हर fee invoice, tracked। Issued, paid, partial, overdue।
School के हर student के लिए live invoice register — fee structures से auto-generated, DRAFT, ISSUED, PARTIALLY_PAID, PAID, OVERDUE और CANCELLED तक status-tracked, class, fee group, invoice date, due date और outstanding balance से filterable। School ने क्या bill किया, क्या collect हुआ और क्या अभी भी chase होना है — एक single source of truth।
ज़्यादातर Indian schools आज fee invoices कैसे track करते हैं
Kanpur के एक CBSE day school की accountant सुबह अपनी Excel खोलती है: column A admission number, column B student name, columns C से R तक चौदह fee items per quarter, last तीन columns 'Paid', 'Partial' या 'Pending' mark करते हैं। 11 बजे तक वो 47 rows update कर चुकी है। Friday तक वही Excel तीन different staff ने तीन different machines पर खोली, slightly different versions के साथ। Principal puchtाहै 'Class 6 का quarter collection kitna hua?' — koi 20 minute से kam में jawab nahi de pata।
जब parent walk-in करता है balance dispute करते हुए — 'April में ₹18,000 paid kiya, receipt ₹4,500 kyun bata raha hai?' — accountant के पास fast jawab nahi। Excel को nahi pata kaunsi receipt kaunse installment se mapped hai। Notebook को nahi pata kaunsa fee head unpaid hai। Bank statement bolta hai parent ने paid kiya, par koi payment line ko invoice line se tie nahi kar pata।
Invoices fee tracking की रीढ़ हैं। अगर वो first-class records की तरह exist nahi karte, हर dispute, audit, reconciliation archaeology बन जाती है। Inkwelly का Fee Invoices module invoice ko unit of truth banata hai — एक row per student per installment, real-time status-tracked, receipts, payments, discounts और refunds से data level पर joined।
Inkwelly Fee Invoices कैसे काम करती हैं
Fee Invoices screen /student-fee/invoices पर हर fee invoice list होती है जो school ने current academic session में issue की। हर row एक student-installment combination है: 'Aarav Sharma — Class 6A — Q2 (Jul-Sep) — ₹7,500 — Issued — Due 15 Jul'। Invoices auto-generate होती हैं जब student Fee Group में enroll होता है — system structure का installment schedule पढ़ता है और एक invoice per installment emit करता है, discount stack apply करता है, structure की policy के hisaab से सही dueDate assign करता है।
Filters ऊपर हैं: student name या admission number search, status से filter (FeeInvoiceStatus enum), classId, feeGroupId, invoiceDate window, dueDate window, hasOutstanding=true से सिर्फ़ outstanding invoices dikhayein। Sort: invoice date, due date, amount। List के ऊपर summary cards active invoices, total billed, total collected, total outstanding count करते हैं — status-wise breakdown के साथ — तो principal को daily collection health screen छोड़े बिना दिखती है।
हर invoice clickable है: /student-fee/invoices/[invoiceId] पर drill करें full payment history, discount stack snapshot, linked receipts, underlying installment items, और हर status change के audit log के लिए user और timestamp के साथ। Late, overdue या partially-paid invoices automatically WhatsApp reminder workflow में feed होती हैं अगर Fee Settings में enabled है।
इस screen पर क्या dikhta है
- Class-wise filter — सिर्फ़ Class 6A की invoices, सिर्फ़ Class 11 Science Stream, सिर्फ़ Sibling Discount fee group — auto-totals के साथ। Class teacher की parent meeting prep 90 minutes से 90 second पर आ जाती है।
- Status pills (6 states) — DRAFT, ISSUED, PARTIALLY_PAID, PAID, OVERDUE, CANCELLED। हर transition timestamped और audit-logged।
- Outstanding alerts —
