Inkwelly में student photo और parent photo कैसे upload करें
School office staff और admission desk के लिए — जब आप नए student को admit कर रहे हैं या पहले से enrolled student का record update कर रहे हैं. Guide के अंत तक Inkwelly में passport-size student photo और parent photo save हो जाएगी, जो ID card, marksheet, और Transfer Certificate पर अपने आप आ जाएगी — अलग से कुछ करने की ज़रूरत नहीं.
Inkwelly में student photo upload करने के लिए Students खोलिए, फिर नए student के लिए Admission या पहले से enrolled student का profile खोलिए, dashed Photo tile पर click कीजिए, JPG, PNG, या WebP file (5 MB तक) upload या pick कीजिए, और Save दबाइए. Parent photo के लिए उसी student के Family tab में जाइए, Add parent दबाइए, और parent details popup के अंदर वही photo picker use कीजिए. दोनों cases में photo आपके school की media library में save हो जाती है और हर जगह reuse होती है — ID card, TC, marksheet, parent app.
आप जो भी student और parent photo upload करते हैं, वह आपके school की Inkwelly media library में save होती है और ID card, marksheet, Transfer Certificate, और parent app पर दोबारा use होती है — यानी photo एक बार upload करते हैं और जहाँ-जहाँ ज़रूरत होती है वहाँ अपने आप आ जाती है. CBSE Bye-Laws Chapter VI के अनुसार हर CBSE-affiliated school को admission register में हर admitted student की passport-size photo रखनी अनिवार्य है, इसलिए admission के time ही सही photo डाल देने से बाद में दोबारा काम करने की ज़रूरत नहीं पड़ती. एक 1,200-student वाला school एक session में 250+ photos upload करता है — fresh admissions और updates मिलाकर — Inkwelly इस तरह बना है कि यह काम routine लगता है, भारी नहीं.
1. Student record खोलिए
नए student के लिए Inkwelly में Students खोलकर Admission पर click कीजिए — admission form खुल जाएगा. पहले से enrolled student के लिए Students खोलिए, admission number, name, या roll number से search कीजिए, और row पर click करके उसका profile खोलिए. दोनों रास्ते एक ही Photo tile पर ले जाते हैं — admission पर यह Student profile card पर दिखती है (form के top पर), और student profile पर यह page के top वाली photo card पर दिखती है.
2. Photo tile या Edit pencil पर click कीजिए
Admission form पर Student profile card के top-left का dashed 100×100 tile click कीजिए — वही tile जिस पर camera icon और Photo · Upload लिखा होता है. पहले से enrolled student पर page के top वाली photo card का छोटा Edit pencil click कीजिए. दोनों से Inkwelly का photo picker खुलता है — वही photo picker जो Inkwelly हर जगह इस्तेमाल करता है, इसलिए experience हर module में same लगता है.
3. Library से चुनिए या नई photo upload कीजिए
Photo picker दो tabs के साथ खुलता है. Library tab use कीजिए अगर photo आपके school की media library में पहले से upload है — जैसे sibling की photo जो आपने पहले upload की थी. Upload tab use कीजिए नई file के लिए — drag-drop या browse करके JPG, PNG, या WebP file (5 MB तक) चुनिए. Inkwelly photo को आपके school की media library में save करता है और form में thumbnail दिखा देता है. Inkwelly को सिर्फ़ यह याद रहता है कि आपने कौनसी photo चुनी है — original file form में नहीं रहती, इसलिए Save से पहले navigate किया तो selection चली जाती है.
4. Auto-crop और accepted formats verify कीजिए
Inkwelly हर upload की गई photo को अपने आप clean square में crop कर देता है — ID card और admission register के passport-size boxes में photo सीधी fit हो जाती है, manual cropping की ज़रूरत नहीं. Thumbnail पर hover कीजिए, छोटा camera button दिखेगा — click करके photo बदल दीजिए अगर चेहरा side में है या crop tight लग रहा है. 5 MB से बड़ी files और HEIC, BMP, TIFF, AVIF formats Inkwelly accept नहीं करता और साफ़ reason के साथ error message दिखा देता है, ताकि आपको पता चल जाए क्या ठीक करना है.
5. Form Save करके photo commit कीजिए
Inkwelly के admission और student-edit forms अपने आप save नहीं करते. Upload के तुरंत बाद Photo tile में thumbnail दिखने लगती है, लेकिन photo student record में तभी save होती है जब आप form के नीचे Save button दबाते हैं. Save से पहले अगर आप दूसरे page पर चले जाते हैं, refresh करते हैं, या browser बंद कर देते हैं — photo selection चली जाती है और अगली बार form खुलने पर Photo tile फिर खाली दिखता है. हमेशा Save दबाकर ही निकलना चाहिए — वही moment है जब photo student का हिस्सा बनती है.
6. Family tab से parent photo जोड़िए
Student का profile खोलिए, Family tab पर switch कीजिए, और Add parent दबाइए — या पहले से enrolled parent पर Edit दबाइए. Parent details popup खुलता है जिसमें वही Photo tile और photo picker होता है. वही JPG, PNG, या WebP, 5 MB तक के rules से parent की photo upload या pick कीजिए, फिर popup के अंदर Save दबाइए. Parent की photo फिर parent app login screen पर, school की contact list पर, और parent-facing चिट्ठी या certificate पर दिखने लगती है.
