"Class 1 Tuition ₹18,000" से हर student की सही billing तक।
Fee Structures एक cohort का असली fee plan encode करते हैं — Monthly / Quarterly / Half-Yearly / Annual cycle, total amount, installment schedule, proration method, applicable classes और admission categories। Fee Groups हर structure को specific classes से जोड़ते हैं और same plan को similar cohorts के लिए ride करने देते हैं। मिलकर ये decide करते हैं कि आपके school का हर student क्या pay करेगा, कब, और कितने installments में — spreadsheets के बिना और one-by-one updates के बिना।
ज़्यादातर Indian schools आज अपने class-wise fee plans कैसे बनाते हैं
March का दूसरा हफ़्ता है। Indore के एक CBSE day school का accountant पिछले साल की fee Excel sheet खोलता है और नया tab शुरू करता है — 'Fee 2026-27'। Class 1 column पहले आता है: Tuition ₹18,000, Computer Lab ₹1,200, Library ₹600, Annual ₹2,500, Smart Class ₹1,800, Identity Card ₹300, Picnic ₹700। वही चौदह rows Class 2, Class 3, Class 4, Class 5 के लिए type करता है — same heads, थोड़े अलग amounts। फिर Class 6 में Science Lab add करना है। Class 9 में Examination Fee अलग से। Class 11 (Science) में एक extra Practical Fee। वो पिछले साल के amounts copy करता है और हर एक को 8% से बढ़ाता है। बीच में realise होता है कि Class 11 (Commerce) में Practical Fee है ही नहीं। फिर copy करता है, एक row delete करता है।
फिर हर annual amount को चार quarterly installments में split करता है। Class 1 का Tuition ₹18,000 बनता है ₹4,500 + ₹4,500 + ₹4,500 + ₹4,500 — due 15-Apr, 15-Jul, 15-Oct, 15-Jan। Annual, Identity Card और Admission Fee one-time charges की तरह पहले installment में रहते हैं। Smart Class equally split। Picnic सिर्फ़ installment 3 में। वही pattern Class 2 के लिए — अलग amounts। Class 3 के लिए वैसा। चौदह classes के लिए वैसा। जब तक वो ख़त्म करता है, Excel sheet में 14 columns, 16 rows of heads, हर एक पर 4 installment columns — 14 × 16 × 4 ₹ amounts का grid। Saturday निकल चुका है। Principal अगली सुबह पूछता है, 'नए Class 7 Boarding fee का account किया?' Realise होता है कि नहीं किया था और फिर से शुरू करता है।
एक हफ़्ते बाद, admission desk एक नए student को Class 6 में mid-session admit करता है। Fee counter staff Excel sheet खोलता है, Class 6 column ढूँढता है, चौदह rows manually student की fee receipt में copy करता है, हर एक को बचे सात months के लिए manually prorate करता है — Tuition ÷ 12 × 7, Computer Lab ÷ 12 × 7, except Annual stays full, except Identity Card stays full, except Picnic stays full क्योंकि वो अभी हुआ नहीं। Student की पहली fee receipt ready होने तक एक student के लिए 20 minutes निकल जाते हैं। इस हफ़्ते 43 नए admissions हैं। छह staff parallel में वही काम कर रहे हैं, same Excel sheet से, अपनी-अपनी copies में subtle differences के साथ। April के end तक, किसी को नहीं पता कौनसी version canonical है।
Inkwelly Fee Structures और Fee Groups कैसे काम करते हैं
Inkwelly fee planning को दो layers में बाँटता है जो आप Fee Categories और Heads chart of accounts setup के बाद set करते हैं: Fee Structures (/student-fee/fee-structures) और Fee Groups (/student-fee/fee-groups)। Fee Structure एक cohort के लिए master fee plan है — ये कहता है 'Class 1 cohort एक साल में कुल ₹23,500 deta hai, Quarterly cycle पर, इन heads में split, इन installment dates के साथ, applicable Class 1 General + OBC + SC + ST + EWS को, mid-session admissions के लिए Day-Based proration के साथ'। Fee Group उस structure के नीचे एक named binding है — 'Class 1 Standard', 'Class 1 Sibling Discount', 'Class 1 Staff Ward' — हर एक अपना discount stack लेकर, optional default flag, और एक explicit class-mapping table जो system को बताता है 'classroom 1A, 1B और 1C सब इसी group का use करते हैं'।
Fee Structure form (/student-fee/fee-structures → Add Fee Structure) name, description, fee cycle (MONTHLY / QUARTERLY / HALF_YEARLY / ANNUAL / ONE_TIME), total amount, currency (INR by default), proration method (NONE, DAY_BASED, MONTH_BASED, TERM_BASED), isTemplate toggle (अगले schools में copy करने के लिए), optional applicable classes (आपकी class list से multi-select — blank छोड़ें तो structure किसी भी class को assign हो सकता है), optional applicable categories (GENERAL, OBC, SC, ST, EWS, MINORITY, SPECIAL, INTERNATIONAL, NRI), और active flag लेता है। Save होने के बाद structure detail screen पर line items add करते हैं — fee head, amount, optional tax — और installments define करते हैं due dates और per-installment amounts के साथ जो total से match हों।