hasOutstanding=truetoggle करें sirf money-still-owed invoices dikhane ke liye; outstanding amount descending sort kareं to biggest dues pehle dikhe। Fee counter staff jaan jata hai aaj kaunse 23 parents call karne hain। - Due-date और invoice-date windows — separate
invoiceDateFrom/ToऔरdueDateFrom/Tofilters — 'invoices issued this April' या 'invoices due in October' एक URL में। - Per-invoice detail page — हर receipt, हर payment line, हर applied discount, हर status change — timeline में user, timestamp, IP के साथ। Parent disputes seconds में resolve होते हैं।
- Bulk operations — multiple invoices select करके bulk-cancel, bulk-export PDF, या bulk-trigger WhatsApp reminders।
- Auto-reconciliation with payments — हर Payment jo invoice पर record होता है
outstandingAmountऔर status real time में update करता है। Daily 'reconciliation' batch job नहीं, books live रहती हैं। - Multi-tenancy और RBAC — multi-school trust का हर school independent invoice register chalata है; staff सिर्फ़ IAM role के hisaab se invoices देखते हैं (class teacher = own section; principal = full school)।
Walkthrough — तीन views, end to end
Fee Structures से auto-generated
Invoices manually create नहीं होतीं। जब student Fee Group में join करता है, system linked Fee Structure का installment schedule पढ़ता है और DRAFT status में एक invoice per installment emit करता है। Cycle के start day पर (या session start, configuration पर depend), वो automatically ISSUED हो जाती हैं और parents को portal पर dikhne लगती हैं। Mid-session admissions structure की proration method के hisaab से prorated invoices पाते हैं। Class transfers, fee group changes, withdrawals automatic recalculation trigger करते हैं unissued future invoices के लिए।
Per-invoice detail — line items + payment history
हर invoice का detail screen /student-fee/invoices/[invoiceId] पर fee head line items dikhata है (Tuition ₹4,500, Computer Lab ₹300, Smart Class ₹450, etc.), issue time का discount stack snapshot, running outstanding balance, और invoice के against record हुए हर Payment की chronological list mode, amount, date और issuing receipt number के साथ। Partial payment land hone par outstanding amount instantly update होता है और status PARTIALLY_PAID flip; fully settled hone par PAID।
OVERDUE detection रोज़ चलता है
Scheduled job रोज़ चलता है और कोई भी invoice ISSUED या PARTIALLY_PAID status में जिसका dueDate < today है OVERDUE flip होता है — timestamped audit log entry के साथ। OVERDUE invoices WhatsApp reminder workflow में feed होती हैं, late-fee accrual rules चलते हैं, और principal के daily dashboard पर surface होती हैं। Parent settle करता है तो status PAID flip होता है और OVERDUE flag clear (audit trail preserved)। Late-fee rules fee heads से attached automatically days-overdue के hisaab से compute और apply होते हैं।
CANCELLED with reason — silently delete नहीं होतीं
Issued invoice hard-delete नहीं हो सकती। Cancel button reason dialog खोलता है (free-text, min 10 chars) और designated admin की confirmation माँगता है। Invoice CANCELLED flip होती है reason, user, timestamp permanently logged; underlying installment-item links audit के लिए intact रहते हैं। Cancelled invoice से associated receipts auto-revoke नहीं होती — Refunds workflow money returns अलग से handle करता है apni approval chain के साथ।
“Pehle har quarter end pe poori Class-wise list manually banate the. Class 6A ki 47 rows, fir Class 6B ki 43 rows, fir 6C… do din lagte the quarter ke collection numbers banane mein. Ab Inkwelly mein principal ko 'Class 6 quarter 2 collected' ek filter pe mil jata hai — actual time 90 second. Audit week mein hum daily 1-page invoice register print karwa lete hain status-wise breakdown ke saath. Inspector bahut khush.”
