School का fee chart of accounts जो office actually use करता है।
दो screens जो आगे की हर चीज़ तय कर देती हैं — receipts पर fees कैसे दिखेंगी, invoices में, Tally export में, CBSE/State Board के audit reports में। Categories आपकी fees को Academic, Administrative, Facility और Custom buckets में group करती हैं। Heads असली line items हैं — Tuition, Transport, Lab, GST flags, GL codes, refund और proration rules — हर एक पर वो policy switch जो Indian school accountant को चाहिए।
ज़्यादातर Indian schools आज अपना fee chart of accounts कैसे manage करते हैं
Lucknow के एक CBSE day school की principal Saturday सुबह अपनी accountant की laptop खोलती हैं। सामने fee receipt book है — triplicate carbon, cloth-bound, हाथ से sign की हुई। Accountant पिछले सात sessions से वही Excel sheet चला रही हैं: column A में Adm No, column B में Class, column C से column R तक अठारह fee items — Tuition, Tuition March, Tuition arrears, Comp Lab, Sci Lab, Library, Late Fee, Late Fee 2, Annual, Sports, Picnic, Bus, Generator, Maintenance, Smart Class, Identity Card, Books, Misc। कुछ items थोड़ी अलग spelling में दोबारा हैं। कुछ items सिर्फ Class IX और X के लिए हैं। कुछ items सिर्फ transport users के लिए हैं। Office में किसी को नहीं पता कौन से heads Income Tax Act के तहत tax-exempt हैं, कौन से GST Act 2017 के तहत GST attract करते हैं, और कौन से refundable हैं जब student mid-session withdraw करता है।
September की quarterly review में जब Chartered Accountant आते हैं, तो पहला घंटा इन अठारह Excel columns को उनके अपने Tally Chart of Accounts से map करने में निकल जाता है। 'Smart Class का GL code क्या है — Tuition Income है या Lab Income?' वो पूछती हैं। Accountant को पता नहीं। Principal को पता नहीं। पिछले March की Tally entry में 4100-001 था, December की entry में 4200-007 — अब trial balance में दो heads एक ही चीज़ का मतलब रखते हैं। जब तक उनका audit report sign होता है, तीन दिन data साफ़ करने में निकल जाते हैं, analyse करने में नहीं। और अगला session सिर्फ छह हफ़्ते दूर है।
ये हर Indian school के fee-related fire के पीछे का असली upstream problem है। School का fee chart of accounts एक screen नहीं — backbone है। Session के शुरू में categories और heads सही set कर लीजिए और हर receipt, हर invoice, हर late fee, हर refund, हर WhatsApp reminder, हर CBSE 14B audit response, हर Tally export, हर parent ledger, हर annual income statement अपने आप जगह पर आ जाता है। गलत set किया तो हर downstream module — collections, Razorpay reconciliation, scholarships, RTE quota, sibling discounts, EWS waivers — confusion का tax भरता है।
Inkwelly Fee Categories और Fee Heads कैसे काम करते हैं
Inkwelly fee chart of accounts को दो screens में बाँटता है जो आप academic session के शुरू में एक बार setup करते हैं: Fee Categories (/student-fee/config/fee-categories) और Fee Heads (/student-fee/config/fee-heads)। Categories parent buckets हैं — Academic, Administrative, Facility, Miscellaneous, और एक Custom slot school-specific groupings के लिए जैसे Boarding या Summer Camp। Fee Heads हर bucket के अंदर individual line items हैं — Academic के अंदर Tuition Fee, Facility के अंदर Transport Fee, Administrative के अंदर Identity Card, Miscellaneous के अंदर Annual Picnic।
हर fee head सात configuration switches लेकर चलता है जो उसका behaviour हर downstream जगह तय करते हैं: fee type (One Time vs Recurring), proratable (yes अगर mid-session admission को सिर्फ़ बचे हुए months देने हों), refundable (Tuition के लिए yes, one-time Admission Fee के लिए no), taxable (Tuition जैसे educational heads के लिए off, GST Notification 12/2017 के तहत; non-school passengers को transport / hostel के लिए on), tax percentage (0-100, जब taxable on हो — आमतौर पर transport के लिए 18%), GL account code (आपके Tally / Zoho Books head, जैसे Tuition Income के लिए 4100-001), और display order (कौन सा head receipts और parent invoices पर पहले दिखेगा)। Form name length (3-100 chars) validate करता है, GL code limit (50 chars) enforce करता है, और school में duplicates रोकता है।
