एक session toggle. पूरा school follow करता है. 2025-26 को current set करें. हर page को पता चल जाता है.
Inkwelly में academic-year sessions पूरे CBSE, ICSE या State Board calendar को end-to-end चलाते हैं। हर org-level session को school को assign करें, एक को current mark करें — और हर fee receipt, attendance register, class list, marksheet aur timetable अपने आप उसी year पर scope हो जाते हैं। Year-over-year history intact रहती है — CBSE renewals, RTE audits aur उस parent के लिए जो दो साल बाद Bonafide Certificate माँगने आता है।
हर school office को इसकी ज़रूरत क्यों है — और ज़्यादातर ERPs इसे ग़लत क्यों handle करते हैं
March 2026 का तीसरा हफ्ता है, Lucknow के एक CBSE day school में। Principal ने अभी 2025-26 की board scrutiny letter पर sign किए हैं, office assistant 240 progress reports print कर रही है, accountant Sunday auditor visit से पहले year का fee ledger close करने की कोशिश में है। इसी बीच Class 6 के तीन parents reception पर खड़े हैं — पूछ रहे हैं कि नया term April 1st से शुरू होगा या April 8th से, और May 15th के बाद किस fee structure पर आएँगे।
ज़्यादातर school ERPs में यहीं चीज़ें बिगड़ती हैं। 'Session' एक config value है Settings में दबा हुआ — April 1st को बदलो toh पिछले साल का attendance menu से ग़ायब। बदलना भूले toh 50 parents May fees पुराने 2024-25 ledger में pay कर देते हैं। Exam coordinator पिछले साल का marksheet query करता है, system half-rolled-over view देता है जिसमें पुराने और नए students mix हैं। Principal affiliation portal खोलती हैं और 'how many sections of Class 8 in 2024-25' का जवाब नहीं दे पातीं — क्योंकि section list नई session बनाते वक़्त overwrite हो गई थी।
हमने Academic Sessions इसी लिए build किया कि यह कभी न हो। हर session — past, current aur future — अपने scoped year की तरह exist करती है। Current वो है जो school explicitly mark करे। Switch एक click। History permanent। हर fee, attendance row, marksheet, transfer certificate aur timetable हमेशा अपनी ही session से bound रहता है।
Inkwelly में sessions कैसे काम करती हैं
हर session की चार properties हैं: name (जैसे '2025-26'), start date, end date, aur दो flags — isActive aur isCurrent। साथ में ये बताती हैं कि session alive है या नहीं, कौन सी live operating year है, aur उसका date range क्या है।
Step 1 — Session assign करें। Academics → Academic Sessions → Assign Session click करें। Dialog आपकी organisation की centrally-set की गई हर academic year को list करता है — आम तौर पर 2024-25, 2025-26, 2026-27 advance में। एक pick करें, startDate set करें (e.g., 2025-04-01) aur endDate (e.g., 2026-03-31), confirm। Session अब school की history में हमेशा के लिए part है।
Step 2 — ज़रूरत पड़े तो dates edit करें। Edit dialog में startDate, endDate aur isActive adjust कर सकते हैं। Session name खुद locked है — वो org-level Academic Year से आता है। CBSE schools को अक्सर board exams के लिए end date 1 हफ्ता आगे बढ़ानी पड़ती है; ICSE schools को results day के लिए start 4 दिन shift करनी होती है; दोनों work करते हैं।
Step 3 — Current set करें। जिस row को current बनाना है उस पर green checkmark click करें। Confirmation dialog आता है clear warning के साथ: 'This will automatically unset the previous current session. Only one session can be current at a time.' Confirm click करें। पुरानी current session चुपचाप badge drop कर देती है — उसका data untouched रहता है। Inkwelly का हर page जो current session पर depend करता है — dashboard, fee ledger, attendance markers, class lists, timetable, marksheets, homework planner — नई year पर refresh हो जाता है। No restart, no clear-cache, no manual data migration.