Common ग़लतियाँ
- 5 MB से बड़ी file upload करना — Inkwelly साफ़ error message के साथ reject कर देता है; resize या compress करके फिर try कीजिए.
- Save से पहले navigate करना — photo selection चली जाती है; form अपने आप save नहीं करता.
- iPhone की HEIC photo सीधी upload करना — पहले JPG में convert कीजिए, Inkwelly HEIC accept नहीं करता.
- Low-resolution photo (400×400 से कम) upload करना — ID card पर photo blurry दिखती है; कम से कम 600×600 का target रखिए.
- Parent photo popup में Save दबाना भूल जाना — thumbnail तो दिख जाती है पर parent record वैसा का वैसा रहता है.
- Custom form जो Inkwelly का photo picker bypass करे — उससे upload की गई photo school की media library तक नहीं पहुँचती, इसलिए photo picker ही सही रास्ता है.
आगे क्या करें: अगर photo Transfer Certificate पर जानी है, तो Indian school में Transfer Certificate कैसे issue करें पढ़िए — Inkwelly वही photo सीधी TC PDF पर ले आता है. अगर पूरी class के लिए old ERP export से photos batch-import करनी हैं, तो student records का bulk update use कीजिए — एक CSV pass में photo URLs map हो जाएँगी.
Day one से photos सही तरीके से set कीजिए
Inkwelly की onboarding team आपके school की media library setup करती है, admission desk को photo picker का walk-through देती है, और demo के time आपके school के data पर live photo upload करके दिखाती है.
अक्सर पूछे गए सवाल
7 सवालInkwelly student photo के लिए कौनसा size और format accept करता है?
Inkwelly JPG, PNG, और WebP files accept करता है — 5 MB तक per photo. HEIC, BMP, TIFF, और AVIF accept नहीं होते — iPhone की HEIC photo को upload से पहले JPG में convert कीजिए. Inkwelly photo को अपने आप clean square में crop कर देता है, ताकि वह ID card और admission register के passport-size boxes में बिना manual cropping के fit बैठ जाए.
क्या मैं parent photo बाद में Inkwelly में update कर सकता हूँ?
हाँ. Student का profile खोलिए, Family tab पर switch कीजिए, parent row पर Edit दबाइए, और parent details popup के अंदर photo picker से photo बदल दीजिए. Popup के अंदर Save दबाइए. नई photo अगले page load पर parent app login screen, school की contact list, और parent-facing चिट्ठी या certificate पर flow हो जाती है.
Save से पहले navigate कर दिया तो क्या होगा?
Photo selection चली जाती है. Inkwelly के admission और student-edit forms अपने आप save नहीं करते — thumbnail upload के तुरंत बाद Photo tile में दिख जाती है, लेकिन photo student record में तभी save होती है जब आप Save दबाते हैं. Save से पहले refresh, tab close, या back-button — Photo tile खाली कर देता है.
क्या मैं पूरी class के लिए photo bulk में upload कर सकता हूँ?
हाँ, Inkwelly के bulk update for student records feature से. पहले से enrolled students को CSV में export कीजिए, photo URL column में hosted image links भरिए, और re-import कीजिए. Inkwelly हर URL fetch करता है, file को आपके school की media library में save करता है, और सही student के साथ जोड़ देता है. Old ERP से migration के time बहुत useful है.
Inkwelly me bachche ki photo kaise upload kare?
Students module खोलिए, फिर Admission form या पहले से enrolled student का detail page खोलिए. Top-left का dashed Photo tile click कीजिए — photo picker खुल जाएगा. JPG, PNG, या WebP file (5 MB तक) upload कीजिए, या school की media library से पहले से uploaded photo चुनिए. Form के नीचे Save button दबाइए — photo student record में save हो जाएगी.
ID card par photo blurry kyun dikhti hai?
Original photo का resolution कम है. Inkwelly ID-card sizes के लिए optimised version दिखाता है, लेकिन जो detail original photo में नहीं थी वह add नहीं कर सकता. कम से कम 600×600 pixels का target रखिए — 300 DPI का passport scan अच्छा काम करता है. अगर photo screenshot या thumbnail थी, तो दोबारा click या scan कीजिए और photo picker से re-upload कीजिए.
क्या student photo upload करने के लिए special permission चाहिए?
जिसके पास student या parent record edit करने की permission है, वह photo upload कर सकता है — आम तौर पर admission office, school admin, या principal. आपके school की media library team में share होती है, इसलिए एक बार upload होने के बाद photo हर जगह reuse हो जाती है. Inkwelly की onboarding team यह एक बार set up करती है, उसके बाद हर admission desk user upload कर सकता है.
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2 लेखस्रोत व संदर्भ
- CBSE Affiliation Bye-Laws — Chapter VI (School Records) · देखा गया 7 May 2026
हर CBSE-affiliated school के admission register में admitted student के लिए passport-size photograph रखना mandate करता है.
- Digital Personal Data Protection Act 2023 — Section 9 (Children's data) · देखा गया 7 May 2026
School records में store children's photographs सहित minors के personal data की verifiable parental consent और processing safeguards govern करता है.
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