हर Indian school office जो operations चलाता है
Invoices screen 5 routine operations को hours से minutes में turn करती है:
1. Daily collection close. Day end पर accountant invoiceDateFrom = today, invoiceDateTo = today filter और hasOutstanding = false से आज की fully-paid invoices dekhata है, principal के लिए PDF export करता है। 90 seconds। पुराना तरीक़ा: 45-90 minutes।
2. Class teacher की parent meeting prep. Class 6A की class teacher classId = Class 6A filter करती है, outstanding amount descending sort, top 15 print — yeh wo parents hain jinhe meeting mein nudge karna hai। 60 seconds।
3. Quarterly review with principal. dueDateFrom = current quarter start, dueDateTo = current quarter end filter — summary cards quarter का total billed, total collected, total outstanding dikhate हैं; status pills ISSUED vs PARTIALLY_PAID vs OVERDUE breakdown। 30 seconds।
4. CBSE / ICSE renewal documentation. पूरे active session की invoices PDF export (one click) plus per-class summary। Defensible — हर invoice audit-stamped status timeline रखती है। 5 minutes।
5. Parent dispute resolution. Admission number search, invoice detail खोलें, parent को line items + payment history + receipt links + discount snapshot dikhayein। Dispute spot पर resolve। 60 seconds vs Excel-only school की 30-60 minute archaeology।
Invoices screen पर common operations
- Class 6A overdue invoices filter करें, amount descending sort, top 20 print class teacher की parent meeting के लिए।
- Quarterly status खोलें: हर class का PAID, PARTIALLY_PAID, OVERDUE breakdown auto-totals के साथ।
- Wrongly-issued invoice cancel करें typed reason और admin confirmation के साथ — audit-logged forever।
- किसी भी invoice पर drill करें line items, payment history, receipt links, audit timeline के लिए।
- Bulk-trigger WhatsApp reminders सारे OVERDUE parents को one click में।
- Filtered set CBSE / Income Tax / GST inspections के लिए PDF या CSV export।
- Incoming bank payments specific invoices पर one-click reconcile — status flip, audit trail preserved।
hasOutstanding=trueऔरdueDate < todayinvoices surface करके daily collection call list drive करें।
30 minutes में अपना invoice register live देखें
अपनी existing fee Excel लेकर आइए और हम demo में Inkwelly के अंदर model करेंगे — हर Class, हर fee group, हर installment live invoices की तरह surface होगी status, audit trail और outstanding balance के साथ। Call के end तक आप आज का collection summary एक screen पर देखेंगे।
Limits, safety और small print
Issued invoices immutable financial records हैं। ISSUED invoice के line items, amount या due date edit allowed नहीं। सही action: reason के साथ CANCEL करें और corrected invoice re-issue करें। Audit log दोनों records रखता है।
Cancellation reason माँगती है। Free-text minimum 10 characters; admin role required (IAM में configured)। Invoice CANCELLED flip होती है लेकिन underlying installment items audit trail के लिए queryable रहते हैं।
Status transitions server-enforced हैं। DRAFT → ISSUED → (PARTIALLY_PAID ↔ PAID) → CANCELLED। OVERDUE derived state है — ISSUED या PARTIALLY_PAID with dueDate < today। PAID invoice lock होती है; reason के साथ cancellation ही एक path है, जो money collected हो तो Refunds workflow trigger करती है।
Bulk operations paged हैं। 200+ invoices का bulk-cancel या bulk-PDF export background job की तरह चलता है; user को progress toast दिखता है और download link ready होने पर emerge होता है। Single request office को block नहीं करता।
Multi-tenant isolation. Multi-school trust का हर school independent invoice register chalata है। School A की invoices School B को नहीं दिखतीं। Trust-level dashboards school के hisaab से revenue analysis roll up करते हैं।
DPDP Act 2023 alignment. Invoice records student PII (name, admission number, fee amounts) रखते हैं। Mumbai-region servers पर AES-256 से encrypted at rest, सिर्फ़ IAM-controlled roles से accessible। Audit log हर status change, view, edit, cancellation, bulk export user, timestamp, IP के साथ record करता है। CBSE / Income Tax / GST inspections का जवाब एक audit export से।
किस मॉड्यूल का हिस्सा
2 modulesअक्सर पूछे गए सवाल
9 सवालFee invoices कैसे generate होती हैं — manually create करनी पड़ती हैं?