एक बार categories और heads save हो जाएँ, हर दूसरी Student Fee screen इसी configuration से पढ़ती है। Fee structures list से heads pick करके amounts assign करते हैं। Receipts line items को category से group करती हैं। Invoices हर head की GST breakdown करती हैं। Tally export हर entry पर GL code भेजता है। Late fee rules heads से attach होते हैं। Refund policies withdrawal refund allow करने से पहले isRefundable flag check करती हैं। Chart of accounts एक बार set होता है; school office बाक़ी साल इसी से चलता है।
इन दो screens पर आप क्या configure करते हैं
- पाँच built-in category types — ACADEMIC, ADMINISTRATIVE, FACILITY, MISCELLANEOUS और CUSTOM — जो हर Indian day, residential या international school की हर fee को cover करते हैं।
- Unlimited custom fee heads — name (3-100 chars), description, और active categories के dropdown से parent category।
- हर head पर fee type — One Time (Admission, Registration, Annual Picnic) vs Recurring (Tuition, Transport, Library) — तय करता है head आपके monthly / quarterly / annual fee cycles में कैसे आएगा।
- Proration on/off — जब ON, mid-session admissions सिर्फ़ बचे हुए months देते हैं; जब OFF (जैसे Admission Fee, Annual Day), join date चाहे जो हो, full charge लगता है।
- Refundable on/off — जब ON, head student withdrawal पर refund के लिए eligible है; जब OFF (Admission, Identity Card), refund policies उसे automatically skip करती हैं।
- Taxable on/off + tax percentage — ज़्यादातर Indian school tuition Notification 12/2017 के तहत GST-exempt है, लेकिन Transport, non-school users के लिए Hostel और कुछ auxiliary services 18% GST attract करती हैं। Toggle taxable, percentage (0.00 - 100.00) डालिए, और Inkwelly हर invoice पर line by line tax compute करता है।
- GL Account Code — इस head का Tally, Zoho Books, QuickBooks या in-house ledger code (max 50 chars, जैसे
4100-001,4200-007)। Manual remap के बिना clean accounting exports drive करता है। - Display order — छोटे numbers पहले दिखते हैं receipts, invoices और parent ledgers पर। Tuition को Transport के ऊपर, Annual Day से ऊपर रखने में help करता है — जिस order में parents पढ़ना expect करते हैं।
- Active / Inactive toggle — session-end पर head disable करें history खोए बिना; अगले session enable कर दें ज़रूरत हो तो। Inactive heads नए fee structures में नहीं आते लेकिन past receipts और audit log में दिखते रहते हैं।
Walkthrough — तीन screens, end to end
Fee Categories — हर Indian school को चाहिए ये पाँच buckets
Categories screen पर पाँच fixed types हैं जो Indian school accountants के सोचने के तरीक़े से cleanly match करते हैं। ACADEMIC में Tuition, Computer Lab, Science Lab, Library, Examination, Smart Class — वो heads जो असल में teaching fund करते हैं। ADMINISTRATIVE में Admission, Registration, Identity Card, Stationery — office overhead। FACILITY में Transport, Hostel, Mess, Generator, Smart Board Maintenance — physical infrastructure। MISCELLANEOUS में Picnic, Sports Day, Annual Function, Field Trip — variable, occasion-driven heads। CUSTOM open slot है school-specific groupings के लिए — Pune के IB school के लिए Summer Camp Fees, Dehradun के residential school के लिए Boarding Charges, Hyderabad के minority institution के लिए Religious Studies Fund।
हर category का अपना display order, active toggle और free-text description है। यहाँ जो order set करेंगे वो fee structures में, parent invoices पर, और Tally export grouping में categories के दिखने का order तय करता है। ज़्यादातर schools यही order use करते हैं: Academic → Administrative → Facility → Miscellaneous → Custom — जैसे Indian parents अपने बच्चे की fee receipt ऊपर से नीचे पढ़ते हैं।
Fee Heads — वो line items जो हर receipt पर print होते हैं
Fee Heads पर रोज़ का काम होता है। हर head एक parent category के अंदर बैठता है और सात policy switches लेकर चलता है जो हर downstream fee module drive करते हैं। Fee type primary cut है — ONE_TIME (session में एक बार charge — Admission Fee, Annual Picnic) या RECURRING (हर fee cycle में charge — Tuition, Transport)। Fee type की choice तय करती है कि आपके monthly, quarterly, half-yearly या annual fee structure में head एक single charge की तरह आएगा या per-installment amount की तरह।