Fee Group form (/student-fee/fee-groups → Add Fee Group) fee structure (mandatory dropdown), name, description, display order, isDefault toggle (एक default group per structure नए admissions के लिए), और active flag लेता है। Form structure के अंदर duplicate group names रोकता है और दूसरा default reject करता है अगर एक पहले से है। Save के बाद same screen पर Class Mappings tab आपको actual classes — 1A, 1B, 1C, 2A, 2B — को specific fee groups पर dialog से assign करने देता है। हर class एक समय पर exactly एक fee group से map होती है। उस class में नए admissions automatically group के structure, installments और discount stack inherit करते हैं।
इन दो screens पर आप क्या configure करते हैं
- Fee structure name और description — 'Class 1 Annual Plan 2026-27', 'Class 11 Science Stream', 'Class 6-8 Sibling Discount Plan' — 3-100 chars, school में unique।
- Fee cycle (5 options) — MONTHLY (12 installments), QUARTERLY (4), HALF_YEARLY (2), ANNUAL (1 due date), ONE_TIME (single charge)। Cycle default installment scaffolding drive करता है और recurring heads साल में कैसे roll होंगे ये भी।
- Total amount — cohort की headline annual fee। Positive number validate होती है; downstream installment items का sum इस total से match ना हो तो structure inconsistent flag होता है।
- Proration method (4 options) — NONE (proration नहीं; mid-session admissions full amount pay करें), DAY_BASED (din तक precise), MONTH_BASED (full months में, CBSE day schools में common), TERM_BASED (school के defined terms के साथ aligned)।
- isTemplate flag — structure को template mark करें (जैसे 'CBSE Day School Standard Plan') और अगले साल plans bootstrap करने के लिए clone करें, या multi-school trust में सारी line items retype किए बिना schools के across copy करें।
- Existing structure clone करें — structure list से, किसी भी plan को one-click clone। Cloned structure सारे line items और installments copy करता है। कुछ amounts edit करें, 2026-27 के नाम से save।
- Applicable classes (multi-select) — एक structure को restrict करें ताकि सिर्फ specific classes की fee groups link हो सकें। Empty छोड़ें तो किसी भी class को allow करे। Class dropdown current academic session की active classes के against filter होती है।
- Applicable categories (multi-select) — GENERAL, OBC, SC, ST, EWS, MINORITY, SPECIAL, INTERNATIONAL, NRI — Student Information और admission में use होने वाली same admission categories। RTE, EWS और minority schools इन flags से different segments के different plans drive करते हैं।
- Fee Group name + structure binding — हर fee group exactly एक structure के नीचे बैठता है। Same structure के कई groups हो सकते हैं: Class 1 Standard, Class 1 Sibling, Class 1 Staff Ward, Class 1 Boarding — हर एक अपना discount stack लेकर।
- एक default fee group per fee structure — हर structure का सिर्फ एक group default mark हो सकता है; नए admissions automatically default group inherit करते हैं जब तक explicitly assign ना करें। Form दूसरा default
DEFAULT_RESOURCE_EXISTSerror से reject करता है। - Class → Fee Group mapping — Fee Groups के अंदर Class Mappings tab concrete classroom sections (1A, 1B, 1C, 2A, etc.) को specific fee groups पर assign करता है। हर class एक time पर exactly एक group को map होती है — duplicate
RESOURCE_ALREADY_EXISTSerror से block।
Walkthrough — चार screens, end to end
Fee Structure — cohort का master plan
Fee Structure cohort का fee plan है — typically एक structure per class या grade band, कभी-कभी per stream (Class 11 और 12 के लिए Science / Commerce / Humanities)। हर structure आपके Fee Heads chart of accounts से pull करता है और concrete amounts assign करता है। 'Class 1 Annual Plan 2026-27' में Tuition (₹18,000), Computer Lab (₹1,200), Library (₹600), Annual (₹2,500), Smart Class (₹1,800), Identity Card (₹300), Picnic (₹700) — total ₹25,100 — QUARTERLY cycle पर, DAY_BASED proration के साथ, Class 1 को applicable, GENERAL/OBC/SC/ST/EWS categories को applicable।
