Excel या CSV से bulk students कैसे import करें Inkwelly में legacy ERP migration के लिए
School के office staff और IT heads के लिए — जो Campus Care, MyClassboard, FedenaERP, या GeniusKids जैसे पुराने ERP से Inkwelly पर migrate कर रहे हैं, या March में 60+ नए admissions का cohort intake चला रहे हैं। इस guide के अंत तक, हर student profile, address, parent record, और academic record Inkwelly में सही तरीके से load हो जाएगा — कोई entry adhar में नहीं रहेगी।
Inkwelly में students को bulk import करने के लिए: Students फिर Data फिर Import खोलिए, Student Profiles tab पर Template CSV download कीजिए, अपने पुराने ERP export के column names को template से मिलाइए, Dry Run Mode tick करके file upload कीजिए, Detailed Error Report में जो entries flag हों उन्हें ठीक कीजिए, फिर Dry Run untick करके Start Import दबाइए। फिर Addresses, Parents, Academics tabs पर इसी order में यही process repeat कीजिए। Inkwelly photo links और 1,200 students वाले migration को एक ही pass में संभाल लेता है।
एक typical Indian CBSE day school में 800 से 1,200 students होते हैं; residential school में अक्सर 1,500 से ज़्यादा। जब school ERP बदलता है, तो पूरी student list एक weekend में move होती है — आम तौर पर दो academic sessions के बीच। Inkwelly का bulk import इसी whole-school cutover के लिए सही tool है, और March intake के लिए भी जब एक हफ्ते में 60 से 120 नए admissions आते हैं। Import के चार tabs — Student Profiles, Addresses, Parents, Academics — आपके पुराने ERP की चार अलग lists को mirror करते हैं। इन्हें tab order में load करने से हर record सही student से जुड़ा रहता है।
1. पहले admission-number format set कीजिए
Inkwelly Settings फिर School फिर Admission Number Format खोलिए। वो prefix, year, और counter width चुनिए जो आपके पुराने ERP file के admission numbers से match करते हों — जैसे KSM/2026/0247. Import page पर जाने से पहले Save दबाइए। अगर format आपके CSV के numbers से clash करेगा, तो हर student duplicate या invalid number के तौर पर reject होगा, और एक भी student add होने से पहले file turn away हो जाएगी। यह 5 minute का setup migration upload के first try में fail होने का सबसे common reason है, इसलिए Import page खोलने से पहले इसे finish कीजिए।
2. Students, Data, Import खोलिए
Inkwelly खोलिए। Sidebar से Students फिर Data फिर Import पर click कीजिए। Page title Import है; नीचे की line कहती है Bulk upload student profile, academic, parent, and address data via CSV. Confirm कीजिए कि आप Student Profiles tab पर हैं — यह four-tab strip में सबसे पहले है, इसकी एक वजह है। बाकी तीन tabs (Addresses, Parents, Academics) admission number से उन students को ढूंढते हैं जो already Inkwelly में हैं, इसलिए Profiles को इनसे पहले load करना ज़रूरी है। Order skip करने पर Inkwelly को attach करने के लिए कोई student नहीं मिलता, और वो entries quietly drop हो जाती हैं।
3. Template CSV download कीजिए और पुराने ERP के columns मिलाइए
Student Profiles tab के top पर Download Template CSV click कीजिए। Template को Excel या Google Sheets में खोलिए। अपना Campus Care, MyClassboard, FedenaERP, या GeniusKids का export भी side में खोलिए। पुराने export में columns को rename और reorder कीजिए ताकि Inkwelly template से बिल्कुल match हों — column names और order दोनों matter करते हैं। Campus Care का XLS, File फिर Save As फिर CSV UTF-8 से convert कीजिए। File को plain CSV (UTF-8 option) में save कीजिए, वरना Hindi names और apostrophes upload पर question marks बन जाएँगे। UDISE+ field-level format यहाँ mapping में confusion होने पर अच्छा reference है।
4. Dry Run Mode tick करके file upload कीजिए
Profiles tab पर Dry Run Mode tick कीजिए। Submit button का label Start Import से बदलकर Validate Data हो जाएगा। CSV को drop zone में drag कीजिए, या click करके upload कीजिए। Inkwelly file को line by line पढ़ता है, हर field check करता है, हर student को add करने का बस pretend करता है, और कुछ save नहीं करता। 1,200 students वाली file की check 30 seconds से कम में finish होती है। यह आपका safety net है — migration में पहली बार upload करते समय हमेशा Dry Run tick कीजिए। बिना इसके, ख़राब file या तो बीच में fail हो जाएगी, या quietly 800 students को bad data के साथ add कर देगी, और उसे clean करने में घंटों लगेंगे।
5. Result block पढ़िए और Detailed Error Report CSV download कीजिए