बाकी चार switches school की accounting policy encode करते हैं: Proratable (mid-session admission सिर्फ़ बचे months देता है — Tuition, Transport के लिए typical; Admission, Identity Card के लिए off)। Refundable (withdrawal पर refund — unused Tuition के लिए typical; Admission, Books के लिए off)। Taxable (GST applies — Notification 12/2017 के तहत tuition पर off, transport, outsiders के hostel, कुछ auxiliary services पर on)। GL Account Code (आपके accounting system का ledger code, max 50 chars)। यहाँ encode किए decisions हर invoice, receipt, refund, late-fee calculation और accounting export में propagate होते हैं — एक बार सही encode करिए, ज़रूरत हो तो CA को room में रखकर।
Indian school की reality के लिए बने GST flags
ज़्यादातर school fees GST Notification 12/2017 — Central Tax (Rate) के तहत GST-exempt हैं, जो 'educational institution द्वारा अपने students, faculty और staff को दी गई services' को exempt करता है। तो Tuition, Lab, Library, Examination, Identity Card और ज़्यादातर academic heads पर isTaxable OFF रहता है। लेकिन वही notification specific cases को carve out करता है — Transport non-school passengers को, Hostel और Mess non-school users को, Auxiliary services जैसे outsiders को sports facility rental, और कोई भी Sale of goods (uniforms, stationery, books bought-and-resold) — जो 18% GST attract करते हैं।
Inkwelly इसे सीधे Fee Head form के अंदर handle करता है। Taxable ON करिए, percentage डालिए (आमतौर पर transport / hostel / auxiliary के लिए 18.00; specific goods के लिए 12.00 या 5.00), और उस head के लिए generated हर invoice line में base amount + tax amount + total amount automatically split हो जाता है। Tally export tax breakup ले जाता है। GST return (GSTR-1) reconciliation Student Fee module से एक single export बन जाता है, Saturday रात की manual exercise नहीं। GST registered schools clean ITC trails पाते हैं; registration threshold से नीचे के schools toggle off रखकर पूरी तरह exempt operate करते हैं।
Refundable, proratable, और GL code जो सब कुछ Tally से जोड़ देता है
Refundable flag student withdrawal पर behaviour control करता है। जब Class 6 का एक student November 15 को withdraw करता है, refund policy उस student के fee structure के हर head पर iterate करती है। हर head के लिए वो isRefundable पढ़ती है — refundable Tuition pro-rata refund trigger करता है unused months का; non-refundable Admission Fee silently skip हो जाता है; non-refundable Identity Card silently skip हो जाता है। School office को clean refund proposal दिखता है line-by-line eligibility के साथ, manual checking ज़रूरी नहीं।
Proratable flag joining end पर वैसे ही काम करता है। जब नया admission September में join करता है, April की जगह — mid-session, Inkwelly हर head का isProratable check करता है। Tuition proratable है — सिर्फ़ Sep से March charge करिए। Annual Picnic भी proratable है अगर अभी होना बाक़ी है। Admission Fee proratable नहीं — full amount charge, joining date matter नहीं करती। नए student की पहली invoice सही compute होती है office में किसी को maths किए बिना।
GL Account Code आपके accounting system का bridge है। ज़्यादातर CBSE / State Board schools statutory accounting के लिए parallel में Tally Prime या Zoho Books चलाते हैं; कुछ बड़े schools QuickBooks या in-house ledgers। GL code field कोई भी 50-character string accept करती है — 4100-001, Tuition Income, INC-TUI, school-tuition-academic — जो आपके CA use करते हैं। Inkwelly कोई code structure impose नहीं करता; आपका store करता है और हर export पर वही emit करता है ताकि trial balance बिना manual remap के line up हो जाए।
“Pehle har session start mein hum Excel sheet copy-paste karte the. Fee heads alag-alag spelling mein bante the — 'Tuition' ek sheet mein, 'Tuition Fee' doosri mein, 'Tut Fee' teesri mein. CA ki audit week se pehle do din lagte the data clean karne mein. Ab Inkwelly Fee Heads ek baar set kiye April mein, 22 heads, har ek pe GL code aur GST flag — saal bhar ek bhi mismatch nahi aaya. CA ko Tally trial balance mein ek-ek line milti hai, sign-off pehle hi din ho jaata hai.”