Session क्या control करती है — हर record पर existing fields
- Session name — org-level
AcademicSessionसे आता है (e.g., '2025-26'). School level पर edit नहीं हो सकता — multi-school trust में हर school का naming consistent रहे। - Start date aur end date — उस year की operating window. CBSE/ICSE default April 1 → March 31; international schools (IB, IGCSE) अक्सर July → June. Inkwelly कोई भी window accept करता है।
isCurrentflag — exactly एक session per school current होती है। Set-current atomic है — पुरानी current उसी DB transaction में unset होती है। कभी दो current नहीं, कभी zero नहीं।isActiveflag —isCurrentसे independent. Active-but-not-current session पुराने operations hold कर सकती है (पिछले साल का TC re-issue). Inactive session new enrollments refuse करती है।- Slug — session name से auto-generate (
2025-26). URL path drive करती है:/school/avm/bazar-atariya/2025-26/.... Current session switch से historic URLs नहीं बदलते। - Duration — on-the-fly compute होती है, table में
12mo,30detc. दिखती है। Mid-year bridge sessions के लिए useful। - Top stat tiles — Total Sessions, Active count, aur Current session name. Principal को year की state एक नज़र में दिखती है।
Walkthrough — पूरा set-current flow
Sessions switch करना atomic है — कभी दो current नहीं, कभी zero नहीं
हर office assistant जिसने दूसरे ERP में April session change देखा है, उसकी एक horror story है। System आधे modules नई year पर flip करता है, बाक़ी पुरानी पर रहते हैं, aur जिन parents ने April 2nd को fees pay की वो दो दिनों तक wrong session में दिखती हैं — जब तक IT lead 'database sync' न कर ले।
Inkwelly में set-current single database transaction है। नई session का isCurrent flag ON flip होता है; पुरानी का OFF; दोनों होते हैं या कोई नहीं। Two-current race नहीं, zero-current gap नहीं। Audit log record करता है किसने button click किया, पुरानी current कौन थी, नई कौन — principal के लिए, auditor के लिए, aur उस rare case के लिए जब कोई पूछे 'March 28th को session क्यों switch की गई April 1st की जगह?'.
URL में session slug — historic links हमेशा work करते हैं
Inkwelly की URL structure session slug को path में रखती है: /school/avm/bazar-atariya/2025-26/students/admission/.... जब अगले April 2026-27 को current set करेंगे, dashboard sidebar aur quick-nav उसी year पर switch करेंगे — but 2025-26 URL वही admission record open करता रहेगा।
यह दिखता से ज़्यादा matter करता है। Parents fee receipts aur TC downloads के लिए Inkwelly URLs WhatsApp पर एक-दूसरे को share करते हैं। Class teachers हर सुबह open करने के लिए class roster URL bookmark करती हैं। CBSE renewal officer पिछले साल की enrollment list का link माँगता है। Session-in-the-URL के साथ हर एक link हमेशा work करता है। October में कोई April 2024 message open करे — कोई 404 नहीं।
isActive vs isCurrent — दो अलग switches अलग कारणों से
Session Active हो सकती है Current हुए बिना। Current हो सकती है Inactive हुए बिना। दोनों flags अलग jobs करते हैं।
isCurrent decide करता है कि Inkwelly का हर page default में किस session पर operate करता है। Dashboard, fee collection screen, attendance register, today's timetable — सब current session का data दिखाते हैं। एक वक़्त पर exactly एक session current होती है, school-wide।
isActive decide करता है कि session new operations ले सकती है या नहीं। Inactive sessions new admissions, fee creation aur attendance marking refuse करती हैं — but readable रहती हैं। तब useful जब office 2024-25 को audit के लिए lock करना चाहता है while 2025-26 current है aur writes accept कर रही है। Inactive session को 'reopen' भी कर सकते हैं — isActive toggle करके। दो साल पहले छोड़े student का TC re-issue करना है? Single switch flip, operation run, फिर flip back।
“Pehle session change karte hi, fee ledger gadbad ho jata tha। 2024 mein April 1st ko hum bhool gaye toh 50 parents ne purani session mein pay kiya। Ab Inkwelly mein ek button click — 2025-26 set as current — sab cleanly switch ho gaya, aur 2024-25 ka data bhi waise ka waise hai। CBSE renewal mein last year ki section list bhi turant mil gayi।”
Real-world scenarios जिनमें session-scoped data काम आता है
1. April 1st promotion week. School 600 students को एक class से अगली में promote करता है। Inkwelly का Promotion module पिछली session की class roster पढ़ता है, promotion mapping apply करता है, current session में नई enrollments लिखता है। दोनों years intact रहती हैं।