Drop zone के नीचे result block देखिए: Total Rows, Success, Failed, Time. अगर Failed शून्य से ज़्यादा है, तो Download Detailed Error Report CSV click कीजिए। Report में line number, गलत field, और exact reason listed है — invalid date, duplicate admission number, missing class, malformed phone, photo link not reachable. Report को अपनी source file के साथ खोलिए। Source file में entries ठीक कीजिए। फिर से plain CSV (UTF-8) में save कीजिए। Dry Run दोबारा चलाइए। Failed = 0 of N होने तक यही करते रहिए। यह loop ही migration है। 1,200 students वाली file पर आम तौर पर दो या तीन passes लगते हैं।
6. Dry Run untick कीजिए और Start Import दबाइए
Clean file पर Dry Run Mode untick कीजिए। Download Photos ticked रखिए (default on) अगर file में photo link column है with public photo addresses — Inkwelly हर photo fetch करता है, school media library में सही class और admission number के नीचे file कर देता है, और student profile से attach कर देता है। Submit button अब Start Import पढ़ता है। Click कीजिए। Job चलते समय button label Importing… हो जाता है। Complete होने पर green message Successfully imported {count} students show करता है, और result block में same Total Rows, Success, Failed, Time numbers दिखते हैं — except इस बार students असली हैं।
7. Addresses, Parents, और Academics के लिए इसी order में repeat कीजिए
Addresses tab पर जाइए। उसका Template CSV download कीजिए, अपने पुराने export को मिलाइए, Dry Run tick कीजिए, upload कीजिए, fix कीजिए, Dry Run untick कीजिए, Start Import दबाइए। फिर Parents कीजिए। फिर Academics कीजिए। ये तीनों tabs admission number से उन students को attach करते हैं जो आपने अभी Profiles tab पर बनाए थे, इसलिए तीनों के लिए Profiles का पहले होना ज़रूरी है। Inkwelly Import page पर दिखाए गए tab order को left to right follow कीजिए — Profiles, Addresses, Parents, Academics. Order skip करने पर ऐसी addresses, parents, और academic entries बनती हैं जिन्हें attach करने के लिए कोई student नहीं होता, और Inkwelly उन्हें quietly drop कर देता है।
पुराने ERP से switch करते समय common slip-ups
- File plain CSV (UTF-8) में save नहीं की — Excel का default CSV पुराना ANSI format है; Hindi names, accented characters, और apostrophes upload पर break करते हैं। Excel में Save As फिर CSV UTF-8 use कीजिए, या Google Sheets use कीजिए जो default में UTF-8 export करता है।
- Addresses या names में commas — एक stray comma row को field के बीच में split कर देता है। Comma वाले field को double quotes में wrap कीजिए, या Excel/Sheets को Save As CSV UTF-8 के साथ automatically करने दीजिए।
- Date format mix-up — ज़्यादातर Indian ERPs DD/MM/YYYY export करते हैं लेकिन US-locale Excel इसे MM/DD/YYYY पढ़ता है और चुपचाप day-month swap कर देता है। Excel में dates paste करने से पहले column को Text set कीजिए, फिर CSV में save कीजिए।
- Photo links login के पीछे — photo link column public address होनी चाहिए जो बिना login के picture open करे। Campus Care और MyClassboard की photo links आम तौर पर login के पीछे होती हैं — पहले photos को public S3 bucket या Inkwelly media पर move कीजिए, फिर वो public addresses CSV में डालिए।
- Tab order skip किया — Profiles से पहले Parents upload करने से ऐसी parent entries बनती हैं जिन्हें attach करने के लिए कोई student नहीं होता। Profiles हमेशा पहले जाना चाहिए।
- File size limit के ऊपर — drop zone पर maximum size दिखता है; बहुत बड़े schools CSV को 1,000 students वाले chunks में split करके हर chunk का import एक-एक करके चला सकते हैं।
आगे क्या करें
Bulk import पूरा होने के बाद, ये वो चीज़ें हैं जो schools onboarding में आगे करते हैं:
- Imported students को scale पर edit कीजिए — Bulk update student records देखिए spreadsheet flow के लिए, जब import के बाद 50 phone numbers ठीक करने हों या 200 rolls को sections के बीच move करना हो।
- Transfer Certificates issue कीजिए — जिन students ने पुराने ERP को छोड़ दिया था लेकिन TC नहीं मिला, उनके लिए Transfer Certificate flow से Inkwelly से TC issue कीजिए।
- Admission-number format — अगर migration में numbering की कोई inconsistency मिली, तो next session से पहले admission number format ठीक कीजिए।
अगर इस guide का कोई step आपके school के data पर break हो, तो Detailed Error Report CSV को Inkwelly support team के साथ WhatsApp पर share कीजिए — ज़्यादातर ERP migrations सिर्फ़ उस report से 30 minutes में diagnose हो जाते हैं।
Campus Care, MyClassboard, या FedenaERP से migrate कर रहे हैं?