Indian schools के असली setup playbooks
Real school migrations से पाँच worked examples:
1. CBSE day school (8 classes, ~600 students), Lucknow. Categories: Academic (Tuition, Computer Lab, Science Lab, Library, Examination, Smart Class), Administrative (Admission, Registration, Identity Card), Facility (Transport, Generator), Miscellaneous (Annual Function, Sports Day, Picnic)। 14 fee heads। Tuition / Library / Computer Lab / Science Lab / Smart Class पर isTaxable OFF (educational exemption)। Transport पर isTaxable ON 18% पर। हर recurring head पर isProratable ON। Admission, Identity Card, Picnic पर isRefundable OFF। GL codes school के मौजूदा Tally chart of accounts से map (4100 series for income)। Setup time: accountant के साथ 35 minutes, एक screen खुली, एक cup चाय।
2. ICSE residential school (Class 6-12, ~250 boarders), Dehradun. Categories: Academic, Administrative, Facility (heavy use — Boarding, Mess, Laundry, Medical), Miscellaneous, Custom (Adventure Club, Music Society)। 28 fee heads। Parents के लिए Mess Fee GST-exempt; outside-faculty को occasionally charge किया Mess Fee 5% पर taxable। Boarding Fee mid-session admissions के लिए proratable। Music Society refundable=OFF (yearly subscription)। Setup time: 2 hours, उनके CA के साथ hostel GST treatment पर 30-min call सहित।
3. State Board low-fee private school (Class 1-8, ~400 students), Bahraich, UP. Categories: Academic, Administrative, Miscellaneous। सिर्फ़ 8 fee heads। School GST registration threshold से नीचे (turnover ₹20 lakh से कम) — हर head पर isTaxable OFF, GST screens use नहीं हुई। RTE quota students इन heads में से कुछ नहीं देते — separately RTE module में handle। GL codes school के Tally Silver chart से matching plain text। Setup time: 18 minutes।
4. International school (Pre-K to Grade 12, ~700 students, IB + Cambridge IGCSE), Bangalore. Categories: Academic (Tuition, Tech Fee, Lab, Library), Administrative (Admission, Registration, Application), Facility (Transport, Cafeteria), Miscellaneous (Field Trips, House Activities), Custom (senior school के लिए Boarding, Music & Drama)। 32 fee heads। Multiple currency exposure — fee structures INR use करते हैं लेकिन heads standard GL codes रखते हैं। Non-citizen students (NRI category) के लिए Transport fee structures में अलग treat हुआ। Setup time: 4 hours, दो sittings, school CFO और external CA दोनों call पर।
5. Madrasa / minority institution (Class 1-10, ~180 students), Hyderabad. Categories: Academic, Administrative, Custom (Religious Studies Fund, Quran Hifz Programme)। 11 fee heads। Religious Studies Fund refundable=OFF, taxable=OFF। Inkwelly की CUSTOM category school-specific heads cleanly handle किए बिना उन्हें Academic या Miscellaneous में force किए। Setup time: 25 minutes।
Clean fee chart of accounts से जो operations निकलते हैं
- Parent receipts generate करिए जो line items को category से group करें — Academic ऊपर, Administrative नीचे, Facility उससे नीचे, Miscellaneous सबसे नीचे — जैसे Indian parents school fee receipt पढ़ने की उम्मीद करते हैं।
- Tally / Zoho Books / QuickBooks में export करिए हर line पर GL code embedded; September quarterly review या March year-end close पर manual remap नहीं।
- Student Fee module से GSTR-1 file करिए — taxable heads (Transport, auxiliary services) सही rate के साथ automatically populate; exempt heads return से बाहर रहते हैं।
- Mid-session admission proration चलाइए हर head पर सिर्फ़
isProratableflag check करके — कोई spreadsheet calculation नहीं, कोई human error नहीं। - Withdrawal refunds चलाइए