Save के बाद, structure detail screen /student-fee/fee-structures/[id] पर line items add करते हैं (एक row per fee head amount, tax, total के साथ) और installments (एक row per installment name, due date, amount, optional description के साथ)। System enforce करता है कि installment amounts का sum structure total के barabar हो। Detail screen structureItems, installments और feeGroups का _count भी dikhata है — एक quick health check की structure fully configured है।
Installments — dates, amounts, line-item assignment
Fee Structure का दूसरा half installment schedule है। QUARTERLY cycle के लिए, typically चार installments होंगे — 'Q1 (Apr-Jun)' due 15-Apr, 'Q2 (Jul-Sep)' due 15-Jul, 'Q3 (Oct-Dec)' due 15-Oct, 'Q4 (Jan-Mar)' due 15-Jan — हर एक per-quarter amount लेकर। MONTHLY के लिए, हर month की 5वीं, 10वीं या 15वीं तारीख़ पर 12 installments। ANNUAL के लिए, April में एक installment। Inkwelly chosen cycle के based पर इन्हें auto-scaffold करता है ताकि आप blank screen से शुरू ना करें।
हर installment के अंदर installment items drill down कर सकते हैं — उस installment के लिए per-fee-head breakdown। Class 1 Q1 में Tuition ₹4,500 + Computer Lab ₹300 + Library ₹150 + Smart Class ₹450 + Annual ₹2,500 (one-time, Q1 में) + Identity Card ₹300 (one-time)। Q2 में वही recurring heads minus one-times। Q3 में Picnic ₹700 add। Q4 में recurring heads। हर installment line उस fee head पर वापस link करती है जिसे वो represent करती है — refunds, late-fee rules और accounting exports इन per-line links से flow करते हैं।
Proration methods — mid-session admissions handle करने के चार तरीक़े
Mid-session admissions Indian schools में routine हैं — March की applications अगले April में roll होती हैं, May admissions board exam season के बाद catch up करती हैं, October admissions transferring families के लिए होती हैं, January re-admissions border districts में दिखती हैं। Inkwelly हर fee structure पर चार proration methods offer करता है, create time पर pick होती हैं और बाद में editable:
NONE — proration नहीं; student join month चाहे जो हो, full annual amount pay करता है। उन plans के लिए use जो genuinely prorate नहीं करते (कुछ hostel plans, certain international school plans)।
DAY_BASED — proration din तक compute। 12 September को join करने वाला student 365 में से 200 days pay करता है। सबसे precise; international schools और accounting-heavy CBSE schools यही prefer करते हैं।
MONTH_BASED — proration full months में। September में कहीं भी join करने वाला student recurring heads के 7 months (Sep-Mar) pay करता है; one-time heads chart of accounts के isProratable flag के हिसाब से full charge करते हैं। CBSE day schools और ज़्यादातर State Board schools में common।
TERM_BASED — proration school के defined terms के साथ aligned। Term 2 में join करने वाला student Term 2, Term 3, Term 4 full pay करता है; Term 1 skip होता है। ICSE residential schools और explicit term calendars वाले schools use करते हैं।
Fee Groups — structure के नीचे named cohorts
Fee Group exactly एक Fee Structure के नीचे बैठता है। Same structure के कई groups हो सकते हैं: 'Class 1 Standard' (default group, no discounts), 'Class 1 Sibling Discount' (दूसरे/तीसरे sibling को Tuition पर 10% off), 'Class 1 Staff Ward' (staff children को Tuition पर 50% off), 'Class 1 RTE Quota' (academic heads का full waiver)। हर group structure के heads, amounts और installments inherit करता है — फिर अपना discount stack ऊपर layer करता है।
Form structure (mandatory dropdown जो सारी active structures dikhata है नाम के बगल में fee cycle के साथ), unique group name (3-100 chars, structure में unique), description, display order, isDefault flag (एक default group per structure — दूसरा DEFAULT_RESOURCE_EXISTS से reject), और active toggle लेता है। Same screen पर detail page mapped classes की live count, group में enrolled students और attached discount items dikhata है। Group पर discounts automatically हर उस student पर apply होते हैं जो class-fee mapping से join करता है, तो Class 1 Sibling Discount group में sibling discount add करना instantly हर existing और future Class 1 sibling student की invoice पर reflect होता है।