नहीं। जब student [Fee Group](/features/fee-structures-and-fee-groups) में enroll होता है, Inkwelly linked Fee Structure का installment schedule पढ़ता है और DRAFT status में एक invoice per installment auto-generate करता है। Cycle के start day पर (typically session start) ISSUED automatically flip होती हैं और parent portal पर visible हो जाती हैं। School office invoices manually type नहीं करती जब तक one-off charge ना हो — standard flow: admission → fee group assignment → invoices auto-flow।
Parent partial payment करे तो क्या होता है?
Invoice का `outstandingAmount` घटता है और status ISSUED से PARTIALLY_PAID flip होता है। Full payment history (mode, amount, date, receipt number) invoice detail page पर chronological order में दिखती है। Parent balance settle करता है तो status PAID flip होता है और invoice lock। हर transition user, timestamp और IP के साथ audit-logged।
OVERDUE invoices कैसे काम करती हैं?
Scheduled job रोज़ चलता है। ISSUED या PARTIALLY_PAID with `dueDate < today` invoice OVERDUE flip होती है और logged। OVERDUE invoices automatically [WhatsApp reminder workflow](/modules/student-fee) feed करती हैं, fee heads से attached late-fee rules के hisaab से late fees accrue होते हैं, principal के daily dashboard पर surface होती हैं। Parent pay करता है तो status PAID flip और OVERDUE flag clear (audit trail के साथ)।
G़लती से issued invoice cancel कर सकते हैं?
हाँ — invoice list या detail page से Cancel click करें। Dialog reason (free-text, min 10 chars) और designated admin की confirmation माँगता है। Invoice CANCELLED flip होती है reason, user, timestamp logged forever। Underlying installment items audit के लिए intact रहते हैं। अगर invoice पर पहले ही money collected हो तो [Refunds](/features/fee-refunds) workflow return handle करता है — cancellation alone refund नहीं करती।
Class 6A की सिर्फ़ overdue invoices filter कैसे करें?
`/student-fee/invoices` खोलें, Class filter Class 6A पर, Status filter OVERDUE पर, outstanding amount descending sort। List exactly वो dikhati है जो class teacher को parent meeting के लिए चाहिए। URL shareable है और filter state persist होता है। `hasOutstanding=true` add करके already-paid edge cases drop करें।
Invoices receipts और payments से data level पर linked हैं?
हाँ। हर Payment जो invoice के against record होता है invoice का `outstandingAmount` और `status` instantly update करता है। हर issued [Receipt](/features/fee-receipts) source-invoice link रखती है और invoice के detail page पर dikhati है। Chain है: Fee Structure → Invoice → Payment(s) → Receipt(s)। हर link auditable और issue होने के बाद immutable।
Different staff role के hisaab से different invoices देख सकते हैं?
हाँ। [IAM role permissions](/modules/identity-access-management) visibility decide करती हैं। Class teacher सिर्फ़ अपनी section की invoices देखती है; accounts officer full school; principal full school plus trust-level rollups (multi-school trusts में)। Fee counter staff full school देखता है लेकिन cancellation rights admin role तक restricted।
हर invoice action का audit trail है?
हाँ — हर creation, status transition, payment recording, partial-payment flip, OVERDUE flag, cancellation, reason update, bulk export user, timestamp, IP address के साथ logged। Audit log invoice detail page या school admin panel से PDF या CSV में export होता है — CBSE renewal, Income Tax inspection, GST audit, parent-committee dispute resolution के लिए useful।
Invoice data कहाँ hosted है? Secure है?
सारा Inkwelly data Mumbai-region servers पर host, AES-256 से at rest encrypted, TLS 1.3 के साथ [IAM](/modules/identity-access-management) में configure किए role-based permissions से accessible। Multi-tenant isolation guarantee करती है कि एक school की invoices same trust में दूसरे school को invisible रहती हैं। DPDP Act 2023 alignment minor PII processing के लिए parental consent और Income Tax Act के hisaab से audit-trail retention include करता है।
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