isRefundableflag से; non-refundable heads (Admission, Identity Card) automatically skip, school office को clean refund proposal दिखती है। - Fee structures बनाइए pre-defined list से heads pick करके — Tuition Class 1, Transport Route A, Computer Lab — names retype किए बिना, duplicates का risk नहीं।
- Late fee rules configure करिए जो specific heads से attach हों (Tuition पर late charges 2% per month; Annual Picnic पर late flat ₹100) — सिर्फ़ इसलिए possible क्योंकि heads clearly identified हैं।
- Chart of accounts audit करिए CBSE renewal, ICSE inspection, या State Board affiliation review से पहले — categories + heads + GL codes inspector के लिए one-page document के तौर पर print करिए।
- Seasonal heads disable करिए — Annual Picnic 2025-26 April-November में active, फिर December से deactivated history खोए बिना; अगले session re-activate।
- नए academic session में migrate करिए categories और heads को clone करके (zero edits) या selectively retired heads deactivate करके और नए add करके।
Live, 30 minutes में अपना fee chart of accounts setup करिए
अपनी मौजूदा fee Excel sheet, अपना Tally chart of accounts, और एक fee receipt लेकर आइए। Demo में हम आपके school के fee categories और heads Inkwelly पर rebuild करेंगे — call ख़त्म होने तक आपका chart of accounts तैयार होगा [fee structures](/features/fee-structures-and-fee-groups), receipts और GST returns drive करने के लिए।
Limits, safety और small print
एक बार set, साल भर चलता है — पर सब कुछ editable है। Categories और heads session-start setup के लिए design हुए हैं, daily task के लिए नहीं। फिर भी हर head का हर field कभी भी edit हो सकता है। Tuition Fee का GL code mid-session edit करिए और बदलाव सिर्फ़ नई invoices और exports पर apply होगा; historical receipts अपने snapshot में पुराना GL code retain करते हैं, by design — receipts immutable financial records हैं।
पाँच built-in category types fixed हैं; fee head names नहीं। ACADEMIC, ADMINISTRATIVE, FACILITY, MISCELLANEOUS और CUSTOM rename या extend नहीं हो सकते — ये backend enum से map होते हैं जो reports और exports use करते हैं। लेकिन आप किसी भी category के अंदर unlimited fee heads बना सकते हैं, और हर head का name, description, policy fully editable है। CUSTOM category school-specific groupings के लिए slot है जो चार standard buckets में नहीं fit होते।
Validation save time पर enforce होता है। Name 3-100 characters, GL Account Code max 50 characters, tax percentage 0-100, display order numeric। Category के अंदर duplicate names clean error से block होते हैं (A fee head with this name already exists)। Frontend dialog और backend API दोनों validate करते हैं — malformed head slip करने का रास्ता नहीं।
Inactive heads history में visible, नई structures में hidden रहते हैं। Head को inactive करिए और वो नए fee structures, नए fee groups, head dropdown में नहीं आता। पर हर past receipt, invoice, fee group और audit log entry जो उसे reference करती थी उसे ठीक वैसा ही display करती रहती है — financial history verbatim preserve रहती है, chart of accounts evolve होने पर भी।
Delete foreign-key dependency से restricted है। एक fee head जिसकी active fee-structure-item links हैं, UI से delete नहीं हो सकता — financial integrity protect करने के लिए API call को block करता है। Unwanted head हटाने का सही action: deactivate; deletion सिर्फ़ उन heads के लिए reserved है जो ग़लती से बने और कभी fee structure या invoice में use नहीं हुए।