Class Mappings — group से actual classroom तक का bridge
Fee Groups screen पर दूसरा tab Class Mappings है। यही वो जगह है जहाँ आप actual classroom sections को specific fee groups से wire करते हैं। Class 1A → 'Class 1 Standard'। Class 1B → 'Class 1 Standard'। Class 1C → 'Class 1 RTE Quota' (क्योंकि कुछ schools में वो EWS-heavy section होती है)। Class 6A से 6D सब → 'Class 6 Standard'। Class 11 Science → 'Class 11 Science Stream Standard'; Class 11 Commerce → 'Class 11 Commerce Stream Standard'।
Mapping dialog /student-fee/fee-groups?tab=mappings से open होता है। दो dropdowns dikhata है: grade level से grouped class picker (Class 1 → 1A, 1B, 1C; Class 2 → 2A, 2B; ...) जो अभी mapping वाली classes filter out करता है (तो duplicates visually impossible), और एक fee group picker जो हर group को parent fee structure name और total amount के साथ dikhata है। Save — mapping live है। Mapped class में नए admissions automatically group का structure, installments और discount stack day one से inherit करते हैं। Mapping list view पूरे school का class → group resolution एक screen में dikhata है, नए academic session setup मिनटों में करने के लिए batch-assign helpers के साथ।
“Pehle har naye session pe poori fee Excel sheet copy karke amounts update karte the. Fourteen classes, sixteen heads, char installments — ek mistake yahaan, sab gadbad. Ab Inkwelly mein hum 2025-26 ke fee structures clone karte hain ek-click se, amounts 8% se increase karte hain, installment dates shift karte hain — done in 90 minutes. Saturday raat ka kaam ab Tuesday lunch break ka kaam hai.”
असली fee-structure setup playbooks
Real Indian schools से जो Inkwelly migrate हुए, उनसे पाँच worked examples:
1. CBSE day school (Class 1-12, ~600 students), Indore. 12 fee structures — एक per class, Class 11 और 12 Science / Commerce / Humanities streams में split (तो 14 total)। सब QUARTERLY cycle, MONTH_BASED proration पर। Total amounts: Class 1 ₹23,500, Class 5 ₹29,800, Class 8 ₹34,200, Class 10 ₹38,500, Class 12 (Science) ₹45,200। एक Fee Group per structure ('Standard', default mark) plus Class 3 से हर एक पर 'Sibling Discount' group। 24 fee groups total। 36 class mappings (average 3 sections per class)। Setup time: 4 hours initial setup; अगले sessions cloning से 90 minutes।
2. ICSE residential school (Class 6-12, ~250 boarders), Dehradun. 7 fee structures — एक per class। ANNUAL cycle, school के three-term calendar के साथ aligned TERM_BASED proration। Per-class total amounts में heavy facility heads include: Class 8 ₹1,85,000 (Tuition + Boarding + Mess + Laundry + Activities)। हर structure पर तीन fee groups: 'Standard', 'Day Scholar' (Boarding excluded), 'Sibling Discount'। 21 fee groups। 7 class mappings (residential के लिए single section per class)। Setup time: 6 hours, bursar के साथ term-based proration nuances पर 90-min call सहित।
3. State Board low-fee private school (Class 1-8, ~400 students), Bahraich, UP. 8 fee structures, एक per class। ANNUAL cycle, NONE proration (school policy: join date चाहे जो हो, full year fees)। Total amounts: ₹4,500 से ₹7,200। हर structure पर सिर्फ एक fee group ('Standard')। RTE 25% students structure level पर separate 'RTE Waiver' fee group से handle, full Tuition / Lab / Library waiver के साथ। 8 + 1 = 9 fee groups। 16 class mappings। Setup time: 45 minutes।
4. International school (Pre-K to Grade 12, ~700 students, IB + Cambridge IGCSE), Bangalore. 14 fee structures, एक per grade level। Pre-K और Primary के लिए MONTHLY cycle (parents EMI prefer करते हैं), Middle और Senior के लिए QUARTERLY। सब पर DAY_BASED proration। Total amounts: ₹1,80,000 (Pre-K) से ₹4,50,000 (Grade 12 IB)। हर structure पर पाँच fee groups: 'Standard', 'Sibling Discount', 'Staff Ward', 'NRI Premium' (Transport included), 'Boarding Senior'। 70 fee groups। 28 class mappings। Setup time: 12 hours दो days में, school CFO और 2 admissions officers के साथ।