2. CBSE affiliation renewal (हर 3-5 साल में). CBSE inspector पूछता है: '2023-24 में Class 8 की कितनी sections थीं? Subject offerings क्या थे? Maths कौन पढ़ाता था?' Principal Sessions खोलती हैं, session filter 2023-24 पर switch, Classes खोलती हैं — हर detail exactly वैसी जैसे school operate कर रहा था।
3. Parent Transfer Certificate re-issue. Parent बच्चे के school छोड़ने के 2 साल बाद आता है। TC March 2024 में issue हुआ था। Office assistant student name से search, 2023-24 session खोलती हैं, original TC find करती हैं, school के current letterhead के साथ re-print। No data migration ritual।
4. RTE 25% reservation audit. District Education Officer पिछले तीन sessions की EWS/DG admission list माँगता है। Session 2023-24 → RTE student list export. Switch 2024-25 → export. Switch 2025-26 → export. तीन CSVs, हर session-scoped, DEO के लिए ready।
5. पिछले साल का marksheet re-run. Parent claim करते हैं कि बच्चे का 2024-25 final report card में typo था। Exam coordinator session switch करती हैं, Examinations → Final Report Cards → original record find, full audit trail के साथ typo fix, re-issue। हर दूसरी year untouched।
Common operations जो session model unlock करता है
- Year-on-year reporting — 2024-25 vs 2025-26 enrollment compare by section, class, gender, RTE category — separate spreadsheet नहीं।
- Mid-year session creation — Schools जो October या January में admit करती हैं, half-year session main year के parallel चला सकती हैं।
- Future-session planning — February 2026 में 2026-27 session assign करें, classes/subjects/fee structure pre-load, April 1st को current flag flip।
- Historic transfer certificates — 2026 में 2022-23 student का TC re-issue without backups restore या data migrate।
- CBSE / ICSE / State Board renewals — किसी भी past session से prior-year section list, subject mapping, staff allocation।
- Attendance audit — RTE Section 12 monitoring full enrollment period तक के daily attendance logs चाहिए।
- Parent transparency — parents parent app में बच्चे की multi-year academic timeline देखते हैं।
- Staff history — teacher का PF record पूछता है '2024-25 service कब join हुई' तो HR module exact session boundary pull करता है।
अपने school के data पर session switching live देखें
30-minute walkthrough — पिछले 3 academic years की details लाएं। हम आपकी sessions real-time set करेंगे aur दिखाएँगे कैसे हर Inkwelly module current year पर एक click से re-scope होता है।
Limits, safety aur small print
Per school exactly एक current session. Set-current database transaction level पर atomic है। पुरानी current उसी write में unset होती है। दो current sessions या zero current sessions accidentally होने का UI path नहीं — constraint server-side enforced aur DB layer पर indexed है।
Org-level session naming. Session name (e.g., '2025-26') organisation की central AcademicSession table से आता है, school से नहीं। Multi-school trust में हर school का identical naming होता है cross-school reports के लिए। Date ranges per-school — Mumbai school April 1 → March 31 चला सकता है while Bangalore IB school July 1 → June 30 — same '2025-26' session।
End date validation. Edit dialog API call से पहले endDate ≤ startDate को block करता है। Backend फिर validate करता है। Null endDate भी rejected — हर session की hard window।
School side पर session name नहीं बदला जा सकता. Edit dialog read-only header में academic-session name दिखाता है। Rename के लिए org admin centrally update करता है, हर school की row तुरंत reflect करती है।
हर change पर audit log. हर assign-session, edit-dates, set-active aur set-current action audit log में write करता है user, timestamp, IP, previous values aur new values के साथ। School admin panel से exportable — auditors love it।
Role-gated actions. Sessions assign, dates edit aur set current — by default principal aur school admin role तक gated। Class teachers aur accountants ये buttons नहीं देखते। School IAM settings से per-role permissions configure करें।
Multi-tenant strict isolation. हर Inkwelly module की तरह, sessions आपके school तक scoped हैं। Multi-school trust का central admin org dashboard में सब schools की sessions देख सकता है but एक school की दूसरे view से mutate नहीं कर सकता। Cross-tenant access कभी possible नहीं — API guard layer पर enforced।
किस मॉड्यूल का हिस्सा
1 moduleअक्सर पूछे गए सवाल
8 सवालनई session को current set करने पर पिछले साल के data का क्या होता है?