Multi-currency, multi-school ready। Multi-school trust का हर school independent chart of accounts चलाता है। School A का Tuition Fee head School B को नहीं दिखता एक ही parent organisation में भी — multi-tenant isolation server-side enforce होता है। हर school अपनी currency Fee Settings में choose कर सकता है, और GL codes per-school strings हैं, तो trust में consolidated trial balance चलाने वाले CA को clean per-school sub-ledgers मिलते हैं।
DPDP Act 2023 compliance. Chart of accounts में personally identifiable parent या student data नहीं है — सिर्फ़ category और head metadata। PII तब आता है जब fee heads specific student fee profiles से fee structures और invoices के अंदर link होते हैं। सारा Inkwelly data India (Mumbai region) में host, AES-256 से encrypted at rest, और सिर्फ़ Identity & Access Management में configure किए role-based permissions से accessible। Audit log entries हर category और head change record करती हैं user, timestamp और old/new field values के साथ।
किस मॉड्यूल का हिस्सा
2 modulesअक्सर पूछे गए सवाल
9 सवालक्या मैं पाँच built-in category types से बाहर अपना fee category type add कर सकता हूँ?
CUSTOM category type use करिए। पाँच built-in types — ACADEMIC, ADMINISTRATIVE, FACILITY, MISCELLANEOUS, CUSTOM — fixed हैं क्योंकि reports और exports इन्हीं से key off करते हैं। CUSTOM exactly school-specific groupings के लिए है जो चार standard buckets में नहीं fit होते — residential schools के लिए Boarding, minority institutions के लिए Religious Studies Fund, IB / IGCSE schools के लिए Summer Camp, Doon / Mayo style residential schools के लिए House Activities। आप CUSTOM के अंदर unlimited custom-categorised heads बना सकते हैं।
हमारी ज़्यादातर school fees GST-exempt हैं — क्या फिर भी tax flags भरने ज़रूरी हैं?
नहीं। अगर आपका school पूरी तरह [GST Notification 12/2017](https://cbic-gst.gov.in/) के तहत operate करता है — जो आपके अपने students को educational services exempt करता है — तो हर head पर isTaxable OFF रखिए। isTaxable off होने पर form tax percentage नहीं माँगता। isTaxable ON सिर्फ़ उन specific heads के लिए toggle करिए जहाँ GST genuinely applies — non-school passengers को Transport, non-school users को Hostel/Mess, uniforms या books जैसे goods की sale, या outsiders को charge की कोई auxiliary service। आपके CA confirm करेंगे आपके कौन से heads किस category में आते हैं।
GL Account Code field क्या है — क्या Inkwelly कोई coding structure impose करता है?
ये free-text field है up to 50 characters, जो हर fee head को आपके school के Tally, Zoho Books, QuickBooks या in-house accounting ledger से map करता है। हम कोई structure impose नहीं करते — `4100-001`, `Tuition Income`, `INC-TUI`, `school-tuition-academic` सब valid हैं। आपके CA जो already use करते हैं, यहाँ store करिए, और Inkwelly हर fee export पर वही code emit करता है। School का trial balance manual remap के बिना line up हो जाता है। Empty छोड़ दीजिए अगर आप अभी parallel statutory accounting नहीं चलाते — fees फिर भी काम करेंगी।
अगर मैं mid-session एक fee head का name या GL code edit करूँ तो past receipts का क्या होगा?
Past receipts और invoices immutable financial records हैं — वो head का snapshot retain करती हैं जैसा issue date पर था। तो अगर आप October में Tuition Fee का GL code `4100-001` से `4100-002` edit करते हैं, तो October से पहले की हर receipt अभी भी `4100-001` दिखाएगी, October के बाद की हर receipt `4100-002` दिखाएगी। Audit log बदलाव user, timestamp और old/new values के साथ record करता है, तो CBSE / Income Tax / GST audit के दौरान financial trail defensible रहता है। नई fee structures और नई invoices latest configuration use करती हैं।
क्या मैं एक बार setup के बाद fee category या fee head delete कर सकता हूँ?