5. Madrasa / minority institution (Class 1-10, ~180 students), Hyderabad. 4 fee structures — Class 1-3, Class 4-7, Class 8-10, Hifz Programme। ANNUAL cycle, MONTH_BASED proration। Total amounts: ₹2,800 से ₹5,600 + Hifz ₹1,200 (wakf board द्वारा subsidised)। 'Applicable categories' field heavy use — MINORITY category इस group में default membership drive करती है। 4 + 4 = 8 fee groups (हर structure per एक default 'Standard' + एक 'Wakf Subsidy')। 12 class mappings। Setup time: 30 minutes।
Fee Structures और Fee Groups पर common operations
- नए academic session bootstrap करें — हर active 2025-26 structure clone, amounts 8% से increase, due dates 365 days शिफ़्ट, save। पूरी fee book 90 minutes में ready।
- Mid-year नई class section add करें — Academic Management में class बनाएँ, Fee Groups खोलें, class → group mapping add करें। नई section 30 seconds में fully fee-aware।
- नए fee head के लिए mid-session restructure करें — जैसे October में Smart Class fee introduce करिए। Relevant Fee Structures edit करें, upcoming installment में line item add करें, save — affected students के लिए invoices regenerate होंगी।
- Session के अंदर class को QUARTERLY से MONTHLY switch करें — MONTHLY cycle पर नई structure बनाएँ, उसके नीचे fee group बनाएँ, class को नए group पर remap करें। Past quarterly receipts intact रहती हैं; future invoices नए cycle follow करती हैं।
- Per class RTE 25% waiver apply करें — हर class structure के नीचे 'RTE Quota' fee group बनाएँ full academic waiver discount stack के साथ; RTE-admitted students की classes को उस group पर remap करें, या individual student assignment के लिए group non-default option की तरह add करें।
- Sibling discount automatically चलाएँ — हर structure पर 'Sibling Discount' fee group बनाएँ school के sibling discount rule के साथ। Admission पर दूसरे/तीसरे siblings को उस group पर move करें — invoices automatically discount reflect करेंगी।
- Multi-stream Class 11/12 plans — Science / Commerce / Humanities के लिए separate Fee Structures बनाएँ, हर एक में relevant Practical Fee, Lab Fee या Stream Fee line items। Sections accordingly map करें।
- Multi-school trust में sister school onboard करें — अपनी existing fee structures को templates mark करें, नए school में clone करें, amounts edit करें। Classes शुरू होने से पहले पूरी fee book ready।
- Mid-session admission proration — student 12 September को Class 6A में join करता है। Mapped fee group की structure proration as configured (international schools के लिए DAY_BASED, CBSE day के लिए MONTH_BASED, कुछ State Board के लिए NONE) चलाती है और सही prorated invoice automatically emit करती है।
- Withdrawal-time refund — student 15 November को Class 8B से withdraw करता है। Refund policy mapped fee group की structure पढ़ती है, हर fee head के
isRefundableflag के हिसाब से refundable amounts compute करती है, और clean refund proposal produce करती है।
30 minutes में अपने school का fee plan live model होता देखें
अपनी existing class-wise fee Excel sheet, अपना पिछले साल का installment schedule, और अपनी sibling/staff discount policy लेकर आइए। Demo में हम आपके fee structures और fee groups Inkwelly के अंदर model करेंगे — call के end तक, आपका 2026-27 fee plan end-to-end configure होगा और bill करने के लिए ready।
Limits, safety और small print
Mid-session structure edit history preserve करती है। अगर students already enrolled हैं और आप Fee Structure के amount या installment dates edit करते हैं, past invoices और receipts पर structure version frozen रहता है — receipts immutable financial records हैं। सिर्फ़ future invoices नए amounts use करती हैं। Audit log हर edit user, timestamp और old/new values के साथ record करता है। ज़्यादातर schools structural edits session-end और नए session start के बीच schedule करते हैं ताकि चीज़ें clean रहें।