कुछ नहीं। पिछली session के fee receipts, attendance records, marksheets, class lists, transfer certificates aur timetables exactly वैसे ही रहते हैं। नई session को current set करना सिर्फ ये change करता है कि Inkwelly का हर page default में किस session पर operate करता है। पिछले साल की view या operations के लिए session filter switch करें — हर record वहीं है। हम historic data कभी overwrite, archive या hide नहीं करते।
क्या एक साथ दो sessions current हो सकती हैं?
नहीं, कभी नहीं। Set-current single atomic database transaction है — नई session का isCurrent flag ON flip होता है while पुरानी का OFF, same write में। यह constraint API layer aur database layer दोनों पर enforced है, इसलिए UI, API, या direct DB error से भी two-current या zero-current state नहीं बन सकती। Audit log हर transition को timestamps के साथ record करती है।
क्या main year के साथ 6-month bridge session चला सकते हैं?
हाँ। Inkwelly में sessions कोई भी startDate-endDate window accept करती हैं। CBSE schools जो October-March bridge admission session relocated students के लिए run करते हैं, वो main April-March session के parallel चला सकते हैं। हर session अपनी enrollments, fees, attendance aur marksheets hold करती है। एक वक़्त पर सिर्फ एक current हो सकती है।
3 साल पहले के Transfer Certificate को re-issue कैसे करूँ?
Academic Sessions खोलें, session filter उस year पर switch करें जब student ने school छोड़ा (e.g., 2022-23), Students module खोलें, student search करें, Print TC click करें। Original TC data exactly वैसे render होता है जैसे first issue पर था, school के current letterhead के साथ। No data migration, no backup restore — Inkwelly हर session का data online रखता है हमेशा।
Session पर isActive aur isCurrent में फर्क क्या है?
isCurrent decide करता है कि हर page default में किस session पर operate करती है — exactly एक current होती है school-wide. isActive decide करता है कि session new write operations जैसे admissions aur fee creation accept करती है या नहीं. Active-but-not-current session default views के लिए read-only है but session filter switch करके operate की जा सकती है. Inactive session हर जगह new writes refuse करती है — पिछले साल को audit के लिए lock करने के लिए useful। दोनों Edit Session dialog से independently toggle हो सकते हैं।
क्या CBSE affiliation renewal forms को multi-year session data चाहिए?
हाँ — CBSE renewal हर 3 से 5 साल में होती है aur prior-year section enrollment, subject offerings, staff allocation aur exam pass rates पूछती है। Inkwelly हर prior session को fully queryable view देता है। Session filter उस year पर switch करें जो CBSE पूछ रहा है; affiliation forms academics module से directly export कर सकते हैं। ICSE / IGCSE / IB aur ज़्यादातर State Boards के similar multi-year audit requirements हैं।
क्या class teachers दूसरी sessions का data देख सकती हैं?
Default में class teachers सिर्फ current session का data देखती हैं — daily attendance, homework aur class management के लिए वही चाहिए। Office staff aur principal session switcher देखते हैं aur past sessions के बीच move कर सकते हैं। Per-role visibility school IAM settings से configurable — जैसे academic head में promote हुई senior class teacher को multi-session view दे सकते हैं without admin rights।
Current session switch करने पर URL बदलेगा क्या?
Inkwelly के URLs path में session slug रखते हैं: /school/avm/bazar-atariya/2025-26/students/admission/abc123. जब 2026-27 को current set करेंगे, dashboard nav aur default links उस year पर switch होंगे — but 2025-26 URLs work करते रहेंगे। Parents जिन्होंने पिछले साल का fee receipt link save किया है वो correctly open होगा। Class teachers जिन्होंने अपनी class roster page bookmark की है वो bookmarked year देखेंगी, current नहीं। यह intentional है — historic links हमेशा resolve होने चाहिए।
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