाँच सकता है, और क्या page पर Hindi सही छपती है?

Inkwelly कहाँ fit होता है

Inkwelly का letterhead module इस अनुशासन को default बना देता है। School अपना letterhead एक बार design करता है — logo, affiliation और UDISE की पंक्तियाँ, watermark — और bonafide व चरित्र प्रमाण पत्र की अपनी wording को templates के रूप में save करता है; clerk हर नया certificate template से शुरू करते हैं और बच्चे के details student record से भरते हैं। जारी करते ही पत्र freeze हो जाता है, उसे school की तय series में अगला number मिलता है (जैसे LTR/2026-27/0041), और उस पर एक QR code छपता है जिसे scan करके कोई भी school, serial number, विषय और तारीख की पुष्टि कर सकता है — इस जाँच में पत्र की सामग्री कभी नहीं दिखती। Issue register में हर certificate का serial, तारीख, विषय, पाने वाला, status और जारी करने वाले का नाम दर्ज रहता है। दूसरी copy के हर page पर DUPLICATE छपता है; cancel किए गए certificate पर CANCELLED की मुहर लगती है और उसका number दोबारा कभी इस्तेमाल नहीं होता। Hindi सही देवनागरी में छपती है। Default रूप से principal, vice principal और front-office clerk certificate जारी कर सकते हैं; teachers नहीं।

School छोड़ने वाले students के लिए Inkwelly के transfer certificate में अपना आचरण grade और character remark होता है। Letterhead module, Standard plan का हिस्सा है।

“Certificate वह वादा है जो school किसी अनजान व्यक्ति से करता है। Serial number, register और scan — इन्हीं से वह व्यक्ति उस वादे को जाँचता है।”

इसी हफ़्ते ठीक कीजिए

इस session में office से जारी हुए हर bonafide और चरित्र प्रमाण पत्र को निकालिए। गिनिए कि कितनों पर number है और कितनों की copy आपके पास है। फिर अगला आवेदन आने से पहले चार काम कीजिए: एक register शुरू कीजिए, wording को हिंदी और English में एक तय template में रखिए, office से पहले से sign किए letterheads हटाइए, और तय कीजिए कि कोई bank या college principal को phone किए बिना certificate कैसे जाँचेगा। यह एक दोपहर का काम है, और इससे उस certificate के बारे में आने वाला call ख़त्म हो जाता है जो आपके school ने कभी जारी ही नहीं किया।

Certificate जारी, दर्ज और verify होते देखिए

15 मिनट का walkthrough: आपका letterhead, save किए template से bonafide certificate, उसका serial number, register की entry और QR से जाँच।