isTemplate read-only नहीं है। Structure को template mark करने का मतलब सिर्फ 'this is a clone source' signal है। Template structure fee groups से abhi bhi classes पर assign हो सकता है — ज़्यादातर schools template flag purely documentation की तरह use करते हैं, behavioural switch की तरह नहीं। Clone action ही actual workflow है।
एक default fee group per structure, server-side enforced. Form दूसरा default DEFAULT_RESOURCE_EXISTS से block करता है। Default switch करने के लिए, पहले existing default unmark करें, फिर नए को mark करें। ये March-April की busy admission window में ambiguous 'नई admission कौन से group inherit करेगी?' situations रोकता है।
हर class एक समय पर exactly एक fee group से map होती है। एक class दो fee groups का हिस्सा एक साथ नहीं हो सकती — mapping unique है। Class का fee group switch करने के लिए, existing mapping edit करें (dialog सिर्फ़ fee group change करने देता है, class नहीं)। पुराने group में enrolled past students past invoices पर अपना पुराना structure रखते हैं; नई invoices नए group follow करती हैं।
Delete foreign-key dependency से restricted है। Active fee groups, fee group students या कोई historical invoice वाली Fee Structure delete नहीं हो सकती। Enrolled students वाला Fee Group delete नहीं हो सकता। सही path: inactive mark करें — inactive structures और groups नए admission flows में नहीं आते लेकिन past students को cleanly serve करते रहते हैं।
Multi-currency support. हर Fee Structure अपनी currency रखती है (default INR)। NRI categories के लिए USD या AED fee plans चलाने वाले international schools per structure currency field use करते हैं; INR-paying parents INR plans देखते हैं, foreign-currency-paying parents अपनी preferred currency। Default school currency Fee Settings में set होती है।
Multi-tenant isolation. Multi-school trust का हर school independent fee structure और fee group set चलाता है। School A का 'Class 1 Standard' School B को नहीं दिखता same parent organisation में भी। Templates clone action से schools के across share हो सकती हैं, लेकिन live structures अपने school तक scoped रहती हैं। Trust-level dashboards enrolment counts और revenue school के हिसाब से roll up करते हैं बिना tenancy boundaries cross किए।
DPDP Act 2023 alignment. Fee Structures और Fee Groups खुद में personally identifiable parent या student data नहीं है — सिर्फ़ fee plan metadata। PII तब आता है जब student Student Fee Profile के ज़रिए fee group में enroll होता है और invoices generate होती हैं। सारा Inkwelly data Mumbai region servers पर host, AES-256 से encrypted at rest, और सिर्फ़ Identity & Access Management में configure किए role-based permissions से accessible। Audit log entries हर structure edit, group edit, और class mapping change record करती हैं — user, timestamp और field-level deltas के साथ — fee-plan trail CBSE / ICSE / Income Tax / GST inspections के दौरान defensible रखते हैं।
किस मॉड्यूल का हिस्सा
2 modulesअक्सर पूछे गए सवाल
10 सवालFee Structure और Fee Group में क्या फ़र्क़ है? दोनों क्यों चाहिए?
Fee Structure **master plan** है — ये define करता है cohort कितना total देगा, किस cycle पर, किन installments के साथ, किस proration method पर, और किन classes/categories को apply हो सकता है। Fee Group उस structure के नीचे **named binding** है जो discount-stack variation add करता है: same structure, different discounts। तो Class 1 की एक fee structure ('Class 1 Annual Plan 2026-27' — ₹23,500, Quarterly, Day-Based) हो सकती है लेकिन उसके नीचे चार fee groups ('Standard' — default, no discounts; 'Sibling Discount' — Tuition पर 10% off; 'Staff Ward' — Tuition पर 50% off; 'RTE Quota' — full academic waiver)। Same Class 1 section के different students different groups में enroll हो सकते हैं, different actual amounts pay कर सकते हैं — लेकिन सब same master structure से flow होते हैं और उसका installment schedule और proration rules cleanly inherit करते हैं। दो layers इसलिए क्योंकि discount/exception logic असली है और vary करती है; discounts baked-in के साथ एक fat structure unmanageable होता।
MONTHLY, QUARTERLY, HALF_YEARLY, ANNUAL और ONE_TIME fee cycles में क्या फ़र्क़ है?