अपने पुराने ERP का sample export लेकर आइए। Inkwelly team आपके columns को template से मिलाएगी, dry run on the spot चलाएगी, और आप एक working migration plan के साथ जाएँगे।
अक्सर पूछे गए सवाल
7 सवालअगर मेरी file में पुराने ERP से duplicate admission numbers हैं तो क्या होगा?
Inkwelly का Dry Run हर duplicate को Detailed Error Report CSV में line number और conflicting admission number के साथ flag करता है। Source file में duplicates ठीक कीजिए — suffix add करके या पुराने student को renumber करके। फिर plain CSV (UTF-8) में save कीजिए, Dry Run दोबारा चलाइए, और Failed zero होने पर import कीजिए। Inkwelly असली import पर duplicate admission number कभी accept नहीं करता।
क्या Inkwelly Campus Care, MyClassboard, या FedenaERP से direct migration support करता है?
Inkwelly उन products के लिए one-click connector नहीं चलाता, लेकिन हर एक XLS या CSV में student data export करता है। Export को plain CSV (UTF-8) में convert कीजिए, उसके columns को Profiles tab पर Inkwelly template से मिलाइए, dry-run, fix, import. Four-tab order (Profiles, Addresses, Parents, Academics) उन ERPs की हर record class को handle करता है। Campus Care या MyClassboard से ज़्यादातर migrations 1,000 students वाले school के लिए एक afternoon में finish हो जाते हैं।
अगर Dry Run में 800 में से 50 errors दिखें तो क्या करें?
Download Detailed Error Report CSV click कीजिए। Report में हर failing student exact field और reason के साथ listed है — invalid date, duplicate admission number, missing class. सिर्फ़ उन 50 entries को source file में ठीक कीजिए; बाकी 750 valid students को unchanged रहने दीजिए। plain CSV (UTF-8) में save कीजिए और Dry Run दोबारा चलाइए। ज़्यादातर migrations में Failed zero तक पहुँचने के लिए दो या तीन Dry Run passes लगते हैं।
क्या मैं link से students की photos bulk में import कर सकता हूँ?
हाँ। CSV में photo link column add कीजिए, हर student के लिए एक public photo address के साथ। Profiles tab पर Download Photos ticked रखिए (default on)। Inkwelly हर photo fetch करता है, school media में class और admission number के नीचे store करता है, और student से attach करता है। Login के पीछे की photo addresses fail होती हैं — पहले उन photos को public S3 bucket या Inkwelly media पर move कीजिए।
Bulk import के लिए maximum CSV file size कितना है?
Drop zone का label आपके school plan की active limit दिखाता है — CSV file (max {maxSizeMB}MB) पढ़ता है। Limit से ऊपर वाले schools CSV को 1,000 students वाले chunks में split करके हर chunk का import चलाते हैं; four-tab order हर chunk पर भी apply होता है। बहुत बड़े residential schools (1,500 plus students) आम तौर पर class से split करते हैं ताकि हर Dry Run check 30 seconds से कम रहे।
Inkwelly me purane ERP se students kaise import kare?
Apne purane ERP se student data CSV me export kijiye. Inkwelly me Students, Data, Import par jaiye. Student Profiles tab par Download Template CSV dabaiye. Apne export ke columns ko template ke columns se match kijiye, file plain CSV (UTF-8) me save kijiye. Dry Run Mode tick karke upload kijiye — koi error hai toh Detailed Error Report download kijiye, theek kijiye, dobara dry run kijiye. Jab Failed zero ho jaye, Dry Run untick karke Start Import dabaiye. Phir Addresses, Parents, Academics tabs par yahi process repeat kijiye — issi order me.
Inkwelly me bulk import CSV upload galat ho gayi to undo kaise kare?
Inkwelly har school ki import history rakhta hai aur har import run me jo students add hue unko show karta hai. Choti galti ke liye, affected students ko haath se theek kijiye ya [Bulk update student records](#ref:cmolkxhxz004sfp355uar4406) use kijiye. Bade galat-file disaster ke liye, Inkwelly support ko WhatsApp par import run ID ke saath contact kijiye — team support window ke andar imported batch ko soft-archive kar sakti hai. Dry Run Mode isi scenario ko pehle hi rokne ke liye hai; isko kabhi skip mat kijiye.
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3 लेखस्रोत व संदर्भ
- CBSE Affiliation Bye-Laws — Chapter VI (Records and Registers) · देखा गया 7 May 2026
Mandates that admission registers and student records be maintained without duplication or gaps, which directly drives the admission-number-format check before bulk import.
- UDISE+ Data Capture Format — Student Module · देखा गया 7 May 2026
Defines the field-level format for student records that Indian schools file annually, and which most legacy ERPs export — useful as the column-mapping reference when migrating to Inkwelly.
- Digital Personal Data Protection Act 2023 · देखा गया 7 May 2026
Governs consent, retention, and processing of student personal data — relevant when migrating an entire school's records from a legacy ERP into Inkwelly.
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