बिना dependent records (कोई fee structures नहीं, कोई invoices नहीं, कोई receipts कभी issue नहीं) वाली categories और heads directly delete हो सकती हैं। जो categories या heads कभी fee structure, invoice या receipt में use हुई हैं, वो hard-delete नहीं हो सकतीं — Inkwelly financial integrity protect करने के लिए API call block करता है। सही action: head को Inactive mark करिए — वो नए fee structures और dropdowns में नहीं आती, लेकिन सारी past history intact और queryable रहती है। ज़्यादातर schools heads delete नहीं करते — वो chart of accounts सालों में accumulate करते हैं और active toggle से heads retire करते हैं।
Mid-session admissions के लिए proration actually कैसे काम करता है?
जब आप isProratable ON वाला fee head बनाते हैं और head एक [Recurring fee cycle](/features/fee-structures-and-fee-groups) (Monthly, Quarterly, Half-Yearly, Annual) पर fee structure का part है, तो April की जगह September में join करने वाली admission सिर्फ़ September से March के months देती है — exact computation [fee structure](/features/fee-structures-and-fee-groups) पर chosen proration method (DAY_BASED, MONTH_BASED, TERM_BASED) तय करता है। isProratable OFF वाले heads (Admission Fee, Identity Card, Annual Picnic) joining date चाहे जो हो, full amount charge करते हैं। Inkwelly दोनों halves automatically compute करता है — school office को नए student की पहली invoice already correctly split हुई दिखती है।
क्या अलग classes का अलग Tuition Fee amount हो सकता है पर same fee head share करें?
हाँ — यही पूरा design है। Tuition Fee आपके chart of accounts में एक head है। Class 1 कितना देगी vs Class 12 कितना देगी ये [fee structure](/features/fee-structures-and-fee-groups) के अंदर set होता है, fee head पर नहीं। तो आपके पास एक Tuition Fee head, आठ fee structures (एक per class या grade band), हर एक का अलग Tuition amount। Chart of accounts clean रहता है; per-class differentiation एक layer नीचे रहती है।
क्या ये chart of accounts RTE / scholarship modules से integrate होता है?
हाँ। isRefundable / isTaxable / isProratable mark किए heads सीधे [scholarship](/school/dps/delhi/2026-27/student-fee/scholarships), [RTE quota](/school/dps/delhi/2026-27/student-fee/rte) और waiver workflows में feed होते हैं। [Right to Education Act 2009](https://en.wikipedia.org/wiki/Right_of_Children_to_Free_and_Compulsory_Education_Act,_2009) के तहत RTE 25% quota students के सारे academic heads (Tuition, Lab, Library) automatically waive होते हैं; non-refundable, non-academic heads (Books, Identity Card, Sports) आपके school की RTE policy follow करते हैं। Discounts, scholarships, EWS waivers सब वही chart of accounts पढ़ते हैं — कोई parallel definitions नहीं।
हमारे school office में chart of accounts कौन set up करे?
Accountant या accounts officer, ideally school के Chartered Accountant के साथ call पर GST और GL code questions के लिए। ज़्यादातर setups Indian day school (8-15 fee heads) के लिए 30-90 minutes लेते हैं; residential / international school (25-35 heads) के लिए 2-4 hours। एक बार set होने के बाद, daily users — admission desk, fee counter, principal — कभी इस screen पर नहीं आते जब तक नया head add नहीं करना। [Identity & Access Management](/modules/identity-access-management) से role-based access edit rights सिर्फ़ accounts और admin roles तक restrict करता है; teachers और class teachers को Configuration menu नहीं दिखता।
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30 मिनट का डेमो। आपके मौजूदा ERP को आपके साथ खोलकर, कॉल पर ही आपका डेटा Inkwelly में लोड करते हैं। कॉल ख़त्म होते-होते एक तय तारीख़ का गो-लाइव प्लान आपके हाथ में।