ये installment schedule है। **MONTHLY** — 12 installments chosen day per month (international schools jahaan parents EMI prefer करते हैं)। **QUARTERLY** — 4 installments, typically Apr/Jul/Oct/Jan (ज़्यादातर Indian CBSE / State Board day schools में सबसे common)। **HALF_YEARLY** — 2 installments (Apr + Oct), कुछ ICSE schools use करते हैं। **ANNUAL** — 1 installment, session start पर full fee paid (छोटे schools और कुछ residential schools)। **ONE_TIME** — single charge, no recurring schedule — 'Summer Camp Fee 2026' या senior school 'Career Counselling Fee' जैसे one-off plans के लिए। Cycle structure create करते समय default installment scaffolding drive करता है; individual installment dates और amounts आप बाद में customise कर सकते हैं।
Mid-session admission के लिए 'proration method' actually क्या करता है?
ये decide करता है कि Inkwelly उस student के लिए partial-year fee कैसे compute करेगा जो academic session shuru होने के बाद join करता है। **NONE** — proration नहीं; student join date चाहे जो हो, full structure total pay करता है। **DAY_BASED** — fee 365 days से divide होकर actual remaining days से multiply होती है। सबसे precise; international schools और accounting-heavy CBSE schools prefer करते हैं। **MONTH_BASED** — fee 12 months से divide होकर remaining full months से multiply होती है। September में कहीं भी join करने वाला student 7 months pay करता है। CBSE / State Board day schools में common क्योंकि parents को explain करना आसान है। **TERM_BASED** — proration school के defined terms के साथ aligned (typically 3 या 4 terms per session)। Term 2 में join करने वाला student full Term 2, Term 3, Term 4 pay करता है; Term 1 skip। ICSE residential schools और explicit term calendars वाले schools use करते हैं। Choice per-structure, बाद में editable, और सिर्फ़ [chart of accounts](/features/fee-categories-and-fee-heads) में `isProratable = true` वाले fee heads पर apply होती है।
Same class की different sections (1A, 1B, 1C) का different fee plan हो सकता है?
हाँ, different Fee Groups से। Classroom-level mapping Class Mappings tab में होती है — हर section different fee group पर map हो सकती है, underlying structure same हो पर। तो Class 1A और Class 1B दोनों 'Class 1 Standard' (default group, no discounts) पर map, जबकि Class 1C — कुछ schools में EWS-heavy section — 'Class 1 RTE Quota' (full academic waiver group) पर map। या Class 11 की दो streams — 11A (Science) Practical Fee वाली structure पर, 11B (Commerce) बिना Practical Fee वाली structure पर। पर ज़्यादातर schools एक class की सारी sections same group पर रखते हैं; section-level differentiation genuine cohort variation के लिए है, default के लिए नहीं।
Same fee structure multiple classes के लिए use हो सकता है?
हाँ। Structure का `applicableClasses` field multi-select है — अगर field में Class 1, Class 2, Class 3 हैं, तो इनमें से किसी भी class की sections इस structure के नीचे fee groups पर map हो सकती हैं। Field empty छोड़ें तो किसी भी class को allow करेगा (template-style structures अक्सर एसा करती हैं)। Fee Groups tab और Class Mappings tab structure का `applicableClasses` use करके class picker filter करते हैं ताकि आप Class 5 को Class 1 structure पर accidentally ना map करें।
हम different admission categories को different fees charge करते हैं — GENERAL vs OBC vs EWS vs NRI। क्या ये support करता है?
