पिछले सत्र के बकाया दुएस कैसे carry forward करें नए शैक्षणिक सत्र में

1. छात्र का fee profile खोलें

बाएँ साइडबार से Inkwelly → Student Fee खोलें और OVERVIEW के अंतर्गत Fee Profiles पर क्लिक करें। search बॉक्स से छात्र का नाम, admission number या roll number डालकर ढूँढें, फिर row पर क्लिक करके profile खोलें। profile detail पेज पर छात्र की फोटो, क्लास, fee group, दाईं ओर fee breakdown और overview tiles की एक पंक्ति दिखती है — Payments, Receipts, Refunds, Cheques, Discounts, Scholarships, Credits, Waivers, Fines और Carry-fwd।

2. Carry-fwd tile पर क्लिक करें

profile की overview पंक्ति में Carry-fwd tile पर क्लिक करें। Inkwelly इस छात्र का Carried Forward Dues पेज खोलता है और हर मौजूदा entry को card के रूप में दिखाता है — description, original amount, status badge (Active, Partially Paid, Paid, Written Off, Adjusted या Cancelled) और किसने जोड़ा। यदि इस छात्र का अभी कोई रोलओवर नहीं है तो एक empty state दिखेगा जिसमें clock icon और card के ऊपर दाईं ओर + Add Due बटन होगा।

3. + Add Due पर क्लिक करें और dialog भरें

card के ऊपर दाईं ओर + Add Due बटन पर क्लिक करें। Add Carried Forward Due dialog तीन फील्ड के साथ खुलता है। Description में ऐसा कुछ लिखें जो अभिभावक और ऑफिस receipt पर पहचान सकें — जैसे 2024-25 का बकाया — Q4 tuition aur transport। Original Amount में carry की गई सटीक राशि भरें, उदाहरण के लिए 8500। Remarks फील्ड वैकल्पिक है और ऑफिस के अंदर रहती है — इसमें राशि का स्रोत नोट करें, जैसे Source: 2024-25 Excel register, row 142।

4. entry save करें

Add Due बटन क्लिक करके save करें। Inkwelly status Active के साथ carry-forward record बनाता है, वर्तमान तिथि और staff सदस्य का नाम stamp करता है, और पेज refresh करता है। नई entry Carried Forward Dues card के सबसे ऊपर दिखती है — दाईं ओर original amount, उसी राशि की लाल Due लाइन और Active status badge के साथ। छात्र का overall fee breakdown — profile की दाईं ओर वाले कॉलम में — इस राशि को Outstanding में जोड़ देता है।

5. पिछले सत्र के बकायेदार हर छात्र के लिए दोहराएँ

Fee Profiles पर वापस जाएँ, अगला छात्र खोजें और चरण 1 से 4 दोहराएँ। पहली बार Excel से शिफ्ट हो रहे स्कूल पुराने रजिस्टर को Inkwelly के साथ खुला रखें और हर नाम पर tick करते जाएँ — एक clerk सामान्यतः 30 मिनट में 60 entries जोड़ सकता है। यदि कुछ अभिभावकों ने आँकड़े निकालने के बाद भुगतान कर दिया हो तो उन rows को छोड़ दें। Inkwelly अभी session-to-session auto-rollover नहीं करता, इसलिए यह manual pass ही पिछले साल के बकाए का एकमात्र authentic record है।

6. management की स्वीकृति पर पूरा या आंशिक write off करें

Active या Partially Paid किसी carry-forward entry के तीन-डॉट menu पर क्लिक करें और Write Off चुनें। Write-Off dialog एक अनिवार्य reason माँगता है — उदाहरण Trust approval dated 12 April — financial hardship case — और एक Partial toggle। Partial off रखें यदि पूरा outstanding write off करना हो, या on करके छोटी राशि भरें। Confirm क्लिक करें। Inkwelly outstanding को write-off राशि से घटाता है, status को Written Off या Partially Paid कर देता है, और card पर तिथि व approver सहित record कर देता है।

7. गलती से बनी entry को cancel या delete करें

यदि गलत राशि या duplicate row बन गई है और अभी तक एक भी रुपये का भुगतान नहीं हुआ है, तो तीन-डॉट menu खोलें। Cancel status को Cancelled करके राशि को profile totals से हटा देता है, परंतु audit trail दिखाई देता रहता है। Delete record को पूरी तरह हटा देता है और केवल तब उपलब्ध है जब entry Active हो और कोई भुगतान न हुआ हो। जिस entry पर अभिभावक एक रुपया भी जमा कर चुके हों, वहाँ Cancel या Delete के बजाय Write Off reason के साथ करें — ताकि auditor के लिए receipt chain सुरक्षित रहे।