हाँ। Fee Structure पर `applicableCategories` field restrict करती है कि कौन सी admission categories इसे use कर सकती हैं। Categories में GENERAL, OBC, SC, ST, EWS, MINORITY, SPECIAL, INTERNATIONAL, NRI — [Student Information](/modules/student-information) में use होने वाली same set। तो Bangalore का एक school 'Class 6 General/OBC/SC/ST/EWS' के लिए एक structure और 'Class 6 NRI' के लिए separate structure बना सकता है higher amounts और Transport included के साथ। Category-aware structure routing admission के समय होती है जब student की category set होती है।
Mid-session fee structure update करने से (जैसे नए line item add करना या amount change करना) existing students का क्या होता है?
Past invoices और receipts immutable हैं — वो structure का snapshot retain करते हैं जैसा issue date पर था। तो अगर आप October में Class 1 की structure में Smart Class fee ₹1,800 add करते हैं, October से पहले की हर invoice untouched रहती है, और नई fee October के बाद की invoices पर आनी शुरू होती है। Audit log हर structure edit पर — user, timestamp, old/new values रिकॉर्ड करता है। Already-issued installments को affect करने वाले amount edits के लिए, आप [Student Fee module](/modules/student-fee) से उन specific invoices को clear audit trail के साथ explicitly regenerate करते हैं। ज़्यादातर schools structural edits session-end और new-session start के बीच schedule करते हैं ताकि चीज़ें clean रहें।
क्या हम पिछले session की fee structure clone कर सकते हैं? Cloning कैसे काम करती है?
हाँ — हर Fee Structure के list view में Clone action है। Click करें, clone को नाम दें (जैसे 'Class 1 Annual Plan 2026-27'), और Inkwelly सारे line items (fee head, amount, tax) और installments (name, due date, amount) नई structure में copy कर देता है। Clone original का fee cycle, proration method, applicable classes, applicable categories rakhta है — पर isActive = false से start होता है ताकि आप live करने से पहले review और adjust कर सकें। ज़्यादातर schools हर March-end clone करते हैं, amounts पर flat percentage increase करते हैं, installment dates 365 days शिफ़्ट करते हैं, और active toggle करते हैं। 2-3 हफ़्तों का annual fee planning 90-minute review बन जाता है।
हमारी 'Sibling Discount' policy है — दूसरे sibling को Tuition पर 10% off। fee groups के साथ ये कैसे काम करता है?
हर Class structure के नीचे 'Sibling Discount' नाम का fee group बनाएँ, और [Discount Types](/school/dps/delhi/2026-27/student-fee/config/discount-types) में configure किए Sibling Discount discount type attach करें। Admission पर, जब दूसरा/तीसरा sibling enroll होता है, उस student को उसकी class के 'Sibling Discount' fee group पर move करें — Student Fee Profile से manually या [Sibling Discounts](/school/dps/delhi/2026-27/student-fee/config/sibling-discounts) detection rule से automatically। Student की invoices automatically 10% Tuition discount reflect करती हैं; system discount stack में track करता है और हर receipt पर discount line emit करता है। पहला sibling 'Class X Standard' (default group, no discount) में रहता है; दूसरा 'Class X Sibling Discount' group में join करता है।
हमारे school office में Fee Structures और Fee Groups कौन set up करे?
Accounts officer या finance manager, principal के साथ consultation में जो 2026-27 fee book sign off करते हैं। ज़्यादातर setups initial 4-6 hours लेते हैं; अगले sessions cloning से 90 minutes। CBSE / State Board / ICSE day schools (8-12 fee structures) typically एक Saturday सुबह में complete हो जाते हैं। International / IB / Cambridge schools (multi-stream Class 11/12 के साथ 14-20 structures) 1-2 days लेते हैं, अक्सर CFO involve होते हैं। Configure होने के बाद, daily users — admission desk, fee counter, class teacher — कभी इस screen पर नहीं आते सिवाय context के लिए structure देखने के। [Identity & Access Management](/modules/identity-access-management) से role-based access edit rights सिर्फ़ accounts और admin roles तक restrict करता है; teachers को fee plan configuration नहीं दिखता।
आपको ये भी पसंद आ सकता है
5 लेखInkwelly आपके स्कूल पर — खुद देखें
30 मिनट का डेमो। आपके मौजूदा ERP को आपके साथ खोलकर, कॉल पर ही आपका डेटा Inkwelly में लोड करते हैं। कॉल ख़त्म होते-होते एक तय तारीख़ का गो-लाइव प्लान आपके हाथ में।